III. Công việc cụ thể của tổ buồng, mối quan hệ của tổ buồng với bộ phận
1. Tổ chức lao động ở bộ phận buồng
a. Nhiệm vụ và chức năng của tổ buồng.
- Đối với hoạt động kinh doanh du lịch khách sạn thì mỗi bộ phận đều có chung một nhiệm vụ là phục vụ khách. Còn đối với tổ buồng thì nhiệm vụ chính là quản lý làm vệ sinh, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống phòng ngủ của khách. Buồng nghỉ có tốt hay xấu thì điều đó phụ thuộc vào sự đánh giá của khách và phụ thuộc vào cá nhân người phục vụ buồng. Đó là điều mà nhân viên phục vụ buồng cần ghi nhớ.
- Chức năng của tổ buồng là kinh doanh và phục vụ khách như cung cấp nơi sạch sẽ, văn minh, lịch sự, yên tĩnh. Ngoài ra nó còn phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày cho khách.
Bộ phậm buồng còn có chức năng tuyên truyền đối ngoại, đảm bảo an ninh an toàn chấp hành tốt mọi chỉ thị, nghị quyết chủ trương của Nhà nước, của ngành, của Khách sạn. Nắm vững pháp luật thực hành tiết kiệm (nhưng không vì tiết kiệm mà ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ), phổ biến nội quy cho khách, phải kiểm tra và hướng dẫn khách cách sử dụng trang thiết bị trong buồng ngủ để hạn chế tối đa sự hỏng hóc và vệ sinh nơi công cộng theo quy định chung của Khách sạn.
b. Tổ chức lao động của tổ buồng tại Khách sạn Rex + Một quản đốc và một phó quản đốc.
+ Một trưởng bộ phận
+ Mỗi tầng một tầng trưởng riêng.
+ Mỗi ngày một ca trưởng phụ trách ca trực. + Các nhân viên.
- Nhiệm vụ của tổ trưởng:
+ Hàng ngày tổ trưởng phải kiểm tra đôn đốc nhân viên về trang phục, về những thao tác kỹ thuật, về thái độ phục vụ và cấn đề vệ sinh. Phải kịp thời uốn nắn các thao tác khi vào công việc cụ thể hàng ngày.
+ Quản lý những hàng hoá, vật tư, tài sản và lên kế hoạch dự trù mua sắm để đáp ứng kịp thời nhu cầu phục vụ khách.
+ Nắm vững được số luợng khách đến, khách đi để biết được doanh thu của tổ hàng ngày, hàng tháng, hàng năm...
+ Từ số liệu đã có báo cáo lên cấp trên, đồng thời báo cho bộ phận đón tiếp tình trạng trang thiết bị trong phòng.
+ Phải thường xuyên theo dõi, giúp đỡ, bồi dưỡng những nhân viên có tay nghề còn yếu kém.
Ngoài ra còn phải biết phối hợp chặt chẽ với những bộ phận có liên quan đến bộ phận buồng như: bảo vệ hành lý, lễ tân, lữ hành, giặt là... để đáp ứng mọi yêu cầu của khách. Thường xuyên tổ chức họp để rút kinh nghiệm và lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của nhân viên để tìm biện pháp giải quyết mối quan hệ khăng khít nhằm tháo gỡ những vướng mắc nội bộ trong tổ.
- Nhiệm vụ vủa tổ phó buồng: Hàng ngày làm việc như một nhân viên, có trách nhiệm cùng với tổ trưởng bàn bạc mọi công việc của tổ. Đồng thời tổ phó có nhiệm vụ làm trợ lý giúp trưởng buồng điều hành giải quyết mọi vấn đề có liên quan trong nội bộ khi trưởng buồng vắng mặt.
- Các tầng trưởng: Hàng ngày chịu trách nhiệm toàn bộ tài sản trong tổ, trong ca trực, luôn chuẩn bị mọi điều kiện để phục vụ khách thật tốt, điều hành các thành viên trong ca lao động hợp lý. Sau mỗi ca trực phải tập hợp được tình hình trong ca trực đã qua, tồn tại và tiếp tục. Khi giao ca thì cả hai người cùng có mặt.
- Nhiệm vụ vủa nhân viên:
Nhân viên khi ở trong ca trực thì phải chấp hành sự phân công của ca trưởng, phải phối hợp chặt chẽ với các tổ để sẵn sàng phục vụ khách, hớng dẫn khách, tạo mọi điều kiện cho khách thật nhanh gọn, không phiền hà cho khách trong thời gian họ nghỉ ngơi tại Khách sạn. luôn bám sát với vị trí trực để xử lý các tình huống bất thờng xảy ra như khi có chuông báo phải kiểm tra ngay lý do để xử lý thật an toàn.
Hàng ngày trực bàn buổi sáng tại tầng II thì chỉ có một lao động làm nhiệm vụ theo dõi khách ra vào khu vực của mình và vệ sinh quanh khu vực đó.
Buổi chiều có một người trực bàn giao ca vào lúc 12 giờ tra có nhiệm vụ như người trực sáng.
Buổi tối có một người trực bàn quầy của quầy 2 luôn luôn phải có người trực 24/24 giờ để theo dõi khách lên, xuống, ra, vào khu vực bộ phận buồng quản lý đảm bảo an toàn và kịp thời ghi phiếu xác nhận trả phòng cho Khách sạn nhanh và gọn.
Nếu khách đông ở tất cả các phòng ở các tầng đều phải bố trí luôn có người trực bàn liên tục tại quầy các tầng như trực tầng tại tầng I nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách.
