Với thuốc, để quá trình bán hàng đƣợc thống nhất, nhà thuốc BV Thanh Nhàn ban hành 02 qui trình thao tác chuẩn là “Qui trình bán và tƣ vấn thuốc theo đơn” và “Qui trình bán và tƣ vấn thuốc không theo đơn” bắt buộc các nhân viên trong nhà thuốc phải tuân thủ. Với thực phẩm chức năng, vật tƣ y tế và mỹ phẩm đƣợc bán theo qui trình thông thƣờng. Qui trình bán hàng của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn đƣợc trình bày tóm tắt trong hình 3.5.
Qui trình bán hàng của nhà thuốc đƣợc qui định rất chặt chẽ, nhân viên bán thuốc không trực tiếp thu tiền của khách hàng mà do nhân viên của bộ phận tài chính thực hiện. Bộ phận tài chính độc lập với bộ phận bán hàng.
Tất cả các loại hàng hóa của nhà thuốc trƣớc khi đƣa cho khách hàng đều đƣợc kiểm tra chất lƣợng sơ bộ bằng cảm quan, đều tƣ vấn và hƣớng dẫn sử dụng đầy đủ.
Các đơn thuốc đều đƣợc kiểm tra bởi ngƣời có trình độ chuyên môn. Phục vụ bệnh nhân trong bệnh viện là một trong những mục đích quan trọng nhất của nhà thuốc BV. Tại Nhà thuốc BV Thanh Nhàn, thời
STT Giá nhập Tỷ lệ % thặng dƣ số bán 1 Nhỏ hơn hoặc bằng 1.000 15 2 Từ trên 1.000 đến 5.000 10 3 Từ trên 5.000 đến 100.000 7 4 Từ trên 100.000 đến 1.000.000 5 5 Trên 1.000.000 2
gian bán thuốc trung bình cho 01 bệnh nhân đạt 12±5 phút, thuốc đƣợc giao phát cho ngƣời bệnh đảm bảo đầy đủ.
0.3Hình 3.5 Qui trình bán hàng tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013 3.5 Quản lý danh mục thuốc và thuốc tồn trữ
3.5.1 Quản lý danh mục thuốc
Danh mục thuốc cung ứng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động của nhà thuốc. Danh mục thuốc phải đáp ứng với MHBT của bệnh viện và khả năng thăm khám điều trị của bác sỹ.
Tiếp nhận đơn thuốc hoặc yêu cầu hàng hóa khác
Kiểm tra phiếu xuất chuẩn bị hàng hóa, kiểm tra chất lƣợng hàng hóa tƣ vấn, hƣớng dẫn sử dụng và đƣa cho BN
Bộ phận tài chính áp giá thu tiền
Kiểm tra đơn thuốc, kiểm tra thuốc, hàng hóa trong nhà thuốc, lập phiếu xuất
3.5.1.1 Danh mục thuốc theo tác dụng dược lý
0.8Bảng 3.15 Danh mục thuốc theo tác dụng dƣợc lý
STT Nhóm thuốc Số chủng loại Tỷ lệ % 1 Diệt KST, CNK 97 15,77 2 Tim mạch 73 11,87 3 Tiêu hóa 81 13,17 4 NSAID, Gút và các bệnh xƣơng khớp 65 10,57
5 Hormon, nội tiết tố 46 7,48
6 Vitamin và khoáng chất 42 6,83
7 Thuốc trên đƣờng hô hấp 37 6,02
8 Dung dịch điều chỉnh nƣớc điện giải, cân bằng
acid, base và các dung dịch tiêm truyền khác 25 4,07
9 Thuốc điều trị mắt tai mũi họng 22 3,58
10 Chống rối loạn tâm thần 17 2,76
11 Khác 110 17,89
0.4Hình 3.6 Tỷ lệ giữa các nhóm thuốc tại nhà thuốc năm 2013
Theo khảo sát, có thể thấy:
Số chủng loại thuốc của nhà thuốc BV Thanh Nhàn khá đa dạng năm 2013 có 615 chủng loại thuốc với 27 nhóm thuốc.
Nhóm thuốc có số sản phẩm nhiều nhất là nhóm diệt ký sinh trùng, chống nhiễm khuẩn có 97 loại thuốc chiếm 15,77%.
Ngoài nhóm KST, CNK thì còn có 03 nhóm thuốc khác có tỷ lệ số chủng loại chiếm trên 10% là nhóm thuốc tim mạch (11,87%), tiêu hóa (13,17%) và nhóm thuốc hạ sốt, giảm đau, chống viêm không steroid (NSAID), thuốc điều trị gút và các bệnh xƣơng khớp (10,57%).
3.5.1.2 Cơ cấu thuốc theo tên chung quốc tế (generic) và tên biệt dược
Đa số các thuốc trong danh mục thuốc của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn mang tên biệt dƣợc. Các thuốc mang tên biệt dƣợc có 554 loại chiếm 90,08%; số thuốc mang tên chung quốc tế chiếm tỷ lệ rất nhỏ là 9,92%.
15.77 11.87 13.17 10.57 7.48 6.83 6.02 4.07 3.58 2.76 17.89 Diệt KST, CNK Tim mạch Tiêu hóa NSAID, Gút và các bệnh xƣơng khớp Hormon, nội tiết tố
Vitamin và khoáng chất Thuốc hô hấp
Thuốc tiêm truyền...
Thuốc điều trị mắt tai mũi họng Chống rối loạn tâm thần Khác
0.9Bảng 3.16 Cơ cấu thuốc theo tên chung quốc tế và tên biệt dƣợc
STT Tên Sô chủng loại Tỷ lệ
(%)
1 Generic 61 9,92
2 Biệt dƣợc 554 90,08
3 Tổng 615 100,00
Hình 3.7 Tỷ lệ thuốc theo tên generic và biệt dƣợc tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn 2013
3.5.1.3 Cơ cấu thuốc theo nguồn gốc xuất sứ
0.10Bảng 3.17 Cơ cấu thuốc theo nguồn gốc xuất xứ
STT Tên Sô chủng loại Tỷ lệ
(%)
1 Trong nƣớc 137 22,28
2 Nhập khẩu 478 77,72
Tổng 615 100,00
Các thuốc trong danh mục thuốc của nhà thuốc BV Thanh Nhàn chủ yếu là các thuốc có nguồn gốc nhập khẩu (chiếm 77.72%). Số thuốc có nguồn gốc sản xuất trong nƣớc chiếm tỷ lệ rất thấp (22.28%).
9.92 %
90.08 %
Generic Biệt dược
0.5 Hình 3.8 Tỷ lệ thuốc theo nguồn gốc xuất xứ tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
3.5.2 Quản lý hàng tồn trữ
Thuốc tồn trữ trong kho đƣợc quản lý chặt chẽ, hàng ngày bộ phận thống kê chốt số liệu thuốc trong kho vào lúc 16h00 và thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên 15 loại thuốc trong nhà thuốc. Hàng tháng nhà thuốc thực hiện tổng kiểm kê vào lúc 16h00 ngày cuối cùng của tháng, hàng quý thực hiện kiểm kê vào 24h00 ngày cuối cùng của quý. Chế độ kiểm kê 6 tháng, kiểm kê một năm đƣợc thực hiện chốt kiểm kê vào lúc 0h00 ngày 01/7 và 0h00 ngày 01/01. Kết quả khảo sát hàng tồn trữ trong các tháng năm 2013 đƣợc trình bày trong bảng sau:
0.11Bảng 3.18 Giá trị tồn hàng trong các tháng năm 2013
Tháng Giá trị tồn Giá trị bán (1000 VNĐ) Tồn/ bán Số lƣợng (1000 VNĐ) Tỷ lệ (%) Tháng 1 1.653.134,5 8,51 2.035.095,8 0,81 Tháng 2 1.689.372,1 8,70 1.615.203,9 1,05 Tháng 3 1.482.267,3 7,63 2.246.462,3 0,66 Tháng 4 1.491.678,1 7,68 2.522.091,8 0,59 22,28% 77.72% Trong nƣớc Nhập khẩu
Tháng 5 1.556.761,9 8,02 2.293.958,9 0,68 Tháng 6 1.821.563,7 9,38 1.865.221,9 0,98 Tháng 7 1.682.634,4 8,67 2.223.482,4 0,76 Tháng 8 1.672.420,0 8,61 1.985.149,5 0,84 Tháng 9 1.530.321,4 7,88 1.760.004,7 0,87 Tháng 10 1.472.641,2 7,58 1.619.023,6 0,91 Tháng 11 1.640.301,5 8,45 1.420.762,5 1,15 Tháng 12 1.724.365,8 8,88 1.600.600,9 1,08 Tổng 19.417.461,9 100,00 23.187.058,4 0,84 Giá trị thuốc tồn trữ trong nhà thuốc khá ổn định dao động từ 1,473 tỷ đồng đến 1,821 tỷ đồng. Tháng có lƣợng tồn trữ thấp nhất là tháng 10 và tháng có lƣợng tồn trữ cao nhất là tháng 6. Giá trị thuốc tồn kho luôn vƣợt trên 50% số thuốc bán ra trong cùng tháng. Có 03 tháng có giá trị tồn trữ lớn hơn doanh số bán là tháng 2, 10 và tháng 11.
