* Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn chi tiết chi phớ bỏn hàng:
Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn chi tiết chi phớ bỏn hàng được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5. Quy trỡnh ghi sổ chi tiết Chi phớ bỏn hàng
Căn cứ vào húa đơn bỏn hàng, cỏc chứng từ liờn quan, kế toỏn ghi lờn sổ chi tiết chi phớ bỏn hàng. Cuối thỏng, cộng sổ chi tiết chi phớ bỏn hàng, kế toỏn ghi vào sổ tổng hợp chi tiết chi phớ bỏn hàng, rồi từ đú đối chiếu với sổ cỏi TK 641.
Chứng từ Sổ chi tiết chi phớ BH Sổ tổng hợp chi tiết CPBH Sổ cỏi TK 641
Sổ 2.9. Sổ chi tiết chớ bỏn hàng
Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh
182/1 Hoàng Văn Thỏi, Thanh Xuõn, HN
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Thỏng 12 năm 2012 ĐVT:đồng
TK 641 - Chi phớ bỏn hàng
Chứng từ
Nội dung TKĐƯ
Số phỏt sinh
Nợ Cú
Số hiệu Ngàythỏng
PC943 06/12 Thương TT CF tiếp khỏch 111 1.809.000
PC859 09/12 Trang mua VPP 111 780.000
PC345 17/12 Nguyễn Thanh Tõm thanh
toỏn tiền xăng 111 793.100
... ... ... Khấu hao TSCĐ 214 5 904 779 Lương CBCNV 334 20.366.000 Ăn ca 334 3.300.000 Kinh phớ cụng đoàn 3382 244.040 BHXH 3383 732.120 BHYT 3384 183.030 BHTN 3389 122.020 ... ... ... ... 31/12 Kết chuyển CF bỏn hàng 911 112.920.000 Tổng cộng 112.920.00 0 112.920.000 Người nghi sổ Đó ký Kế toỏn trưởng Đó ký Ngày 31 thỏng 12 năm 2012 Giỏm đốc Đó ký
Sổ 2.10. Sổ tổng hợp chi tiết chi phớ bỏn hàng
Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Thỏng 12 năm 2012 ĐVT: đồng STT Khoản mục Tổng cộng 1 Chi phớ nhõn viờn 24.947.210 + Tiền lương CNV 20.366.000 + Tiền ăn ca 3.300.000
+ Bảo hiểm xó hội 732.120
+ Bảo hiểm y tế 183.030
+ Kinh phớ cụng đoàn 244.040
+ Bảo hiểm thất nghiệp 122.020
2 Chi phớ nguyờn liệu -
3 Chi phớ dụng cụ -
4 Chi phớ khấu hao TSCĐ 5.904.779
5 Dịch vụ mua ngoài 31.239.817
+ Vận chuyển 18.550.000
+ Vật liệu, phụ tựng thay thế -
+ Điện thoại 5.768.999
+ Điện sỏng 2.879.000
+ Bảo quản 2.951.818
+ Chi phớ quảng cỏo 1.090.000
6 Chi phớ khỏc bằng tiền 22.270.867 Cộng Người nghi sổ Đó ký Kế toỏn trưởngĐó ký Ngày 31 thỏng 12 năm 2012 Giỏm đốc Đó ký 2.3.3: Kế toỏn tổng hợp về chi phớ bỏn hàng:
* Quy trỡnh ghi sổ tổng hợp chi phớ bỏn hàng
Quy trỡnh ghi sổ chi phớ bỏn hàng theo hỡnh thức Nhật ký chung được thực hiện tại Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh theo sơ đồ sau:
Căn cứ vào húa đơn bỏn hàng, cỏc chứng từ liờn quan, kế toỏn ghi lờn sổ chi tiết bỏn hàng, hàng ngày căn cứ chứng từ gốc kế toỏn ghi sổ nhật ký chung, từ nhật ký chung ghi vào sổ cỏi TK 641. Cuối thỏng kế toỏn đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết và sổ cỏi từ đú lờn Bảng cõn đối tài khoản và Bỏo cỏo tài chớnh.
Sổ 2.11. Sổ Nhật ký chung
Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh
Đ/c: 182/1 Hoàng Văn Thỏi, Thanh Xuõn, HN
SỔ NHẬT Kí CHUNG
Thỏng 12 năm 2012
NTGS Chứng từ ghi sổ Diễn giải Đó Số hiệu Số phỏt sinh
Chứng từ liờn quan Nhật ký chung Sổ cỏi TK641 Sổ tổng hợp chi tiết TK641 Bảng kờ chi phớ bỏn hàng BCĐSPS BCTC
ghi sổ cỏi tài khoản Số NT Nợ Cú 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang … …
06/12 PC343 06/12 Kiờn chi tiền
tiếp khỏch V 641 1.089.000 V 111 1.089.000 09/12 PC859 09/12 Hoàn mua VPP V 641 772.200 Thuế GTGT V 133 7.800 V 111 780.000 17/12 PC3456 17/12 Ng Thanh Tõm mua xăng V 641 793.000 V 111 793.000 31/12 31/12 Khấu haoTSCĐ V 214 5 904 779 V 111 3.110.658 31/12 31/12 Lương NV V 334 20.366.000 31/12 31/12 Trả lương NV V 111 20.366.000 31/12 31/12 Trớch BHXH V 334 1.281.220 BHXH V 3383 732.120 KPCĐ V 3382 244.040 BHYT V 3384 183.030 BHTN V 3389 122.030 … … … Cộng chuyển trang sau 733.889.598 733.889.598
- Sổ này cú… trang, đỏnh từ số 01 đến trang số… - Ngày mở sổ 01/05 Người ghi sổ Đó ký Kế toỏn trưởngĐó ký Ngày 31 thỏng 12 năm 2012 Giỏm đốc Đó ký Sổ 2.12. Sổ cỏi TK 641
Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh
182/1 Hoàng Văn Thỏi, Thanh Xuõn, HN
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
(Trớch)
Từ ngày 01/12/2012 Đến ngày 31/12/2012 Dư nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ TK Số phỏt sinh
Ngày Số Diễn giải đ/ư Nợ Cú
….
02/12 PC Chi thanh toỏn 1111 9. 822. 857
02/12 PC Chi thanh toỏn 1111 888. 000
... ……. ……… 30/12 PKT Khấu hao TSCĐ 2141 5 .904. 779 30/12 PKT CP tiền lương bỏn hàng 334 20.366.000 31/12 HD 37 Hàng KM quý 4/11 5112 45. 004. 510 31/12 PC 697 Chiết khấu bỏn hàng 6 thỏng cuối năm 2011 1111 7.231.000 31/12 PKT Kết chuyển 6411 -> 911 911 274.032.409 31/12 PKT Kết chuyển 6412 -> 911 911 137.016.205 31/12 PKT Kết chuyển 6414 -> 911 911 45.672.068 31/12 PKT Kết chuyển 6417 -> 911 911 68.508.102 31/12 PKT Kết chuyển 6418 -> 911 911 22.836.034 Cộng 733.889.598 733.889.598 Số dư cuối kỳ Ngày… thỏng …. năm…..
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CễNG TY CP DƯỢC THẢO PHÚC VINH
3.1. Đỏnh giỏ chung về thực trạng kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty vàphương hướng hoàn thiện. phương hướng hoàn thiện.
