II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY QUẢN Lí CỦA CễNG TY
b.Chức năng nhiệm vụ cỏc phũng được quy định như sau: Ban giỏm đốc
Ban giỏm đốc
Ban giỏm đốc của cụng ty bảo hiểm nhõn thọ Thanh Hoỏ gồm 2 người: 1 Giỏm đốc va 1 Phú giỏm đổc trong đú
Giỏm đốc: là người đại diện cho cụng ty chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật
và trước tổng cụng ty. Giỏm đốc được hội đồng quản trị của tổng cụng ty bảo hiểm Việt Nam bổ nhiệm, khen thưởng. Theo mụ hỡnh này thỡ giỏm đốc là người cú quyền điều hành cao nhất của cụng ty
Phú giỏm đốc:
Hiện tại cụng ty bảo hiểm nhõn thọ Thanh Hoỏ cú 1 phú giỏm đốc. Phú giỏm đốc là người giỳp giỏm đốc quản lý điều hành một số lĩnh vực do giỏm đốc phõn cụng và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc và phỏp luật trong phạm phi cụng việc mà mỡnh đảm nhận
Cỏc phũng ban
cỏc phũng ban cú chức năng tham mưu nhằm giỳm giỏm đốc quản lý điều hành quản lý cụng việc. Hiện tại cụng ty bảo hiểm nhõn thọ Thanh Hoỏ cú 7 Phũng thực hiện chức năng của minh trực tiếp tại cụng ty và 5 phũng phục vụ khỏch hàng tại cỏc huyện: Thọ Xuõn, Thiệu Hoỏ, Bỉm Sơn, Tĩnh Gia, Hoàng Hoỏ
* Phũng tổng hợp - Chức năng:
Phũng tổng hợp tham mưu cho lónh đạo cụng ty và tổ chức thực hiện cỏc mặt cụng tỏc sau đõy: • Hành chớnh quản trị. • Tổ chức cỏn bộ, nhõn sự tiền lương. • Tổng hợp, phỏp chế. - Nhiệm vụ: • Cụng tỏc hành chớnh quản trị:
+ Cụng văn đến: Nhận, trỡnh giỏm đốc cụng ty xử lý nội dung, đúng dấu đến và vào sổ toàn bộ cụng văn đến và phõn phối cụng văn theo sự chỉ đạo của giỏm đốc
+ Cụng văn đi: Nhận, đúng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi toàn bộ cụng văn đi của cụng ty theo đỳng địa chỉ.
+ Quản lý dấu của cụng ty theo quy định hiện hành
+ Sắp xếp, lưu trữ, bảo quản và định kỡ thanh lý cỏc tài liệu, cụng văn theo đỳng sạch đẹp, trật tự và an toàn.
+ Theo dừi và đụn đốc cỏc phũng chức năng và cỏ nhõn thực hiện tốt nội quy lao động.
+ Thực hiện tốt cụng tỏc lễ tõn, đối ngoại chung.
+ Bảo đảm cỏc điều kiện vật chất phục vụ cụng tỏc tổ chức cỏc cuộc họp và hội nghị của cụng ty
+ Bảo đảm phương tiện và cỏc điều kiện vật chất phục vụ cho lónh đạo cụng ty đi cụng tỏc.
+Quản lý và định kỡ thực hiện chế độ bảo dưỡng cỏc mỏy múc thiết bị, phương tiện đi lại của cụng ty.
+ Quản lý kho vật tư tài sản, ấn chỉ, văn phũng phẩm. Thực hiện việc xuất nhập kho đỳng chế độ quy định. Định kỡ kiểm kờ và lập bỏo cỏo tồn kho.
+ Cựng với cỏc tổ chức cụng đoàn cụng ty tham gia giải quyết cỏc vấn đề cú liờn quan đến đời sống cỏn bộ, nhõn viờn.
• Cụng tỏc tổ chức cỏn bộ nhõn sự tiền lương:
+ Căn cứ vào mụ hỡnh TCBM và chức năng, nhiệm vụ mẫu theo quy định của tổng cụng ty để tham mưu cho lónh đạo cụng ty về mụ hỡnh và chức năng nhiệm vụ cỏc phũng thuộc cụng ty trỡnh tổng cụng ty phờ chuẩn. + Xõy dựng nội quy lao động và cỏc quy chế khỏc của cụng ty.
+ Xõy dựng kế hoạch lao động và tham mưu cho lónh đạo về tuyển chọn, bố trớ cỏn bộ đảm bảo chất lượng, trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức đỏp ứng yờu cầu cụng tỏc và đỳng quy định.
+ Giỳp lónh đạo cụng ty thống nhất quản lý toàn diện đối với cỏn bộ thuộc diện quản lý phõn cấp của tổng cụng ty như: Đề bạt, xếp lương, nõng bậc lương khen thưởng, kỷ luật... quản lý và lưu trữ hồ sơ cỏn bộ. +Phối hợp cỏc phũng chức năng thực hiện cụng tỏc quản lý cỏn bộ, định kỳ đỏnh giỏ và quy hoạch cỏn bộ theo quy định.
+ Xõy dựng kế hoạch đào tạo hàng năm và phối hợp với cỏc phũng chức năng của cụng ty, cỏc cơ quan đào tạo bờn ngoài tổ chức thực hiện kế hoạch đó được ngoài nước.
+Trờn cơ sở định mức lao động, tớnh chất yờu cầu và mức độ phức tạp của cụng việc để xõy dựng phương ỏn trả lương của cụng ty trỡnh lónh đạo phờ duyệt
+ Phối hợp với BCH cụng đoàn soạn thảo thoó ước lao động tập thể để kớ với giỏm đốc cụng ty và trỡnh lónh đạo cụng ty ban hành quy định vờ việc sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phỳc lợi.
+ Tổ chức thực hiện cụng tỏc bảo vệ nội bộ, cụng tỏc phũng gian, bảo mật.
+Giải quyết cỏc đơn thư khiếu nại, tố cỏo cú liờn quan đến cụng tỏc tổ chức cỏn bộ
• Cụng tỏc tổng hợp- phỏp chế (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Xõy dựng và trỡnh lónh đạo cụng ty chương trỡnh cụng tỏc hàng năm, quý, thỏng và xếp lịch cụng tỏc tuần của văn phũng cụng ty
+ Theo dừi, nắm tỡnh hỡnh và đụn đốc cỏc phũng chức năng thực hiện kế hoạch năm về tỡnh hỡnh hoạt động của cụng ty
+Phối hợp cỏc phũng cú liờn quan giải quyết đơn thư khiếu nại của khỏch hàng.
+ Tham mưu cho lónh đạo cụng ty và tổ chức thực hiện cụng tỏc thi đua khen thưởng trong nội bộ cụng ty.
+ Tư vấn cho lónh đạo cụng ty những vấn đề liờn quan đến phỏp luật, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh phự hợp với cỏc quy định của phỏp luật hiện hành.
-Quyền hạn:
• Đụn đốc cỏn bộ, viờn chức cỏc phũng trong cụng ty thực hiện cỏc quy định về hành chớnh quản trị, nội quy lao động và cỏc quy định khỏc.
• Đụn đốc cỏc phũng gửi bỏo cỏo, biểu mẫu thống kờ phục vụ cho yờu cầu cụng tỏc thuộc nhiệm vụ chức năng của phũng.
• Ký cỏc giấy tờ liờn quan đến chức năng, nhiệm vụ của phũng khi được giỏm đốc cụng ty uỷ quyền
- Tổ chức bộ mỏy và quan hệ cụng tỏc:
• Phũng tổng hợp cú 1 trưởng phũng. Trưởng phũng chịu trỏch nhiệm trước lónh đạo cụng ty về mọi hoạt động của phũng. Số lượng phú phũng do Giỏm đốc cụng ty quy định.