Với các thuốc tồn trữ trong nhà thuốc vấn đề quan trọng nhất là đảm bảo không bị thất thoát do mất trộm mất cắp hay hƣ hỏng hoặc quá hạn. Tại Nhà thuốc BV Thanh Nhàn theo khảo sát cho thấy tỷ lệ thuốc hƣ hao chủ yếu do chuột cắn và do hết hạn của cả nhà thuốc trong cả năm 2013 là 16.450,400 nghìn đồng chiếm 0,07% so với doanh số bán.
0.6Hình 3.9 Tỷ lệ giá trị tồn hàng tháng trong năm 2013 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8.51 % 8.70 % 7.63 % 7.68 % 8.02 % 9.38 % 8.67 % 8.61 % 7.88 % 7.58 % 8.45 % 8.88 %
BÀN LUẬN
1. Mô hình tổ chức
Mô hình tổ chức nhà thuốc BV Thanh Nhàn đƣợc tổ chức rất chặt chẽ với sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc BV và quản lý chuyên môn của khoa dƣợc, tổ kiểm tra chuyên môn của BV. Đồng thời tại nhà thuốc cũng thành lập các bộ phận chức năng đảm bảo từng mặt hoạt động của nhà thuốc. Mặc dù sự phân chia giữa các bộ phận chỉ có tính tƣơng đối nhƣng với sự phân công cụ thể nhƣ vậy sẽ gắn trách nhiệm đến từng bộ phận đảm bảo cho các hoạt động trong các mặt công tác vừa có tính toàn diện vừa có tính chuyên sâu.
2. Quản trị nhân lực
2.1 Cơ cấu nhân lực
Với số lƣợng là 12 nhân viên, nhà thuốc có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, không xảy ra tình trạng một ngƣời phải kiêm nhiệm nhiều việc cùng một lúc. Đứng đầu nhà thuốc là DSĐH đã đƣợc cấp chứng chỉ hành nghề Dƣợc, chịu trách nhiệm mọi hoạt động của nhà thuốc là tuân thủ đúng theo qui định của Thông tƣ 15/2011/TT-BYT và tiêu chuẩn thực hành tốt nhà thuốc (GPP). Tuy nhiên việc chỉ có duy nhất một DSĐH tại nhà thuốc sẽ xảy ra tình trạng vắng mặt khi nhà thuốc đang hoạt động hoặc không thể bán thuốc hƣớng tâm thần ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của nhà thuốc
2.2 Phân công nhiệm vụ
Nhà thuốc BV Thanh Nhàn đã thực hiện việc phân công nhiệm vụ hết sức cụ thể tới từng cán bộ nhân viên, phân định rõ tình hình và dễ dàng qui trách nhiệm khi xảy ra sai sót. Tuy nhiên, nhƣ đã thấy việc phân công này chỉ
mang tính tƣơng đối, đặc biệt việc phân chia thành các nhóm, mỗi nhóm lại có một ngƣời phụ trách rõ ràng và có quá trình đảo nhiệm vụ nên tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nhân viên đều có thể thực hiện đƣợc đồng thời các công việc của nhà thuốc, hỗ trợ các bộ phận khác, đặc biệt khi nhà thuốc trong giờ cao điểm.
