Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế hoạch tập trung. Hiện tại (đến thời điểm 01/05/2012) phòng Tài chính - Kế toán của công ty TNHH TM Hòa Phú có 6 nhân viên được tổ chức theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Mỗi kế toán trong phòng kế toán tài chính của công ty có một nhiệm vụ khác nhau, cụ thể như sau :
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán và có nhiệm vụ tổ chức, điều hành bộ máy kế toán theo quy định:
+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, quản lý hoạt động chi tiêu ngân sách.
+ Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mưu cho giám đốc trong công tác hoạch định chiến lược và tài chính, giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính.
+ Lập các báo cáo tài chính, quyết toán theo quy định của nhà nước và điều lệ của công ty.
- Kế toán tiền lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động; tính lương và phân bổ lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp; lập báo cáo về lao động, tiền lương; phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động, quỹ tiền lương trong công ty.
- Kế toán tổng hợp và kế toán thuế:
Kế toán trưởng Thủ kho Kế toán tiền lương Kế toán bán hàng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp và kế toán thuế
+ Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về nhập, xuất, tiêu thụ hàng hoá, về các loại vốn, các loại quỹ của công ty, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với Nhà nước, ngân hàng, khách hàng.
+ Ghi chép vào sổ tổng hợp, lập cân đối kế toán.
+ Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. + Quyết toán các loại thuế với Nhà nước.
+ Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp cho các bộ phận, cơ quan có liên quan.
- Kế toán bán hàng: Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác về khối lượng hàng bán, phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá bán. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng. Lập báo cáo nội bộ về tình hình kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kết quả tiêu thụ.
- Thủ kho: Phụ trách quản lý hàng hoá, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. - Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt; kiểm tra tình hình thu chi tiền mặt; đảm bảo chính xác, kịp thời; kiểm tra nội dung trên phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng… chính xác về thông tin; định kỳ kiểm kê quỹ.