7. Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp:
3.2.1.1. Nội dung hạch toán:
Người bán là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế cung cấp vật liệu, nhân công, dịch vụ…. để thực hiện công trình nào đó theo yêu cầu của công ty. Tại công ty ngoài khoản phải trả người bán cho công trình còn có khoản phải trả người bán cho văn phòng công ty thuộc các chi phí như điện, nước, văn phòng phẩm…
Tại công ty các khoản phải trả người bán cho công trình sẽ phân thành các tên gọi khác nhau để tiện trong việc theo dõi và đưa vào các khoản chi phí thích hợp
Nhà thầu phụ: bên bán sẽ thực hiện công việc cung cấp vật liệu lẫn công lắp đặt.
Nhà cung cấp: chỉ cung cấp vật liệu theo đơn đặt hàng.
Đội nhân công: chỉ cung cấp nhân công thi công công trình theo yêu cầu của C+
Ngoài việc phân loại người bán còn phân loại các giai đoạn thực hiện công trình vì trong từng giai đoạn quy trình thanh toán sẽ thay đổi; có 3 giai đoạn chính khi thực hiện một công trình
Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ thầu Giai đoạn triển khai thiết kế
Giai đoạn thi công và nghiệm thu công trình
3.2.1.2. Nguyên tắc hạch toán:
Giới thiệu công việc của kế toán phải trả theo chương trình ISO:
Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải trả dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm được tiến trình công việc để chuẩn bị cũng như yêu cầu những giấy tờ cần thiết để tiến hành thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học.
Ở mỗi công trình số lượng công việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của công trình nhưng dù thực hiện công trình nào thì kế toán phải trả cũng phải tuân thủ các bước sau (theo chương trình ISO mẫu).
Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế. Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ Công đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế
Công đoạn 3: Bảng thiết kế được khách hàng chấp nhận Giai đoạn 2: triển khai thiết kế
Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lượng vật liệu Công đoạn 2: hoàn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá công trình
Công đoạn 3: Xác nhận số lượng vật liệu của công trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của công trình
Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH. Công đoạn 1: ký hợp đồng với
Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án Công đoạn 3: Yêu cầu KH thanh toán tiền đợt 1 Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án
Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án
Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án
Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án. Trong công đoạn này có sự tham gia của Kế toán phải trả như sau:
Ghi chú sơ đồ : (1) hồ sơ đã hợp lệ
Giai đoạn 5: thi công công trình
Công đoạn 1: phòng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của công trình Công đoạn 2: bên thi công tiến hành công việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần
Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, thanh toán cho nhà thầu cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp theo tiến độ thực hiện
Phòng thu mua Lập Hợp đồng, Đơn hàng, Đề nghị thanh toán đợt 1 => bản gốc (1) Kế toán phải trả (1) Lập UNC
KT trưởng kiểm tra Tổng giám đốc
Giám đốc tài chính
Chi . Lưu bản
Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm công việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH. Trong công đoạn này có thể KH yêu cầu thực hiện thêm một số công việc vì vậy sẽ phát sinh thêm đơn hàng mới với nhà thầu, nhà cung cấp như sau:
Giai đoạn 6: nghiệm thu công trình
Công đoạn 1:kiểm tra chất lượng trước khi nghiệm thu Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trường
Công đoạn 3: quyết toán công trình với KH
Công đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán Giai đoạn 7: kết thúc dự án
Công đoạn 1: nghiệm thu lập, bảng quyết toán công trình với nhà thầu phụ, nhà cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp khi nhận được bảng quyết toán
Phòng thu mua hoặc Phòng dự án
(1)
Kế toán phải trả
KT trưởng kiểm tra Giám đốc tài chính Tổng giám đốc Chi . Lưu bản gốc Lập UNC Lập đề nghị thanh toán đợt 2 KH yêu cầu thêm công việc
Phòng thu mua Kế toán phải trả
KT trưởng GĐ tài chính Tổng GĐ (1) (1) Lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh toán đợt 1=>bản gốc Chi và lưu Lập UNC Phòng Marketing P. thu mua
Công đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ công trình Công đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện Giai đoạn 8: bảo hành
Công đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành công trình
Công đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh toán khoản tiền bảo hành
Trên là quy trình thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu công trình trong công ty còn khoản thanh toán cho nhà cung cấp thuộc chi phí quản lý
Tại C+ tất cả các chứng từ, sổ sách được thiết kế và ghi tự động trên phần mềm và tự in theo Tiếng Anh và Tiếng Việt ( trừ HĐGTGT) vì vậy quy trình thực hiện này cũng được xem là quy trình ghi sổ tại công ty
Các bước thực hiện công việc của kế toán phải trả tại công ty:
Hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và trang trí nội thất nên các khoản phải trả chiếm khối lượng lớn công việc nên kế toán phải trả trong công ty phải hoàn thành
Phòng thu mua Nhận bảng nghiệm thu từ Phòng dự án lập bảng quyết toán (1) Kế toán phải trả (1) Nhận Hóa đơn lập UNC Chi và lưu Kế toán trưởng Giám đốc tài chính Tổng giám đốc Kế toán phải trả (1) Nhận Hóa đơn lập UNC Chi và lưu Tổng giám đốc Giám đốc tài chính Kế toán trưởng Các phòng ban có
yêu cầu chi
(1)
Lập đề nghị thanh toán
khối công việc khổng lồ vì vậy cần có quy trình hợp lý. Quy định thanh toán của phòng Kế toán:
Các phòng ban phải gửi đề nghị thanh toán hoặc thông tin thanh toán bằng email nội bộ trước ngày thứ Hai nhằm mục đích:
Kế toán phải trả lập kế hoạch thanh toán trong ngày thứ Hai hàng tuần Kế toán trưởng dựa trên tình hình thu khách hàng và tình hình thi công của tất cả các CT đang thi công để xem xét việc thanh toán cho phù hợp
Gửi Giám đốc tài chính duyệt kế hoạch
Kế toán phải trả tiến hành các bước thanh toán tiếp theo
Các khoản thanh toán gửi về sau ngày thứ Hai sẽ chuyển sang kế hoạch thanh toán của tuần sau
Quy định trên nhằm kiểm soát được dòng tiền Thu/Chi và đảm bảo được tình hình thi công ngoài công trình
Cách lưu hồ sơ thanh toán: Hồ sơ được lưu theo phân loại nghiệp vụ kế toán, năm, tên công trình và phân biệt theo màu sắc để nhanh chóng tìm được chứng từ.
Phiếu Chi (Cash Voucher): lưu file bìa còng màu hồng, theo tháng và năm; đặt tên chỗ lưu này là CTM
Ủy nhiệm chi (Bank Voucher) : lưu file bìa còng màu xanh dương, theo tháng, năm, tên ngân hàng đặt tên chỗ lưu này là CTNH
Hợp đồng/ Đơn hàng:
Khi đang theo dõi thanh toán thì được đánh số thứ tự theo quy định số thứ tự đã lập trên Cash Flow(Cashlow là file excel được phòng kế toán thiết lập với mục đích để theo dõi khoản thu được của KH và theo dõi khoản chi cho nhà cung cấp theo từng công trình gồm các cột: No, Descreption, Cash Openning, Time Pay, Cash Ending. Ngoài ra dựa vào bảng này để lập kế hoạch thu chi hàng tuần lập báo cáo doanh thu hàng tháng, quý), lưu vào đúng bìa nhựa đã được đánh cùng số theo như số đã lập trên Cash Flow; đặt tên chỗ lưu này là CTTX
Khi đã thanh toán hết toàn bộ Đơn hàng, thì toàn bộ hồ sơ được chuyển vào lưu ở bìa còng màu hồng theo dõi theo Tên công trình và năm thực hiện; đặt tên chỗ lưu này là TTX
Hóa đơn treo công nợ: được lưu vào file bìa còng màu xanh đậm theo tháng, năm; đặt tên chỗ lưu này là HĐCN
Khoản phải trả NB giai đoạn triển khai thiết kế.
Đối với những công trình có yêu cầu cao về phần thiết kế Cogniplus tiến hành ký hợp đồng với công ty thiết kế hoặc cá nhân thiết kế bên ngoài. Trong giai đoạn này phát sinh khoản phải trả và được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Phòng thu mua tiến hành thực hiện hợp đồng với công ty thiết kế (cá nhân thiết kế thuê ngoài), nhận hóa đơn GTGT và lập đề nghị thanh toán => chuyển hồ sơ qua phòng kế toán
Bước 2: Kế toán phải trả kiểm tra tính hợp lệ của các hồ sơ chứng từ sau đó tiến hành lập UNC theo đường dẫn sau: Mở file excel UNC được thiết kế theo biểu mẫu của ngân hàng (Vietcombank là chủ yếu) điền các thông tin sau:
Tên nhà thầu phụ, địa chỉ...
Số tài khoản tại ngân hàng
Số tiền thanh toán
Chi tiết nội dung thanh toán (thanh toán cho công việc gì? CT gì?) Bước 3: bộ hồ sơ gửi cho KTT kiểm tra => xét duyệt bởi GĐTC => TGĐ ký chi
Bước 4: nhập dữ liệu vào máy tính:
Nhập hóa đơn vào phần mềm theo đường dẫn: Hóa đơn mua hàng/ hóa đơn mua hàng/ điền đầy đủ các nội dung:
Ngày, tháng, năm chứng từ
Số chứng từ (03029: hóa đơn thứ 29 trong tháng 3)
Tên đơn vị bán hàng
Nội dung hóa đơn (diễn giải ngắn gọn bằng tiếng Anh và tiếng Việt cho thấy hóa đơn mua cho công việc gì, công trình nào)
In hóa đơn dịch vụ theo thông tin nhập tại phần mềm
Nhập thông tin công ty thiết kế vào Cashlow tại 2 sheet VND và USD với các nội dung sau: Dựa vào Hợp đồng (Đơn hàng) nhập:
Số thự tự (1,2,3....) đại diện cho công trình
Giá trị hợp đồng theo VND và USD dựa vào giá trị trên đơn hàng Bước 5: gửi ngân hàng chi khoản tiền
Nhập khoản chi vào phần mềm theo đường dẫn: Phiếu chi/ chi ngân hàng/ điền đầy đủ các thông tin:
Số thứ tự chứng từ (VCB57:chi tại ngân hàng VCB khoản chi thứ 57)
Ngày tháng năm chứng từ
Thông tin người nhận tiền
Dựa vào UNC nhập khoản đã chi vào Cashlow cần nhập đúng:
Đơn vị nhận khoản thanh toán tương ứng với công trình thực hiện
Số tiền thanh toán
Ngày (tuần), tháng thanh toán Bước 6: Lưu hồ sơ:
Hóa đơn GTGT + hóa đơn in theo phẩn mềm lưu vào chỗ có tên là HĐDV
Ủy nhiệm chi được đánh số thứ tự theo phần mềm + đề nghị thanh toán kẹp chung và lưu vào chỗ có tên là CTNH
Các hồ sơ còn lại kẹp chung và lưu vào chỗ có tên là CTTX
Khoản phải trả NB giai đoạn thi công và nghiệm thu CT:
Đây là giai đoạn bắt tay thi công công trình cho đến khi công trình hoàn thành, trong giai đoạn này các khoản phải trả người bán gồm các khoản sau:
Phải trả cho nhà thầu phụ: đây là người bán vừa cung cấp vật liệu lẫn thi công. Việc thanh toán thường được thanh toán thành 3, 4 lần ( đợt 1: đặt cọc; đợt 2: hoàn thành % công việc; đợt 3: khi nghiệm thu, quyết toán; đợt 4: thanh toán khoản tiền bảo hành đến hạn)
Phải trả cho nhà cung cấp: là những người bán chỉ cung cấp vật liệu. Nhà cung cấp được phân thành : nhà cung cấp lâu năm việc thanh toán được chia thành 3, 4 đợt (tương tự như nhà thầu phụ) và nhà cung cấp mới, nước ngoài việc thanh toán thường là 1 đợt ( 100% trước khi giao hàng)
Phải trả cho đội nhân công: là những người bán chỉ cung cấp nhân công thi công CT, việc thanh toán thường được chia thành 3,4 đợt thanh toán ( như với nhà thầu phụ)
Cùng là người bán nên quy trình thực hiện tương tự nhau nhưng cách hạch toán có chút khác biệt nhằm tạo tính thuận lợi khi xác định chi phí công trình. Quy trình thực hiện các khoản chi này sẽ được trình bày thành 4 đợt thanh toán như sau:
Thanh toán đợt 1 hay còn gọi là khoản đặt cọc (deposit):
Đây là khoản phải trả cho nhà thầu (nhà cung cấp, đội nhân công) khi tiến hàng đặt hàng và được quy định ở điều khoản thanh toán trong đơn hàng
Bước 1: phòng thu mua nhận Bảng báo giá, lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09, Bảng báo giá => gửi bản gốc cho phòng kế toán
Bước 2: kế toán phải trả tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ nhận được ( Đề nghị thanh toán: Số tiền thanh toán là giá chưa thuế dựa trên đơn hàng nhân với số % thanh toán ở đợt này.)