2.3 Đào tạo phát triển nguồn nhân lực
Trong năm 2013, nhà thuốc BV Thanh Nhàn đã tiến hành đào tạo 05 lƣợt tƣơng ứng với 05 nội dung cho 31 lƣợt ngƣời tƣơng ứng với 20 giờ cho thấy nhà thuốc đã rất chú trọng vào việc đào tạo nguồn nhân lực nhằm đảm bảo yêu cầu của tiêu chuẩn GPP về việc cập nhật kiến thức chuyên môn của nhân sự.
2.4 Chính sách lao động
Nhìn chung, việc bố trí thời gian làm việc của các ca và số nhân viên ứng với các ca của nhà thuốc BV Thanh Nhàn là phù hợp với hoạt động của nhà thuốc và lịch làm việc của BV. Việc bố trí này đảm bảo không xảy ra tình trạng thừa thiếu nhân lực trong ca làm việc. Việc thực hiện phân công thời gian làm việc của nhà thuốc cũng đúng theo qui định của Luật lao động tức là mỗi nhân viên sẽ làm 08 giờ/ngày và 40 giờ/tuần, đảm bảo chế độ ngày nghỉ, giờ nghỉ tƣơng ứng.
3. Quản trị trang thiết bị và hệ thống hồ sơ, sổ sách
Cơ cấu trang thiết bị của nhà thuốc BV Thanh Nhàn phù hợp với thuốc thực tế hoạt động của nhà thuốc, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn GPP. Đặc biệt chúng đƣợc phân bổ theo từng bộ phận sử dụng khai thác nên dễ dàng qui trách nhiệm cho cá nhân khi xảy ra hỏng hóc, mất mát. Nhà thuốc đã có ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, kiểm kê. Đây là
một ƣu điểm lớn của nhà thuốc vì nó cho phép quá trình quản lý dễ dàng hơn, chính xác và hiệu quả hơn.
Hệ thống hồ sơ, sổ sách cũng rất đầy đủ, đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn “Thực hành tốt nhà thuốc” đảm bảo quá trình lƣu trữ, tra cứu lại thông tin. Nhà thuốc đã sử dụng hệ thống các thao tác chuẩn (SOP) điều đó chứng tỏ hoạt động của nhà thuốc BV Thanh Nhàn rất qui củ.
4. Quản trị cung ứng thuốc
4.1 Hoạt động lựa chọn thuốc
Quá trình lựa chọn thuốc của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn đƣợc thực hiện thông qua 04 bƣớc liên tiếp nhau từ xây dựng dự thảo đến khi đƣợc phê duyệt chính thức. Quá trình diễn ra rất chặt chẽ, đầy đủ các nội dung, đảm bảo đúng các qui định của ngành, của BV và bám sát thực tế. Do:
Nhà thuốc thực hiện xây dựng danh mục thuốc dự thảo dựa trên quá trình phân tích các số liệu thực tế về lƣợng thuốc tồn, các thuốc bán nhiều trong thời gian trƣớc, mô hình bệnh tật. Nhƣ vậy, danh mục thuốc sẽ đảm bảo sát thực tế về cả số lƣợng, nhu cầu của thầy thuốc và của bệnh nhân.
Danh mục dự thảo đƣợc đối chiếu với danh mục thuốc BV (DMTBV) và nhà cung cấp đƣợc đối chiếu với các danh sách các nhà cung cấp có ký hợp đồng nguyên tắc với bệnh viện. Nên, các thuốc cung ứng của nhà thuốc thống nhất với DMTBV, các nhà cung ứng ngoài đƣợc lựa chọn từ hồ sơ đánh giá của nhà thuốc còn đƣợc hội đồng thuốc và điều trị lựa chọn từ khi đấu thầu của bệnh viện.
