a) Nguyên tắc “Phân công ủy nhiệm”
Trong một tổ chức có nhiều người thì công việc phải được phân công cho mọi người, không để một số người phải làm quá nhiều việc, trong khi một số người khác lại không có việc làm. Mỗi người đều có mục tiêu riêng của mình, nhưng để mọi người cùng thực hiện mục tiêu chung thì buộc phải có sự phân chia công việc, hay nói cách khác, công việc của tổ chức phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ ràng – gọi là “Phân công ủy nhiệm”.
Khi công việc được phân công rõ ràng, mỗi cá nhân hiểu được quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm trong công việc thì hiệu quả hoạt động của đơn vị mới được nâng cao. Quan trọng hơn nữa là trên cơ sở phân công ủy nhiệm, mỗi nhân viên trong đơn vị sẽ phối hợp và kiểm soát lần nhau, ngăn ngừa gian lận xảy ra, tạo sự chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy phát triển lẫn nhau trong công việc.
Ở một đơn vị không có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng thì không thể kỳ vọng rằng, HTKSNB ở đơn vị đó được thiết kế và hoạt động có hiệu quả b) Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm”
Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hơp về trách nhiệm. Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm cố ý, đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:
xxix - Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ
- Trong các trường hợp trên, nếu nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” bị vi phạm, đơn vị sẽ phải chịu những hậu quả hết sức nghiêm trọng.
c) Nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng có thể mua hoặc bán tài sản thì sự hỗn loạn phức tạp sẽ xảy ra.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạp nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Sự phê chuẩn có thể chung chung hoặc cụ thể. Phê chuẩn chung chung được thực hiện cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc Ban giám đốc, Hội đồng quản trị xây dựng chính sách để cấp dưới và nhân viên của tổ chức thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó.