tại các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group
Các thủ tục kiểm soát xuyên suốt năm (5) bước trong chu trình bán hàng và thu tiền của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group bao gồm: Thủ tục phê chuẩn cho phép các nghiệp vụ phát sinh, thủ tục kiểm soát bảo vệ tài sản và thông tin, thủ tục kiểm soát đối với hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán, thủ tục đối chiếu số liệu, thủ tục kiểm soát chéo, thủ tục kiểm soát qua các phần mềm). Cụ thể như sau:
Thủ tục phê chuẩn cho phép các nghiệp vụ phát sinh trong chu trình bán hàng thu tiền bao gồm:
- Hội đồng quản trị phê duyệt chính sách giá cước và chính sách cung cấp thẻ Taxi Group.
- Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt các hợp đồng thẻ Taxi Group của khách hàng.
- Trưởng gara phê chuẩn đề xuất đặt in phiếu xăng và giấy in chốt cơ chuyên dụng.
Thủ tục kiểm soát bảo vệ tài sản và thông tin bao gồm:
- Quy định trách nhiệm bảo quản phương tiện, vật tư cho các bộ phận, cá nhân cụ thể: Gara chịu trách nhiệm bảo quản phương tiện, các vật từ phụ tùng kèm theo, phiếu xăng và giấy in chốt cơ.
- Kiểm kê hiện vật và lập biên bản kiểm kê (tài sản, vật tư) hàng ngày và hàng tháng.
lx
- Bảo quản phương tiện, vật tư bằng hệ thống sân bãi, tường rào và kho để ngăn ngừa sự tiếp cận và chiếm dụng tài sản.
Thủ tục kiểm soát đối với hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán:
- Phiếu xăng được đặt in theo số seri liên tục
- Chốt cơ được in theo đầy đủ thông tin về hô hiệu xe và số thẻ lái xe - Chứng từ được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiều
- Chứng từ hợp lý hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. - Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đúng quy định.
Thủ tục đối chiếu số liệu và thông tin giữa các cá nhân:
- Đối chiếu doanh thu kinh doanh thẻ Taxi Group với xác nhận công nợ từ khách hàng.
- Đối chiếu xăng giữa cây xăng và đơn vị
Kiểm soát chéo chưa được thực hiện tại đơn vị
Thủ tục kiểm soát được cài đặt sẵn trong phần mềm kế toán và phần mềm GPS:
- Kiểm tra mã vật tư, mã tài sản, mã đơn vị khách hàng - Kiểm tra tính phù hợp khi nhập dữ liệu theo các trường
- Kiểm tra lộ trình, điểm dừng đỗ và tốc độ di chuyển của phương tiện. Thủ tục kiểm soát việc thực hiện thông qua công tác lập và phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh được thực hiện theo quý.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng và vận hành ở mọi cấp độ, mọi nơi trong đơn vị nhằm điều hành hoạt động của toàn đơn vị trôi chảy.
lxi
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN HTKSNB CHU KỲ BÁN HÀNG THU TIỀN CỦA CÁC