Với hỡnh thức tiờu thụ chủ yếu là bỏn buụn cho cỏc khỏch hàng, nờn doanh số bỏn chịu là tương đối lớn, và do vậy việc quản lý và thu hồi cụng nợ gặp khụng ớt khú khăn, cú những trường hợp doanh nghiệp khụng thu được nợ của khỏch hàng với số tiền lớn.
Song ở Cụng ty khụng tiến hành trớch lập dự phũng phải thu khú đũi nờn khi xỏc đinh cỏc khoản nợ khụng cú khả năng thu hồi, sau khi cú căn cứ cụ thể và cú quyết định của Ban giỏm đốc, kế toỏn cụng ty hạch toỏn toàn bộ vào chi phớ bỏn hàng trong kỳ:
Nợ TK 642: chi phớ quản lý doanh nghiệp Cú TK 131: xúa khoản nợ phải thu
Việc hạch toỏn như vậy sẽ làm tăng đột biến chi phớ quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong thỏng.
Để đảm bảo khụng cú những biến động lớn về kết quả kinh doanh, và bảo đảm sự phự hợp của doanh thu và chi phớ trong kỳ, cụng ty nờn lập dự phũng với số nợ cú khả năng khụng thu được trong tương lai.
Để lập dự phũng phải thu khú đũi, cụng ty cần tỡm hiểu tỡnh trạng tài chớnh của khỏch hàng, nếu cỏc khoản nợ đó quỏ 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ hoặc tuy chưa quỏ hạn 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xột giải thể, phỏ sản, hoặc cú dấu hiệu như bỏ trốn, đang bị giam giữ... thỡ đều được coi là nợ khú đũi và phải tiến hành lập dự phũng.
Cuối niờn độ, khi trớch lập dự phũng kế toỏn ghi: Nợ TK 642: chi phớ dự phũng
Cú TK 139: dự phũng phải thu khú đũi
Sang năm khi cú quyết định xử lý nợ phải thu khú đũi, kế toỏn phản ỏnh như sau: Nợ TK 139: số dự phũng đó trớch
Cú TK131: xoỏ nợ phải thu khú đũi Đồng thời ghi đơn Nợ TK004: Nợ khú đũi đó xử lý
Cuối năm sau, tớnh ra số dự phũng cần lập, so sỏnh với số dự phũng đó lập: + Nếu khụng tăng, giảm dự phũng thỡ khụng cần ghi sổ
+ Nếu tăng dự phũng thỡ hạch toỏn tăng dự phũng theo số chờnh lệch: Nợ TK642: số chờnh lệch
Cú TK139: số chờnh lệch trớch bổ sung
+ Nếu giảm dự phũng thỡ hạch toỏn hoàn nhập dự phũng số chờnh lệch: Nợ TK139: số chờnh lệch
Cú TK721: thu nhập bất thường
Trường hợp cỏc khoản nợ khú đũi đó xử lý nhưng lại thu hồi được, kế toỏn ghi tăng thu nhập bất thường:
Nợ TK 111,112: số tiền thu được Cú TK 721: thu nhập bất thường Đồng thời ghi đơn Cú TK 004: Nợ khú đũi đó xử lý.