Việc thiết lập hệ thống kiểm soát là cần thiết. Tuy nhiên khó khăn lớn nhất của các DN nhỏ và vừa là vốn và nhân lực. Một nguyên tắc DN cần quan tâm là đảm bảo cân đối giữa lợi ích đạt được và chi phí thiết kế, thực hiện, vận hành và duy trig hệ thống KSNB. Từ đó, nó đòi hỏi nhà quản lý phải tìm ra giải pháp phù hợp với điều kiện của DN mình, phải cân nhắc kỹ lưỡng đảm bảo cân đối giữa chi phí đầu tư: chi phí tổ chức nhân sự, đầu tư ứng dụng phần mềm, giám sát, đánh giá, báo cáo,…tương xứng với lợi ích đạt được là việc hoàn thành các mục tiêu
kiểm soát, đặc biệt là tính tin cậy của thông tin BCTC do hệ thống kế toán cung cấp.
3.1.3 Chú trọng hoạt động giám sát, đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống
Tầm quan trọng và vai trò của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC tin cậy đã rất rõ. Việc thiết lập là cần thiết. Tuy nhiên, nếu chỉ tổ chức các thủ tục kiểm soát, áp dụng mà không tổ chức giám sát, đánh giá chất lượng, mức độ đáp ứng yêu cầu, mục tiêu đề ra là chưa thật sự hiệu quả. Kết quả có thể dẫn đến tốn kém chi phí thiết kế, thực hiện và duy trì nhưng lợi ích đạt được không đáng kể, thậm chí không hiệu quả: ví dụ không khắc phục được tình trạng nhân viên gian lận về tiền, điều chỉnh số liệu kế toán hay BCTC không trung thực,…
Do đó, công tác giám sát, đánh giá mức độ hữu hiệu từng thành phần của hệ thống, tính phù hợp của từng thủ tục kiểm soát là cực kỳ quan trọng. Quyết định sự thành công của DN trong việc xây dựng hệ thống KSNB nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát.
3.2 Giải pháp nâng cao mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với BCTC cho các DN nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM
3.2.1 Giải pháp về môi trường kiểm soát
Theo nhận định của khuôn mẫu COSO 2013, môi trường kiểm soát có vai trò cực kỳ quan trọng, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB. Việc đảm bảo thiết lập và duy trì môi trường kiểm soát liên quan đến BCTC tốt sẽ hỗ trợ cho các thành phần khác thực hiện tốt và hữu hiệu đáp ứng các mục tiêu BCTC đáng tin cậy. Để đạt được điều đó, một số kiến nghị để nâng cao tính hữu hiệu của thành phần này là:
Thứ nhất, nhà quản trị ban hành rõ ràng và thực hiện nguyên tắc đảm bảo
tính trung thực và các giá trị đạo đức: DN nên xây dựng và ban hành những nguyên tắc đề cao tính trung thực và các chuẩn mực đạo đức liên quan đến sự tin cậy của BCTC và đảm bảo các nhân viên liên hiểu và thi hành đúng các nguyên
tắc này. Chẳng hạn, các nguyên tắc đạo đức được quy định trong chuẩn mực đạo đức nghề nghiệpkế toán, kiểm toán, gồm: độc lập, khách quan; đảm bảo năng lực chuyên môn và tính thận trọng; tính bảo mật; đảm bảo tư cách nghề nghiệp; tuân thủ chuẩn mực chuyên môn.
Về hình thức, DN có thể thể ghi rõ trong các tài liệu về phương châm hoạt động của đơn vị, hoặc vấn đề được đề cập và nhấn mạnh trong các buổi họp mặt trực tiếp nhân viên. Bên cạnh đó DN nên có những thủ tục và quy trình cụ thể để đánh giá việc tuân thủ các nguyên tắc này. Khi có những hành động, tình huống vi phạm các nguyên tắc đạo đức làm ảnh hưởng đến tính tin cậy của BCTC phải có biện pháp khắc phục kịp thời, phù hợp để tránh ảnh hưởng gây thiệt hại cho cộng đồng và mất uy tín của công ty.
Thứ hai, nhà quản lý thể hiện cam kết liêm chính và đạo đức bằng cách
làm gương trong việc thực thi các quy định về tính trung thực và các giá trị đạo đức và giám sát việc tuân thủ của nhân viên. Ví dụ, quản lý: điều tra các hành vi vi phạm, tìm hiểu nguyên nhân, từ đó xây dựng các tài liệu thích hợp; có biện pháp khắc phục tình hình phù hợp và kịp thời và có hình thức xử lý những cá nhân có hành vi sai phạm; làm cho nhân viên công ty nhận thức được rằng phải nghiêm túc tuân thủ các quy định đã ban hành.
Thứ ba, nhà quản lý nhấn mạnh mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC đáng
tin cậy trong triết lý và phong cách điều hành, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giảm thiểu rủi ro liên quan đến BCTC đơn vị.Triết lý hoạt động của công ty yêu cầu tất cả các bút toán nhật ký, bao gồm cả những phản ánh các giả định và ước tính, được ủy quyền đúng đắn, được hỗ trợ đầy đủ các tài liệu hướng dẫn và được xem xét bởi người có trách nhiệm. Khuyến khích và đánh giá sự siêng năng của nhân viên trong công việc và được đánh giá thực hiện công việc được giao. Đồng thời, nhà quản lý thiết lập và công bố rõ ràng các mục tiêu BCTC, nhấn mạnh các mục tiêu của BCTC, bao gồm các vấn đề liên quan đến tính đầy đủ, chính xác và trung thực của BCTC với các nhân viên tham gia vào quá trình lập báo cáo
Về cơ cấu tổ chức: DN nênxây dựng sơ đồ tổ chức, nêu ra vai trò và trình tự báo cáo tương ứng cho tất cả các nhân viên, bao gồm những người liên quan đến việc lập BCTC. Các quy trình thực hiện công việc kế toán được xác định rõ ràng, kể cả người chịu trách nhiệm thực hiện. Nhà quản lý mô tả công việc cho các vị trí quan trọng và cập nhật chúng thường xuyên hay định kỳ, nêu rõ điều kiện và tiêu chuẩn , quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí. DN thiết lập các cấp bậc báo cáo về tính hữu hiệu KSNB đảm bảo thông tin về KSNB được báo cáo cho nhà quản lý một cách nhanh chóng, kịp thời.
Về việc đảm bảo năng lực, kỹ năng cần thiết liên quan đến BCTC: DN thiết lập những yêu cầu về năng lực và các kỹ năng của nhân viên kế toán. Trước khi thuê các vị trí tài chính quan trọng, nhà quản lý thiết lập và thống nhất về kiến thức, kỹ năng, và khả năng (và các thông tin liên quan) cần thiết để hoàn thành trách nhiệm liên quan. Bên cạnh kiến thức chuyên môn còn có kỹ năng thao tác, vận hành máy tính và phần mềm kế toán. Đồng thời, công ty tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng hỗ trợ nhân viên tham gia các khóa đào tạo, tập huấn về kế toán, thuế, sử dụng phần mềm kế toán để cập nhật những kiến thức mới. Bên cạnh đó, việc đánh giá năng lực chuyên môn của các nhân viên có vai trò chủ chốt đối với tính tin cậy BCTC như giám đốc điều hành và giám đốc tài chính cũng như các kế toán viên là cần thiết để đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu công việc được giao.
Về việc phân công trách nhiệm và ủy quyền: Nhà quản lý đặt ra mục tiêu rõ ràng, cụ thể đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy, chỉ rõ những vị trí cần tăng cường trách nhiệm quản lý để đảm bảo kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Ủy ban kiểm toán rà soát lại các các vị trí tài chính quan trọng, xem xét lại bảng mô tả về trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí, và xem xét làm thế nào để gia tăng sức mạnh kiểm soát nội bộ BCTC.
Trong việc phân công quyền hạn và trách nhiệm, nhà quản lý xem xét tác động hiệu quả của môi trường kiểm soát và tầm quan trọng của việc duy trì phân công trách nhiệm phù hợp, xem xét yêu cầu về năng lực, trình độ, phẩm chất cần
có cho các vị trí khi giao quyền. Quyền hạn và trách nhiệm liên quan của từng vị trí phải được xác định một cách rõ ràng và cụ thể. Bên cạnh việc phân công nhà quản lý nên thực hiện các hoạt động giám sát thích hợp.
