III. Công việc cụ thể của tổ buồng, mối quan hệ của tổ buồng với bộ phận
4. Mối quan hệ của tổ buồng với các bộ phận khác
Để hoạt động kinh doanh được tốt, bộ phận buồng phải có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận.
a. Buồng với lễ tân.
Hai bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thường xuyên thông báo cho nhau tình trạng phòng và chất lượng để phục vụ khách được tốt hơn.
Ví dụ: Bộ phận lễ tân thông tin cho bộ phận buồng về số lượng khách, ngày đến và đi của khách qua phiếu đề xuất công việc và thu thập các chứng từ có liên quan từ buồng, theo dõi hợp đồng của khách.
b. Buồng với bộ phận giặt là:
Hàng ngày khi bộ phận buồng làm xong thì giao đồ giặt là xuống cho tổ giặt là, số lượng, đặc điểm và thời gian lấy được ghi rõ.
Khi nhận lại đồ giặt là tổ buồng phải tiến hành kiểm tra để đảm bảo chất lượng cho khách sạn.
- Phải thường xuyên kiểm tra các trang thiết bị để thông báo cho bộ phận duy tu - bảo dưỡng.
- Theo dõi thời hạn sử dụng của các trang thiết bị để thông báo cho tổ sửa chữa kịp thời.
- Bộ phận sửa chữa - bảo dưỡng luôn có kế hoạch bảo dưỡng các đồ đạc và trang thiết bị.
d. Buồng với bộ phận kế toán.
- Kế toán là khâu trung gia để đối chiếu chứng từ với bộ phận lễ tân và bộ phận buồng. Bộ phận buồng hàng tháng có kế hoạch yêu cầu hàng hoá, đồ dùng, trang thiết bị và các đồ dùng vệ sinh bổ sung để kế toán có kế hoạch mua sắm.
e. Buồng với bộ phận bảo vệ.
Bộ phận buồng cần theo dõi mọi hoạt động xảy ra ở khu vực lu trú, nếu có vấn đề nghi nghờ giải thông báo ngay cho bộ phận bảo vệ biết.
f. Buồng với bộ phận y tế.
Nếu sẽ có nhu cầu chữa bệnh phải báo ngay cho bộ phận y tế để có hướng điều trị tốt nhất.
g. Buồng với dịch vụ vui chơi giải trí.
Khi không có nhu cầu vui chơi giải trí, bộ phận buồng báo cho bộ phận lễ tân để họ liên lạc với địa điểm tham quan vui chơi giải trí với cả hớng dẫn viên nếu họ có nhu cầu.
h. Buồng với bộ phận nhà hàng.
Khi khách có nhu cầu ăn uống họ báo cho bộ phận buồng là ăn tại phòng thì bộ phận buồng thông báo cho nhà hàng để nhà hàng phục vụ khách.
Qua các mối quan hệ trong khách sạn ở lĩnh vực kinh doanh nói chung và ở bộ phận buồng nói riêng là 1 công tác phức tạp, phải phục vụ những đối tượng, khách hàng đa dạng, chính vì vậy cho nên bộ phận buồng xây dựng được mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận có liên quan khác thì sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu của khách 1 cách nhanh nhất và tránh được 1 số trường hợp bất thường xảy ra. Chính vì vậy mà việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa bộ phận buồng với các bộ phận khác trong khách sạn là 1 việc rất quan trọng không thể thiếu được để đạt hiệu quả cao nhất.
