5S là viết tắt của (5) từ tiếng Nhật: seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke:
• Seiri: Nghĩa là sàng lọc, cụ thể là phân biệt vật dụng nào là cần thiết và vật dụng nào là khơng cần thiết tại nơi làm việc và cất dọn những vật dụng khơng cần thiết. Cất dọn trong giai đoạn seiri nghĩa là hồn trả những vật dụng đĩ cho chủ nhân đích thực, di chuyển chúng đến những khu vực lưu trữ xa hơn và rẻ hơn, bán hay tặng cho, hoặc giả pháp cuối cùng là hủy và vứt chúng đi. Điều đặc biệt quan trọng trong giai đoạn seiri là loại bỏ sự hỗn độn và tạo ra khơng gian trống quý giá để chuẩn bị cho bước tiếp theo.
• Seiton: Là sắp xếp, xếp đặt những gì cịn lại sau khi đã áp dụng bước seiri, hoặc xếp đặt những gì cần thiết tại nơi làm việc. Điều này cĩ nghĩa là sắp
xếp mọi vật vào đúng vị trí của chúng, giống như ở thư viện. Seiton cịn liên quan đến việc dán nhãn, ghi ký hiệu cho từng vật dụng tại nơi làm việc như các dụng cụ, hồ sơ thiết bị và vật dụng văn phịng.
• Seiso: Nghĩa là làm sạch/ làm vệ sinh và loại bỏ rác rưởi, bụi bặm và những vật lạ khác ra khõi nơi làm việc để tạo ra một khơng gian ngăn nắp, sạch sẽ. Bước này bao gồm việc quét dọn, sơn phết và các hoạt động sửa sang khác. Sau khi đã thực hiện ba bước S đầu tiên này, thì hai bước S sau được thực hiện để duy trì mơi trường làm việc mới.
• Seiketsu: Nghĩa là tiêu chuẩn hĩa, hoặc định ra các quy trình để tất cả nhân viên phải thực hiện và tuân thủ. Ví dụ: đặt ra quy định về việc huy bỏ cái gì, khi nào và như thế nào trong khi thực hiện bước seiri. Đặt ra quy định về việc lưu trữ hồ sơ ở đâu và như thế nào, việc mượn và hồn trả hồ sơ như thế nào, và trả lại vị trí cũ như thế nào.
• Shitsuke: Là bước cuối cùng, hoặc cịn gọi là bước huấn luyện và kỷ luật. Nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, được huấn luyện kỹ lưỡng về các nguyên tắc và quy định về 5S để giúp họ dễ thực hiện và tuân thủ. Kỷ luật về việc thực hiện 5S được thấm nhuần tới mức sao cho nhân viên khơng thể trở lại lề thĩi (khơng hay) trước đây.
5S là một chương trình cĩ tính liên tục và khơng địi hỏi phải cĩ các nguyên nhân bên ngồi để kích hoạt. 5S được thực hiện cho dù nơi làm việc sạch sẽ hay dơ bẩn, cho dủ cĩ khách đến thăm hay khơng. 5S là gia tăng chất lượng cuộc sống cho nhân viên bởi vì nhân viên tiêu dùng thời gian thức ở nơi làm việc nhiều hơn ở nhà. 5S phát triển niềm hãnh diện và tinh thần đồng đội. Đồng thời 5S cũng làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý và giám sát bởi vì khơng cịn những vật thừa, lộn xộn gây cản trở cho hoạt động. Tai nạn và sai xĩt sẽ được tối thiểu hĩa khi mà vật dụng nguy hiểm và vị trí cảu chúng được dán nhãn và đánh dấu.