Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng “Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán”. Với nhà cung cấp có số lợng lớn thì đợc mở một sổ riêng, với nhà cung cấp không thờng xuyên thì mỗi nhà cung cấp đợc ghi ở một trang riêng. Cơ sở để ghi sổ là Hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng . Cuối… kỳ cộng sổ, lấy số tổng cộng của mỗi nhà cung cấp lập “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời bán”.
d. Quy trình ghi sổ tổng hợp:
Quy trình ghi sổ tổng hợp kế toán công và thanh toán
Chứng từ gốc về công nợ và thanh toán Sổ cái TK 331
Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời bán Sổ Nhật ký chung
BCTC
Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Từ các chứng từ gốc về công nợ và thanh toán kế toán nhập vào Sổ nhật ký chung, từ đó dữ liệu đợc chuyển vào Sổ cái TK331 đã đợc chi tiết. Cuối mỗi tháng kế toán cộng sổ và đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết và lên Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Định kỳ kế toán phải đối chiếu với bảng tổng hợp do nhà cung cấp gửi đến. Ngoài ra, kế toán thanh toán phải nhập dữ liệu vào Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ ghi nợ và thanh toán. Sau đó số liệu sẽ đợc đa vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để theo dõi tổng hợp và đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh và cung cấp cho ban lãnh đạo khi có yêu cầu.