3.3.1.1 Đối với các cấp lãnh đạo
a. Nhận định tầm quan trọng của việc thiết lập và duy trì hệ thống KSNB vì mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy:
Nhà quản trị DN nên quan tâm thiết lập và duy trì một hệ thống KSNB nhấn mạnh mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy. Trong điều kiện quy mô tài chính và nhân sự của mình, nhà quản trị DN xem xét xây dựng cụ thể các thủ tục KSNB áp dụng phù hợp với đặc điểm cụ thể hoạt động kinh doanh và quy mô đơn vị.
Đối với các DN có quy mô hoạt động nhỏ và vừa, việc thiết lập hệ thống KSNB ít được thực hiện một cách chính thức và có hệ thống. Lý do vì những hạn chế về nguồn lực tài chính, thiếu hụt nhân sự. Tuy nhiên việc thiết lập hệ thống kiểm soát cũng không quá phức tạp và tốn kém quá nhiều chi phí vì quy mô hoạt động nhỏ, các hoạt động kinh doanh không quá phức tạp. Đặc biệt có lợi thế về sự giao tiếp trực tiếp, thường xuyên giữa nhà quản lý với nhân viên cấp dưới. Đó là điều kiện thuận lợi để nhà quản lý truyền thông những mục tiêu của đơn vị, đề
xuất các chính sách, thủ tục kiểm soát và trực tiếp, thường xuyên giám sát, đánh giá việc tuân thủ của nhân viên.
b. Thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm và ủy quyền hợp lý:
Tổ chức phân công phân nhiệm rõ ràng nhiệm vụ của từng phòng ban, từng nhân viên trong việc đảm bảo việc lập và trình bày BCTC. Đưa ra các yêu cầu cụ thể như: không để một nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng, tăng cường kiểm tra, giám sát, xét duyệt chặc chẽ công tác hạch toán kế toán. Thực hiện ủy quyền hợp lý cho các cấp trong việc xét duyệt các nghiệp vụ kế toán.
c. Đầu tư ứng dụng phần mềm kế toán:
DN đầu tư ứng dụng phần mềm, phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của DN. Chú trọng đánh giá về tính kiểm soát của phần mềm. Đảm bảo an toàn dữ liệu từ khâu nhập liệu chứng từ cho đến khi lên các báo cáo. Nhận định các rủi ro khi ứng dụng phần mềm như nguy cơ bị phá hủy dữ liệu, vi rút máy tính, chỉnh sửa dữ liệu bất hợp pháp,… và xác định các thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa và khắc phục kịp thời, hiệu quả.
d. Tổ chức đánh giá thường xuyên, định kỳ kiểm soát chất lượng hệ thống KSNB:
Nhà quản trị tổ chức kiểm soát, đánh giá chất lượng hệ thống KSNB, mức độ hữu hiệu đối với việc đảm bảo thực hiện các mục tiêu của đơn vị, đánh giá năng lực và tính hợp tác, tuân thủ các quy định về kiểm soát của các nhân viên. Kịp thời phát hiện những yếu kém và điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu kiểm soát và mục tiêu của DN trong giai đoạn mới.
Việc đánh giá bao gồm: đánh giá mức độ đồng thuận và tuân thủ của nhân viên đối với các chính sách, quy định mà DN đề ra, đánh giá trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng của nhân viên đáp ứng với yêu cầu công việc kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán; đánh giá tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát đang áp dụng và tính phù hợp của nó trong từng giai đoạn và mục tiêu cụ thể mà DN đặt ra.
