5. Kết cấu của đề tài
3.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách Nhà
qua Kho bạc Nhà nƣớc Tuyên Quang
Thực trạng về quy mô doanh số hoạt động, số lƣợng đơn vị giao dịch, số lƣợng tài khoản, số chứng từ phát sinh bình quân trong ngày của KBNN Tuyên Quang từ năm 2011 đến năm 2013:
Bảng 3.3. Hoạt động kế toán Ngân sách Nhà nƣớc tại Kho bạc Nhà nƣớc Tuyên Quang giai đoạn 2011-2013
STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm Tỷ lệ năm 2013 tăng so với năm 2011 2011 2012 2013
1 Doanh số hoạt động Triệu đồng 86.510.698 18.263.656 135.619.630 156
2 Số đơn vị giao dịch Đơn vị 961 962 1.079 112
3 Số tài khoản giao dịch Tài khoản 5.776 5.776 7.325 126
4 Bình quân số chứng từ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
(Nguồn: Báo cáo KBNN Tuyên Quang)
Có thể nói quy mô hoạt động, giao dịch của KBNN Tuyên Quang tăng mạnh, đặc biệt là doanh số hoạt động năm 2013 tăng tới 156% so với năm 2011; số đơn vị giao dịch tăng 112% so với năm 2011; số lƣợng tài khoản giao dịch tăng 126% so với năm 2011; số lƣợng chứng từ tăng 114% so với năm 2011. Đòi hỏi KBNN Tuyên Quang cần trú trọng bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ thực hiện nhiệm vụ KSC đủ về số lƣợng, có trình độ đào tạo nghiệp vụ chuyên môn theo đúng chuyên ngành, nắm vững các chế độ chính sách của nhà nƣớc để thực hiện đảm bảo các khoản chi NSNN qua KBNN đƣợc kiểm soát một cách chặt chẽ hiệu quả.
3.2.1. Nguyên tắc kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Tuyên Quang
- Tất cả các khoản chi thƣờng xuyên NSNN phải đƣợc kiểm tra kiểm soát trong quá trình chi trả, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán NSNN đƣợc giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định và đƣợc thủ trƣởng đơn vị quyết định chi.
- Tất cả các khoản chi thƣờng xuyên NSNN đƣợc hạch toán bằng đồng Việt Nam theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục NSNN.
- Các khoản chi thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Tuyên Quang đƣợc thực hiện theo nguyên tắc chi trả trực tiếp từ KBNN cho ngƣời hƣởng lƣơng, trợ cấp xã hội hoặc hàng hóa dịch vụ. Trong trƣờng hợp không thực hiện đƣợc hình thức thanh toán trực tiếp, KBNN Tuyên Quang sẽ thanh toán qua đơn vị sử dụng NSNN.
- Quá trình kiểm soát, thanh toán, quyết toán chi thƣờng xuyên NSNN đối với các khoản chi sai phải thu hồi giảm chi nộp NSNN, KBNN Tuyên
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Quang căn cứ vào quyết định của cơ quan Tài chính hoặc cấp có thẩm quyền để thực hiện việc thu hồi.
3.2.2. Điều kiện chi thường xuyên ngân sách Nhà nước
Công tác kiểm soát, thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên của NSNN cho các đơn vị thụ hƣởng NSNN qua KBNN Tuyên Quang chỉ đƣợc thực hiện khi có đủ các điều kiện:
- Đã có trong dự toán chi NSNN đƣợc giao. Trừ trƣờng hợp tạm cấp kinh phí đầu năm khi chƣa đƣợc giao dự toán theo quy định và chi từ nguồn tăng thu, nguồn dự phòng ngân sách, chi ứng trƣớc dự toán năm sau theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
- Đúng chế độ tiêu chuẩn, định mức chi do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định.
- Đã đƣợc thủ trƣởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền quyết định chi.
- Có đủ hồ sơ chứng từ thanh toán theo quy định (Bộ Tài chính, 2012).
3.2.3. Hình thức chi trả các khoản chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Tuyên Quang
3.2.3.1. Chi trả theo hình thức rút dự toán từ Kho bạc Nhà nước
Việc kiểm soát, thanh toán chi trả các khoản chi thƣờng xuyên từ NSNN qua KBNN Tuyên Quang đƣợc thực hiện theo hình thức rút dự toán: Hình thức chi này áp dụng đối với các cơ quan hành chính Nhà nƣớc; đơn vị sự nghiệp công lập; tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp; tổ chức xã hội , tổ chức xã hội - nghề nghiệp đƣợc ngân sách hỗ trợ kinh phí thƣờng xuyên.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Căn cứ vào nhu cầu chi và theo yêu cầu nhiệm vụ chi thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách lập hồ sơ thanh toán theo quy định gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát thanh toán.
- KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ của đơn vị sử dụng NSNN theo quy định, nếu đủ điều kiện theo quy định, thì thực hiện chi trả trực tiếp cho ngƣời hƣởng lƣơng và ngƣời cung cấp HHDV hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.
- Các khoản chi theo hình thức rút dự toán từ KBNN Tuyên Quang cho đơn vị sử dụng NSNN đảm bảo các khoản chi đáp ứng các điều kiện chi NSNN theo quy định và hạch toán đúng quy định của mục lục NSNN hiện hành.
3.2.3.2. Chi trả theo hình thức lệnh chi tiền
Đối tƣợng chi trả theo hình thức lệnh chi tiền bao gồm: Chi cho các đơn vị, các tổ chức kinh tế xã hội không có quan hệ thƣờng xuyên với NSNN; chi trả nợ nƣớc ngoài; chi cho vay của NSNN; chi kinh phí ủy quyền và một số khoản chi khác theo quyết định của Thủ trƣởng cơ quan Tài chính.
- Lệnh chi tiền do cơ quan Tài chính lập và chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất, hồ sơ, chứng từ của từng khoản chi, đảm bảo các điều kiện thanh toán chi trả NSNN theo quy định; ra lệnh chi tiền gửi KBNN để chi trả cho đơn vị sử dụng NSNN.
- KBNN Tuyên Quang thực hiện xuất quỹ NSNN và chi trả cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung chi ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
3.3. Quy trình tổ chức công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách Nhà nƣớc qua Kho bạc Nhà nƣớc Tuyên Quang Nhà nƣớc qua Kho bạc Nhà nƣớc Tuyên Quang
3.3.1. Nguyên tắc thực hiện giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Tuyên Quang
- KBNN Tuyên Quang thực hiện phƣơng châm giao dịch một cửa trong KSC đảm bảo thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng chế độ quy trình nghiệp vụ, giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng.
- Công khai hồ sơ, thủ tục, quy trình chi thƣờng xuyên NSNN, thời hạn giải quyết công việc cũng nhƣ trách nhiệm của cán bộ KBNN làm công tác này.
- Thực hiện nhận hồ sơ chi thƣờng xuyên NSNN và trả kết quả tại một đầu mối, không yêu cầu khách hàng phải liên hệ với nhiều bộ phận.
3.3.2. Trách nhiệm của cán bộ kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Tuyên quang trong việc thực hiện quy trình giao dịch một cửa
- Cán bộ kế toán KBNN Tuyên Quang làm nhiệm vụ KSC thƣờng xuyên NSNN có nhiệm vụ hƣớng dẫn khách hàng nộp hồ sơ kiểm soát chi, xem xét hồ sơ của khách hàng, kiểm tra sơ bộ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Trƣờng hợp hồ sơ chƣa đúng, chƣa đủ theo quy định thì hƣớng dẫn cụ thể, ghi đầy đủ tên các loại tài liệu cần bổ xung hoàn chỉnh, nội dung vắn tắt cần bổ xung vào phiếu giao nhận hồ sơ để trả lại khách hàng làm căn cứ bổ xung hồ sơ còn thiếu.
- Thực hiện kiểm soát hồ sơ KSC thƣờng xuyên NSNN đúng chính sách, chế độ của nhà nƣớc. trong qua trình kiểm soát nếu phát hiện các khoản chi NSNN không đủ điều kiện chi NSNN theo chế độ quy định, chi sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, chi không đúng đối tƣợng, mục đích theo dự toán
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
đƣợc duyệt, hoặc số dƣ tài khoản của khách hàng không đủ thì cán bộ kiểm soát chi từ chối thanh toán theo chế độ quy định.
- Thực hiện luân chuyển hồ sơ KSC thƣờng xuyên NSNN theo đúng quy trình, kiểm soát thanh toán chi trả, thông báo kết quả và trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng theo quy định, quy trình nghiệp vụ.
