5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán của công ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM -DV Bách Tùng Gia) Kế toán trưởng
Kế toán thu chi, công nợ
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 29 - MSSV: 1054030851
Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng do Giám Đốc quyết định, bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc thực hiện trách nhiệm được giao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.
- Tổ chức triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch đã được Giám Đốc phê duyệt, tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động của phòng trong từng tháng, từng quý, từng năm để đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch được giao để báo cáo Giám Đốc công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nhân viên trong phòng, triển khai công việc đã được phân công cụ thể cho từng người.
- Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hồ sơ tài liệu thuộc phòng kế toán (trên cơ sở đó phân công người chịu trách nhiệm cụ thể từng phần việc).
- Có ý kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lượng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp lý để Giám Đốc quyết định.
- Kiểm tra việc ghi chép sổ sách, hạch toán các nghiệp vụ theo đúng chế độ quy định.
- Kiểm tra các số liệu và lập chứng từ kết chuyển chi phí, giá vốn, doanh thu.
- Lập báo cáo quyết toán tháng, quý, năm cho công ty.
Kế toán thu chi, công nợ:
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của công ty, theo dõi các giao dịch qua ngân hàng, thanh toán tiền hàng, thuế và các khoản trích nộp khác.
- Lập các chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ về trích lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Chi phí trả trước, phân bổ chi phí trả trước.
- Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia các công tác kiểm quỹ theo quy định khi có yêu cầu.
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 30 - MSSV: 1054030851
- Theo dõi và thực hiện báo cáo tình hình công nợ nội bộ và thanh toán tạm ứng nội bộ.
- Liên hệ với ngân hàng để giao nhận các chứng từ của ngân hàng (giấy báo nợ, giấy báo có) kịp thời.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng đúng theo quy định hiện hành.
- Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng.
- Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản phí ngân hàng cho kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng.
- Theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Lưu hồ sơ quyết toán, hồ sơ của trưởng phòng kế toán.
- In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế toán khi có yêu cầu.
- Theo dõi các đơn đặt hàng, từng hợp đồng kinh tế, cập nhật giá cả trên thị trường để báo cáo với giám đốc.
- Kết hợp với kho để ghi nhận những đợt giao hàng và nhắc nhở kho xử lý kịp thời những đơn đặt hàng hạn chế tình trạng chậm trễ.
- Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ từng khách hàng. Nhắc nhở khách hàng khi đến đợt thanh toán.Cuối tháng báo cáo những khoản phải thu khó đòi và nhắc nhở với giám đốc những khoản nợ đến hạn trả.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định.
- Hỗ trợ với kế toán ngân hàng để giải quyết những lệnh chi gấp vào buổi chiều trong ngày.
Kế toán kho:
- Quản lý hàng hoá trong kho, theo dõi từng đợt hàng, kiểm tra hàng hoá theo đúng số lượng trên phiếu giao hàng và sắp xếp thứ tự để dễ dàng di chuyển.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá, in phiếu nhập kho và phiếu xuất kho tương ứng với từng đợt hàng.
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 31 - MSSV: 1054030851
- Nghiêm ngặt trong việc giao nhận hàng hoá để giảm tối thiểu vấn đề thiệt hại do vận chuyển hàng.
- Thường xuyên họp nội bộ kho, phê bình những việc không hay và đề ra những giải pháp cải thiện tình hình nêu trên. Lắng nghe nguyện vọng của nhân viên trong kho, báo cáo lên cấp trên để giải quyết những bức xúc đã ghi nhận trong buổi họp.
- Kiểm tra thường xuyên số dư hàng hoá trên sổ sách với thực tế.
- Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản hư hỏng hay thất thoát hàng và nêu rõ lý do thất thoát, đề xuất các biện pháp xử lý những khoản thiệt hại về hàng hoá cũng như những phương pháp mới để cải thiện khả năng quản lý kho tốt hơn.
- Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản phí ngân hàng cho kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng.