3.3.1.2 Đối với các nhân viên
a. Ý thức chấp hành tốt các chính sách, quy định của đơn vị
Toàn thể nhân viên nâng cao ý thức chấp hành các quy định của DN, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ năng cần thiết phục vụ tốt công việc. Đặc biệt nhân viên kế toán thường xuyên cập nhật những quy định mới của Bộ tài chính về việc phân tích, hạch toán kế toán, đảm bảo thu thập, ghi chép và cung cấp thông tin kế toán trung thực và đáng tin cậy. Nâng cao năng lực, kỹ năng vận hành hệ thống máy tính, đảm bảo sử dụng phần mềm kế toán phục vụ hiệu quả việc hạch toán kế toán và cung cấp thông tin đáng tin cậy.
b. Đóng góp ý kiến hoàn thiện hệ thống KSNB
Trong quá trình làm việc, trong từng vai trò cụ thể, nhân viên sẽ có những nhận định chính xác nhất về tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát được áp dụng. Những bất cập trong công việc như: quy trình lập và luân chuyển chứng từ, quy trình xét duyệt thực hiện công việc, những khó khăn, bất cập khi sử dụng phần mềm kế toán, sự cộng tác phối hợp giữa các phòng ban và các vấn đề khác liên quan đến công tác kế toán…Từ đó, nêu vấn đề và đề xuất ý kiến với các cấp lãnh đạo góp phần nâng cao tính hữu hiệu hệ thống, bổ sung những kiểm soát cần thiết để hoàn thiện hệ thống.
3.3.2 Đối với nhà cung cấp phần mềm kế toán
Xuất phát từ đặc điểm khi ứng dụng phần mềm kế toán, DN thường không quan tâm nhiều đến các hoạt động kiểm soát trên phần mềm mà hầu như hoàn toàn trông cậy vào các thủ tục kiểm soát tích hợp trên phần mềm. Do đó, để hỗ trợ hữu hiệu cho thông tin trên BCTC được tạo lập và cung cấp một cách trung thực và tin cậy thì các nhà cung cấp phần mềm ngoài việc tập trung cho ra các sản phẩm phần mềm xử lý nhanh, chính xác mà nên lường trước tất cả rủi ro về sai sót gian lận có thể xảy ra – những nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn tài sản thông tin, tính tin cậy của BCTC, tích hợp nhiều hơn những thủ tục kiểm soát liên quan để nâng cao tính kiểm soát của phần mềm đối với tính an toàn,bảo mật của dữ liệu, thông tin hỗ trợ tốt cho mục tiêu BCTC. Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn cách sửa lỗi. Phần
mềm cho phép truy xuất các báo cáo kiểm soát về vi phạm quyền truy cập và các báo cáo kiểm soát khác.
Bên cạnh đó, nên có tài liệu hướng dẫn đầy đủ về cách thức sử dụng, phương pháp xử lý khi có sự cố. Cung cấp dịch vụ bảo trì, nâng cấp hỗ trợ DN linh hoạt trong việc cập nhật những chính sách, quy định mới về kế toán, thuế đảm bảo thông tin BCTC tuân thủ các quy định mới nhất để đáp ứng yêu cầu của người sử dụng thông tin.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Thông qua khảo sát thực tế mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy, phân tích, đánh giá vấn đề, tác giả đã nhận định các điểm mạnh và điểm yếu của các thành phần hệ thống KSNB của các DN nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Từ đó, tác giả xác lập quan điểm, giải pháp và các kiến nghị cho các DN hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát nội bộ, đặc biệt là mục tiêu lập và trình bày BCTC đảm bảo thông tin đáng tin cậy, đáp ứng mục tiêu sử dụng thông tin làm cơ sở ra các quyết định liên quan.
KẾT LUẬN
Thông tin kế toán trên BCTC hỗ trợ ra quyết định cho các đối tượng sử dụng thông tin. Để đáp ứng nhu cầu đó, thông tin trên BCTC của DN phải đáng tin cậy. Hệ thống KSNB là hệ thống hỗ trợ tốt cho việc thực hiện mục tiêu đảm bảo BCTC trung thực và hợp l. Ngày nay, việc ứng dụng phần mềm kế toán đã trở thành rất thông dụng ở các DN, hỗ trợ hiệu quả trong việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác. Do đặc điểm của việc ứng dụng phần mềm kế toán ảnh hưởng đến chất lượng thông tin trên BCTC nên việc xem xét đánh giá tính hữu hiệu của các thành phần KSNB đối với tổng thể BCTC lại càng trở nên quan trọng.
Thông qua việc khảo sát các DN có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn TP.HCM về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với tồng thể BCTC trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, luận văn đã cung cấp một cái nhìn trực quan về mức độ hữu hiệu KSNB BCTC tại các DN. Với việc tổng hợp các lý thuyết và tài liệu liên quan, luận văn đã cung cấp một phương pháp đánh giá định tính và định lượng hỗ trợ cho DN có thể thực hiện tự đánh giá và hỗ trợ các đối tượng khác có nhu cầu đánh giá về tính hữu hiệu KSNB BCTC của một đơn vị. Từ kết quả đánh giá về những điểm mạnh và điểm yếu của các thành phần KSNB, luận văn đề xuất một số giải pháp giúp DN có cơ sở để thoàn thiện và nâng cao tính hữu hiệu hệ thống KSNB BCTC cho đơn vị mình.
Mặc dù tác giả rất tâm huyết đối với đề tài đã thực hiện và đạt được một số kết quả nhất định, song vẫn còn đó những hạn chế tồn tại. Những hạn chế đó là chưa đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả và mục tiêu tuân thủ pháp luật và quy định của đơn vị. Các vấn đề kiểm soát trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán chủ yếu được tập trung vào thành phần hoạt động kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng, chưa đánh giá hết sự tác động của việc ứng dụng phần mềm đối với các thành phần khác của KSNB BCTC. Trong tương lai, tác giả cũng hy vọng sẽ tiếp tục nghiên cứu sâu hơn và rộng hơn nữa đề tài này để khắc phục những hạn chế như đã nêu.
Tiếng Việt
1. Đồng Quang Chung, 2009. Đề xuất một số biện pháp kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam. Luận văn Thạc Sĩ Kinh Tế. Người hướng dẫn khoa học PGS.TS Nguyễn Việt.
2. Lê Hoàng Lan, 2006, Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, Tạp chí Nhà Quản Lý. Ngày 17/06/2006.
3. Nguyễn Công Chánh, 2010. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm Xã hội tỉnh Kiên Giang. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Người hướng dẫn khoa học Nguyễn Thế Lộc
4. Nguyễn Đình Thọ, 2011. Phương pháp nghiên cứu khoa học trong kinh doanh - Thiết kế và thực hiện, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội.
5. Phạm Nguyễn Huỳnh Thanh, 2011, Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Luận văn Thạc sĩ Kinh tế. Người hướng dẫn khoa học Phạm Châu Thành.
6. Trần Văn Đức, 2000. Một số giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB phục vụ công tác quản lý tài chính kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất. Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kinh tế.
7. Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, 2012. Khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, Hệ thống thông tin kế toán (Tập 2). Nhà xuất bản Phương Đông.
8. Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn Kiểm Toán, Kiểm Soát Nội Bộ, 2012. Nhà xuất bản Phương Đông.
9. Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, 2011. Khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn Kiểm Toán, Kiểm Toán. Nhà xuất bản Phương Đông.
10. Vũ Thị Ngọc Thảo, 2012. Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam. Luận văn Thạc Sĩ Kinh Tế. Người hướng dẫn khoa học PGS.TS Vũ Hữu Đức.
USA: John Willey & Sons, 2001, 1044p.
2. Caplan, D. Internal controls and the detection of management fraud. Journal of Accounting Research, 1999, Vol.37No.1, pp. 101-117
3. Committee of Sponsoring Organization, Internal control – Intergated framework, 1992. United States of America
4. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Internal control – Integrated framework. Guidance for smaller public companies reporting on internal control over financial reporting. Vol.II Guidance, June 2006, 116p.
5. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Internal control – Integrated framework. Guidance for smaller public companies reporting on internal control over financial reporting. Vol.III Evaluation Tools, June 2006, 72p.
6. Colbert, J.L., Bowen, P. L. A comparision of internal controls: COBIT, SAC, COSO and SAS 55/78. [http://isaca.org/Template.cfm?- Section=COBIT6&CONTENTID=8174&TEMPLATE=/ContentManagement/Content Display.cfm]25.09.2005
7. Control objectives for information and related technology (CobiT), 3rd Edition – Executive summary. IT Governance Institute, Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF), 2000, 16p.
