2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng ở cống ty Phân Lân Nung Chảy Văn
2.1.2. Kế toán chi tiết thành phẩm.
2.1.2.1. Thủ tục nhập- xuất kho thành phẩm.
Thủ tục nhập kho thành phẩm:
Sản phẩm sau khi hoàn thành ở giai đoạn công nghệ cuối cùng (phân x- ởng sấy nghiền) đợc bộ phận kiểm tra chất lợng KCS kiểm tra và xác nhận đúng yêu cầu kỹ thuật sẽ đợc nhập kho thành phẩm và kho vật t.
Tại công ty, thành phẩm đợc nhập kho hàng ngày, theo từng ca sản xuất nhng không viết “Phiếu nhập kho” ngay khi nhập mà thủ kho chỉ theo dõi trên “Sổ theo dõi nhập kho TP” về mặt số lợng của từng loại thành phẩm.
Mẫu sổ nh sau:
Sổ theo dõi nhập kho thành phẩm
Tên sản phẩm: PLNC Tháng 6 năm 2004 Đvt: VNĐ STT Tổng sản lợng Số lợng Ca 8 Ca 9 Ca 10 1 320 150 70 100 2 340 200 50 90 3 370 250 60 85 ... 30 Cộng 20.220 15.623 1.314 3.280
“Phiếu nhập kho” đợc viết thành 3 liên, thủ kho và nhân viên phân xởng ghi số thực nhập vào “Phiếu nhập kho” theo chỉ tiêu số lợng, “Phiếu nhập kho” đ- ợc luân chuyển nh sau:
Một liên lu tại phân xởng làm cơ sở tính lơng.
Một liên lu tại kho để làm thủ tục nhập kho thành phẩm và hạch toán chi tiết thành phẩm ở kho(ghi vào Sổ kho).
Một liên thủ kho chuyển cho phòng kế toán để hạch toán chi tiết thành phẩm(ghi Sổ tổng hợp kho thành phẩm). Địa chỉ: Mẫu số 01-VT Đơn vị: Theo QĐ-1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 10/6/2004
Họ và tên ngời giao hàng: Nợ: Số 16 Theo BBKN số 16 ngày 9 tháng 6 năm 2004 Có: Nhập tại : Kho thành phẩm.
STT Tên nhãn hiệu,
quy cách, phẩm Mã số Đvt Số lợngTheo Đơn giá Thành tiền chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 PLNC Tấn 7.980 7.980 2 NPK- Đa yếu tố Tấn 817 817 Cộng Cộng thành tiền(viết bằng chữ) Nhập ngày 10 tháng 6 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Ngời viết phiếu Thủ kho Giám đốc công ty
Thủ tục xuất kho thành phẩm:
Khi có khách hàng đến mua hàng hoặc có lệnh xuất hàng của Giám đốc, bộ phận bán hàng căn cứ vào nhu cầu của khách hàng và lợng hàng tồn kho để viết “Hoá đơn GTGT”.
Do cơ cấu của bộ máy kế toán công ty chỉ có 5 ngời, khối lợng nghiệp vụ nhập xuất kho hàng ngày lớn, do vậy, công ty đã cố gắng đơn giản hóa thủ tục mua hàng nhng vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý để giảm bớt công việc của kế toán. Vì vậy, công ty đã sử dụng “Hoá đơn GTGT” thay cho “Phiếu xuất kho”.
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì “Hoá đơn GTGT” đ- ợc viết thành 3 liên:
Một liên lu tại bộ phận bán hàng làm chứng từ theo dõi chi tiết tình hình biến động của thành phẩm .
Một liên giao cho khách hàng .
Một liên giao chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng và hạch toán chi tiết tình hình tiêu thụ trong quý. Thủ quỹ chỉ có nhiệm vụ thu tiền và theo dõi số tổng cộng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng Sec, Uỷ nhiệm chi qua ngân hàng hoặc mua hàng theo phơng thức đổi hàng thì thủ tục giống nh trên, riêng mua hàng theo phơng thức đổi hàng thì trên hóa đơn ghi rõ là đã trừ tiền hàng.
Sau khi viết Hóa đơn xong, có ký duyệt của Kế toán trởng, của Giám đốc và đóng dấu cơ quan, khách hàng mang “Hoá đơn GTGT” xuống làm thủ tục nhận hàng. Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn và kiểm tra số lợng thành phẩm còn trong kho để tiến hành xuất kho thành phẩm cho khách hàng, liên này sẽ đợc sử dụng để hạch toán chi tiết thành phẩm tại kho(Thủ kho sẽ vào Thẻ kho) rồi chuyển lên phòng kế toán.
Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán sẽ đóng dấu “Đã thu tiền” lên “Hoá đơn GTGT” và đính kèm “Phiếu thu”, nếu cha thanh toán, kế toán sẽ đóng dấu “Chấp nhận sau” và xác nhận nợ.
Hóa đơn GTGT(trang bên)
2.1.2.2. Kế toán chi tiết thành phẩm.
Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết thành phẩm phải thực hiện theo từng kho, từng thứ thành phẩm và đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ theo quy định của Nhà n- ớc.
Do giá cả thị trờng không ổn định nên công ty không xây dựng giá hạch toán mà sử dụng giá thực tế. Kế toán chi tiết thành phẩm tại công ty đợc tiến hành theo phơng pháp ghi thẻ song song: việc ghi chép đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán.
ở kho:
Thủ kho mở sổ kho ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng. Sổ kho đợc mở riêng cho từng loại thành phẩm.
Do sản phẩm phân lân nung chảy của công ty đợc tiêu thụ với khối lợng lớn trong Miền Nam nên để đáp ứng kịp thời tính thời vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng vùng miền trong, công ty đã đặt thêm một kho nữa tại Hòn Khói- gọi là kho 2 của công ty. Kho này do một thủ kho quản lý. Khi có lệnh chuyển kho của Giám đốc, thủ kho cũng căn cứ vào số lợng luân chuyển kho trên “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”(do kế toán viết) để
Kho 2 cũng theo dõi số lợng nhập- xuất- tồn ở Kho 2 để cuối kỳ chiếu với số liệu tại kho 1 và phòng kế toán.
Đối với nghiệp vụ nhập kho thành phẩm, căn cứ vào “Phiếu nhập kho ”(do phòng kế toán viết 3 lần một tháng) để thủ kho vào “Thẻ kho”.
Đối với nghiệp vụ xuất kho thành phẩm bán trực tiếp cho khách hàng, thủ kho căn cứ vào “Hoá đơn GTGT” để xuất kho theo số lợng của từng loại ghi trên chứng từ và lấy đó làm căn cứ ghi vào “Sổ kho”. Cuối tháng, thủ kho cộng sổ kho, tính toán tổn hợp nhập- xuất- tồn của từng loại sản phẩm để đối chiếu với số liệu trên “Sổ chi tiết TK 155” của kế toán tiêu thụ.
Sổ kho
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (trang bên)
ở phòng kế toán:
Kế toán tiêu thụ sử dụng “Sổ tổng hợp kho thành phẩm ” để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồng kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng. Công việc này đợc tiến hành định kỳ 5 ngày một lần.
Căn cứ vào “Hoá đơn GTGT”, kế toán tiến hành phân loại chứng từ, cộng sổ xuất của từng loại ở tất cả chứng từ trong 5 ngày để ghi một lần vào “Sổ tổng hợp kho thành phẩm”.
Căn cứ vào “Phiếu nhập kho ” kế toán ghi số lợng nhập vào cột nhập của “Sổ tổng hợp kho thành phẩm”.
“Sổ tổng hợp kho thành phẩm ” đợc mở theo tháng. Cuối tháng kế toán cộng sổ, tính ra số lợng hàng xuất trong tháng và số lợng hàng tồn cuối tháng. Cuối quý, tổng hợp số liệu, kế toán ghi vào “Sổ chi tiết TK 155”.
Nh đã trình bày ở trên, sản phẩm phân lân nung chảy đợc sử dụng một phần để sản xuất phân NPK- Đa yếu tố và xi măng. Do vậy, cuối tháng, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê cá kho của công ty, nêu phát hiện thấy số tồn sản phẩm đã xuất dùng nội bộ thì kế toán ghi lợng tồn này vào cột nhập vật t co liên quan và điều chỉnh số lợng xuất dùng trong tháng, số tồn cuối tháng.
Sổ tổng hợp kho thành phẩm (Trang bên)
Sau khi hoàn thành các công việc trên, cuối quý, khi nhận đợc giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm nhập kho trong quý, kế toán tiến hành mở “Sổ chi tiết TK 155” theo cả hai chỉ tiêu giá trị và số lợng.
Phơng pháp ghi Sổ chi tiết TK 155 :“ ”
- Cột “Tồn đầu kỳ” đợc lấy từ số liệu tồn cuối quý trớc.
- Cột “Nhập trong kỳ” phần ghi số lợng đợc lấy từ số liệu dòng cộng của cột “Nhập ” trên “Sổ tổng hợp kho thành phẩm” của các tháng trong quý tổng hợp lại để ghi.