Thủ quỹ
- Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, lập phiếu thu, phiếu chi, quản lý cơ sở vật chất, trang phục cho nhân viên.
- Thực hiện chính xác kịp thời và ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thu chi qua ngân quỹ của công ty.
- Giao dịch với các ngân hàng để thực hiện chính xác và đảm bảo trong các nghiệp vụ giao nhận tiền của công ty.
- Kiểm tra cuối ngày, đối chiếu với báo cáo quỹ trong ngày.
- Thực hiện kiểm quỹ cuối tháng theo định kỳ.
2.1.3.2 Danh mục chứng từ, sổ sách kế toán tại công ty
Sổ sách kế toán:
- Sổ Nhật Ký Chung
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.
- Thẻ kho, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán
- Sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng
- Sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản
Chứng từ sử dụng:
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 32 - MSSV: 1054030851 - Biên bản kiểm kê hàng hóa, phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền.
- Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng.
- Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn.
- Giấy đề nghị thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng…
2.1.3.3 Chính sách kế toán tại công ty Niên độ kế toán Niên độ kế toán
Doanh nghiệp áp dụng niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc năm tài chính là ngày 31/12.
Hệ thống tài khoản áp dụng:
- Công ty áp dụng hệ thống Tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC.
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ)
- Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chung. - Phương pháp xuất kho : Theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng - Kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế
- Các loại tờ khai thuế phải nộp: (Áp dụng các mẫu biểu tờ khai thuế ban hành theo thông tư 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 của Bộ tài chính)
- Tờ khai Thuế GTGT (tháng) mẫu 01/GTGT
- Tờ khai Thuế TNDN tạm tính (quý) mẫu 01A-TNDN - Tờ khai Thuế TNCN tạm tính (quý) mẫu 02/KK-TNCN - Thông báo phát hành hóa đơn
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN mẫu 03/TNDN - Tờ khai Quyết toán Thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN - Báo cáo tài chính theo QĐ15 /2006/QĐ-BTC
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 33 - MSSV: 1054030851
2.1.3.4 Hình thức kế toán
Công ty tổ chức hình thức kế toán theo phương pháp Nhật ký chung
Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: 1. Sổ Nhật ký chung
2. Sổ Cái
3. Các sổ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
2.2 Kế toán doanh thu tại công ty TNHH TM - DV Bách Tùng Gia 2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu của công ty TNHH TM-DV Bách Tùng Gia là tổng giá trị các lợi ích kinh tế công ty thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động SXKD thông thường của công ty, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 34 - MSSV: 1054030851
2.2.1.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.1.2 Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho: phản ánh số lượng hàng hóa xuất bán
Hóa đơn GTGT: phản ánh giá bán (giá chưa thuế GTGT), các khoản phụ thu tính ngoài tiền bán (nếu có), số tiền thuế GTGT và tổng giá thanh toán (đã bao gồm thuế GTGT).
Phiếu thu: phản ánh số tiền mà công ty thu được trong một thời gian nhất định.
Giấy báo có: phản ánh số tiền hiện đã được chuyển vào tài khoản ngân hàng của công ty.
2.2.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi bán hàng phải có phiếu đề nghị xuất hàng, chữ ký của kế toán trưởng cùng chữ ký của Giám đốc công ty. Khi nhận được phiếu đề nghị xuất hàng kế toán lập phiếu xuất kho 3 liên, một liên giao kho, một liên giao khách hàng, một liên lưu phòng kế toán. Căn cứ phiếu xuất kho kế toán lập hóa đơn GTGT, xuất bán cho khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi sổ chi tiết hàng hóa và sổ chi tiết công nợ người mua, người bán đồng thời nhập số liệu vào bảng kê hàng hóa bán ra trong tháng. Định kỳ, cuối quý lập bảng báo cáo tổng hợp bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa. Từ đó kế toán lên chứng từ ghi sổ căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái.
2.2.1.4 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ví dụ 1: Ngày 15/09/2013 công ty xuất bán cho Công ty TNHH Thể thao Đức Huy 02 máy lạnh Hitachi X18CX với giá chưa thuế 17.000.000 đồng, VAT 10% khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán ghi:
Nợ TK 112 37.400.000
Có TK 511 34.000.000 Có TK 3331 3.400.000
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 35 - MSSV: 1054030851
Ví dụ 2: Ngày 17/09/2013 công ty xuất bán cho Công ty TNHH Hạnh Phúc Trọn Vẹn 04 máy lạnh Funiki SC12 với giá chưa thuế 7.500.000 đồng, VAT 10% khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán ghi:
Nợ TK 112 33.000.000
Có TK 511 30.000.000 Có TK 3331 3.000.000
(Phụ lục có kèm theo hóa đơn số 0001028 kí hiệu AA/13P, giấy báo có số 66025)
Ví dụ 3: Ngày 17/09/2013 công ty xuất bán cho ông Nguyễn Văn Xuân 01 máy lạnh Funiki SC12 với giá chưa thuế 7.600.000 đồng, VAT 10% khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111 8.360.000
Có TK 511 7.600.000 Có TK 3331 760.000
(Phụ lục có kèm theo hóa đơn số 0001032 kí hiệu AA/13P, phiếu thu PT05)
=> Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong quý 3(TK 511) là: 2.545.698.745 đồng 2.1.1.5 Sơ đồ hạch toán 911 511 131 2.545.698.745 848.566.248 1.697.132.497 111,112
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 36 - MSSV: 1054030851
Công ty TNHH TM-DV Bách Tùng Gia-MST 0312181111 207/15 Lê Văn Thọ, Phường 9, Quận Gò Vấp, TP.HCM
SỔ CÁI TK 511: Doanh thu bán hàng Quý 3 năm 2013 Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ghi sổ Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư ĐK ………… ………. 15/09/2013 PK 15/09/2013 Doanh thu/ hđ 1021 112 34,000,000 … … 17/09/2013 PK 17/09/2013 Doanh thu/ hđ 1028 112 30,000,000 17/09/2013 PT05 17/09/2013 Doanh thu/ hđ 1032 111 7,600,000 30/09/2013 PK 31/03/2013 K/c doanh thu bán hàng 911 2,545,698,745 Cộng số phát sinh 2,545,698,745 2,545,698,745 Số dư cuối kỳ
Người lập Ngày 30 tháng 09 năm 2013 Giám đốc
Bảng 2.1: Mẫu sổ cái TK 511
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 37 - MSSV: 1054030851
2.2.2 Kế toán chiết khấu thương mại
Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng và khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc cam kết mua hàng, bán hàng.
2.2.2.1 Tài khoản sử dụng
TK 521 - Chiết khấu thương mại Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ.
2.2.2.2 Chứng từ sử dụng
Biên bản xác nhận chiết khấu thương mại Phiếu chi
2.2.2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi phát sinh chiết khấu thương mại kế toán tập hợp số liệu chiết khấu thương mại đưa vào nhật ký chung sau đó kết chuyển sang sổ cái TK 521.
2.2.2.4 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ví dụ : Ngày 03/09/2013 công ty chiết khấu thương mại cho công ty TNHH Vạn Phát 184.450 đồng.
Nợ TK 521 184.450
Có TK 131 184.450
=> Tổng chiết khấu thương mại phát sinh trong quý (TK 521) là: 46.585.412 đồng.
2.2.2.5 Sơ đồ hạch toán
131 521 511
SVTH: NGUYỄN THỊ HUYỀN - 38 - MSSV: 1054030851
Công ty TNHH TM-DV Bách Tùng Gia-MST 0312181111 207/15 Lê Văn Thọ, Phường 9, Quận Gò Vấp, TP.HCM
SỔ CÁI
TK 521: Chiết khấu thương mại Quý 3 năm 2013 Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ghi sổ Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư ĐK 03/09/2013 03/09/2013 Chiết khấu thương mại cho
công ty Vạn Phát 131 184,450