8. Heuberger, J.H. Taking Control of Internal Control Reporting: Recent PCAOB and SEC Guidance. Insights, 2005, Vol.19, Number 7, pp.2-8.
9. Jensen, K. L. A basic study of agency-cost source and municipal use of internal versus exxternal control. Accounting and Business Research, 2003, Vol.35, No. 1, pp 53-67
10. Lembi Noorve, Evaluation of The effectiveness of internal control over financial reporting), 2006. Thesis submitted for obtaining the master artium degree in economics, University of Tartu Estonia. Supervisors: Toomas Haldma, PhD (Econ), prof. and Andres Juhkam, MA (Econ), lecturer
Internal Auditor, 2005, april, pp. 51-55
12. Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB). Accounting Standard no 2. An audit of internal control over financial reporting performed in conjuntion with an audit of financial statements. PCAOB Release No. 2004, March 9, 2004, 184p. 13. Ramos, M. Evaluate the control environment. Journal of Accountancy, 2004, Vol. 197 Isue 5, pp. 75-79.
14. Rittenberg, L. E, Schwieger, B. J. Auditing – Concepts for a Changing Environment. Mason: South-Western, Thomson Corporation, 2005, 788p.
15. Sawyer, LB,. Dittenhofer, M.A., Scheiner, J.H. Sawyer’s internal Auditing, 5th Edition. USAL The Institute of Internal Auditor, 2003, 1402p.
16. Spira, L. F., Page, M. Risk management. The reinvention of internal control and the changing role of internal audit. Accounting, Auditing & Accountability Journal, 2003, Vol.16 No. 4, pp. 640-661.
17. The chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA). Standard of professional practice. USA: CIPFA 2002, 43p.
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỤC TIÊU ĐẢM BẢO BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐÁNG TIN CẬY TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CỦA CÁC DN NHỎ VÀ VỪA
TRÊN ĐỊA BÀN TP.HCM LỜI NGỎ
Hệ thống kiểm soát nội (KSNB) là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý thực hiện các mục tiêu: Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; Thông tin trên BCTC trung thực và hợp lý; Tuân thủ các quy định và luật lệ. BCTC có vai trò vô cùng quan trọng trong việc hõ trợ người sử dụng thông tin ra các quyết định liên quan. Vì vậy việc đảm bảo BCTC đáng tin cậy là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên luôn tiềm ẩn rủi ro là có những yếu kém hoặc sai phạm do nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây ra những thiệt hại hay giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức.Và đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, cụ thể là việc sử dụng phần mềm kế toán, vấn để đảm bảo BCTC đáng tin cậy lại càng được chú trọng. Việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu là một trong những biện pháp rất quan trọng để đảm bảo thực hiện mục tiêu đó của doanh nghiệp
Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề tôi chọn đề tài: “Đánh Giá Tính Hữu Hiệu của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Đối Với Mục Tiêu Báo Cáo Tài Chính Đáng Tin Cậy Trong Điều Kiện Ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Của Các Doanh Nghiệp Nhỏ và Vừa Trên Địa Bàn TPHCM” làm đề tài Luận Văn tốt nghiệp Thạc sĩ của mình.
Để đề tài được hoàn thành tốt, có đóng góp thiết thực cho thực tiễn. Rất mong được sự hỗ trợ của các anh chị thông qua việc hoàn thành bảng khảo sát này. Tôi xin cam đoan mọi thông tin thu thập được chỉ dùng cho mục đích nghiên cứu, không nhằm mục đích nào khác và tuyệt đối được giữ bí mật.
PHẦN 1: THÔNG TIN CÁ NHÂN VÀ DOANH NGHIỆP
1. Họ Tên: 2. Chức vụ:
3. Tên doanh nghiệp: 4. Loại hình doanh nghiệp:
a. Công ty TNHH b. Công ty Cổ phần c. Công ty Tư nhân d. DN nhà nước
e. Loại hình khác:………
5. Vốn điều lệ (Tổng tài sản xác định trong Bảng Cân đối kế toán của doanh nghiệp tại