Phần ghi “Giá thành sản xuất thực tế” đợc lấy từ “Sổ chi tiết TK 154”. - Cột “Xuất trong kỳ” phần ghi “Số lợng” đợc lấy từ dòng tổng cộng của cột “Xuất”(xuất bán và xuất chuyển kh) trên “Sổ tổng hợp kho thành phẩm” các tháng trong quý để ghi.
Phần ghi “Giá thành sản xuất thực tế” đợc tính theo công thức tính giá thực tế thành phẩm xuất kho(đã trình bày ở phần đánh giá thành phẩm).
- Cột “Tồn cuối kỳ” đợc tính theo công thức :
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ
Cuối quý, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa “Sổ chi tiết TK 155” với “Sổ kho” của thủ kho, đồng thời số liệu trên “Sổ chi tiết TK 155” là cơ sở để kế toán ghi vào “Bảng tiêu thụ sản phẩm” và “Nhật ký chứng từ số 8” sau này.
“Sổ chi tiết TK 155” đợc mở gần giống nh “Bảng kê 8”. Nhng trên sổ chi tiết này công ty không mở thành các cột đối xứng tài khoản Nợ- Có giống Bảng kê 8 theo mẫu quy định là vì: Toàn bộ thành phẩm nhập kho trong quý đều đợc nhập từ bộ phận sản xuất của công ty. Đồng thời, sản phẩm xuất kho trong quý đều cho mục đích tiêu thụ ra ngoài.
“Bảng kê 8” quy định mở cho từng loại thành phẩm ghi theo từng phiếu nhập, phiếu xuất kho theo trình tự thời gian. Nhng “Sổ chi tiết TK 155” lại dùng chung cả hai loại sản phẩm, mỗi loại ghi một dòng. Tuy nhiên, việc sử dụng mẫu sổ nh trên sẽ khó khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán đối với phân NPK- Đa yếu tố. Phân NPK- Đa yếu tố có 5 loại là: NPK 6- 11- 2, NPK 5- 10- 3, NPK 10- 10- 5, NPK 2- 1- 1, NPK 8- 8- 8 với giá bằng nhau nhng công dụng không giống nhau, đợc theo dõi trên các sổ kho khác nhau. Nhng khi tập hợp trên “Sổ tổng hợp kho thành phẩm” và “Sổ chi tiết TK 155” lại ghi chung cho cả 5 loại là phân NPK- Đa yếu tố. Vì vậy, muốn đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán về loại này thì phải qua một bớc trung gian là cộng số liệu trên các sổ kho mới đối chiếu đợc.
Mặt khác, sử dụng mẫu sổ này không đáp ứng yêu cầu quản lý vì không theo dõi đợc về mặt giá trị của thành phẩm theo từng ngày, từng hóa đơn.
Sổ chi tiết TK 155 (trang bên)
2.1.3.Kế toán tổng hợp thành phẩm.
Việc tổ chức kế toán chi tiết thành phẩm ở kho và phòng kế toán mới chỉ phản ánh, theo dõi một cách chi tiết, tỉ mỉ theo yêu cầu quản lý cụ thể đối với từng loại thành phẩm.
Đồng thời sử dụng: TK 155, NKCT số 8 và Sổ cái TK 155 để kế toán tổng hợp thành phẩm.
Cuối kỳ kế toán sử dụng số liệu trên “Sổ chi tiết TK 155” để ghi NKCT số 8 nh sau:
Căn cứ vào cột “Nhập” trên “Sổ chi tiết TK 155” và “Sổ chi tiết TK 152” (TJ 1523- Phân lân nung chảy) ghi “Nhật ký chứng từ số 8” theo định khoản: Nợ TK 155: 67.112.691.896 PLNC: 40.701.811.743 NPK- ĐYT: 26.410.880.153 Nợ TK 152(1523): 959.126.743 PLNC: 41.660.938.486 NPK-ĐYT: 26.410.880.153 Có TK 154: 68.071.818.693
Căn cứ vào phần “Xuất bán”(kho 1 và kho 2) của “Sổ chi tiết TK 155” ghi NKCT số 8 theo định khoản:
Nợ TK 632: 57.777.123.930 PLNC: 37.670.399.930 NPK-ĐYT: 20.106.724.000 Có TK 155: 57.777.123.930 PLNC: 37.670.399.930 NPK-ĐYT: 20.106.724.000
Cuối kỳ, căn cứ vào NKCT số 8, kế toán ghi Sổ cái TK 155 theo hai định khoản trên:
Sổ cái TK 155 (trang bên)