K t l un ch n gI
3.2.2.3 Tch c ghi nh n thơng tin ph cv cơng tác phân b chi phí theo ABC
3.2.2.3.1 Ngu n thơng tin
Nh ng thơng tin c n thi t đ ph c v m t h th ng ABC đ c nhĩm nghiên c u thu th p t h th ng thơng tin trong doanh nghi p.
u tiên là ph ng v n nh ng nhà qu n tr , nh ng chuyên viên am hi u v l nh v c chuyên mơn. H s cung c p nh ng thơng tin v các ho t đ ng, v m c tiêu t n ngu n l c và các th c đo thành qu đ c s d ng đ cung c p d ch v . M t s câu h i mà nhĩm nghiên c u cĩ th đ t ra là :
- T ng s nhân viên trong b ph n Ơng/Bà ph trách là bao nhiêu ng i? - Nh ng ho t đ ng chính c a b ph n Ơng/Bà ph i làm là gì?
- S phân cơng ho t đ ng đ c th c hi n nh th nào? - Th i gian th c hi n nh ng ho t đ ng đĩ là bao nhiêu? - K t qu th c hi n v m t s l ng?
K đ n là thu th p thơng tin chi phí t h th ng tài kho n k tốn, các báo cáo, các c tính c a nhà qu n lý …
Liên k t các thơng tin thu đ c, th c hi n phân tích, t ng h p đ l p danh sách các ho t đ ng tiêu t n ngu n l c, xác đ nh m c đ tiêu t n ngu n l c c a các nhĩm ho t đ ng chính, xác đ nh m c đ ho t đ ng đĩng gĩp vào vi c cung c p t ng lo i hình d ch v c a doanh nghi p làm c s phân b chi phí.
B ng 3.4 : Bi u m u thơng tin c n thu th p Ch tiêu n v tính Các đ i t ng ch u phí Ghi chú C đnh Internet Di đ ng Khác S l ng chính sách khuy n mãi phân theo d ch v
chính
sách
S l n nghiên c u th tr ng l n
S l ng kênh phân ph i kênh
Doanh thu t khách hàng l n th c hi n ch m sĩc trong k đ ng S l ng h p đ ng đ c ký k t theo t ng d ch v h p đ ng S phi u m , t m ng ng, h y phi u S l ng hàng hĩa bán trong k theo d ch v cái nh m c th i gian bán m t đ n v Phi u thu ti n c c di đ ng phi u
T ng s phi u thu c c phi u
S thuê bao c đnh thuê bao
S thuê bao internet thuê bao
S thuê bao di đ ng thuê bao
S biên nh n b o hành, s a ch a thi t b theo t ng d ch v biên nh n
S phi u nh n báo h ng theo d ch v phi u
S phi u x lý theo d ch v báo h ng k thu t phi u
S tr m BTS tr m Cĩ tính đ n m c đ ph c t p c a cơng vi c v n hành BTS so v i t ng đài S tr m t ng đài, tr m v tinh DLU t ng đài
S l n b o d ng, s a ch a, ng c u, ki m sốt th c hi n theo d ch v l n Nhân s chung th c hi n ng c u, s a ch a, ki m sốt ch t l ng d ch v
3.2.2.3.2 T ch c phân lo i chi phí
a) Phân lo i chi phí gián ti p
Chi phí ngu n l c phát sinh ph i đ c phân lo i thành đ nh phí, bi n phí và chi phí h n h p. Tuy nhiên, do tính ch t ho t đ ng t i đ n v , chi phí h n h p chi m t tr ng r t ít trong t ng chi phí. ng th i n u phân bi t thêm lo i chi phí này s làm phát sinh thêm chi phí ngu n l c đ th c hi n phân tích chi phí h n h p thành bi n phí và đ nh phí. Vì v y, lu n v n đ xu t ch nên phân lo i chi phí t i đ n v thành hai lo i bi n phí và đnh phí. i v i các kho n chi phí h n h p, vi c phân lo i thành đ nh phí hay bi n phí c n c vào t tr ng c a các chi phí này trong chi phí h n h p.
Theo c c u t ch c b máy k tốn nh hi n nay, k tốn thu chi, k tốn xây d ng c b n, k tốn tài s n, k tốn v t t và k tốn c c k t n i là nh ng ng i th c hi n nh p li u các hĩa đ n, ch ng t đ u vào. Chính vì v y, h c n đ c cung c p ki n th c đ hi u rõ cách phân lo i chi phí và cĩ s n b ng qui đ nh phân lo i chi phí làm c s cho vi c phân lo i chi phí ngay t khi nh p li u.
b) Phân lo i chi phí tr c ti p
Theo h th ng tài kho n k tốn t i đ n v , h u h t các kho n m c chi phí đ u là gián ti p, ch cĩ m t vài kho n m c là chi phí tr c ti p. Do đĩ, cĩ th d dàng thu th p thơng tin v chi phí tr c ti p. ĩ chính là nh ng kho n m c chi phí n i b và chi phí hịa m ng, l p đ t máy, nh ng kho n chi phí cĩ th th c hi n phân b tr c ti p đ n đ i t ng ch u phí, ví d nh các kho n chi phí kh u hao nhà BTS (d ch v di đ ng), c t nten (d ch v di đ ng), cáp quang (d ch v internet)… K tốn qu n tr s s d ng tiêu th c phân b ch t l ng đ phân b các chi phí này vào các d ch v ch u phí. 3.2.2.3.3 T ch c ghi nh n thơng tin
a) Ghi nh n thơng tin chi phí phát sinh
Ngồi các thơng tin v chi phí đã cĩ theo h th ng thơng tin k tốn hi n t i nh s ch ng t , th i gian phát sinh, s ti n …
- Phân lo i chi phí : Chi phí tr c ti p hay gián ti p. Trong m i lo i chi phí gián ti p, phân thành đnh phí và bi n phí.
- N i dung ho t đ ng làm phát sinh chi phí.
b) T ch c ghi nh n các thơng tin v ho t đ ng và tiêu th c phân b
Thơng tin v ho t đ ng đ c nhĩm nghiên c u t ng h p và nhĩm các ho t đ ng chính cĩ cùng tiêu th c phân b v i nhau.
Thơng tin đ xác đ nh tiêu th c phân b là các báo cáo v các s l ng c a các ch tiêu ho t đ ng cĩ th thu th p đ c t h th ng thơng tin hi n cĩ t i đ n v .
Tr c m t, khi h th ng thơng tin k tốn t i đ n v ch a k t n i đ c v i các ch ng trình ph n m m báo cáo khác, nhĩm nghiên c u cùng các k tốn viên qu n tr ph i thu th p các báo cáo s l ng ho t đ ng, tính tốn t l phân b , nh p li u t l phân b vào ch ng trình k tốn, sau đĩ k tốn viên qu n tr ti n hành liên k t chi phí phát sinh v i các ho t đ ng cĩ liên quan đ n s tiêu t n chi phí nh m phân b chi phí ho t đ ng đ n đ i t ng ch u phí. V lâu dài, khi đ n v cĩ kh n ng t ch c h th ng thơng tin ERP thì báo cáo chi phí d ch v s t đ ng th c hi n và k tốn qu n tr ch c n th c hi n nhi m v ki m tra và báo cáo.
3.2.3 Gi i pháp v ng d ng cơng ngh thơng tin