nội bộ trong DN
Đặc điểm công tác kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tác động đến tính hữu hiệu của KSNB
Đặc điểm và ghi nhận và hạch toán ban đầu: trong môi trường máy tính việc ghi nhận và hạch toán ban đầu có thể thực hiện sử dụng chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ được in ra từ phần mềm hoặc có trường hợp nghiệp vụ được cập nhật tự động như: phân bổ chi phí, hạch toán khấu hao tài sản cố định, kết chuyển kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Trường hợp DN sử dụng chứng từ điện tử, việc ghi chép và hạch toán ban đầu hoàn toàn không thực hiện trên giấy tờ mà thực hiện thông qua quá trình nhập liệu và hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử. Việc xét duyệt thông qua việc nhập các mật mã (hay chữ ký điện tử)
Đặc điểm về quá trình xử lý dữ liệu kế toán: quá trình xử lý của phần mềm kế toán ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin kế toán. Đặc điểm quá trình xử lý kế toán trong môi trường máy tính như sau:
Các đấu vết nghiệp vụ không được quan sát bằng mắt. Khác với môi trường thủ công mọi quá trình xử lý hay ghi chép đều để lại dấu vết rất thuận lợi cho việc kiểm tra, soát xét. Trong môi trường máy tính, các dữ liệu được chuyển thành dạng dữ liệu chỉ có máy đọc được; việc xử lý nghiệp vụ tự động với tốc độ rất nhanh nên các dấu viết xử lý nghiệp vụ chỉ tồn tại trong một thời gian rất ngắn.
Dữ liệu được cập nhật một lần ảnh hưởng đến nhiều tập tin. Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán, nghiệp vụ phát sinh chỉ cần nhập vào máy một lần là tất cả các tập tin liên quan tới nghiệp vụ sẽ được cập nhật. Rủi ro là nếu việc nhập dữ liệu sai hoặc chương trình xử lý sai sẽ dẫn đến sai toàn bộ các tập tin liên
quan. Do đó đòi hỏi nhà quản lý khi thiết lập hệ thống KSNB phải quan tâm đánh giá các rủi ro liên quan và thiết lập các kiểm soát tương ứng.