a. Những thay đổi hộ tịch khác
Ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác được thực hiện khi tình trạng hộ tịch của một cá nhân có những thay đổi do 5 sự kiện sau đây:
- Xác định cha, mẹ, con (ghi chú trên cơ sở bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Toà án nhân dân cấp có thẩm quyền về việc xác định cha, mẹ cho con hoặc xác định con cho cha, mẹ);
- Thay đổi quốc tịch (ghi chú trên cơ sở Quyết định của Chủ tịch nước về việc thôi quốc tịch, nhập quốc tịch hay trở lại quốc tịch của cá nhân);
- Ly hôn (ghi chú trên cơ sở bản án ly hôn hoặc quyết định công nhận việc thuận tình ly hôn đã có hiệu lực pháp luật của Toà án nhân dân cấp có thẩm quyền);
- Huỷ việc kết hôn trái pháp luật (ghi chú trên cơ sở Quyết định dã có hiệu lực pháp luật của Toà án nhân dân cấp có thẩm quyền);
- Chấm dứt nuôi con nuôi (ghi chú trên cơ sở Quyết định chấm dứt nuôi con nuôi có hiệu lực pháp luật của Toà án nhân dân cấp có thẩm quyền).
b. ý nghĩa của việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác
Việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác nhằm giúp cơ quan đã đăng ký hộ tịch có thể theo dõi, quản lý được sự thay đổi về tình trạng nhân thân của cá nhân, đồng thời cũng là căn cứ để sau này cơ quan đăng ký hộ tịch tra cứu sổ hộ tịch để xác nhận chính xác về tình trạng nhân thân của cá nhân.
Ví dụ: Nếu việc ly hôn của một cá nhân không được ghi chú vào Sổ đăng ký kết hôn, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã không có cơ sở để xác nhận về tình trạng độc thân (đã ly hôn) của đương sự.
c. Trách nhiệm chuyển giao các giấy tờ liên quan đến thay đổi hộ tịch khác
Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi ra quyết định liên quan đến các thay đổi hộ tịch khác (đã nêu trên), đồng thời gửi một bản sao quyết định cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nơi trước đây đã đăng ký sự kiện hộ tịch có liên quan đến việc thay đổi để ghi vào sổ hộ tịch.
d. Thẩm quyền ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác
Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã thực hiện việc đăng ký sự kiện hộ tịch có liên quan có thẩm quyền ghi vào sổ nội dung các thay đổi hộ tịch khác. Cụ thể là:
- Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, thực hiện ghi vào sổ việc thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ, con (riêng việc xác định cha, mẹ, con, thì được ghi chú vào sổ đã đăng ký khai sinh cho người con trước đây);
- Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký kết hôn trước đây, thực hiện ghi vào sổ việc ly hôn và huỷ việc kết hôn trái pháp luật;
- Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký việc nuôi con nuôi trước đây, thực hiện ghi vào sổ việc chấm dứt nuôi con nuôi.
đ. Cách thức ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch khác
Khi ghi vào sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải ghi rõ nội dung thay đổi; số Quyết định; ngày, tháng, năm Quyết định; cơ quan ra Quyết định và người ký Quyết định.
Lưu ý:
- Đối với việc xác định cha, mẹ, con thì cùng với việc ghi vào sổ hộ tịch trên cơ sở Quyết định của Uỷ ban nhân dân hoặc của Toà án, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch đồng thời phải ghi bổ sung tên của người được xác định là cha hoặc mẹ vào phần khai còn bỏ trống trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con. Trong trường hợp Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh trước đây đã ghi tên người khác vào phần ghi của cha mẹ, thì hướng dẫn đương sự làm thủ tục cải chính hộ tịch.
- Trong trường hợp sổ hộ tịch đã được chuyển lưu một quyển tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì sau khi thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác, Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm gửi thông báo những nội dung thay đổi cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện để ghi tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
- Trong trường hợp sổ hộ tịch chỉ còn lưu tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác.
Quy định về trách nhiệm chuyển giao các Quyết định liên quan đến thay đổi hộ tịch khác: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi ra Quyết định liên quan đến các thay đổi hộ tịch khác (đã nêu ở trên), đồng thời gửi một bản sao Quyết định cho Uỷ ban nhân dân cấp
xã, nơi trước đây đã đăng ký sự kiện hộ tịch có liên quan đến việc thay đổi để ghi vào sổ hộ tịch (khoản 2 Điều 41 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ), được hiểu rằng: để có căn cứ cho việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác, thì phải có sự chuyển giao giấy tờ giữa hai cơ quan Nhà nước với nhau. Tuy nhiên, trên thực tế, người dân cũng có thể trực tiếp đưa các Quyết định liên quan đến thay đổi hộ tịch khác để ghi vào sổ hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã.