2.3.1 Khảo sát điều kiện áp dụng KPI tại Công ty Cp. Nhựa Tân Tiến:
Để tìm hiểu kỹ hơn điều kiện áp dụng KPI tại Công ty Cp. Nhựa Tân Tiến, tác giả đã khảo sát ý kiến của lãnh đạo và nhân viên Công ty Cổ phần Nhựa Tân Tiến. Mục đích khảo sát là nhằm có cơ sở đề xuất giải pháp hỗ trợ triển khai thuận lợi. Thang đo khảo sát là thang đo Likert 5 mức.
Đối với nhân viên, các nội dung khảo sát tập trung vào thực trạng mô tả công việc, hoạch định và thực hiện mục tiêu phòng ban/ cá nhân, việc thu thập dữ liệu, thực hiện đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá nhân viên cũng như sự hiểu biết của nhân viên về BCS/KPI, và quan điểm của nhân viên đối với việc ủng hộ BCS/ KPI. Cụ thể có 20 câu hỏi khảo sát, thể hiện ở phụ lục 03
Đối với ban lãnh đạo, khảo sát các điều kiện liên quan đến BCS/KPI tập trung vào các vấn đề như: cam kết của lãnh đạo, quan điểm của ban lãnh đạo về BCS/KPI cũng như ý kiến về hiện trạng đánh giá nhân viên. Cụ thể có 20 câu hỏi khảo sát, thể hiện ở phụ lục 04.
Việc tổ chức khảo sát thực hiện thông qua việc gửi phiếu khảo sát cho CBCNV làm việc tại Công ty Cp. Nhựa Tân Tiến, đối với công nhân sản xuất tác giả đã tiến hành phỏng vấn và điền vào bảng câu hỏi khảo sát. Cỡ mẫu gồm 30 nhân viên các bộ phận và 5 thành viên trong hội đồng quản trị và ban giám đốc Công ty
Về phương pháp chọn mẫu: Đối với nhân viên, chọn mẫu ngẫu nhiên từ danh sách nhân sự của Công ty. Đối với ban lãnh đạo: Chọn mẫu thuận tiện gồm những lãnh đạo có mặt tại Công ty trong thời gian khảo sát. Thời gian khảo sát và thu thập dữ liệu là 3 tuần. Thời gian nhập và xử lý dữ liệu trong 1 tuần
2.3.2 Đánh giá khả năng triển khai áp dụng BSC/KPI tại Công ty Cp. Nhựa Tân Tiến Tiến
Sau khi tiến hành gửi phiếu khảo sát, tác giả tiến hành phân tích dữ liệu bằng phương pháp thống kê tổng hợp. Do việc khảo sát mang tính đơn giản, chủ yếu là lấy trung bình các ý kiến nên chỉ sử dụng phần mềm excel để nhập liệu và xử lý dữ
tượng khảo sát về hiện trạng liên quan đến áp dụng BSC/KPI.
Kết quả khảo sát cho thấy số phiếu hợp lệ đối với nhân viên là 30/30 và đối với ban lãnh đạo là 5/5, tác giả đã tổng hợp được kết quả thăm dò ý kiến trong bảng 2.5 và 2.6 dưới đây. Cột điểm trung bình trong bảng tổng hợp được tính trên cơ sở tổng số điểm của các mẫu khảo sát được chia cho tổng số mẫu. Bằng cách so sánh điểm số trung bình có được với điểm số tối đa, chúng ta có thể thấy được quan điểm chung của đối tượng được khảo sát về nội dung khảo sát
Bảng 2.5: Tổng hợp ý kiến khảo sát nhân viên về việc áp dụng KPI
TT Nội dung Tổng
điểm
Điểm trung bình
1 Tôi đã có bảng mô tả công việc rõ ràng (mức độ rõ ràng) 43 1,43
2 Công việc của tôi có tiêu chuẩn (yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, …) cụ thể ( mức độ cụ thể)
43 1,43
3 Các mục tiêu/ chỉ tiêu công việc của tôi được giao cụ thể (mức độ cụ thể)
45 1,50
4 Tôi tham gia xây dựng các mục tiêu/ chỉ tiêu của phòng ban/bộ phận mình (mức độ tham gia)
40 1,33
5 Tôi hiểu rõ mục tiêu của công ty cũng như mục tiêu của phòng ban/ bộ phận tôi đang công tác ( Mức độ hiểu)
54 1,80
6 Tôi có thể tự hoạch định mục tiêu công việc của mình dựa vào mục tiêu của bộ phận và mô tả công việc (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
67 2,23
7 Người quản lý trực tiếp hỗ trợ tích cực cho tôi trong việc hoạch định mục tiêu công việc của mình (Mức độ đồng ý phát biểu này)
77 2,57
8 Tôi có đủ quyền hạn cần thiết để hoàn thành công việc của mình
75 2,50
10 Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên hiện nay được dựa trên các chỉ tiêu rõ ràng (mức độ đồng ý với phát biểu này)
43 1,43
11 Nhìn chung, việc đánh giá nhân viên hiện nay là công bằng (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
43 1,43
12 Tôi ủng việc đánh giá nhân viên phải mang tính định lượng (cụ thể, đo lường được) (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
99 3,30
13 Hiện nay, trước khi cấp trên đánh giá, tôi tự đánh giá công việc của mình (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
51 1,70
14 Tôi thấy khó khăn trong việc thu thập thông tin, dữ liệu để đánh giá công việc của mình (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
109 3,63
15 Tôi rất tin tưởng ( tính chính xác, công bằng) vào việc đánh giá của cấp quản lý đối với tôi (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
99 3,30
16 Kết quả đánh giá của cấp quản lý đối với tôi được cấp quản lý phản hồi và giải thích thỏa đáng (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
54 1,80
17 Kết quả đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên hiện nay gắn liền với trách nhiệm và quyền lợi của nhân viên (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
75 2,50
18 Tôi đã được đào tạo về phương pháp thẻ điểm cân bằng (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
33 1,10
19 Tôi đã được đào tạo về chỉ số đo lường hiệu suất (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
33 1,10
20 Tôi sẳn sàng ủng hộ việc áp dụng phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc mới, mang tính định lượng và gắn với việc thực hiện mục tiêu công việc ( Mức độ đồng ý với phát biểu này)
TT Nội dung Tổng điểm Điểm trung bình 1 Công ty có sứ mệnh tầm nhìn rõ ràng. (mức độ rõ ràng) 13 2,60
2 Công ty chúng ta đã xác định đầy đủ các yếu tố thành công then chốt của tổ chức. (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
10 2,00
3 Ban lãnh đạo ủng hộ việc áp dụng công cụ BCS và KPI
vào việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên (Mức độ đồng ý )
22 4,40
4 Đội ngũ lãnh đạo được cung cấp đầy đủ tài liệu đào tạo về BCS và KPI. (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
13 2,60
5 Ông/bà sẳn sàng dành thời gian tham gia vào những buổi hội thảo về BSC/KPI không? (Mức độ sẳn sàng)
22 4,40
6 Ông/bà có chọn ra được những thành viên tiềm năng vào nhóm xây dựng và triển khai KPI không? (Khả năng lựa chọn)
22 4,40
7 Ông/bà có sẳn sàng trao quyền cho nhân viên để họ chủ động thực hiện công việc không? (mức độ sẳn sàng)
22 4,40
8 Ban lãnh đạo Công ty có hiểu một cách đầy đủ về mối liên kết giữa đo lường, báo cáo và cải thiện hiệu suất không? (mức độ hiểu)
12 2.40
9 Ban lãnh đạo Công ty có giao việc cụ thể cho các phòng ban hay không? (mức độ cụ thể)
12 2.40
10 Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của CBCNV hiện nay có cụ thể, rõ ràng và phù hợp với các nhóm chức danh hay không? (Mức độ rõ ràng, phù hợp)
11 2.20
tin tưởng)
12 Cấp quản lý có phản hồi và giải thích cho nhân viên về kết quả thực hiện công việc mà họ đã đánh giá về kết quả thực hiện công việc của nhân viên của mình? (mức độ phản hồi)
6 1.20
13 Ban lãnh đạo có thấy khó khăn khi thu thập dữ liệu, bằng chứng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên không? (mức độ khó khăn)
14 2.80
14 Công ty có lập cơ sở dữ liệu đầy đủ để lưu KPI không? (Mức độ đầy đủ)
6 1.20
15 Kết quả đánh giá nhân viên hiện nay gắn liền với trách nhiệm và quyền lợi của nhân viên không? (mức độ gắn liền)
8 1.60
16 Ông bà có ủng hộ việc áp dụng công cụ BCS/KPI để đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên không (mức độ ủng hộ)
22 4.40
17 Ông bà có sẳn sàng tổ chức PR nội bộ về áp dụng BCS/KPI không? (mức độ sẳn sàng)
22 4.40
18 Ông/bà có sẳn sàng sử dụng kết quả đo lường để cải tiến công việc không? (mức độ sẳn sàng)
22 4.40
19 Ông/bà có ủng hộ việc thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài để tư vấn triển khai áp dụng công cụ BCS và KPI? (mức độ ủng hộ)
16 3.20
20 Ông/bà có tin là áp dụng công cụ BCS và KPI vào đánh giá KQTHCV của CBCNV tại Công ty sẽ thành công không? (Mức độ tin tưởng)
22 4.40
Qua tham khảo tài liệu về công cụ BSC/KPI, tham khảo những kinh nghiệm áp dụng KPI tại một số công ty và kết quả khảo sát ý kiến của Ban lãnh đạo và nhân
khai ứng dụng BSC/KPI. Cụ thể như sau:
Công cụ này có thể áp dụng ở mọi tổ chức có quy mô khác nhau.
Sự cam kết của lãnh đạo: Qua thực tế và thăm dò ý kiến của lãnh đạo/nhân viên tại Công ty, có thể nói điều kiện thuận lợi nhất để áp dụng phương pháp BSC/KPI là sự cam kết của lãnh đạo. Ban lãnh đạo ủng hộ việc áp dụng công cụ BCS và KPI vào việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên (điểm 4,4/5). Ban lãnh đạo cũng thể hiện niềm tin vào sự thành công của dự án (điểm 4,4/5), đây là yếu tố rất quan trọng quyết định khả năng thành công của việc áp dụng công cụ BSC/KPI vào đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Việc sẳn sàng trao quyền cho nhân viên chủ chốt: Kết quả khảo sát cho thấy ban lãnh đạo sẳn sàng trao quyền cho nhân viên chủ chốt (Điểm 4,4/5). Đây là một thuận lợi trong việc triển khai BSC/KPI. Việc trao quyền tạo sự chủ động cho nhân viên trong việc triển khai công việc, có hành động điều chỉnh kịp thời khi các KPI không đạt như mục tiêu.
Kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và tăng cường hiệu suất hoàn thành công việc: Đối với câu hỏi: “Ông/bà có sẳn sàng sử dụng kết quả đo lường để cải tiến công việc không?”, kết quả có điểm trung bình 4,4/5. Điều này thể hiện lãnh đạo Công ty mong muốn sử dụng kết quả đo lường để cải tiến hiệu quả làm việc.
Công ty đã và đang áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Việc Công ty đã và đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 là một thuận lợi khi áp dụng phương pháp BSC/KPI vì hệ thống làm việc có quy trình rõ ràng, các thống kê về sản xuất, chất lượng đã mang tính định lượng cao.
Sự ủng hộ của nhân viên về áp dụng BSC/KPI: câu hỏi: “Tôi sẳn sàng ủng hộ việc áp dụng phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc mới, mang tính định lượng và gắn với việc thực hiện mục tiêu công việc” có điểm trung bình ý kiến trả lời là 4,73/5. Điều này gián tiếp nói lên rằng nhân viên hoàn toàn ủng hộ việc áp dụng BSC/KPI, mặc dù sự hiểu biết của nhân viên về phương pháp này
điểm cân bằng”, và câu “Tôi đã được đào tạo về chỉ số đo lường hiệu suất)