Bước 3: nếu hồ sơ hợp lệ tiến hành lập UNC
Bước 4: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, được GĐTC xét duyệt và ký chi bởi TGĐ. Bộ hồ sơ gồm:
UNC/ Đề nghị thanh toán Hợp đồng / Đơn hàng
Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bước 5: gửi ngân hàng đi lệnh
Bước 6: Việc thanh toán hoàn thành KTTT phải làm các công việc sau: Nhập UNC vào phần mềm
Nhập liệu xong tiến hành kiểm tra số dư tại ngân hàng của đơn vị với số dư của đơn vị được ngân hàng cập nhật trên trang web của ngân hàng kịp thời sửa chữa sai sót
Nhập thông tin nhà thầu phụ vào Cashlow:
Dựa vào Đơn hàng, nhập dữ liệu nhà thầu vào Cashlow các nội dung: . Số thự tự (1,2,3....) đại diện cho công trình
. Giá trị hợp đồng theo VND và USD dựa vào giá trị ở đơn hàng
Dựa vào UNC nhập khoản đã chi vào Cashlow cần nhập đúng . Nhà thầu nhận khoản thanh toán tương ứng với CT thực hiện . Số tiền thanh toán
. Ngày (tuần), tháng thanh toán Bước 7: Lưu hồ sơ
Ủy nhiệm chi + đề nghị thanh toán lưu tại CTNH
Đơn hàng đánh số thứ tự (đã nhập vào Cashlow) trên đầu, tô đậm: tên công trình, nhà thầu để thuận lợi cho việc lưu trữ và theo dõi phần công việc của nhà thầu thuộc CT nào ; kẹp chung các hồ sơ còn lại lưu vào bìa nhựa và phải để đúng số thứ tự đã đánh dấu tại chỗ có tên là CTTX
• Thanh toán theo tiến độ công trình:
Việc thanh toán này dựa vào điều khoản thanh toán trong đơn hàng khi nhà thầu phụ (nhà cung cấp, đội nhân công) đã hoàn thành số % công trình
Bước 1:
Đối với nhà thầu phụ và nhà cung cấp: phòng thu mua hoặc quản lý dự án (PM) tiến hành lập đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09 (số tiền thanh toán đợt này: giá chưa thuế x % thanh toán)
Đối với đội nhân công phòng PM lập đề nghị thanh toán và bảng hoàn thành khối lượng công việc (Cabinet Delivery Inspection) dựa trên bảng này mà tính số tiền thực trả trong đề nghị thanh toán
=> gửi phòng kế toán
Bước 2: kế toán phải trả kiểm tra tính hợp lệ của đề nghị thanh toán (chữ ký xác nhận và số tiền thanh toán)
Bước 3: Kế toán phải trả tiến hành lập UNC (tương tự các lần trước)
Bước 4: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, xét duyệt bởi GĐTC, ký duyệt chi TGĐ. Bộ hồ sơ gồm:
UNC/ Đề nghị thanh toán Hợp đồng / Đơn hàng
Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bước 5: gửi ngân hàng chi
Bước 6: nhập dữ liệu:
Nhập UNC vào phần mềm theo đường dẫn: phiếu chi/ chi ngân hàng. Nhập liệu xong tiến hành kiểm tra số dư tại ngân hàng của đơn vị với số dư của đơn vị được ngân hàng cập nhật trên trang web của ngân hàng kịp thời sửa chữa sai sót
Nhập số tiền đã chi vào Cashlow cần chính xác các thông tin
Nhà thầu nhận khoản thanh toán tương ứng với công trình thực hiện