3.3.3. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên theo cơ chế một cửa tại Kho bạc Nhà nước Tuyên Quang
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ quy trình giao dịch một cửa tại Kho bạc Nhà nƣớc Tuyên Quang
(Nguồn: Kho bạc Nhà nước Tuyên Quang)
Ghi chú:
Hƣớng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hƣớng đi của chứng từ thanh toán
CÁC BƢỚC THỰC HIỆN TRONG QUY TRÌNH Bƣớc 1. Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
KHÁCH HÀNG CÁN BỘ KSC KẾ TOÁN TRƢỞNG
GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM THANH TOÁN THANH TOÁN VIÊN
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
1. Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi KBNN Tuyên Quang. Tùy theo từng phƣơng thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi thƣờng xuyên NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.
2. Kiểm soát sơ bộ hồ sơ: cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ:
+ Tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi. + Về hồ sơ: Các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ. Các tài liệu nhƣ dự toán, hợp đồng, hóa đơn thanh toán phải là bản chính; các tài liệu, chứng từ khác là bản chính (hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định).
3. Phân loại hồ sơ và xử lý:
a. Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lƣơng, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính; các khoản chi từ tài khoản tiền gửi mà theo quy định; KBNN không kiểm soát chi.
- Trƣờng hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định, cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.
- Trƣờng hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung; cán bộ kiểm soát chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lƣu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
b. Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày bao gồm: các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ; thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp; thanh toán tạm ứng.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Trƣờng hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ kiểm soát chi tiết nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả.
- Trƣờng hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: cán bộ kiểm soát chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lƣu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
c. Xử lý giao nhận đối với các trƣờng hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ. - Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lƣu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đối với những công việc phải giải quyết ngay; đối với những công việc có thời gian giải quyết trên 1 ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả, tính từ ngày KBNN nhận đủ hồ sơ trên Phiếu giao nhận hồ sơ, phô tô một bản trả khách hàng.
Bƣớc 2. Kiểm soát chi
1. Cán bộ kiểm soát chi: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dƣ tài khoản, số dƣ dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) theo quy định.
- Nếu số dƣ tài khoản của khách hàng không đủ; khoản chi không đủ điều kiện chi ngân sách nhà nƣớc theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tƣợng, mục đích theo dự toán đƣợc
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
duyệt), cán bộ KSC lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký, gửi khách hàng theo quy định.
- Đối với các trƣờng hợp phức tạp, chƣa đầy đủ căn cứ pháp lý, chƣa có hƣớng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ KSC phải báo cáo lãnh đạo phòng (bộ phận) xem xét, chỉ đạo hƣớng giải quyết; nếu vƣợt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo đơn vị KBNN có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời khách hàng.
2. Quy trình kiểm soát chi:
- Đối với Lệnh chi tiền: cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính, KBNN thực hiện xuất quỹ ngân sách nhà nƣớc và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung ghi trong Lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính.
- Đối với trƣờng hợp rút dự toán: kiểm tra số dƣ tài khoản dự toán của đơn vị; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ; kiểm soát nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức, chế độ của cấp có thẩm quyền quy định; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của giấy rút dự toán; kiểm soát đối tƣợng và nội dung chi bằng tiền mặt (đối với đề nghị chi bằng tiền mặt).
- Đối với tài khoản tiền gửi của đơn vị dự toán:
+ Tiền gửi dự toán thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng: KBNN thực hiện kiểm soát chi theo quy định tại Thông tƣ số 23/2004/TTLT-BTC-BQP ngày 26/3/2004 và Thông tƣ số 54/2004/TTLT-BTC-BCA ngày 10/6/2004; Đối với các khoản chi có độ bảo mật cao, KBNN thực hiện thanh toán, chi trả cho đơn vị, không thực hiện kiểm soát các khoản chi này; đối với các khoản chi không có độ bảo mật cao, KBNN kiểm soát, thanh toán nhƣ trƣờng hợp chi trả từ tài khoản dự toán.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
+ Tài khoản tiền gửi dự toán khác: KBNN kiểm soát ủy nhiệm chi chuyển tiền phù hợp với hợp đồng kinh tế về tên đơn vị thụ hƣởng, Ngân hàng nơi đơn vị thụ hƣởng mở tài khoản, số tiền thanh toán, chủ tài khoản; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký.
- Đối với tài khoản tiền gửi khác: KBNN chỉ kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đề nghị thanh toán, không kiểm soát chi đối với các trƣờng hợp thanh toán từ tài khoản này.
Bƣớc 3. Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) ký chứng từ
- Cán bộ KSC trình Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) hồ sơ, chứng từ đƣợc kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN;
- Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/ thanh toán sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) ký duyệt.
Bƣớc 4. Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) ký
Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ KSC thƣờng xuyên NSNN; trƣờng hợp, Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ KSC để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm