a. Nguyên tắc ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch
Trong thực tế, không ít trường hợp cán bộ Tư pháp - Hộ tịch đã để người dân (người đi đăng ký hộ tịch) tự ghi vào biểu mẫu hộ tịch, đặc biệt là bản sao Giấy khai sinh (vì khi đi đăng ký khai sinh người dân thường yêu cầu cấp nhiều bản sao). Việc để người dân tự ghi vào biểu mẫu hộ tịch đã dẫn đến việc viết tắt, viết thiếu nét, tẩy xóa, thậm chí sai lệch nội dung so với bản chính và sổ gốc... Mặt khác, có những trường hợp cán bộ Tư pháp - Hộ tịch để trống trang trong sổ hộ tịch, hoặc để trống phần ghi về số, quyển sô trong biểu mẫu hộ tịch... Để khắc phục tình trạng nêu trên, Điều 68 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đã quy định:
- Khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải tự mình ghi vào sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa;
- Sổ hộ tịch phải viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ;
- Số đăng ký trong sổ hộ tịch được ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm. Đối với sổ hộ tịch được sử dụng tiếp cho năm sau, thì số thứ tự của năm sau sẽ bắt đầu từ số 01, không lấy số thứ tự tiếp theo của năm trước. Với những trường hợp sử dụng sổ thứ hai, thứ ba... trong cùng một năm, thì số thứ tự của sổ tiếp theo sẽ là số thứ tự tiếp theo của sổ trước đó;
- Số ghi trong biểu mẫu, hộ tịch là số tương ứng với số thứ tự ghi trong sổ hộ tịch. Khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải tự viết vào bản chính giấy tờ hộ tịch; không đánh máy hoặc in qua máy theo phần mềm hộ tịch đã được cài đặt.
Đối với trường hợp cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, thì được đánh máy hoặc in qua máy theo phần mềm hộ tịch đã được cài đặt.
b. Sửa chữa sai sót do ghi chép
Nghị định số 83/1998/NĐ-CP không quy định về cách thức sửa chữa sai sót khi đăng ký (vấn đề này chỉ được hướng dẫn trong cách sử dụng sổ đăng ký hộ tịch); do đó, trong thực tế, còn không ít trường hợp cán bộ Tư pháp - Hộ tịch dùng bút phủ để sửa chữa sai sót hoặc chữa đè lên chữ cũ, không thực hiện việc đóng dấu vào chỗ đã sửa chữa. Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định vấn đề này như sau:
- Trong khi đăng ký, nếu có sai sót do ghi chép trong sổ hộ tịch, thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, viết lại xuống dòng phía dưới, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa để viết lại. Cột ghi chú của sổ hộ tịch phải ghi rõ nội dung sửa; họ, tên, chữ ký của người đã sửa và ngày, tháng, năm sửa chữa. Cán bộ Tư
pháp - Hộ tịch đóng dấu vào phần đã sửa. Nếu có sai sót trong các giấy tờ hộ tịch, thì hủy giấy tờ hộ tịch đó và viết lại giấy tờ hộ tịch khác;
- Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung ghi trong sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch;
- Sổ hộ tịch là tài liệu gốc, vì vậy các thông tin ghi trong sổ hộ tịch phải bảo đảm tuyệt đối chính xác. Trong trường hợp nội dung của bản chính giấy tờ hộ tịch đúng, nhưng nội dung trong sổ hộ tịch sai, thì phải sửa chữa nội dung sai sót đó trong sổ hộ tịch cho phù hợp với bản chính giấy tờ hộ tịch.