Qua 6 năm xõy dựng và phỏt triển, Cụng ty TNHH Dược thảo Phỳc Vinh đó cú khụng ớt lần phải đối mặt với những khú khăn và thỏch thức nhưng với tư duy kinh tế nhạy bộn của ban lónh đạo, cựng với tinh thần đoàn kết của tập thể cỏn bộ cụng nhõn viờn, Cụng ty TNHH Dược thảo Phỳc Vinh đó cú những bước phỏt triển nhất định và khẳng định vị thế của mỡnh trờn thị
trường. Hệ thống tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty được trải dài từ Bắc vào Nam. Sản phẩm của Cụng ty chủ yếu sản xuất từ thảo dược với phương chõm “ Chất lượng – An toàn – Hiệu quả “ nờn được rất nhiều khỏch hàng tin dựng. Cú được thành cụng như vậy một phần là do Cụng ty đó nhận thức được đỳng quy luật kinh tế thị trường, vi thế trong cụng tỏc quản trị doanh nghiệp, bộ phận kế toỏn của Cụng ty đó chỳ trọng đến cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng. Cụng ty đó giải quyết việc làm và tạo thu nhập ổn định cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. Đú là nhờ sự nỗ lực của ban lónh đạo Cụng ty núi riờng và toàn Cụng ty núi chung.
Sau một thời gian thực tập tại Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh, em được tỡm hiểu thực tế về cụng tỏc kế toỏn của cụng ty, cựng với những kiến thức đó học tại trường, em xin đưa ra một số nhận xột về thực trạng kế toỏn bỏn hàng tại Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh cựng với phương hướng hoàn thiện như sau:
3.1.1. Ưu điểm
Thứ nhất: Về phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho
Hiện nay cụng ty thực hiện hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Việc cụng ty ỏp dụng phương phỏp này là hoàn toàn thớch hợp với đặc điểm hàng hoỏ, thành phẩm của cụng ty. Mặt khỏc thuận tiện cho kế toỏn trong việc theo dừi, phản ỏnh một cỏch thường xuyờn và liờn tục về sự vận động của cỏc loại thành phẩm, hàng hoỏ.
Thứ hai: Về phương phỏp tớnh giỏ thành phẩm hàng hoỏ xuất kho
Với đặc điểm hàng húa thành phẩm của cụng ty là số lượng, chủng loại phong phỳ, đơn giỏ khụng quỏ cao, số lượng nghiệp vụ nhập xuất tương đối nhiều, yờu cầu cập nhật cỏc thụng tin về nhập - xuất tồn khụng đũi hỏi liờn tục hàng ngày, cụng ty đó ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ hàng xuất kho theo phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ. Phương phỏp này hoàn toàn thớch hợp
với những đặc điểm và điều kiện nờu trờn của cụng ty. Thờm vào đú, việc kế toỏn cụng ty sử dụng phần mền kế toỏn mỏy nờn việc tớnh giỏ trung bỡnh hoàn toàn đơn giản và vẫn đảm bảo đỳng tiến độ cụng việc.
Thứ ba: Về chứng từ sử dụng
Hàng ngày, khi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh thỡ đều được bộ phận kế toỏn cú liờn quan phản ỏnh ngay vào cỏc chứng từ và tiến hành nhập liệu vào mỏy. Cỏc chứng từ gốc được cụng ty sử dụng để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ bỏn hàng phỏt sinh như Hoỏ đơn GTGT, Phiếu thu… đều được ghi đầy đủ, chớnh xỏc theo đỳng thời gian, cú chữ ký xỏc nhận của cỏc bộ phận liờn quan, đỳng chế độ tài chớnh quy định. Bờn cạnh đú, cỏc chứng từ được thiết kế trong chương trỡnh kế toỏn mỏy cũng đảm bảo phản ỏnh đầy đủ cỏc nội dung ghi trong chứng từ gốc.
Cụng ty sử dụng và chấp hành nghiờm chỉnh quy định về chứng từ. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ rành mạch, khụng chồn chộo là điều kiện thuận lợi để ghi sổ và hạch toỏn. Việc lưu chữ chứng từ được thực hiện một cỏch khoa học, theo đỳng quy định rất thuận lợi cho việc tỡm kiếm, kiểm tra, đối chiếu.
Sổ kế toỏn chi tiết và tổng hợp rừ ràng, phản ỏnh chứng từ một cỏch đầy đủ.
Thứ tư: Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn
Cụng ty đó tiến hành khai bỏo danh mục tài khoản trong phần mềm Fast theo đỳng chế độ kế toỏn hiện hành. Cỏc tài khoản thành phẩm, hàng hoỏ, doanh thu, giỏ vốn, chi phớ được tổ chức chi tiết một cỏch linh hoạt, khoa học và phự hợp với nhu cầu quản lý của cụng ty.
Thứ năm: Về việc hạch toỏn, kờ khai thuế giỏ trị gia tăng (GTGT)
Việc hạch toỏn, kờ khai thuế GTGT được thực hiện rừ ràng, chặt chẽ. Cụng ty luụn thực hiện tớnh đỳng, tớnh đủ số thuế GTGT phải nộp vào ngõn sỏch Nhà nước. Đồng thời, cỏc biểu mẫu để kờ khai thuế GTGT do phần mềm Fast thiết kế đều phự hợp với quy định của Bộ Tài Chớnh. Điều đú giỳp cho
cơ quan thuế thuận tiện trong việc kiểm tra, theo dừi.
Thứ sỏu: Về phương thức ghi sổ.
Hiện nay cụng tỏc kế toỏn đó cú sự hỗ trợ của phần mềm cho nờn việc ghi sổ kế toỏn cũng đơn giản và ớt nhầm lẫn hơn. Hàng ngày, kế toỏn viờn chỉ việc cập nhật số liệu từ cỏc chứng từ kế toỏn, mỏy tớnh sẽ tự động chuyển số liệu lờn cỏc sổ chi tiết của cỏc tài khoản và Nhật ký chung sau khi đó chuyển sang sổ cỏi. Điều này cũng tạo điều kiện cho việc cung cấp số liệu kịp thời cho cỏc nhà Quản trị cụng ty khi cần thiết.
Thứ bảy: Về tổ chức cụng tỏc bỏn hàng
Cụng ty đó sử dụng linh hoạt cỏc phương thức bỏn hàng nhưng cũng cú sự chỳ trọng vào phương thức bỏn hàng đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn cả, đú là phương thức bỏn hàng giao thẳng. Bờn cạnh đú, việc đạt được mối quan hệ hợp tỏc tin cậy giữa cụng ty với cỏc Ngõn hàng tạo điều kiện cho Cụng ty đưa ra những chớnh sỏch tớn dụng thương mại hợp lý, thu hỳt được nhiều nguồn khỏch hàng và từ đú nõng cao được doanh thu như trong năm vừa qua.
Thứ tỏm: Về theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ
Việc theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ ở cụng ty được tiến hành hết sức chặt chẽ và chi tiết gúp phần thỳc đẩy việc thu hồi nợ nhanh chúng, trỏnh tỡnh trạng bị chiếm dụng vốn, đồng thời từ đú xỏc định được những khỏch hàng cú uy tớn, cú tiềm lực tài chớnh tốt để cú chớnh sỏch thu hỳt hợp lý trong tương lai.
Tuy nhiờn song song với những ưu điểm kể trờn cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng ở cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh cũng cú những bất cập ở một và một số khõu đũi hỏi kế toỏn phải hoàn thiện để phỏt huy hết vai trũ của mỡnh trong việc giỳp đỡ bộ mỏy quản lý làm việc hiệu quả hơn, mang lại kết quả cao hơn cho cụng ty trong một mụi trường đầy khú khăn và thỏch thức ngày nay.
3.1.2. Nhược điểm
Bờn cạnh những ưu điểm kể trờn, trong cụng tỏc quản lý bỏn hàng cũng như quy trỡnh ghi sổ, hạch toỏn bỏn hàng ở cụng ty TNHH Sanli Việt Nam cũn tồn tại một số mặt hạn chế như sau:
* Về cụng tỏc tổ chức quản lý bỏn hàng và kế toỏn bỏn hàng
Lực lượng lao động chưa ổn định, lỳc thừa người lại thiếu việc, lỳc ớt việc lại thừa lao động, khụng phải là nghề mang tớnh chất mựa vụ nhưng đội ngũ nhõn viờn cũn trẻ nờn hay thiờn chuyển cụng việc, hoặc do phải di chuyển đi tỉnh khỏc làm việc nờn lực lượng khụng đỏp ứng yờu cầu như mong đợi.
