3.4.2.1 Hoạt động mua thuốc
Sau khi dự trù thuốc đƣợc phê duyệt, nhà thuốc thực hiện mua thuốc. Nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng thực hiện việc liên hệ với nhà cung ứng và thực hiện đặt hàng với các thuốc đã có trong DMTBV và nhà cung ứng đã ký hợp đồng nguyên tắc với bệnh viện. Trong trƣờng hợp đặc biệt thuốc không có trong DMTBV nhƣ thực phẩm chức năng và nhà cung ứng chƣa ký hợp đồng nguyên tắc với bệnh viện thì nhân viên cung ứng sẽ thực hiện thƣơng thảo với nhà cung ứng về mặt giá cả, phƣơng thức giao hàng và thanh toán. Khi thực
hiện xong các bƣớc này, nhà thuốc soạn thảo hợp đồng trình lãnh đạo BV ký kết hợp đồng với nhà cung ứng.
3.4.2.2 Hoạt động nhận hàng và kiểm nhập
Sau khi ký kết hợp đồng nhà thuốc sẽ tiến hành theo dõi, đôn đốc nhà cung ứng giao hàng và tiếp nhận hàng. Thông thƣờng nhà cung ứng sẽ bàn giao thuốc tại nhà thuốc. Khi nhà cung ứng giao hàng thì nhà thuốc thực hiện nhận hàng và kiểm nhập. Quá trình này đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Thành lập tổ nhận hàng và kiểm nhập: tổ nhận hàng và kiểm nhập của nhà thuốc đƣợc thiết lập cơ bản ngay từ đầu tháng. Thành phần tổ nhận hàng và kiểm nhập bao gồm 01 nhân viên phòng tài chính bệnh viện, 01 nhân viên bộ phận hành chính, 01 nhân viên bộ phận kho, riêng với đơn hàng có thuốc gây nghiện, hƣớng tâm thần thì có thêm Trƣởng nhà thuốc để tiếp nhận.
Nhận và kiểm nhập: tổ nhận hàng kiểm tra đối chiếu chủng loại, số lƣợng hàng hóa thực tế so với hợp đồng, kiểm tra sơ bộ chất lƣợng hàng hóa bằng cảm quan, kiểm tra hạn dùng với thuốc, giấy kiểm nghiệm. Khi tất cả các yêu cầu đều đáp ứng thì thực hiện lập biên bản tiếp nhận và kiểm nhập. Ngay sau khi kiểm nhập hàng hóa đƣợc tiến hành nhập kho và quản lý, bán hàng theo qui định.