4.2 Hoạt động mua thuốc, nhận hàng và kiểm nhập.
Việc nhà thuốc BV Thanh Nhàn mua thuốc từ các nhà cung ứng đã trúng thầu với BV sẽ góp phần đảm bảo đƣợc giá thuốc ổn định và đồng thời
đảm bảo công tác mua thuốc đƣợc minh bạch. Trong trƣờng hợp đặc biệt các nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc không đáp ứng đƣợc thì nhà thuốc liên hệ thƣơng thảo giá cả. Đối chiếu với thông tƣ 15/2011/TT-BYT của BYT thì Nhà thuốc BV Thanh Nhàn đã thực hiện tốt theo qui định. Đồng thời phƣơng pháp này đảm bảo giá thuốc trong toàn bệnh viện là thống nhất, nhiều bộ phận có thể kiểm tra giám sát đƣợc giá thuốc của nhà thuốc.
Hiện nay BYT không qui định việc nhận hàng và kiểm nhập ở nhà thuốc BV phải thành lập hội đồng kiểm nhập và lập biên bản kiểm nhập vì đây là khu vực do các BV tự tổ chức quản lý. Nhƣng tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn quá trình nhận hàng và kiểm nhập đƣợc thành lập hội đồng kiểm nhập bao gồm thành phần: 02 nhân viên tổ kiểm nhập, 01 nhân viên của phòng tài chính BV, sau khi nhận hàng thì tiến hành kiểm nhập và lập biên bản kiểm nhập. Nhƣ vậy, qui trình nhận hàng và kiểm nhập của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn đƣợc thực hiện rất nghiêm túc giảm thiểu nguy cơ nhầm lẫn, sai sót trong nhập thuốc. Đồng thời với việc ban hành SOP mua thuốc và kiểm nhập đã đảm bảo cho quá trình nhập thuốc của nhà thuốc luôn luôn thống nhất giữa các lần nhập khác nhau và do các nhân viên khác nhau. Theo chúng tôi việc qui định chặt chẽ hoạt động nhập thuốc của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn là một ƣu điểm rất tốt mà BV cần phát huy.
4.3 Hoạt động bảo quản
Bảo quản thuốc có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lƣợng thuốc trong nhà thuốc. Tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn, các thuốc bảo quản trong nhà thuốc đƣợc thực hiện theo đúng yêu cầu nghi trên nhãn thuốc, hoạt động bảo quản đƣợc qui định cụ thể trong SOP bảo quản thuốc, điều kiện bảo quản đƣợc theo dõi thƣờng xuyên. Hoạt động này của nhà thuốc đƣợc thực hiện tốt là do nhà thuốc đã thực hiện phân công cụ thể một tổ kiêm nhiệm làm nhiệm vụ bảo quản theo dõi hạn dùng của thuốc, nên quá trình đƣợc thực
hiện đƣợc nghiêm túc và có trách nhiệm. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát, nhà thuốc vẫn có 03 ngày không theo dõi điều kiện bảo quản và vẫn có hiện tƣợng đặt thuốc sai vị trí bảo quản do vậy nhà thuốc vẫn tiềm ẩn nhiều nguy cơ thuốc bị giảm chất lƣợng có thể xảy ra đặc biệt với các thuốc nhạy cảm với nhiệt độ, độ ẩm.
4.4 Hoạt động định giá
Giá bán thuốc tại nhà thuốc là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến yếu tố đầu vào của nhà thuốc. Về mặt nguyên tắc trong kinh doanh, nếu giá bán càng cao thì càng đem lại nhiều lợi nhuận cho nhà kinh doanh. Tuy nhiên, do thuốc là một loại hàng hóa đặc biệt có ảnh hƣởng rất lớn đến xã hội đặc biệt đối với các bệnh viện còn mang tính nhân đạo, nhân văn sâu sắc. Do vậy, hiện nay BYT đã qui định chặt chẽ mức thặng dƣ giá bán đối với các loại thuốc. Tại Nhà thuốc BV Thanh Nhàn, mức thặng dƣ với tất cả các loại thuốc là thấp hơn hoặc bằng mức trần thặng dƣ tối đa do BYT qui định tại thông tƣ 15/2011/TT-BYT. Đồng thời trong quá trình bán thuốc, nhân viên nhà thuốc không thực hiện tính tiền, thu tiền, in hóa đơn cho bệnh nhân mà các công đoạn này do nhân viên phòng tài chính thực hiện trên phần mềm nhà thuốc. Do đó giá thuốc đƣợc giám sát bởi cả nhân viên thu ngân, nhân viên