Thông tin liên quan đến tính tin cậy của BCTC phải được xác định, thu thập cung cấp cho những người có nhu cầu sử dụng dưới hình thức và thời điểm phù hợp. Thông tin và truyền thông hữu hiệu hỗ trợ người sử dụng tiếp cận thông tin kịp thời, làm cơ sở đưa ra các quyết định liên quan. Nhận thức được tầm quan trọng của thông tin và truyền thông, COSO 2013 đã xem nó như là một thành phần kiểm soát riêng biệt.
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát trong đơn vị. Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin. Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ,…hay cũng có thể là các lệnh miệng, các hành vi của các nhà quản lý.
Các nguyên tắc đánh giá tính hữu hiệu của thành phần này theo hướng dẫn của COSO 2013 được trình bày ở bảng 1.4
Bảng 1.4: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ – Thông tin và truyền thông
Các nguyên tắc – Thông tin và truyền thông
1 Thông tin Báo cáo tài chính - thông tin cần thiết được xác định, được thu thập, được sử dụng ở tất cả các cấp của công ty, và được công bố dưới một hình thức và thời điểm hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu BCTC.
2 Thông tin kiểm soát nội bộ - Thông tin cần thiết để tạo thuận lợi cho hoạt
công bố trong một hình thức và thời gian hỗ trợ nhân viên thực hiện trách nhiệm KSNB của họ.
3 Truyền thông nội bộ - Việc truyền thông hỗ trợ việc hiểu biết và thực hiện
mục tiêu KSNB, các quy trình, và trách nhiệm cá nhân.
4 Truyền thông bên ngoài - Các vấn đề ảnh hưởng đến mục tiêu BCTC đáng
tin cậy được truyền thông với bên ngoài.
Nguồn: COSO 2013, trang 19-21, tổng hợp bởi tác giả. 1.2.3.5 Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian, nó cho phép nhà quản lý xác định liệu có các thành phần của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy hay nên được duy trì không, nội dung nào cần điều chỉnh lại cho phù hợp. Qua giám sát, các khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được báo cáo lên nhà quản lý cấp trên và Hội đồng quản trị.
Các nguyên tắc đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động giám sát theo hướng dẫn của COSO 2013 được tổng hợp trong bảng 1.5
Bảng1.5: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ - Giám Sát
Giám sát thường xuyên và định kỳ - cho phép nhà quản lý xác định xem các thành phần của KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy có nên tiếp tục duy trì
Báo cáo thiếu hụt - KSNB thiếu hụt được xác định và thông báo kịp thời để các
bên chịu trách nhiệm để có hành động khắc phục, và thông báo đến ban quản lý và hội đồng quản trị một cách thích hợp
Nguồn: COSO 2013, trang 22-23, tổng hợp bởi tác giả 1.3 Mối quan hệ giữa mục tiêu tổ chức và hệ thống kiểm soát nội bộ
Năm bộ phận cấu thành hệ thống KSNB được trình bày ở trên có quan hệ chặc chẽ với nhau. Nhà quản lý cần đánh giá các rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy. Từ đó đề xuất hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo rằng các rủi ro đã lường trước. Đồng thời, các thông tin cần thiết hỗ trợ lập BCTC phải được thu thập đầy đủ và quá trình trao đổi thông tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức. Hoạt động giám sát giúp nhà quản lý để điều chỉnh lại hệ thống KSNB đảm bảo hỗ trợ hữu hiệu mục tiêu liên quan đến
BCTC. Để đạt được mục tiêu BCTC đáng tin cậy thì cả năm thành phần của KSNB phải được thiết lập hỗ trợ hữu hiệu cho mục tiêu này.
Mối liên hệ giữa mục tiêu kiểm soát của DN và hệ thống KSNB được thể hiện trong hình 1.1.
Hình 1.1 Các thành phần của hệ thống KSNB
Nguồn: Giáo trình Kiểm soát nội bộ, 2012, trang 60