CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS
3.3. Khoản phải thu khách hàng tại công ty
3.3.1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán
3.3.1.2. Nguyên tắc hạch toán
Giới thiệu công việc của kế toán phải thu theo chương trình ISO:
Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải thu dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm được tiến trình công việc để chuẩn bị những giấy tờ cần thiết để tiến hành yêu cầu thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học.
Ở mỗi công trình số lượng công việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của công trình nhưng dù thực hiện công trình nào thì kế toán phải thu cũng phải tuân thủ các bước sau (theo chương trình ISO mẫu).
Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế.
Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ Công đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế
Công đoạn 3: Bảng thiết kế được khách hàng chấp nhận. Trong công đoạn này có sự tham gia của kế toán phải thu
Trang 61
Khách hàng Chấp nhận bảng thiết
kế của công ty (1)
Kế toán phải thu
(1)
Lưu bảng gốc theo tên CT và
Giai đoạn 2: triển khai thiết kế
Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lượng vật liệu Công đoạn 2: hoàn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá công trình
Công đoạn 3: Xác nhận số lượng vật liệu của công trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của công trình
Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH.
Công đoạn 1: ký hợp đồng với. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải thu như sau:
Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án
Công đoạn 3: Yêu cầu KH thanh toán tiền đợt 1. Trong công đoạn này kế toán phải thu tiến hành gửi giấy yêu cầu thanh toán cho KH như sau:
Phòng Marketing thực hiện hợp đồng
Gửi các phòng ban Phòng Mar gửi cho
các phòng ban và thông báo trúng thầu
Kế toán phải thu
Tổng giám đốc ký kết HĐ Khách hàng ký kết
HĐ
(1)
Lưu bảng gốc theo tên CT và
theo dừi công nợ
Kế toán phải thu
Kế toán trưởng Tổng giám đốc Lập yêu cầu
thanh toán
(1)
Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án
Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án
Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án
Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án.
Giai đoạn 5: thi công công trình
Công đoạn 1: phòng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của công trình Công đoạn 2: bên thi công tiến hành công việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần
Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, đồng thời thanh toán cho nhà thầu cung cấp.
Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm công việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH. Trong công đoạn này có thể KH yêu cầu thực hiện thêm một số công việc vì vậy sẽ thực hiện hợp đồng cho khoản phát sinh thêm và kế toán phải thu tham gia vào công đoạn này như sau:
Khách hàng Gửi KH và lưu
P. Quản lý dự án Kế toán phải thu
Khách hàng Kế toán trưởng Tổng giám đốc
(1)
Gửi KH và lưu
Khách hàng Yêu cầu công việc
phát sinh
Kế toán phải thu
(1)
Lưu bản gốc theo tên CT để Lập yêu cầu
thanh toán Thông báo tiến
độ thực hiện CT cho Phòng Kế
toán
P. Quản lý dự án làm hợp đồng cho
khoản tăng thêm
Giai đoạn 6: nghiệm thu công trình
Công đoạn 1:kiểm tra chất lượng trước khi nghiệm thu Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trường
Công đoạn 3: quyết toán công trình với KH
Công đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán
Giai đoạn 7: kết thúc dự án
Công đoạn 1: nghiệm thu, lập bảng quyết toán CT với thầu phụ, nhà cung cấp.
Công đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ công trình Công đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện Giai đoạn 8: bảo hành
Công đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành công trình
Công đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh toán khoản tiền bảo hành Các bước công việc của kế toán phải thu tại công ty:
Không giống như khoản phải trả người bán việc thanh toán chia thành nhiều giai đoạn và thanh toán cho các đối tượng khác nhau; việc thu nợ được thực hiện theo điều khoản ghi trên hợp đồng. Tùy theo giá trị hợp đồng mà điều khoản thanh
(1)
P. Marketing Tổng giám đốc Kế toán phải thu
Kế toán trưởng
Khách hàng Làm bảng thanh lý
hợp đồng (kết thúc dự án)
Lưu theo CT và lập yêu cầu thanh toán; xuất hóa đơn
(1)
(1)
toán chia số lần thanh toán khác nhau. Thông thường việc số lần thanh toán từ 4 lần trở lên:
Đợt 1: ngay sau khi ký kết hợp đồng Đợt 2: hoàn thành % khối lượng công việc Đợt 3: khi nghiệm thu quyết toán
Đợt 4: sau thời gian bảo hành.
Việc thu nợ được thực hiện ở các lần gần như là tương tự nhau nên được trình bày chung và sẽ có lưu ý nếu có sự khác biệt
Cách lưu hồ sơ : hồ sơ được lưu theo năm, tên công trình và theo màu để tiện theo dừi kiểm tra và lục tỡm
Hóa đơn GTGT: được lưu trong bìa còng và để riêng được kế toán phải thu quản lý vì số lượng hóa đơn ít đặt tên chỗ này là HĐBH
Tất cả các hồ sơ liên quan đến KH được lưu chung tại bìa còng theo tên CT, năm thực hiện được đánh dấu màu vòng với tên Client đặt tên chỗ này là KH
Các chứng từ ngân hàng được lưu giống khoản phải trả
Khoản phải thu KH :
Bước 1: sau khi ký kết hợp đồng với KH và nhận được bảng báo giá, đơn hàng Phòng Marketing gửi => hồ sơ qua Phòng Kế toán
Đây là khoản thu lần 1, đối với khoản thu lần 2,3,4 Phòng. PM gửi Bảng nghiệm thu hoàn thành khối lượng công việc (+ Bảng quyết toán , Bảng thanh lý hợp đồng khi quyết toán CT) => qua Phòng Kế toán
Bước 2: Kế toán phải thu tiến hành kiểm tra sự hợp lệ của các hồ sơ trên tiến hành lập Hóa đơn GTGT , Yêu cầu thanh toán (Payment Claim) và nhập liệu thông tin KH tại Cashflow
Cách lập Hóa đơn GTGT (tùy trường hợp theo yêu cầu của KH mà kế toán phải thu tiến hành xuất hóa đơn GTGT hiện hành của Bộ Tài Chính theo từng công đoạn hoàn thành công trình hay một lần duy nhất sau khi nghiệm thu, quyết toán công trình.): mở file Excel mẫu Hóa đơn GTGT điền các thông tin cần thiết:
Thông tin KH: tên, địa chỉ, mã số thuế
Nội dung dịch vụ cung cấp
Số tiền hàng: tiền Việt và tiền Đô (tỷ giá thông thường tại thời điểm lập HĐ)
Số tiền thuế
In thành 2 bản 1 gửi KH 1 lưu
Cách lập Yêu cầu thanh toán: mở file Word mẫu Payment Claim điền số tiền yêu cầu KH thanh toán. In thành 2 bản 1 gửi KH và 1 lưu
Cách nhập thông tin KH vào Cashflow: mở Cashflow (file Excel) dựa vào hợp đồng nhập thông tin tại 2 sheet
Số thứ tự đại diện cho công trình (1, 2, 3…: số 50: CT Goldora Villa)
Tên Khách hàng và công việc thực hiện
Sổ tiền theo hợp đồng
Bước 3: gửi tất cả hồ sơ cho Kế toán trưởng kiểm tra => Tổng Giám đốc ký nhận
Bước 4: gửi HĐ và Yờu cầu thanh toỏn cho KH và theo dừi tài khoản tiền gửi Ngân hàng tài khoản tại Ngân hàng Vietcombank
Bước 5: nhận được tiền tại tài khoản và nhập liệu tại phần mềm
Nhập khoản thu theo đường dẫn: phiếu thu/ phiếu thu ngân hàng/ các thông tin sau:
Số thứ tự chứng từ
Ngày tháng năm chứng từ
Tên KH trả tiền và nội dung trả
Nhập HĐ vào phần mềm theo đường dẫn: Hóa đơn bán hàng/ Hóa đơn bán hàng/ nhập các thông tin sau:
Số chứng từ
Ngày tháng năm chứng từ
Đồng tiền hạch toán
Tên KH thu tiền
Nội dung thu tiền Bước 6: lưu chứng từ
Hóa đơn GTGT lưu tại bìa còng có tên HĐBH Tất cả hồ sơ còn lại lưu tại bìa còng có tên KH
Để theo dừi cụng nợ phải thu một cỏch hiệu quả và chặt chẽ, kế toỏn phải thu phải nắm được các điều khoản thanh toán từng công trình và từng KH.
Xử lý chênh lệch ngoại tệ cuối kỳ:
• Nguyên tắc hạch toán khoản phải thu bằng ngoại tệ:
- Ngoại tệ sử dụng là USD và theo dừi nguyờn tệ đồng thời trờn sổ kế toỏn chi tiết tài khoản 131-Phải thu KH và tài khoản 007- Ngoại tệ các loại
- Khi nhập vào thì sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh để phản ánh vào sổ kế toán
- Ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán theo VND và quy đổi USD ra VND - Trong kỳ toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh được đưa vào Doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi và Chi phí tài chính nếu lỗ
- Cuối kỳ dùng tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo đánh giá lại số dư, tất cả mức chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào tài khoản 413
• Việc xử lý mức chênh lệch tỷ giá hối đoái khoản phải thu KH vào cuối năm tài chính ( cuối năm dương lịch) được thực hiện như sau:
Bước 1 : đăng nhập phần mềm và thực hiện theo đường dẫn: kế toán tổng hợp/ sổ chi tiết tài khoản / tên tài khoản/ thời gian thông tin/ tập hợp
Ở tên tài khoản ta nhập tài khoản 131112 Thời gian thông tin: 01/01/2010- 31/12/2010
Bước 2: sau khi phần mềm tập hợp ta xuất dữ liệu ra excel và thực hiện việc phân chia phần chênh lệch theo các khoản mục có nghiệp vụ này
Bước 3: tính toán và hạch toán phần chênh lệch
Bước 4: khi lập báo cáo tài chính để nguyên số dư nợ (có) không kết chuyển