• Trong phạm vi quy định chung, Phũng tổng hợp chủ động quan hệ cụng tỏc với cỏc phũng thuộc cụng ty, cỏc phũng chuyờn mụn của tổng cụng ty và cỏc cơ quan, đơn vị khỏc cú liờn quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
* Phũng tài chớnh kế toỏn - Chức năng:
tổ chức thực hiện cỏc mặt sau:
• Hạch toỏn kế toỏn kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn; cỏc hoạt động thu, chi tài chớnh và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Bảo Việt, đảm bảo tốt cho hoạt động kinh doanh.
• Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chớnh của đơn vị.
• Tư vấn, tham mưu cho lónh đạo cụng ty chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giỏm sỏt việc quản lý và chấp hành chế độ tài chớnh kế toỏn chung của nhà nước và của bảo Việt tại đơn vị.
-Nhiệm vụ:
• Thực hiện đỳng chế độ tài chớnh- kế toỏn chung của Nhà nước và cỏc quy định nội bộ của tổng cụng ty bảo hiểm việt nam đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Hạch toỏn cỏc khoản thu, chi tài chớnh cho toàn nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại đơn vị một cỏch kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Cụ thể;
+ Thực hiện kế toỏn thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm. + Thực hiện kế toỏn chi hoạt động kinh doanh bảo hiểm + Thực hiện kế toỏn chi phớ quản lý doanh nghiệp
+ Thực hiện kế toỏn tài sản cố định, nguyờn- nhiờn vật liệu, ấn chỉ, cụng cụ, dụng cụ.
+Thực hiện kế toỏn cụng nợ.
+ Thực hiện kế toỏn thanh toỏn nội bộ trong hệ thống bảo việt. + Thực hiện kế toỏn hoạt động tài chớnh.
+Thực hiện kế toỏn hoạt động khỏc.
• Chủ trỡ và phối hợp với cỏc phũng liờn quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chớnh hàng năm và dài hạn của cụng ty.Thực hiện kịp thời, đầy đủ cụng tỏc thống kờ, kế hoạch tài chớnh theo quy định của cụng ty.
• Thực hiện và tham gia trực tiếp cụng tỏc đầu tư tài chớnh, cho vay tại đơn vị (khi đơn vị được tổng cụng ty cho phộp thực hiện cụng tỏc đầu tư tài chớnh cụ thể).
• Tư vấn cho lónh đạo cụng ty về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giỏm sỏt việc quản lý và chấp hành chế độ tài chớnh- kế toỏn của nhà nước và của nội bộ Bảo Việt tại đơn vị:
+ Tư vấn, lập kế hoạch và kiểm soỏt kế hoạch chi tiờu đảm bảo đỳng cỏc quy định về định mức chi tiờu của Nhà nước và của tổng cụng ty.
+ Xõy dựng cỏc quy định nội bộ về quản lý tài chớnh: Quy trỡnh thu- chi kinh doanh; quản lý tiền vốn, cụng nợ; định mức chi tiờu... ỏp dụng trong đơn vị và kiểm tra việc chấp hành cỏc quy định nội bộ này.
+Nghiờn cứu và đề xuất với lónh đạo cụng ty và với tổng cụng ty cỏc biện phỏp quản lý thu, chi doanh đảm bảo chấp hành tốt đỳng chế độ hiện hành và phự hợp với đặc điểm, tỡnh hỡnh kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
•Chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực tài chớnh- kế toỏn đối với cỏc phũng phục vụ khỏch hàng khu vực.
- Quyền hạn:
• Đụn đốc và yờu cầu cỏc phũng, cỏ nhõn CBCNV của đơn vị thực hiện cỏc quy định về quản lý tài chớnh- kế toỏn.
• Tham gia ý kiến về mặt tài chớnh đối với cụng tỏc kinh doanh và chi tiờu trực tiếp tại đơn vị.
• Cú quyền và trỏch nhiệm bỏo cỏo và đề xuất ý kiến với tổng cụng ty cỏc vi phạm về quản lý tài chớnh- kế toỏn trong phạm vi đơn vị.
- Tổ chức bộ mỏy và quan hệ cụng .
• Phũng tài chớnh kế toỏn cú một trưởng phũng. Trưởng phũng tài chớnh kế toỏn chịu trỏch nhiệm trước lónh đạo cụng ty về mọi hoạt động của cỏc phũng. Trưởng phũng và phú tài chớnh kế toỏn do giỏm đốc cụng ty đề nghị, Tổng cụng ty quyết định.
•Phũng tài chớnh kế toỏn cú nhõn sự và phõn cụng cụng việc phự hợp đảm bảo hạch toỏn đày đủ và kịp thời cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại đơn vị, nhằm thực hiện tốt cỏc cụng việc:
• Kế toỏn chi tiết và và bỏo cỏo kế toỏn chi tiết. • Kế toỏn tổng hợp và bỏo cỏo tài chớnh.
• Cụng tỏc thống kờ kế hoạch.
• Trong phạm vi và quy định chung, phũng tài chớnh kế toỏn chủ động quan hệ cụng tỏc với cỏc phũng thuộc cụng ty, cỏc phũng chuyờn mụn của tổng cụng ty và cỏc cơ quan, đơn vị khỏc cú liờn quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao
* Phũng phỏt triển và quản lý đại lý - Chức năng:
Phũng phỏt triển và quản lý đại lý cú chức năng tham mưu cho lónh đạo cụng ty và tổ chức thực hiện cỏc mặt cụng tỏc sau:
• Tuyển dụng, đào tạo và nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ cho đại lý bảo hiểm nhõn thọ
• Hỗ trợ đại lý trong cụng tỏc bỏn hàng, đề xuất và làm đầu mối thực hiện việc mở rộng cỏc kờnh phõn phối sản phẩm bảo hiểm nhõn thọ
• Xõy dựng và tổ chức cỏc phong trào thi đua trong đại lý bảo hiểm nhõn thọ.
-Nhiệm vụ và quyền hạn:
• Tuyển dụng, đào tạo và nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ cho lực lượng bỏn sản phẩm bảo hiểm nhõn thọ
• Lập kế hoạch tuyển dụng đại lý hàng năm, trỡnh cấp cú thẩm quyền phờ duyệt, tiến hành việc tuyển dụng đại lý theo quy định
• Lập kế hoạch đào tạo đại lý hàng năm và tổ chức thực hiện cụng tỏc đào tạo đại lý theo phõn cấp hoạc phối hợp với trung tõm đào tạo bảo việt để tiến hành đào tạo đại lý
• Lập kế hoạch; tổ chức thực hiện và phối hợp với trung tõm đào tạo bảo việt và cỏc đơn vị cú liờn quan để tiến hành bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ, kĩ năng bỏn hàng cho đại lý
- Hỗ trợ đại lý trong cụng tỏc bỏn hàng, thu phớ bảo hiểm; đề xuất và làm đầu mối thực hiện việc mở rộng cỏc kờnh phõn phối bảo hiểm nhõn thọ + Trờn cơ sở kết quả phận tớch thị trường của phũng maketing, phũng phỏt triển và quản lý đại lý xõy dựng định hướng hoạt động cho đại lý và hỗ trợ cỏc đại lý trong cỏc khõu: tuyờn truyền giới thiệu sản phẩm, bỏn sản phẩm, thu phớ bảo hiểm, duy trỡ hợp đồng
+Thiết kế cỏc cụng cụ cần thiết cho đại lý: Bộ đồ nghề của đại lý; cỏc loại cẩm nang cần thiết cho đại lý ; phối hợp với phũng maketing để tổ chức sản xuất và cung cấp cho đại lý.
+Hỗ trợ về mặt nghiệp vụ cho cỏc đại lý trong quỏ trỡnh khai thỏc hợp đồng, duy trỡ hợp đồng và phục vụ khỏch hàng.
+ Phổ biến những kinh nghiệm tốt, thực hiện, quan lý hoạt động của cỏc kờnh phõn phối sản phẩm BHNT khỏc.
- Tổ chức, quan lý, kiểm tra, giỏm sỏt hoạt động của lực lượng bỏn sản phảm BHNT và thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch đối với đại lý BHNT + Triển khai ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức và quản lý đại lý theo quy định của tổng cụng ty.
+ Đề xuất việc kớ kết hoạc chấm dứt hợp đồng đại lý và tổng đại lý BHNT
+ Đề xuất và thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch đối với cỏc đại lý và tổng đại lý: Hoa hồng, thăng tiến, thi đua, khen thưởng, kỉ luật và cỏc chế độ khỏc.
+Giỏm sỏt hoạt động của đại lý, tổng đại lý, kịp thời chấn chỉnh những hoạt động sai quy định của đại lý họac đề xuất cỏc biện phỏp cải tiến quản lý đại lý.
+ Chủ trỡ và phối hợp với cỏc phũng phục vụ khỏch hàng khu vực và phũng tài chớnh- kế toỏn để quản lý chặt chẽ tỡnh hỡnh thu nộp phớ bảo hiểm của cỏc đại lý, tổng đại lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tổ chức kiểm tra hoạt động của đại lý về cỏc lĩnh vực: Thực hiện quy trỡnh khai thỏc bảo hiểm, cỏc quy định của tổng cụng ty, cụng ty về việc tuyờn truyền giới thiệu sản phẩm bảo hiểm; tỡnh hỡnh thu nộp phớ bảo hiểm, thực hiện cỏc chế độ khuyến mói của cụng ty với khỏch hàng; thực hiện chế độ chăm súc khỏch hàng ...
+ Thống kờ theo dừi tỡnh hỡnh hoạt động của đại lý, tổng đại lý qua cỏc thời kỡ theo cỏc chỉ tiờu quy định.
+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ của đại lý; cập nhật, theo dừi, đỏnh giỏ, lập bỏo cỏo, quản lý cỏc thụng tin liờn quan đến đại lý cụng ty.
+ Giải quyết thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp cú liờn quan đến đại lý theo phõn cấp.
- Xõy dựng tổ chức phong trào thi đua trong đại lý BHNT:
+ Phỏt động, sơ kết, tổng kết cỏc phong trào thi đua trong đại lý của cụng ty.
+ Tham mưu cho lónh đạo cụng ty tổ chức cỏc hoạt động đời sống xó hội khỏc trong đại lý để tăng cường mối đoàn kết nội bộ, tạo sự thống nhất
chung phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ cụng tỏc.
- Chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực phỏt triển và quản lý đại lý đối với cỏc phũng phục vụ khỏch hàng khu vực.
b. Tổ chức bộ mỏy và quan hệ cụng tỏc.
`• Phũng phỏt triển và quản lý đại lý cú một trưởng phũng. Trưởng phũng phỏt triển và quản lý đại lý chịu trỏch nhiệm trước lónh đạo cụng ty về mọi hoạt động của phũng. Số lượng phú phũng do Giỏm đốc cụng ty quy định.
• Trong phạm vi quy định chung, phũng phỏt triển và quản lý đại lý chủ động cộng tỏc với cỏc phũng thuộc cụng ty, cỏc phũng chức năng của tổng cụng ty và cỏc cơ quan, đơn vị khỏc cú liờn quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
* Phũng phục vụ khỏch hàng khu vực - Chức năng:
Phũng phục vụ khỏch hàng khu vực là một bộ phận trực tiếp tổ chức quản