7. Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp:
3.2.2.1. Hồ sơ chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ:
Hình 3.1: UNC sau khi đã chi
Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-03: thanh toán cho nhà cung cấp thuộc DN) với đầy đủ chữ ký của người viết đề nghị (nhân viên phòng nhân sự), người kiểm tra (TP nhân sự), ký chi TGĐ
CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS AC01-03 ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
239 Điện Biên Phủ, F.6, Q.3, TP.HCM PAYMENT REQUEST
Họ & tên người đề nghị thanh toán (Requested by): Nguyễn Thanh Bình... Bộ phận (Deparment): HR... Tên công trình (Project name): ...
STT No
Invoice Nội dung (Description) Số tiền (Amount)
Ghi chú (Note)
Số (No) Ngày (Date)
01 054160 13/06/2011 Hải Phú Express 188.486 ………
Tổng cộng (Total) 188.486
Ngày (date) 17 tháng (month) 06 năm (year) 2011
Người đề nghị thanh toán Người kiểm tra Tổng giám đốc (Requested by) (Verifief by) (Genreral Director)
Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-09: thanh toán cho người bán thuộc CT): đầy đủ chữ ký người lập, người kiểm tra (TP. Thu mua, TP. Dự toán, KT trưởng), ký chi TGĐ
Hình 3.3: Giấy đề nghị thanh toán khoản tiền đặt cọc mẫu AC01-09
Hình 3.4: Hóa đơn GTGT
Bảng báo giá: được xác nhận bởi đơn vị cung cấp dịch vụ (là cơ sở xác định giá đơn vị các hạng mục cung cấp). Xem Phụ luc
Bảng so sánh giá: được xác nhận bởi TP thu mua, TP quản lý dự án, Trưởng ban kiểm soát giá (giữa giá dự toán của công ty và giá của nhà cung cấp, giá nhà cung cấp phải nhỏ hơn hoặc giá dự toán của công ty). Xem Phụ lục
Đơn hàng: đầy đủ chữ ký của người đặt hàng (nhân viên phòng thu mua), TP thu mua, trưởng ban kiểm soát giá của công ty, TGĐ và chữ ký xác nhận của bên cung cấp. Xem Phụ lục
Hợp đồng : có đủ chữ ký của người đại diện pháp luật của 2 bên tham gia HĐ (thông thường tại công ty những đơn hàng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng để ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa các bên). Xem Phụ lục
Bảng nghiệm thu hoặc biên nhận giao hàng: chữ ký của TP. PM hoặc Phiếu giao nhận (Delivery Note): được xác nhận bởi 2 bên đơn vị bán hàng và TGĐ C+ (là cơ sở chứng minh việc giao nhận giữa 2 bên). Xem Phụ lục
Bảng quyết toán là cơ sở biết được số tiền cần thanh toán nên cần các chữ ký của: nhân viên lập bảng, TP thu mua, xác nhận của nhà cung cấp và ký duyệt của trưởng ban kiểm soát giá. Xem Phụ lục
Bảng hoàn thành khối lượng công việc: được phòng PM thực hiện là cơ sở thanh toán cho đội thi công trong quá trình thực hiện công việc. Xem Phụ lục
3.2.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ:
Khi nhận được yêu cầu vật tư cho công trình từ Phòng Quản lý dự án, Phòng thu mua và Phòng dự toán tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, nhận Bảng báo giá,lập Bảng so sánh giá sau đó tiến hành lập Hợp đồng, Đơn đặt hàng và Đề nghị thanh toán (AC01-09)
Sau khi hoàn tất các thủ tục Phòng thu mua gửi tất cả bản gốc của các chứng từ hợp lệ trên cho Phòng kế toán lưu trữ và giữ bản photo. Căn cứ vào Đề nghị thanh toán Kế toán phải trả tiến hành lập UNC thành 4 bản được kiểm tra bởi KTT, ký chi bởi TGĐ và gửi ngân hàng đi lệnh ký xác nhận, Kế toán phải trả giữ 1 bản
Công việc hoàn tất Phòng quản lý dự án thực hiện bảng nghiệm thu (Biên bản giao nhận) được ký nhận giữa 2 bên mua và bán sẽ gửi qua Phòng thu mua để tiến hành lập Bảng quyết toán và gửi bản 2 gốc cho Phòng kế toán lưu trữ
Dựa vào UNC, Hợp đồng, Đơn hàng cũng như Hóa đơn GTGT nhận được mà Kế toán phải thu nhập liệu vào phần mềm tương ứng với thời gian nhận