Do đội ngũ kế toỏn phần đụng là nữ, đang cũn trẻ nờn thường xuyờn bị trống một vài người do cú việc gia đỡnh xin nghỉ, hoặc xin nghỉ sinh đẻ nờn khụng ổn định được. Vỡ vậy phũng nhõn sự nờn cú chớnh sỏch sử dụng và tuyển dụng nhõn sự phự hợp đảm bảo hoạt động của cụng ty.
* Về việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, sổ sỏch kế toỏn
Hiện nay tài khoản phản ỏnh doanh thu, giỏ vốn hàng hoỏ, thành phẩm chưa được theo dừi chi tiết theo từng nhúm hàng, từng mặt hàng, từng bộ phận. Do đú cụng ty cũng khụng mở sổ chi tiết để theo dừi doanh thu, giỏ vốn cho từng chủng loại sản phẩm, hàng húa ở từng bộ phận. Từ đú dẫn đến việc tổ chức đỏnh giỏ kết quả tiờu thụ mới chỉ thực hiện chung cho tất cả cỏc loại hàng húa, thành phẩm mà khụng được chi tiết theo từng nhúm hàng, từng mặt hàng,từng bộ phận. Điều này làm cho tỏc dụng của thụng tin kế toỏn cung cấp bị hạn chế, ảnh hưởng đến quyết định sản xuất kinh doanh và định hướng hoạt động của cụng ty trong thời gian tới.
* Về việc lập và luõn chuyển chứng từ
Đối với nghiệp vụ bỏn hàng trực tiếp tại cụng ty, khi cú yờu cầu của khỏch hàng (theo hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng), phũng kinh doanh sẽ tiến hành lập Hoỏ đơn GTGT. Hoỏ đơn được lập thành bốn liờn sau đú
chuyển cho kế toỏn một bản hợp đồng kinh tế kốm theo một liờn hoỏ đơn GTGT, một liờn lưu tại phũng, một liờn giao cho khỏch hàng, một liờn giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng bỏn và ghi thẻ kho. Như vậy kế toỏn khụng lập phiếu xuất kho mà thủ kho chỉ căn cứ vào hoỏ đơn GTGT để xuất hàng cho khỏch, nhưng ở cột số lượng trong hoỏ đơn GTGT khụng phõn biệt số lượng yờu cầu và số lượng thực xuất. Trong trường hợp, hoỏ đơn GTGT đó được lập mà số hàng hoỏ trong kho lại khụng đủ để xuất hoặc do một lý do nào đú mà lượng hàng xuất khụng đỳng theo hoỏ đơn GTGT sẽ xảy ra bỳt toỏn khống.
Đối với nghiệp vụ xuất hàng cho cỏc cửa hàng phụ thuộc phong kinh doanh lập Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ thành ba liờn, một liờn lưu tại phũng kinh doanh, một liờn giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng và ghi thẻ kho, một liờn giao cho kế toỏn sử dụng để nhập số liệu vào mỏy tớnh. Cuối thỏng, sau khi kế toỏn đó thực hiện tớnh giỏ trung bỡnh cho từng thành phẩm, hàng hoỏ thỡ mới tiến hành in phiếu xuất kho và xin chữ ký của những người cú liờn quan như thủ kho, Phũng kinh doanh... như vậy phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ mà kế toỏn dựng làm căn cứ hạch toỏn chưa cú giỏ trị phỏp lý bởi nú chưa cú chữ ký của thủ kho và người nhận hàng.
*Về việc hạch toỏn hàng huỷ
Đặc điểm thành phẩm của cụng ty là thuốc chữa bệnh ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người tiờu dựng nờn khụng thể tỏi chế được. Bờn cạnh cỏc sản phảm đảm bảo chất lượng, trong quỏ trỡnh sản xuất của cụng ty cũng