CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS
4.2. Công tác kế toán
Tuy phòng chỉ có ba người nhưng nhìn chung bộ máy kế toán được tổ chức khoa học hợp lý, đảm bảo được vai trò quản lý tài chính và thực hiện công tác hạch toán kế toán.
4.2.1. Những ưu điểm phòng kế toán đạt được:
Phương pháp hạch toán: phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nắm bắt được quy trình thanh toán. Vì vậy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật chính xác phản ánh đầy đủ tình hình biến động tài chính của công ty.
Hình thức kế toán: Nhật ký chung mà công ty đang áp dụng không chỉ phù hợp quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý của công ty mà còn thuận lợi và dễ dàng trong việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán.
Về hệ thống chứng từ, việc lưu chuyển và lưu trữ chứng từ: là một trong những công ty trang trí nội thất tuân thủ và đạt tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2000 do đó việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ rất khoa học và hợp lý, đảm bảo tính kiểm soát nội bộ cao. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đã đặt ra, bộ phận kế toán trong công ty đã xây dựng một hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh và hợp lý đảm bảo phản ánh chính xác các thông tin kinh tế được chính xác và phù hợp với những quy định của chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ luôn luôn đủ các chữ ký cần thiết trước khi tiến hành. Chứng từ được lưu chuyển qua các phòng ban nên được so sánh đối chiếu nhiều lần, đảm bảo tính kiểm soát nội bộ. Quá trình lưu chứng từ cũng rất hợp lý tuân thủ đúng thủ tục đảm bảo sự phù hợp về mặt pháp lý.
Về hệ thống tài khoản: hệ thống tài khoản được thiết lập và sử dụng để theo dừi cỏc khoản nợ một cỏch khoa học dễ hiểu, dễ kiểm tra phự hợp với cỏc đối tượng thanh toán của công ty và đúng quy định.
Việc tuân thủ các nguyên tắc và quá trình hạch toán: việc hạch toán được thực hiện hàng ngày, các thông tin hạch toán được cập nhật chính xác từ các chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh. Phương pháp hạch toán được vận dụng linh hoạt.
Về sổ sách sử dụng: sổ sách kế toán được phản ánh, ghi chép đầy đủ, khoa học. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán kiểm tra kỹ lưỡng trước khi lưu sổ. Do công ty áp dụng phần mềm kế toán nên cuối mỗi quý có in lại các sổ để lưu. Điều này công ty đã thực hiện đúng quy định hiện hành.
Việc sử dụng phần mềm Pacific giúp công tác kế toán không còn ghi chép thủ công, công việc nhập liệu nghiệp vụ kinh tế trở nên nhẹ nhàng và nhanh chúng. Nhờ việc sử dụng phần mềm và theo dừi việc giao dịch trờn ngõn hàng trực tuyến nên kế toán thanh toán nhanh chóng biết được việc thanh toán tiền từ KH từ đó lập kế hoạch thu chi hợp lý.
Công tác kế toán rất khoa học và phù hợp với quy định của công ty không thể phủ nhận vai trò của người kế toán trưởng, không chỉ giỏi chuyên môn,am hiểu luật định, khả năng làm việc độc lập, sáng tạo trong công việc, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp và trung thực tạo sự lành mạnh của tài chính công ty. Đó là những điều em nhận thấy được và học hỏi để làm kinh nghiệm trong công việc của mình trong tương lai ở cô kế toán trưởng của công ty Cogniplus Interiors 4.2.2. Những hạn chế:
Tổ chức công tác kế toán trong công ty: việc phân công phân nhiệm chưa được hợp lý lắm. Kế toán phải trả hàng ngày thực hiện một lượng lớn công việc rồi còn phải đi ngân hàng thực hiện các giao dịch đồng thời giữ quỹ (số tiền nhỏ) để chi những khoản nhỏ cần thiết. Nếu phân công như vậy thì công việc của người kế toán này quá nhiều quá nặng nè ảnh hưởng đến việc ghi nhận, xử lý các nghiệp vụ không kịp thời dẫn đến sai sót
Các nghiệp vụ gần như được thực hiện tự động bằng phần mềm nên nếu chương trình xử lý được tạo lập không chính xác thì sẽ tạo ra thông tin không chính xác. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ cần nhập liệu vào máy một lần là tất cả các tập tin có liên quan (ghi sổ, kết chuyển chi phí…) sẽ được cập nhật. Do đó, khi có một sai sót trong khâu nhập liệu sẽ dẫn đến toàn bộ các dữ liệu có liên quan sẽ bị sai.
Việc xử lý chênh lệch tỷ giá cuối kỳ khi lập báo cáo tài chính được thực hiện theo thông tư 201/2009/TT-BTC ngày 15/10/2009 và công văn số 518/TCT-CS ngày 14/02/2011 của Tổng cục thuế là không hợp lý vì đó là thông tư
hướng dẫn việc xử lý chêch lệch tỷ giá cuối kỳ khi quyết toán thuế. Còn khi lập báo cáo tài chính phải được thực hiện theo chuẩn mực số 10 sau khi tính lãi lỗ tỷ giá phải kết chuyển vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính
Khoản phải thu không trích lập dự phòng.
4.3. Kiến nghị:
4.3.1. Kế toán phải trả người bán:
Để giảm bớt công việc cho kế toán phải trả nâng cao tính chính xác và hiệu quả cho nghiệp vụ này kế toán phải trả cần được hỗ trợ khoản đi ngân hàng và chi tiền mặt để tránh những sai sót trong công việc cũng như tính trung thực trong việc chi tiền mặt
Các nhà thầu phụ, nhà cung cấp được công ty lựa chọn kỹ càng trước khi ký hợp đồng nên chất lượng công trình luôn được bảo đảm tuy nhiên cũng không tránh khỏi những sơ suất vì vậy nên tăng thêm giá trị của việc bảo hành và đưa vào thành điều khoản thanh toán ở tất cả các hợp đồng. Đối với những công trình cần đúng thời hạn bàn giao cần đưa thêm điều khoản phạt nếu không hoàn thành công việc đúng hạn .
Đối với các loại sổ sách trong công ty cần được in đầy đủ hơn để lưu tránh tình trạng các dữ liệu lưu trên máy gặp sự cố mất hết thông tin cần thiết.
4.3.2. Kế toán phải thu Khách hàng:
Tại C+ chỉ lập danh sách những KH nợ quá hạn không thấy lập bảng phõn tớch tuổi nợ. Để theo dừi cụng nợ phải thu hiệu quả hơn cụng ty cần lập bảng phân tích tuổi nợ các khoản nợ và thường xuyên đối chiếu công nợ với KH. Mục đớch của việc này là theo dừi được tỡnh trạng của cỏc khoản nợ: thuộc KH nào,số tiền còn phải thu, khoản nợ trong hạn hay quá hạn và quá hạn trong khoản thời gian nào => từ đó tiến hành các nghiệp vụ cần thiết: nhắc nhở thanh toán hay tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Mẫu bảng phân tích tuổi nợ kiến nghị
Số hóa đơn
Ngày hóa đơn
Khách hàng
Ngày thanh
toán
Tổng số tiền thanh
toán
Số đã thu
Sổ phải
thu
Tình trạng
nợ
Số ngày quá hạn
Tổng
Tại C+ những khoản tiền bảo hành thường chiếm 5% giá trị hợp đồng và hay xảy ra việc trì trệ thanh toán nhất, vì thường xuyên thực hiện các công trình lớn nên số tiền này cũng không phải là nhỏ. Vì vậy cần phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho những khoản nợ trễ hạn. Dựa trên bảng phân tích tuổi nợ ta dễ dàng nhận thấy tình trạng của khoản nợ và tiến hành lập dự phòng theo phương pháp sau:
• Đối với nợ phải thu quá hạn , mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
• Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
• Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành công trình công ty sẽ nhận được thanh toán đầy đủ giá trị còn lại của hợp đồng, tuy nhiên một số khách hàng vô tình hoặc cố ý trì hoãn công việc thanh toán gây khó khăn về mặt tài chính cho công ty. Vì vậy công ty nên đưa vào trong hợp đồng điều khoản phạt thanh toán góp phần làm cho việc thu hồi nợ được tiến hành nhanh chóng
Để thu được tiền KH, cần phải có bảng nghiệm thu và quyết toán được ký kết giữa hai bên, thực tế trong nhiều công trình rất lâu sau khi có bảng nghiệm thu thì mới có bảng quyết toán chính điều này làm cho KH trì hoãn việc trả nợ, chiếm dụng vốn của công ty chính vì vậy công ty nên cân nhắc giảm bớt giá trị thanh toán đợt cuối xuống mức thấp hơn góp phần hạn chế rủi ro việc thu hồi nợ.
Việc xử lý chênh lệch tỷ giá cuối kỳ khi lập báo cáo tài chính phải được thực hiện theo chuẩn mực sô 10 “ Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá”, sau khi tính
toán phần chênh lệch tỷ giá: nếu lãi tỷ giá đưa vào doanh thu hoạt động tài chính nếu lỗ đưa vào chi phí tài chính. Nghiệp vụ xử lý chêch lệch tỷ giá cuối kỳ cần được hạch toán như sau:
Nợ 131112: 4.752.000 (79.200*60) Có 4131: 4.752.000
Kết chuyển lãi tỷ giá Nợ 4131: 4.752.000 Có 5152: 4.752.000