Là một Doanh nghiệp vừa sản xuất vựa kinh doanh nờn khoản chi phớ là một khoản rất quan trọng mà đặc biệt hơn là chi phớ bỏn hàng, đõy là chi phớ khụng thể thiếu và phải được hạch toỏn một cỏch cẩn thận để xỏc định kết quả kinh doanh.
Chi phớ bỏn hàng tại cụng ty là toàn bộ cỏc khoản chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh bỏn hàng, bao gồm:
- Lương nhõn viờn bỏn hàng và cỏc khoản trớch theo lương.
- Chi vật liệu, cụng cụ dụng cụ, bao bỡ phục vụ cho việc bỏn hàng.
- Chi phớ khấu hao TSCĐ dựng cho bộ phận bỏn hàng. Kế toỏn căn cứ vào bảng phõn bổ TSCĐ do kế toỏn TSCĐ chuyển đến để ghi sổ chi tiết và tổng hợp về chi phớ bỏn hàng.
- Chi phớ dịch vụ mua ngoài: chi phớ vận chuyển hàng tiờu thụ.
- Chi phớ bằng tiền khỏc: chi tiếp thị, quảng cỏo, chiết khấu bỏn hàng, cỏc loại húa đơn như: Phiếu chi, húa đơn GTGT, giấy bỏo Nợ,...
Ngoài ra, hàng hoỏ của Cụng ty là do bộ phận bỏn hàng tự thu mua để tiờu thụ và khoản chi phớ mua hàng phỏt sinh tương đối nhỏ, do đú, cụng ty hạch toỏn luụn khoản này vào trong chi phớ bỏn hàng.
Về tài khoản sử dụng
Hiện tại Cụng ty đang sử dụng tài khoản 641- Chi phớ bỏn hàng. Tài khoản này được chi tiết thành cỏc tiểu khoản như sau:
TK 6411: Chi phớ nhõn viờn TK 6412: Chi phớ vật liệu bao bỡ TK 6413: Chi phớ dụng cụ, đồ dựng. TK 6414: Chi phớ khấu hao TSCĐ TK 6415: Phớ, lệ phớ
TK 6417: Chi phớ dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phớ bằng tiền khỏc.
2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toỏn
* Chứng từ:
Cỏc chứng từ sử dụng khi ghi nhận chi phớ bỏn hàng bao gồm: + Hợp đồng mua bỏn vận chuyển
+ Giấy đề nghị thanh toỏn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản + Phiếu chi
+ Húa đơn mua hàng
+ Cỏc chứng từ liờn quan khỏc * Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:
Song song với việc lập kế hoạch bỏn hàng, ở Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh khi phỏt sinh cỏc chi phớ bỏn hàng và cỏc khoản chi phớ khỏc phải lập dự trự chi phớ và phải được giỏm đốc phờ duyệt mới được thực hiện. Đối với cỏc khoản phỏt sinh lớn như vận chuyển, bốc dỡ, xếp bỏn hàng phải cú hợp đồng mua, bỏn.
Khi bộ phận nào phỏt sinh chi phớ phải cử người đại diện làm giấy đề nghị thanh toỏn kốm theo dự trự chi phớ đó được giỏm đốc duyệt và húa đơn theo quy định. Khi giấy đề nghị thanh toỏn đó được ban giỏm đốc và kế toỏn trưởng cụng ty ký duyệt thỡ mới được chuyển đến kế toỏn thanh toỏn viết phiếu chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Trỡnh tự hoạch toỏn:
Tuỳ vào từng loại chi phớ bỏn hàng phỏt sinh mà kế toỏn vào cỏc phõn hệ kế toỏn cú liờn quan và tiến hành hạch toỏn vào tài khoản 641.
Đối với khoản chi phớ nhõn viờn bỏn hàng: Cuối thỏng, căn cứ vào Bảng phõn tớch lương, kế toỏn tổng hợp tiến hành nhập liệu cho phiếu kế toỏn để phản ỏnh tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương theo định khoản sau:
Nợ TK 6411
Cú TK 334, 3382, 3383, 3384
cỏc tài khoản cú liờn quan.
