Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh ỏp dụng hỡnh thức sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung. Việc ỏp dụng hỡnh thức sổ này giỳp cho kế toỏn cụng ty cú thể đối chiếu, kiểm tra với nhau một cỏch dễ dàng, đồng thời ỏp dụng hỡnh thức sổ này giỳp kế toỏn giảm nhẹ được khối lượng cụng việc. Từ đú, cụng việc được hoàn thành nhanh gọn hơn và chớnh xỏc hơn.
Sau khi kế toỏn chi tiết hàng húa kiểm tra chứng từ, ghi vào sổ nhật ký bỏn hàng, sổ chi tiết cỏc mặt hàng rồi chuyển cho kế toỏn tổng hợp, kế toỏn tổng hợp tập hợp ghi vào sổ kế toỏn tổng hợp, nhật ký chung, sổ cỏi tài khoản, từ đú tập hợp lờn Bảng cõn đối tài khoản và Bỏo cỏo tài chớnh.
Sổ 2.2. Sổ nhật ký chung
Cụng ty TNHH dược thảo Phỳc Vinh
Khương Trung – Thanh Xuõn – Hà Nội
SỔ NHẬT Kí CHUNG (Trớch)
Từ ngày 1/12/2012 Đến ngày 31/12/2012 Chứng từ
Diễn giải Đó ghisổ cỏi khoảnTài Số phỏt sinh
Ngày Số Nợ Cú
12/11/12 44164 Bỏn thuốc cho Cty TM & DP Đức Thành 111 11.400.000
12/11/12 44164 Bỏn thuốc cho Cty TM & DP Đức Thành 511 10.857.000
12/11/12 44164 Bỏn thuốc cho Cty TM & DP Đức Thành 3331 543.000
12/11/12 44164 Bỏn thuốc cho Cty TM & DP Đức Thành 632 8.532.000
12/11/12 44164 Bỏn thuốc cho Cty TM & DP Đức Thành 155 8.532.000
…..
Ngày….. thỏng….. năm ….. Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Sổ 2.3. Sổ cỏi TK 511
Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh
Khương Trung – Thanh Xuõn – Hà Nội
SỔ CÁI
(Trớch)
Tài khoản 511 – Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số phỏt sinh Ngày Số Nợ Cú 10/11 44160 NT Chị Tuyờn – Thỏi Nguyờn 111 8 994 286 12/11 44164 Cụng ty TNHH TM và DP Đức Thành 111 10 857 000 02/12 003669 Cụng ty DP Nhật Quang 1311 47 890 273 …… 13/12 003680 Cty dược AN Khang – Thanh Húa 112 5 293 748 14/12 003683 Cty TH TM Tõn Thành 111 90 895 245 ...
31/12 Chiết khấu thương
mại 521 10.375.642 31/12 Giảm giỏ hàng bỏn 5321 640.000 Kết chuyển doanh thu 911 24.940.221.726 Cộng 24.951.237.368 24.951.237.368 Ngày …thỏng…năm 2012
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Kế toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu
Kế toỏn chiết khấu thương mại
Hiện nay Cụng ty đang ỏp dụng hai mức chiết khấu cho mọi khỏch hàng như sau: đối với khỏch hàng quen, mua với số lượng lớn được hưởng chiết khấu 5%, đối với cỏc khỏch hàng khỏc là 3%. Khoản chiết khấu bỏn hàng khỏch hàng được hưởng cụng ty hạch toỏn vào TK 521 .Khi phỏt sinh khoản chiết khấu thương mại kế toỏn căn cứ vào Phiếu chi hoặc Hoỏ đơn của người bỏn tiến hành nhập liệu theo định khoản:
Nợ TK 521 Nợ TK 331
Cú TK 1111,331
Mỏy tớnh sẽ tự động cập nhật số liệu vào cỏc Sổ cỏi tài khoản 521 và cỏc sổ sỏch cú liờn quan khỏc.
Biểu 07: Sổ cỏi tài khoản (Trớch)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN(Trớch)
TK - 521: Chiết khấu thương mại
Từ ngày 01/01/2012 Đến ngày 31/12//2012
Chứng từ TK Số phỏt sinh
Ngày Số Diễn giải đối ứng Nợ Cú
….
31/12 PC 67 Chiết khấu bỏn hàng cho cụng ty Dược Hải Dương
111 3.509.890 31/12 PC68 Chiết khấu cho NT Hà Tuyờn
- Thỏi Nguyờn 111 2.784.463 31/12 K/C K/C chi phớ bỏn hàng 911 10.375.642 Cộng 10.375.642 10.375.642 Số dư cuối kỳ Ngày….. thỏng….. năm
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Kế toỏn giảm giỏ hàng bỏn
Giảm giỏ hàng bỏn là khoản tiền được Cụng ty chấp nhận một cỏch đặc biệt trờn giỏ đú thỏa thuận vỡ lý do sản phẩm, hàng hoỏ của Cụng ty kộm phẩm chất khụng đỳng quy cỏch theo quy định trong hợp đồng kinh tế hoặc hàng bỏn chậm. Khi phỏt sinh khoản giảm giỏ hàng bỏn, phũng kinh doanh của cụng ty cựng với khỏch hàng phải lập Biờn bản giảm giỏ hàng bỏn. Căn cứ vào biờn bản này kế toỏn kờ khai điều chỉnh thuế đầu ra cho thớch hợp.
Khoản giỏ giảm Cụng ty sẽ trả cho khỏch hàng trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngõn hàng hoặc trừ vào số nợ của khỏch hàng.
Tài khoản sử dụng:
Cỏc khoản giảm giỏ hàng bỏn được phản ỏnh vào tài khoản 532 - Giảm giỏ hàng bỏn và chỉ phản ỏnh vào tài khoản này cỏc khoản giảm trừ sau khi đó cú Húa đơn bỏn hàng. Trong kỳ hạch toỏn, khoản giảm giỏ hàng bỏn phỏt sinh thực tế được phản ỏnh vào bờn Nợ TK 532 - Giảm giỏ hàng bỏn. Cuối kỳ, kết chuyển tổng số tiền giảm giỏ hàng bỏn vào tài khoản doanh thu bỏn hàng để xỏc định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ. Tài khoản 532 được chi tiết như sau:
TK 5321- Giỏm giỏ hàng bỏn: Hàng hoỏ TK 5322 - Giảm giỏ hàng bỏn: Thành phẩm
Quy trỡnh nhập liệu:
Căn cứ vào Biờn bản giảm giỏ do phũng kinh doanh lập, kế toỏn tiến hành nhập dữ liệu trờn mỏy tớnh như sau: Trong phõn hệ kế toỏn “Tổng hợp” chọn Phiếu kế toỏn
Số chứng từ, ngày chứng từ
Diễn giải
Số phỏt sinh: Kế toỏn nhập số phỏt sinh nợ vào cột phỏt sinh nợ tại dũng của Tài khoản 5321 hoặc 5322 và 3331. Sau khi nhập số hiệu tài khoản 131
Chương trỡnh sẽ tự động cập nhật số phỏt sinh vào cột phỏt sinh Cú tại dũng tài khoản 131
Sau khi nhập cỏc thụng tin cú liờn quan, kế toỏn kớch vào nỳt Lưu, mỏy sẽ tự động xử lý và phản ỏnh số liệu vào Nhật ký chung, sổ cỏi tài khoản 5321, 5322 theo định khoản sau:
Nợ TK 5321, 5322 Nợ TK 3331
Cú TK 131
Trong trường hợp cụng ty trả khoản giảm giỏ cho khỏch hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngõn hàng, thỡ sau khi nhập Phiếu kế toỏn trờn, kế toỏn phải nhập Phiếu chi hoặc Giấy bỏo cú của ngõn hàng theo định khoản:
Nợ TK 131
Cú TK 1111, 1121...
Số liệu vừa nhập sẽ được chương trỡnh tự động kết chuyển sang phõn hệ kế toỏn tổng hợp, kế toỏn cụng nợ phải thu, kế toỏn vốn bằng tiền.
Vớ dụ: Trong thỏng 12 phỏt sinh nghiệp vụ giảm giỏ hàng bỏn cho Cụng ty CP Navipharma. Căn cứ vào biờn bản giảm giỏ do phũng kinh doanh lập kế toỏn nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ xử lý số liệu và điền vào cỏc sổ liờn quan.
Biểu 09:
BIấN BẢN GIẢM GIÁ HÀNG BÁN
Người yờu cầu giảm giỏ: Cụng ty CP Navipharma
Hoỏ đơn được giảm giỏ: Hoỏ đơn GTGT số 6644 ngày 18/12/2012
STT Tờn hàng ĐVT Lý do giảm theoĐG HĐ Số lượng Tỷ lệ giảm giỏ(%) Thành tiền 1 Tiểu đường lọ Lọ Hàng bỏn chậm 28.000 200 5 280 000 2 Tiểu đường vỉ Hộp Hàng bỏn chậm 36.000 200 5 360 000 Cộng 640 000 Ngày 30 thỏng 12 năm 2012
Người yờu cầu Phú phũng kinh doanh Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
. (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Biểu 10: SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trớch)
Cụng ty TNHH dược thảo Phỳc Vinh
Khương Trung – Thanh Xuõn – Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trớch) TK 5321– Giảm giỏ hàng bỏn: Hàng húa Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008
Dư nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ TK Số phỏt sinh
Ngày Số Diễn giải ứngđối Nợ Cú
18/12 PKT 5 Cụng ty CP Navipharma 1311 640 000
31/12 PKT KC 5321 -> 5111 5111 640 000
Tổng phỏt sịnh nợ: 640 000
Dư nợ cuối kỳ: 0
Ngày… thỏng …. năm…..
Kế toỏn trưởng Người ghi
Kế toỏn hàng bỏn bị trả lại
Trong trường hợp hàng đó tiờu thụ bị khỏch hàng trả lại do hàng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất theo hợp đồng; hàng bỏn quỏ hạn sử dụng mà khụng thương lượng với khỏch hàng được hoặc cửa hàng trả lại do hàng khụng tiờu thụ được sẽ phỏt sinh khoản hàng bỏn bi trả lại. Khi trả lại hàng, khỏch hàng phải lập Phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về và Hoỏ đơn ghi rừ lý do trả lại hàng.
Hàng hoỏ bị trả lại phải qua kiểm nghiệm của ban kiểm nhập hàng bỏn bị trả lại bao gồm cỏn bộ phũng kinh doanh, thủ kho, kế toỏn, cỏn bộ phũng kiểm tra chất lượng. Ban kiểm nhập hàng bỏn bị trả lại sẽ lập biờn bản kểm nghiệm hàng bị trả lại và viết Phiếu nhập hàng bị trả lại hoặc ký xỏc nhận luụn vào “ Phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về kiờm biờn bản nhập lại hàng”
Tài khoản sử dụng:
Để hạch toỏn hàng bỏn bị trả lại, kế toỏn sử dụng tài khoản 531- Hàng bỏn bị trả lại. Tài khoản này được chi tiết như sau:
TK 5311- Hàng bỏn bị trả lại: Hàng hoỏ TK 5312 – Hàng bỏn bị trả lại: Thành phẩm
Quy trỡnh nhập liệu:
Trong phõn hệ kế toỏn “Hàng tồn kho”, chọn Phiếu nhập hàng bỏn bị trả lại và tiến hành nhập số liệu:
Ngày, số chứng từ, số seri Mó khỏch cụng nợ
Diễn giải
Mó kho, Mó hàng (chương trỡnh tự động lờn tờn, đơn vị tớnh của hàng bị trả lại)
Thuế suất, tài khoản thuế.
Chương trỡnh sẽ tự động lờn tài khoản trả lại, tài khoản kho, tài khoản giỏ vốn. Do cụng ty tớnh giỏ vốn theo phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ nờn khi nhập hàng bỏn bị trả lại cú hai trường hợp như sau:
Trong trường hợp hàng bỏn ra thỏng trước bị trả lại thỏng này, kế toỏn phải nhập lại với giỏ vốn của thỏng trước do đú phải dựng Phiếu nhập hàng bỏn bị trả lại với giỏ vốn đớch danh. Để biết giỏ vốn bỏn ra cần lọc lại chứng từ khi bỏn hàng, xem lại giỏ và gừ lại giỏ này vào phiếu nhập hàng bỏn bị trả lại.
Trong trường hợp hàng bỏn ra và bị trả lại trong cựng một thỏng, giỏ vốn nhập lại bằng giỏ vốn trung bỡnh của thỏng đú, do vậy kế toỏn sử dụng Phiếu nhập hàng bỏn bị trả lại với giỏ trung bỡnh. Giỏ trung bỡnh này do mỏy tự động tớnh toỏn và cập nhật cho cả cỏc phiếu nhập hàng bỏn bị trả lại vào cuối thỏng.