Về chính sách nguồn nhân lực: Nhà quản lý nên thiết lập và duy trì bảng mô tả công việc, vai trò của từng vị trí và các năng lực cần thiết để thực hiện yêu cầu công việc liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc lập và trình bày BCTC. Bộ phận nhân sự hỗ trợ cung cấp các khóa đào tạo và các chương trình để nâng cao nhận thức nhân viên về hành vi đạo đức của tổ chức, nâng cao trình độ, kỹ năng. Có các chương trình đào tạo bổ sung kiến thức liên quan đến BCTC cung cấp cho tất cả các nhân viên tham gia trực tiếp và gián tiếp trong BCTC. Thiết lập một quy trình đánh giá và thẩm định xem xét để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên và năng lực của nhân viên. Bên cạnh đó, DN nên quan tâm xây dựng kế hoạch khen thưởng hiệu quả: phương án khen thưởng cho giám đốc điều hành cấp cao gắn liền với thành tích các mục tiêu phi tài chính (ví dụ, sự hài lòng của khách hàng, giữ chân nhân viên, và thành công thực hiện hệ thống) và không quá gắn liền với kết quả ngắn hạn được phản ánh trong BCTC. Đồng thời rà soát kế hoạch khen thưởng bằng cách xem xét lại phương án khen thưởng nhà quản lý để xác định xem phương án có tạo ra nguy cơ cao ảnh hưởng BCTC sai sót trọng yếu và thực hiện kiểm soát. DN duy trì các chương trình đánh giá năng lực của nhân viên tham gia vào việc ghi chép và lập BCTC.
3.2.2 Giải pháp về đánh giá rủi ro
Về tầm quan trọng các mục tiêu BCTC: Nhà quản lý xác định các yêu cầu của thông tin BCTC,xác định các khoản mục BCTC quan trọng, dựa trên ước tính về tính trọng yếu. Nhà quản lý xem xét phạm vi hoạt động của công ty và đánh giá xem liệu tất cả các hoạt động có được phản ánh một cách thích hợp trong BCTC, và liệu báo BCTC có truyền thông tới người sử dụng một cách kịp thời, hữu ích không. Nhà quản lý so sánh các nguyên tắc kế toán công ty áp dụng với những công ty quy mô tương tự và cùng ngành nghề. Nhà quản lý cũng nên so sánh nội
dung và mức độ chi tiết trong BCTC của công ty đến các tổ chức báo cáo. Sự khác biệt lớn được xem xét và điều chỉnh cho phù hợp.
Về các rủi ro liên quan đến BCTC: DN Áp dụng một quy trình đánh giá rủi ro. Quy trình đánh giá rủi ro được hướng dẫn bởi COSO 2013
Xác định mục tiêu Nhận diện rủi ro Đánh giá mức độ rủi ro
Mức độ rủi ro = Mức độ thiệt hại * xác suất xảy ra Các hoạt động kiểm soát
Ước tính Chi phí - Hiệu quả kiểm soát đề nghị Quyết định áp dụng/ không áp dụng kiểm soát
DN xác định những mục tiêu cụ thể đối với việc lập và trình bày BCTC. Từ đó nhận diện những rủi ro tương ứng. Đồng thởi ước tính mức độ thiệt hại nếu rủi ro xảy ra trong thực tế và xác suất xuất hiện của rủi ro đó. Từ đó, nhà quản lý đề ra những các hoạt động kiểm soát tương ứng. Các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu liên quan đến việc ứng dụng phần mềm kế toán cũng phải được xem xét, đánh giá đầy đủ, thận trọng.
Bên cạnh đó, nhà quản lý xem xét các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến khả năng để đạt được mục tiêu BCTC của mình, chẳng hạn như bối cảnh nền kinh tế, cạnh tranh và điều kiện ngành nghề, quản lý, môi trường chính trị và những thay đổi trong công nghệ, nhu cầu khách hàng, hoặc yêu cầu chủ nợ,…. Nhà quản lý cũng nên xem xét các yếu tố nội bộ và những thay đổi có thể ảnh hưởng đến mục tiêu. Chúng bao gồm các đặc điểm kế toán, đặc điểm quá trình kinh doanh,…
Hình 3.1: Quy trình đánh giá rủi ro, Giáo trình Kiểm soát nội bộ 65-76, tổng hợp bởi tác giả
Nhà quản lý cập nhật đánh giá rủi ro trên cơ sở hàng quý, xem xét các rủi ro mới; sự gia tăng mức độ của những rủi ro đã xác định trước đây; tình trạng của kế hoạch hành động để giảm thiểu các rủi ro quan trọng; đánh giá rủi ro dựa trên tác động tiềm tàng và khả năng xảy ra rủi ro. Các kết quả đánh giá được sử dụng để xác định các hoạt động kiểm soát cần thiết.
Các nhân viên phụ trách tài chính nên gặp gỡ thường xuyên với nhà Giám đốc điều hành để xác định các sáng kiến mới, cam kết, và các hoạt động đối phó rủi ro BCTC; trao đổi với nhân viên công nghệ thông tin để theo dõi những thay đổi trong công nghệ thông tin có thể dẫn đến những rủi ro liên quan đến BCTC; trao đổi với bộ phận nhân sự để xác định và đánh giá mức độ thay đổi trong lực lượng lao động có thể ảnh hưởng đến năng lực cần thiết cho việc KSNB; trao đổi với nhà tư vấn pháp lý để bắt kịp những thay đổi về pháp lý và quy định.
3.2.3 Giải pháp về các hoạt động kiểm soát
Xuất phát từ thực tế là một hành vi sai sót hay gian lận chỉ có thể xảy ra khi có những cơ hội hay điều kiện thuận lợi. Do vậy để hạn chế rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu đặt ra, DN nên hạn chế tối đa các cơ hội này bằng cách phân chia công việc hợp lý. Hay gọi cách khác đó là tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong việc phân chia công việc cho nhân viên liên quan đến việc lập và trình bày BCTC. Việc phân chia trách nhiệm này yêu cầu không cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc. Đồng thời tách biệt các công việc gồm chức năng xét duyệt, bảo quản tài sản và ghi chép kế toán. Tách biệt chức năng ghi sổ chi tiết và ghi sổ tổng hợp, người thực hiện các bút toán điều chỉnh và xét duyệt các bút toán đó. Nhà quản lý nên tách biệt các hoạt động không tương thích bằng cách phân công chúng cho các nhân viên khác nhau hoặc thông qua thực hiện ứng dụng các thủ tục kiểm soát được tích hợp trong phần mềm kế toán.
Để đảm bảo thông tin so sánh được báo cáo hợp lý, DN nên có một danh sách đánh dấu để đảm bảo tất cả số liệu trên sổ chi tiết, sổ nhật ký được chuyển sổ cái đầy đủ, một khi quá trình lập BCTC hoàn thanh, phần mềm khóa sổ không cho
chỉnh sửa dữ liệu. Để đảm bảo BCTC được trình bày trung thực, giám đốc tài chính hoặc kế toán trưởng đánh giá, phân tích thông tin BCTC và gửi cho nhà quản lý hoặc Ban kiểm soát xem xét, duy trì bảng đánh dấu đảm bảo những thông tin quan trọng được công bố, thuyết minh đầy đủ. Để đảm bảo sự đầy đủ, hiện hữu và chính xác của các bút toán nhật ký, kế toán trưởng ký duyệt tất cả các bút toán ít phát sinh, bộ phận quản lý CNTT xem xét báo cáo truy cập phần mềm để kịp thời phát hiện những hành vi truy cập bất hợp pháp. Các hoạt động kiểm soát chung và ứng dụng trên phần mềm cần được thiết kế và ứng dụng bao gồm:
3.2.3.1 Kiểm soát chung
Kiểm soát chung được được thiết lập nhằm đảm bảo hệ thống thông tin trên máy tính được ổn định và quản lý tốt. Để đảm những thủ tục này hỗ trợ tốt cho quá trình lập BCTC, cần thực hiện những công việc sau đây:
DN cần có các chính sách, các quy định hướng dẫn những thủ tục kiểm soát chung được ban hành dưới dạng văn bản và phổ biến rộng rãi cho những người liên quan. Các cá nhân, bộ phận có liên quan cần nắm vững các quy định, các thủ tục kiểm soát của đơn vị và tuân thủ theo các quy định đó. Các thủ tục kiểm soát chung cần được xây dựng và thực hiện là:
Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý: thâm nhập về mặt vật lý là các hành vi