Từ các chứng từ gốc, hàng ngày kế toán vào sổ Nhật ký chung và vào sổ chi tiết TK 334, 335, 338. Từ các số liệu cơ sở đó chơng trình kế toán sẽ sử lý để lên Sổ cái TK334, 335, 338, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính vào cuối kỳ. Ngoài các sổ sách trên kế toán tiền lơng Nhà xuất bản Giáo dục còn vào Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ trích trớc, tính và thanh toán lơng riêng cho từng bộ phận để tiện cho việc quản lý. Sơ đồ ghi sổ tổng hợp của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng đợc khái quát nh sau:
Chứng từ gốc về lao động, tiền lơng BHXH và thanh toán Sổ cái TK
334, 335, 338
Sổ Nhật ký chung BCTC
Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK
334, 335, 338
6. Kế toán thanh toán với ngời bán:
a. Hệ thống chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn mua hàng: Là căn cứ để xác định số tiền phải trả nhà cung cấp cho mỗi lô hàng mua về.
- Hợp đồng cung cấp hàg hoá: Là căn cứ để xác định số tiền phải trả nhà cung cấp cho lô hàng đặt mua, hoặc số mà ngời bán cam kết cung cấp.
- Phiếu chi: Phản ánh số tiền mua hàng Nhà xuất bản Giáo dục đã trả cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.
- Giấy báo Nợ của ngân hàng: Phản ánh số tiền mua hàng Nhà xuất bản Giáo dục đã trả cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng.
- Phiếu thanh toán tạm ứng: Phản ánh số tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục đã tạm ứng cho cán bộ công nhân viên để mua hàng. Trên chứng từ này có ghi rõ số tiền đã chi để mua hàng.
- Giấy nhận nợ: Là chứng từ phản ánh số tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục phải trả cho nhà cung cấp nhng đợc nhà cung cấp cho thanh toán chậm.
b. Hệ thống sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
- Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời bán. - Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái TK 331.
- Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.