Đối với khoản chi phớ vật liệu bỏn hàng: Khi xuất vật liệu, cụng cụ dụng cụ, bao bỡ từ kho cho bộ phận bỏn hàng, căn cứ vào Phiếu xuất kho kế toỏn vật tư tiến hành nhập liệu cho cho chứng từ Phiếu xuất kho trong phõn hệ Kế toỏn hàng tồn kho theo định khoản sau:
Nợ TK 6412 Cú TK 152 (153)
Đối với chi phớ khấu hao TSĐ dựng cho bộ phận bỏn hàng: cuối thỏng căn cứ vào Bảng trớch khấu hao TSCĐ, kế toỏn tiến hành nhập liệu cho Phiếu kế toỏn để phản ỏnh khoản trớch khấu hao TSCĐ theo nghiệp vụ sau:
Nợ TK 6414
Cú TK 2141
Đối với khoản chi phớ dịch vụ mua ngoài và chi phớ bằng tiền khỏc: nếu thanh toỏn tiền ngay, kế toỏn lập Phiếu chi rồi căn cứ vào đú tiến hành nhập liệu cho Phiếu chi tiền mặt trong phõn hệ kế toỏn “ Tiền mặt – Ngõn hàng” theo định khoản sau:
Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331
Cú TK 1111
Nếu thanh toỏn chậm, căn cứ vào Hoỏ đơn của người bỏn, kế toỏn nhập liệu cho Phiếu kế toỏn theo định khoản sau:
Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331
Cú TK 331
Cỏc khoản làm giảm chi phớ bỏn hàng được hạch toỏn vào cỏc phõn hệ kế toỏn tương ứng theo định khoản ngược lại như sau:
Cú TK 641 ( 6411, 6412...)
* Vớ dụ: Ngày 12/12/2012, anh Nguyễn Thanh Tõm thanh toỏn tiền xăng xe đi cụng tỏc. Kốm theo đú là Húa đơn GTGT do Doanh nghiệp tư nhõn Cẩm Tỳ phỏt hành như sau:
Biểu số 2.9. Húa đơn mua xăng
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01GTKT3/12 Liờn 2: Giao khỏch hàng Ký hiệu: CT/12T
Ngày 12 thỏng 05 năm 2012 0000789 Đơn vị bỏn hàng: Doanh nghiệp tư nhõn Cẩm Tỳ
Địa chỉ : Đường Lỏng – Hà Nội Số tài khoản: 4853595839
Điện thoại: MS: 0148784753 Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Thanh Tõm
Tờn đơn vị: Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh
Địa chỉ: 182/1 Hoàng Văn Thỏi – Khương Trung – Thanh Xuõn – HN Số tài khoản: Hỡnh thức thanh toỏn: CK MS: STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xăng A92 lớt 35 20.6 721,000 Cộng tiền hàng 721,000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 72,100
Tổng cộng tiền thanh toỏn 793,100
Số tiền bằng chữ: Bảy trăm chớn mươi ba nghỡn đồng chẵn./.
Người mua hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Người bỏn hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn)
Ngày 15/12/2012, anh Nguyễn Thanh Tõm gửi giấy đề nghị thanh toỏn lờn phũng kế toỏn cụng ty, với nội dung sau:
Biểu số 2.10. Giấy đề nghị thanh toỏn
Địa chỉ: 182/1 Hoàng Văn Thỏi, Khương Trung, TX, HN
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 15 thỏng 12 năm 2012
Kớnh gửi: Giỏm đốc cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh Họ tờn người đề nghị thanh toỏn: Nguyễn Thanh Tõm Bộ phận: Phũng kinh doanh
Nội dung thanh toỏn: Tiền xăng cụng tỏc
Số tiền: 793,100đ ( Bảy trăm chớn ba nghỡn một trăm đồng chẵn./.) (Kốm theo 01 chứng từ gốc)
Người đề nghị thanh toỏn
Đó ký
Kế toỏn trưởng
Đó ký
Giỏm đốc
Đó ký
Ngày 17/12/2012, sau khi cú phờ duyệt của giỏm đốc và kế toỏn trưởng, thủ quỹ xuất tiền mặt thanh toỏn cho anh và viết phiếu chi như sau:
Biểu số 2.11. Phiếu chi số 0034566
Đơn vị: Cty CP dược thảo Phỳc Vinh Đ/c: 182/1 Hoàng Văn Thỏi, Khương Trung,TX,HN
PHIẾU CHI số: 0034566
Ngày 17 thỏng 12 năm 2012
Họ tờn người nhận tiền: Nguyễn Thanh Tõm Bộ phận: Phũng kinh doanh
Lý do chi: Thanh toỏn tiền xăng xe
Số tiền: 793,100 ( Bảy trăm chớn mươi ba nghỡn một trăm đồng chẵn) (Kốm theo 01 chứng từ gốc)
Đó nhận đủ số tiền: Bảy trăm chớn mươi ba nghỡn một trăm đồng chẵn./. + Tỷ giỏ ngoại tệ ( vàng, bạc, đỏ quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
Giỏm đốc Đó ký Kế toỏn trưởng Đó ký Thủ quỹ Đó ký Người lập phiếu Đó ký Người nhận tiền Đó ký
Ngoài ra tại Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh, phản ỏnh chi phớ bỏn hàng cũn cú một số chứng từ như Bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ, Bảng thanh toỏn lương,...
Biểu số 2.12. Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ
Đơn vị: Cty CP dược thảo Phỳc Vinh
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
Thỏng 12 năm 2012 STT TSCĐ theo khoản mục NG TSCĐ Số khấu hao T1 Lũy kế từ đầu năm Nơi sử dụng Nhà cửa 1.004.997.507 3.420.889 3.420.889 1 Nhà làm việc 2 tầng 685.342.543 2.231.236 2.231.236 VP 2 Nhà kho 319.654.964 1.189.653 1.189.653 VP Dụng cụ quản lý 60.654.768 879.422 879.422 1 Mỏy vi tớnh 60.654.768 879.422 879.422 VP Cộng 1.065.652.471 3.110.658 3.110.658 Ngày 31 thỏng 12 năm 2012 Người lập biểu Đó ký Ngày 31 thỏng 12 năm 2012 Kế toỏn trưởng Đó ký
Biểu số 2.13. Bảng thanh toỏn tiền lương thỏng 12 năm 2012
Cụng ty CP dược thảo Phỳc Vinh
Số 182/1 Hoàng Văn Thỏi, Thanh Xuõn, HN
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Thỏng 12 năm 2012
S T T
Họ và tờn LCB
Tổng tiền lương và TN được nhận TƯ
kỳ I Cỏc khoản trừ theo QĐ Kỳ 2được lĩnh Lương
chớnh Tiền ăn trưa Phụ cấp khỏc Tổng TN NC Thành tiền BHXH BHYT BHTN
1 Nguyễn Minh Nguyệt 2.352.000 3.720.000 550.000 700.000 4.970.000 24 4.970.000 141.120 35.280 23.520 4.770.080
2 Nguyễn Thanh Tõm 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 24 3.350.000 118.200 29.550 19.700 3.182.550
3 Phan Thanh Kiờn 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 23 3.246.000 118.200 29.550 19.700 3.078.550
4 Nguyễn Văn Thiện 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 18 2.725.000 118.200 29.550 19.700 2.557.550
5 Nguyễn Văn Long 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 20 2.933.000 118.200 29.550 19.700 2.765.550
6 Vũ Mạnh Hoàn 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 22 3.142.000 118.2000 29.550 19.700 2.974.550 Cộng 12.202.000 16.220.000 3.300.000 2.200.000 21.720.000 131 20.366.000 0 732.120 183.030 122.020 19.328.830 Người ghi sổ Đó ký Kế toỏn trưởng Đó ký Ngày 31 thỏng 12 năm 2012 Giỏm đốc Đó ký