3.1.2 Khái quát chung
Nhà thuốc BV Thanh Nhàn thành lập năm 2004 với chức năng chính đó là cung ứng các thuốc thành phẩm đang đƣợc phép lƣu hành trên thị trƣờng Việt Nam, với đối tƣợng khách hàng chủ yếu là các bệnh nhân tự nguyện, bệnh nhân ngoại trú đến khám và điều trị tại BV Thanh Nhàn. Bên cạnh đó, nhà thuốc còn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ khoa Dƣợc thực hiện công tác cung ứng thuốc an toàn, hợp lý và hiệu quả.
Với diện tích 30 m2 đƣợc bố trí thành hai khu vực chính là kho lƣu trữ và khu vực trƣng bày bán thuốc, nhà thuốc hàng năm tiếp nhận trên 4000 lƣợt bệnh nhân tới mua thuốc, doanh thu nhà thuốc đạt trung bình năm là 24 tỷ đồng. Số lƣợng cán bộ nhân viên là 12 ngƣời trong đó đứng đầu phụ trách nhà thuốc là DSĐH với vai trò quản trị mọi hoạt động của nhà thuốc và chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm trƣớc ban giám đốc BV.
Tuân thủ theo đúng lộ trình thực hiện GPP tại Việt Nam, nhà thuốc BV Thanh Nhàn đã tiến hành chuẩn hóa mọi tiêu chuẩn để đạt chứng nhận thực hành tốt nhà thuốc (GPP) vào năm 2012, nhà thuốc sử dụng 07 hệ thống SOP cùng với hệ thống bảo quản, kiểm kê hiện đại, nhà thuốc BV Thanh Nhàn ngày càng tiến tới chuẩn hóa mọi hoạt động của mình.
3.1.3 Mô hình tổ chức của nhà thuốc bênh viện Thanh Nhàn năm 2013.
Mô hình nhà thuốc BV Thanh Nhàn đƣợc biểu diễn ở hình 3.2, mô hình này đƣợc xây dựng theo mô hình tổ chức trực tuyến chức năng, trong đó nhà thuốc BV Thanh Nhàn là một bộ phận độc lập với các khoa, phòng ban khác
trong BV và chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ giám đốc BV. Ngoài ra, nhà thuốc còn chịu sự kiểm tra, giám sát của tổ kiểm tra chuyên môn của BV.
Nhà thuốc đƣợc tổ chức thành 05 bộ phận: trƣởng nhà thuốc, bộ phận thống kê, bộ phận bán hàng, bộ phận kiểm nhập và bộ phận theo dõi điều kiện bảo quản, HSD, số lƣợng thuốc. Tuy nhiên, trên thực tế sự phân chia thành bốn tổ này chỉ có tính chất tƣơng đối vì trong hoạt động thì tùy tình hình thực tế hàng ngày mà trƣởng nhà thuốc thực hiện phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên trong nhà thuốc.
0.1Hình 3.3 Mô hình tổ chức của bệnh viện Thanh Nhàn
0.1 Ban Giám đốc BV Các phòng chức năng Nhà thuốc BV Khoa Dƣợc Khối cận lâm sàng Khối lâm sàng Trƣởng nhà thuốc Bộ phận thống kê Bộ phận bán hàng Tổ kiểm tra Bộ phận kiểm nhập Bộ phận theo dõi điều kiện bảo quản, HSD, số lƣợng thuốc
Bảng 3.6 Nhiệm vụ từng bộ phận trong nhà thuốc BV Thanh Nhàn
STT Bộ phận Nhiệm vụ
1 Trƣởng nhà thuốc
Là DSĐH có nhiệm vụ quản lý trực tiếp và điều hành mọi hoạt động của nhà thuốc, chịu trách nhiệm trƣớc ban giám đốc BV về mọi hoạt động của nhà thuốc
2 Bộ phận thống kê
có nhiệm vụ thống kê lƣợng thuốc xuất, nhập, tồn trong nhà thuốc, thống kê các thuốc chờ xử lý, thuốc đã xử lý trong kỳ
3 Bộ phận bán hàng
Thực hiện đón tiếp bệnh nhân, kiểm tra đơn thuốc, chuẩn bị thuốc, hƣớng dẫn sử dụng thuốc và cấp phát cho bệnh nhân khi đã có phiếu đã thanh toán của bộ phận tài chính.
4 Bộ phận kiểm nhập
Có nhiệm vụ tiếp nhận kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng thuốc khi nhập thuốc, sau khi nhập thuốc lập biên bản kiểm nhập theo qui định.
5
Bộ phận theo dõi điều kiện bảo
quản, hạn sử dụng và số lƣợng
thuốc trong nhà thuốc
Có nhiệm vụ theo dõi ghi chép điều kiện bảo quản thuốc, hạn sử dụng của thuốc và số lƣợng thuốc hiện có trong nhà thuốc.
3.2 Quản trị nhân lực
3.2.1 Cơ cấu nhân lực của nhà thuốc bệnh viện Thanh Nhàn năm 2013 0 0.2Bảng 3.7 Cơ cấu nhân lực tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013 0.2Bảng 3.7 Cơ cấu nhân lực tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
STT Trình độ nhân lực Số lƣợng Tỷ lệ (%)
1 Dƣợc sỹ đại học 1 8.33
2 Cao đẳng dƣợc 1 8.33
3 Trung học dƣợc 10 83.33 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhân lực của nhà thuốc gồm các cán bộ công nhân viên có trình độ từ dƣợc sỹ trung học đến dƣợc sỹ đại học, cụ thể là:
Dƣợc sỹ đại học có 01 ngƣời chiếm 8,33%.
Cao đẳng dƣợc có 01 ngƣời chiếm 8,33%.
Trung học dƣợc có 10 ngƣời chiếm 83,33%.
3.2.2 Phân công nhiệm vụ
Qua khảo sát sổ phân công nhiệm vụ của nhà thuốc BV Thanh Nhàn trong năm 2013 cho thấy nhà thuốc phân công nhiệm vụ cụ thể tƣơng ứng với từng trình độ chuyên môn, sổ ghi rõ tên nhân viên đƣợc phân công và thời gian thực hiện nhiệm vụ đã phân công đó.
0.3Bảng 3.8 Bảng phân công nhiệm vụ theo trình độ chuyên môn
STT Trình độ
chuyên môn Nội dung nhiệm vụ
1 DSĐH Đã đƣợc cấp chứng chỉ hành nghề Dƣợc
Phụ trách về chuyên môn, quản lý và điều hành mọi hoạt động của nhà thuốc.
Hƣớng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên.
Trực tiếp quản lý bán thuốc hƣớng tâm thần. Giải quyết khiếu nại, phàn nàn của khách hàng. Thay thế thuốc trong đơn bằng thuốc khác có cùng dƣợc chất, hàm lƣợng và cùng dạng bào chế. Tham gia vào công tác lựa chọn và dự trù thuốc.
2 CĐD
Tổng hợp thuốc hàng tuần.
Tiếp nhận và kiểm tra đơn thuốc từ bệnh nhân, in phiếu xuất kho.
Tham mƣu cho trƣởng nhà thuốc về lựa chọn thuốc và dự trù thuốc.
3 THD
Bán thuốc thành phẩm (trừ thuốc hƣớng tâm thần), thực phẩm chức năng, vật tƣ y tế.
Đối với THD, phụ trách nhà thuốc tiếp tục chia nhỏ công việc một cách cụ thể, tƣơng đối nhƣ sau:
06 ngƣời (có 01 ngƣời làm tổ trƣởng) làm nhiệm vụ đứng quầy: kiểm tra đối chiếu đơn thuốc, phiếu xuất kho, chuẩn bị thuốc và lấy thuốc, giao, tƣ vấn sử dụng thuốc cho khách hàng. Ngƣời tổ trƣởng ngoài thực hiện các nhiệm vụ trên còn thực hiện quản lý các nhân viên trong tổ mình.
02 ngƣời (có 1 ngƣời phụ trách) làm nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý thuốc trong kho, theo dõi và ghi chép nhiệt độ, độ ẩm trong kho, khu bán hàng. Theo dõi hạn dùng của các thuốc có trong kho hàng, thƣờng xuyên kiểm tra giám sát chất lƣợng thuốc trong kho, tủ quầy.
02 ngƣời (do CĐD phụ trách) có nhiệm vụ chính theo dõi tham mƣu định giá các mặt hàng có trong nhà thuốc cho trƣởng nhà thuốc, thực hiện vệ sinh nhà thuốc, ghi chép theo dõi đơn hàng và các nhiệm vụ hành chính khác.
Các nhân viên sẽ đƣợc đảo nhiệm vụ định kỳ 03 tháng/lần.
3.2.3 Đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
Để các nhân viên trong nhà thuốc thực hiện đƣợc các nhiệm vụ của mình và thực hiện theo hƣớng dẫn của GPP, hàng năm theo định kỳ và đột xuất nhà thuốc BV Thanh Nhàn thực hiện đào tạo cho các nhân viên trong nhà thuốc. Kết quả khảo sát quá trình đào tạo của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013 đƣợc trình bày trong bảng sau:
0.4Bảng 3.9 Khảo sát quá trình đào tạo nhân lực của nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
STT Nội dung đào tạo
Số lƣợt ngƣời Tổng số giờ Kết quả kiểm tra Ghi chú Không đạt Đạt 1 Qui trình bán hàng 4 4 4 ĐK 2 Một số qui định của GPP 9 6 1 8 ĐK
3 Theo dõi phản ứng có hại của (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thuốc 9 2 9 ĐX
4 Qui định kê đơn thuốc điều trị
ngoại trú 6 4 6 ĐK
5
Qui trình theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, điều kiện bảo quản thuốc và vệ sinh nhà thuốc
3 4 3 ĐK
6 Tổng 31 20 1 30
* Ghi chú: ĐK:định kỳ, ĐX :đột xuất Từ kết quả trên và qua phân tích cho thấy
Trong năm 2013, nhà thuốc BV Thanh Nhàn tiến hành đào tạo 05 buổi vào tháng 2, tháng 4, tháng 8 và tháng 12 cho 31 lƣợt ngƣời với 20 giờ lên lớp trong đó chỉ có 01 lƣợt không đạt yêu cầu.
Ngoài việc áp dụng đào tạo định kỳ theo kế hoạch thì nhà thuốc cũng tiến hành đào tạo đột xuất. Trong năm 2013, nhà thuốc tiến hành đào tạo đột xuất khi có thông tin trẻ em bị tử vong khi tiêm vacxin ở Quảng Trị vào tháng 8 năm 2013.
Với các nhân viên mới đều đƣợc đào tạo chung 03 tháng và thực hiện luân chuyển ở cả 03 bộ phận trƣớc khi đảm nhận một vị trí cụ thể.
3.2.4 Chính sách lao động
Chính sách lao động của nhà thuốc BV Thanh Nhàn đƣợc xây dựng dựa trên các qui định của Luật lao động và của BV Thanh Nhàn. Chính sách đó đƣợc quyết định thành văn bản cụ thể và đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc trong năm 2013. Cụ thể đƣợc trình bày trong bảng dƣới đây:
Bảng 3.10: Chính sách lao động của nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
STT Tiêu chí Nội dung
1
Thời gian làm việc
Nhà thuốc BV Thanh Nhàn mở cửa phục vụ 24/24 để phục vụ bệnh nhân nên nhân viên đƣợc tiến hành phân công làm việc theo ca và theo ngày
Ngày hành chính gồm 2 ca:
Ca 1: 08h00 đến 16h00: tất cả cán bộ nhân viên trừ ngƣời làm ca 2, ngƣời nghỉ chế độ.
Ca 2: 16h00 đến 8h00 ngày hôm sau: 02 nhân viên làm việc.
Ngày nghỉ (Thứ 7, chủ nhật và ngày lễ)
Ca 1: 08h00 đến 16h00: 02 nhân viên
Ca 2: 16h00 đến 8h00 ngày hôm sau: 02 nhân viên
2 Chế độ chính sách Thực hiện theo chế độ do BV ban hành Chủ động đề xuất đƣa ra chính sách thỏa đáng cho nhân viên nhà thuốc
Nhân viên làm ca tối và ngày nghỉ đƣợc đề nghị cho nghỉ bù vào ngày làm việc tiếp theo và 02 ngày làm việc hành chính.
Chế độ bồi dƣỡng đƣợc đảm bảo nhƣ các khoa phòng.
3.3 Quản trị trang thiết bị và hệ thống hồ sơ, sổ sách.
3.3.1 Trang thiết bị
0.5Bảng 3.11 Trang thiết bị nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
STT Trang thiết bị Đơn vị
tính
Số
lƣơng Bộ phận quản lý
1 Máy vi tính Bộ 2 HCTK, Kho
2 Phần mềm quản lý thuốc Bộ 1 HCTK, Kho
3 Tủ quầy Cái 4 BH
4 Giá kệ Cái 4 Kho
5 Tủ thuốc thƣờng Cái 6 Kho: 4; BH: 2
6 Điều hòa Cái 2 Kho, BH
7 Nhiệt kế, ẩm kế Cái 3 Kho: 2; BH: 1
8 Tủ lạnh Cái 2 Kho, BH
9 Tủ mát Cái 2 Kho, BH
10 Bàn làm việc Cái 2 HCTK, Kho
11 Bảng theo dõi hạn dùng
của thuốc Cái 2 Kho, BH
12 Dụng cụ vệ sinh Bộ 1 Nhân viên vệ sinh
* Ghi chú: HCTK: tổ hành chính thống kê, Kho:tổ kho, BH: tổ bán hàng
Trang thiết bị là công cụ không thể thiếu cho các hoạt động của nhà thuốc. Các trang thiết bị của nhà thuốc BV Thanh Nhàn sẽ đƣợc phân chia cho các bộ phận quản lý khai thác sử dụng. Kết quả khảo sát đƣợc thể hiện ở trên bảng 3.11.
0.2Hình 3.4: Hình ảnh nhà thuốc bệnh viện Thanh Nhàn
Theo khảo sát và phân tích nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013 thì:
Nhà thuốc có các trang thiết bị cần thiết phục vụ mọi hoạt động của nhà thuốc nhƣ trƣng bày, bảo quản, vệ sinh, quản lý dữ liệu.
Đặc biệt, nhà thuốc đã có ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thống kê, quản lý xuất nhập thuốc với 02 máy tính và 01 phần mềm quản lý nhà thuốc.
Trang thiết bị đƣợc quản lý chặt chẽ, phân rõ trách nhiệm quản lý và sử dụng
3.3.2 Hồ sơ, sổ sách, tài liệu chuyên môn
Tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn trong năm 2013 có sử dụng hệ thống hồ sơ, sổ sách, qui trình thực hiện tao tác chuẩn và tài liệu chuyên môn nhƣ sau:
Hệ thống sổ sách: sổ dự trù, sổ kiểm nhập, sổ kiểm kê theo dõi chất lƣợng thuốc, sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, sổ dự trù thuốc hƣớng tâm thần, sổ theo dõi ADR.
Hệ thống các SOP tại nhà thuốc: SOP mua thuốc, SOP bán và tƣ vấn sử dụng thuốc theo đơn, SOP bán và sử dụng thuốc không theo đơn, SOP bảo quản và theo dõi chất lƣợng, SOP giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi, SOP ghi chép nhiệt độ và độ ẩm, SOP sắp xếp và trình bày hàng.
Tài liệu tra cứu thuốc: Dƣợc điển Việt nam IV, Thuốc biệt dƣợc và cách sử dụng.
3.4 Quản trị cung ứng thuốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.4.1 Hoạt động lựa chọn thuốc
Lựa chọn thuốc là khâu đầu tiên của quá trình cung ứng thuốc, tại Nhà thuốc BV Thanh Nhàn hoạt động lựa chọn thuốc đƣợc thực hiện theo đúng hƣớng dẫn của BYT về hoạt động của nhà thuốc bệnh viện. Việc lựa chọn thuốc đƣợc tiến hành thƣờng định kỳ 6 tháng một lần và tiến hành đột xuất khi cần thiết. Nhìn chung, qui trình lựa chọn thuốc của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013 đƣợc trình bày tóm tắt trong bảng sau:
0.6Bảng 3.12: Nội dung thực hiện hoạt động lựa chọn thuốc tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
STT Trình tự
thực hiện Nội dung thực hiện
1 Thống kê lƣợng hàng tồn, phân tích các dữ liệu bán hàng, mô hình bệnh tật Tiến hành thống kê số mặt hàng, số lƣợng của từng mặt hàng trong nhà thuốc.
Phân tích dữ liệu bán hàng của kỳ trƣớc, năm trƣớc với sự chi tiết về số lƣợng bán ra của từng loại.
Kết hợp với mô hình bệnh tật của BV để xác định chủng loại, số lƣợng các thuốc cần nhập. 2 Lựa chọn thuốc cần nhập, nhà cung ứng từ danh mục thuốc BV (DMTBV)
Sau khi đã xác định chủng loại thuốc cần nhập, nhân viên lập dự trù sẽ đối chiếu với danh mục thuốc của BV để liệt kê xác định số lƣợng thuốc, loại thuốc cần nhập.
STT Trình tự
thực hiện Nội dung thực hiện
tự quyết định dựa vào mô hình bệnh tật và số liệu kỳ trƣớc.
Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng có giá cả phù hợp, đảm bảo cung ứng kịp thời và đảm bảo chất lƣợng thuốc.
3 Lập dự trù
Dự trù thuốc đƣợc tổ hành chính thống kê, tham mƣu cho trƣởng nhà thuốc xây dựng. Sau khi bản dự trù đã hoàn thành, trƣởng nhà thuốc tiến hành tổng hợp xem xét và hoàn thiện.
4 Phê duyệt dự trù
Bản dự trù sẽ đƣợc trình lên ban lãnh đạo BV.
Ban lãnh đạo tiến hành đánh giá căn cứ vào DMTBV, mô hình bệnh tật và nhiệm vụ cũng nhƣ định hƣớng của BV.
Xem xét, điều chỉnh và phê duyệt.
3.4.2 Hoạt động mua thuốc, nhận hàng và kiểm nhập.
3.4.2.1 Hoạt động mua thuốc
Sau khi dự trù thuốc đƣợc phê duyệt, nhà thuốc thực hiện mua thuốc. Nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng thực hiện việc liên hệ với nhà cung ứng và thực hiện đặt hàng với các thuốc đã có trong DMTBV và nhà cung ứng đã ký hợp đồng nguyên tắc với bệnh viện. Trong trƣờng hợp đặc biệt thuốc không có trong DMTBV nhƣ thực phẩm chức năng và nhà cung ứng chƣa ký hợp đồng nguyên tắc với bệnh viện thì nhân viên cung ứng sẽ thực hiện thƣơng thảo với nhà cung ứng về mặt giá cả, phƣơng thức giao hàng và thanh toán. Khi thực
hiện xong các bƣớc này, nhà thuốc soạn thảo hợp đồng trình lãnh đạo BV ký kết hợp đồng với nhà cung ứng.
3.4.2.2 Hoạt động nhận hàng và kiểm nhập
Sau khi ký kết hợp đồng nhà thuốc sẽ tiến hành theo dõi, đôn đốc nhà cung ứng giao hàng và tiếp nhận hàng. Thông thƣờng nhà cung ứng sẽ bàn giao thuốc tại nhà thuốc. Khi nhà cung ứng giao hàng thì nhà thuốc thực hiện nhận hàng và kiểm nhập. Quá trình này đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Thành lập tổ nhận hàng và kiểm nhập: tổ nhận hàng và kiểm nhập của nhà thuốc đƣợc thiết lập cơ bản ngay từ đầu tháng. Thành phần tổ nhận hàng và kiểm nhập bao gồm 01 nhân viên phòng tài chính bệnh viện, 01 nhân viên bộ phận hành chính, 01 nhân viên bộ phận kho, riêng với đơn hàng có thuốc gây nghiện, hƣớng tâm thần thì có thêm Trƣởng nhà thuốc để tiếp nhận.
Nhận và kiểm nhập: tổ nhận hàng kiểm tra đối chiếu chủng loại,