Sau khi kế toỏn thực hiện nhập phiếu nhập hàng bỏn bị trả lại, chương trỡnh sẽ tự động cập nhật số liệu vào cỏc phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho, phõn hệ kế toỏn tổng hợp, kế toỏn cụng nợ phải thu... để lờn cỏc bỏo cỏo, sổ chi tiết cụng nợ với người mua, bỏo cỏo Nhập xuất tồn, kho Nhật ký chung, Nhật ký bỏn hàng, sổ Cỏi tài khoản theo cỏc định khoản sau:
+ Giảm doanh thu: Nợ TK 5311, 5312 Nợ TK 3331
Cú TK 1111, 131 + Giảm giỏ vốn: Nợ TK 155, 156
Cú TK 6321, 6322
Vớ dụ: Trong thỏng 12 phỏt sinh nghiệp vụ Trả lại hàng của Cụng ty TNHH Dược Phẩm Mạnh Tý - Việt Mỹ:
Biểu 11:
PHIẾU KHIẾU NẠI CHẤT LƯỢNG HÀNG TRẢ VỀ
( KIấM BIấN BẢN KIỂM NHẬP LẠI HÀNG)
Nơi trả về: Cụng ty TNHH DP Mạnh Tý - Việt Mỹ Thỏng 12 năm 2012
Khiếu nại chất lượng Quyết định nhập lại
Số TT Tờn sản phẩm SK S HD Đvt Số lượng Tỡnh trạng, nguyờn nhõn Số lượng nhập Số lượng khụng nhập 1 Tiểu đường lọ Lọ 180 Hàng bỏn chậm 180 2 Hành huyết Lọ 150 Hàng bỏn chậm 150 Cộng Ngày 28 thỏng 12 năm 2012
Người khiếu nại Ngày 30 thỏng 12 năm 2012
Thành phần nhập lại
Stt Họ và tờn Chức vụ Ký tờn
1 Phan Thế Kiờn Phũng kinh doanh
2 Nguyễn Thị Liờn Thủ kho
3 Cung Bớch Ngọc Kế toỏn
Căn cứ vào Biờn bản kiểm nghiệm do Ban kiểm nghiệm lập, phũng kinh doanh sẽ lập Phiếu nhập kho thành 3 liờn: 1 liờn do phũng kinh doanh thu, 1 liờn do kế toỏn hàng tồn kho lưu để nhập số liệu vào mỏy tớnh, 1 liờn do thủ
kho giữ để ghi thẻ kho. Đơn giỏ của lượng hàng bị trả lại chớnh là giỏ vốn của đơn vị thành phẩm, hàng hoỏ lỳc xuất kho cho tiờu thụ.
Căn cứ vào phiếu nhập kho này, kế toỏn tiến hành nhập trờn phiếu nhập hàng bị trả lại trong phõn hệ kế toỏn “Bỏn hàng”
Biểu 12: PHIẾU NHẬP KHO
Cụng ty TNHH dược thảo Phỳc Vinh
Khương Trung – Thanh Xuõn – Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 30 thỏng 12 năm 2012
Nợ:... Cú:...
Họ tờn người giao hàng: Cụng ty TNHH DP Mạnh Tý - Việt Mỹ Theo... số... ngày... thỏng...năm 2012
Của....( Khỏch hàng cụng ty nhập lại) Nhập tại kho: Cụng ty Số TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hoỏ) Mó số Đơn vị tớnh
Số lượng Đơngiỏ Thành tiền
Theo CT Thực nhập 1 Tiểu đường lọ Lọ 180 26 600 4 788 000 2 Hành huyết Lọ 150 18500 2 775 000 Thuế GTGT 5%: 378 150 Cộng : 7 941 150
( Bảy triệu chớn trăm bốn mốt nghỡn một trăm năm mươi đồng chẵn)
Nhập ngày 30 thỏng 12 năm 2008
Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho Kếtoỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 13: SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trớch)
Cụng ty TNHH dược thảo Phỳc Vinh Mẫu số: 02 – VT – QĐ số 48/2006 Khương Trung – Thanh Xuõn – Hà Nội Ngày 14/09/2006 của . Bộ Tài Chớnh
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
(Trớch)
TK 531 - Hàng bỏn bị trả lại
Từ ngày 01/12/2012 Đến ngày 31/12/2012
Dư nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ TK Số phỏt sinh
Ngày Số Diễn giải đ/ư Nợ Cú
….. 30/12 PN 6 Nhập lại hàng CT TNHH DP Mạnh Tý - Việt Mỹ 1312 7 563 000 ….. 31/12 PN 9 Nhập lại hàng Q20- Giải Phúng 1312 146 577 31/12 PKT KC 5312 -> 5112 5111 39 269 958 Cộng 39 269 958 39 269 958 Số dư cuối kỳ Ngày… thỏng …. năm…..
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc