3.2.1. Kết quả áp dụng HTQLCL trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hà Giang
a) Tổ chức thực hiện.
Thực hiện Quyết định số 144/QĐ-TTg, ngày 20/6/2006 của Thủ Tƣớng Chính phủ về áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động tại các cơ quan HCNN. Với đặc điểm là tỉnh miền núi, nhận thức về ISO còn mới mẻ đặc biệt là đối với cơ quan hành chính nhà nƣớc. Để tổ chức thực hiện có hiệu quả Quyết định 144 của Chính phủ, ngay từ cuối năm 2006 UBND tỉnh Hà Giang đã chỉ đạo Sở Nội Vụ và Sở Khoa ho ̣c và công nghê ̣ tổ chức khảo sát, thăm quan một số mô hình tại Thái Nguyên, Hải Phòng, Hải Dƣơng… Đồng thời đƣợc sự giúp đỡ của Trung tâm năng suất Việt Nam (Tổng cục Tiêu chuẩn – đo lƣờng – chất lƣợng) Sở Khoa ho ̣c và công nghê ̣ đề xuất và đƣợc UBND tỉnh giao nhiệm vụ thực hiện áp dụng thí điểm (tháng 12/2006) làm cơ sở áp dụng cho các cơ quan HCNN tại tỉnh.
Kết quả áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000 tại Sở Khoa học và Công nghệ đã đƣợc hầu hết các
ngành đánh giá đạt kết quả tốt và có thể áp dụng cho các cơ quan hành chính nhà nƣớc khác tại địa phƣơng. Tỉnh đã giao cho sở Khoa ho ̣c và công nghê ̣ và Sở Nội vụ xây dựng đề án: "Áp dụng hệ thống quản lí chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan Hành chính Nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Hà Giang (giai đoạn 2007-2010)"
Công tác tổ chức thực hiện đƣợc tập trung đầu mối ta ̣i Sở Khoa ho ̣c và công nghê ̣ Hà Giang để hƣớng dẫn các cơ quan áp du ̣ng , cơ quan tƣ vấn thƣ̣c hiê ̣n thống nhất các nô ̣i dung đ ề ra, thống nhất tiến đô ̣ và kinh phí hỗ trợ , lựa chọn cơ quan tƣ vấn theo các quy định của Bộ Khoa học và công nghệ trình Ban chỉ đạo tỉnh phê duyệt… Trƣớc mỗi đợt thực hiện đều tổ chƣ́c triển khai họp thống nhất các nội dung với các c ơ quan áp du ̣ng và các cơ quan tƣ vấn , hƣớng dẫn các trình tƣ̣, các bƣớc triển khai thực hiện (Biểu 3.1)
Bảng 3.1: Kế hoạch tƣ vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008
TT CÔNG VIỆC CẦN THỰC HIỆN
THỜI GIAN XÂY DỰNG THÁNG THỨ
T1 T2 T3 T4 T5 T6 1 GIAI ĐOẠN 1 - CHUẨN BỊ
1.1 Lập ban chỉ đạo ISO, bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lƣợng (QMR)
1.2 Khảo sát, đánh giá thực trạng 1.3 Đào tạo nhận thức về ISO 9000
1.4 Đào tạo phƣơng pháp xây dựng hệ thống văn bản
2 GIAI ĐOẠN 2 - VIẾT HỆ THỐNG VĂN BẢN
2.1 Hƣớng dẫn viết Sổ tay chất chất lƣợng 2.2 Hƣớng dẫn viết các Qui trình
2.3 Hƣớng dẫn viết các Qui định và Biểu mẫu 2.4 Tổng hợp hệ thống văn bản
3 GIAI ĐOẠN 3 - TRIỂN KHAI ÁP DỤNG
3.1 Hƣớng dẫn ban hành, áp dụng
3.2 Thu thập thông tin phản hồi, hiệu chỉnh văn bản
3.3 Đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ
3.4 Tiến hành các đợt đánh giá nội bộ 3.5 Khắc phục sau đánh giá nội bộ 3.6 Họp xem xét của lãnh đạo
4 GIAI ĐOẠN 4 - CHỨNG NHẬN
4.1 Đăng ký thủ tục xin chứng nhận 4.2 Đánh giá trƣớc chứng nhận (sơ bộ) 4.3 Khắc phục sau đánh giá sơ bộ 4.4 Đánh giá chứng nhận
4.5 Khắc phục sau đánh giá (nếu có) và đón chứng chỉ
(Nguồn: Sở Khoa học và công nghê ̣ Hà Giang) b) Kết quả xây dựng HTQLCL trong cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hà Giang
Căn cứ kế hoạch đề án, tính đến tháng 5/2010 toàn bộ 39 cơ quan HCNN gồm 23 sở ngành và 11 huyện thị và 05 đơn vị bổ sung (03 Phƣờng và 02 Chi cục) đã tổ chức áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 vào hoạt động (Biểu 3.2)
Bảng 3.2: Biểu thực hiện kế hoạch xây dựng hệ thống QLCL Năm Số đơn vị theo
kế hoạch Số đơn vị thực hiện Ghi chú 2007 7 12 12/12 đã cấp chứng nhận 2008 10 12 12/12 đã cấp chứng nhận 2009 17 10 10/10 đã cấp chứng nhận Bổ sung 5 5 5/5 đã cấp chứng nhận Tổng số 39 39
Qua 03 năm thực hiện Đề án, số lƣợng các cơ quan hành chính nhà nƣớc của Tỉnh đã tham gia áp dụng ISO đạt 100% tiến độ của Đề án (34/34 đơn vị), ngoài ra còn bổ sung áp dụng thí điểm đối với 05 đơn vị (03 mô hình cấp phƣờng và 02 mô hình cấp chi cục thuộc sở). Tổng số cơ quan hành chính nhà nƣớc tại tỉnh Hà Giang tham gia áp dụng HTQLCL vào hoạt động là 39 đơn vị. Đến nay, 100% cơ quan áp dụng HTQLCL tại Hà Giang đã đƣợc tổ chức chứng nhận (bên thứ 3) đánh giá sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lƣợng. Kết quả, 39 đơn vị đã đƣợc Tổng cục tiêu chuẩn Đo lƣờng chất lƣợng cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lƣợng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hoặc TCVN ISO 9001:2008.
Bảng 3.3: Danh sách đơn vị áp dụng HTQLCL giai đoạn 2007 - 2009 S T T Tên Đơn vị Thời gian bắt đầu thực hiện Thời gian ban hành HTTL đƣa vào áp dụng SL Quy trình, thủ tục 1 Sở Khoa học và CN 01/2007 7/2007 28 2 Sở Nội vụ 10/2007 4/2008 21 3 Sở Tƣ pháp 10/2007 3/2008 25 4 Sở Tài chính 10/2007 5/2008 12
5 Sở Kế hoạch & Đầu tƣ 10/2007 4/2008 14 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6 Sở Xây Dựng 10/2007 4/2008 25
7 Sở Tài nguyên và MT 10/2007 4/2008 23 8 Sở Giáo dục và Đào tạo 10/2007 3/2008 28
9 VP UBND tỉnh 10/2007 3/2008 16
10 UBND thị xã 10/2007 5/2008 07
11 UBND huyện H.S. Phì 10/2007 5/2008 16 12 UBND H. Yên Minh 10/2007 4/2008 19
14 Sở Nông nghiệp &PTNT 06/2008 11/2008 22 15 Sở Giao thông VT 06/2008 11/2008 20 16 Sở Ngoại vụ 08/2008 10/2008 16 17 Cục Hải Quan 06/2008 3/2009 17 18 BQL khu KT cửa khẩu 08/2008 12/2008 20 19 UBND H. Vị Xuyên 06/2008 3/2009 18 20 UBND H. Bắc Quang 08/2008 4/2009 20 21 Thanh tra Nhà nƣớc 06/2008 6/2009 15 22 Cục Thuế 06/2008 8/2009 12 23 UBND H. Đồng Văn 06/2008 8/2009 18 24 Sở Lao động TBXH 08/2008 8/2009 18 25 Sở Công thƣơng 03/2009 8/2009 32 26 Sở Thông tin & Tr.Thông 03/2009 9/2009 17 27 Viện kiểm soát 03/2009 6/2009 20
28 Ban dân tộc 03/2009 6/2009 16
29 Sở Văn hóa TT&DL 03/2009 7/2009 22 30 UBND huyện Quang Bình 03/2009 9/2009 35 31 UBND huyện Xín Mần 03/2009 5/2009 37 32 UBND huyện Quản Bạ 03/2009 6/2009 30 33 UBND huyện Bắc Mê 03/2009 9/2009 21 34 UBND huyện Mèo Vạc 03/2009 9/2009 25 35 UBND Phƣờng Minh Khai 7/2009 9/2009 16 36 UBND Phƣờng Nguyễn Trãi 7/2009 9/2009 16 37 UBND Phƣờng Trần Phú 7/2009 9/2009 15 38 Chi cục Tiêu chuẩn ĐL – CL 7/2009 9/2009 18 39 Chi cục Quản lý thị trƣờng 7/2009 9/2009 18
Tổng cộng 39 780
(Nguồn: Sở Khoa học và công nghê ̣ Hà Giang)
Một số kết quả cụ thể:
Việc triển khai áp dụng ISO 9000 đƣợc các cơ quan bắt đầu từ công tác đánh giá thực trạng bao gồm đánh giá hệ thống văn bản hiện hành và đánh giá các quá trình nghiệp vụ. Một trong những trong tâm của ISO 9000 trong hành chính là rà soát và xây dựng lại hệ thống văn bản tài liệu qui định về chức năng nhiệm vụ và các nghiệp vụ cơ bản. Qua đánh giá hệ thống văn bản hiện hành tại các cơ quan hành chính có thể thấy rằng nhìn chung các văn bản đã có đã bao quát đƣợc tất cả các lĩnh vực công tác: đã nêu lên đƣợc các nguyên tắc chung của các công việc phải làm, các qui đinh phân công trách nhiệm các cá nhân và bộ phận liên đới. Tuy nhiên, qua đánh giá còn bộc lộ một số điểm cần lƣu ý sau: Các văn bản chƣa chỉ ra đƣợc tiến trình công việc, trình tự các bƣớc, các chỉ tiêu (kết quả) cần phải đạt đƣợc. Các văn bản đã có mới chỉ ra các nguyên tắc chung cho từng công việc chứ chƣa chỉ ra đƣợc kết quả cần đạt đƣợc cho từng loại sản phẩm. Hình thức nội dung các văn bản chƣa thống nhất, rõ ràng sáng sủa để làm ngƣời đọc biết ngay là phải làm gì, làm nhƣ thế nào. Ngôn ngữ sử dụng đôi khi còn mơ hồ, thiếu cụ thể, không có lƣu đồ công việc nên khó hình dung toàn cảnh một công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc một công việc, một công việc có bao nhiêu bước, các hồ sơ (bằng chứng công việc) để lại là gì. Muốn xem tiến trình một công việc người đọc phải đọc nhiều tài liệu. Tóm lại, hệ thống văn bản hiện có của các cơ quan đã ở mức tƣơng đối đầy đủ chặt chẽ nhƣng vẫn có thể cải tiến hơn nữa để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công việc, giảm bớt những sai lỗi, chậm chế, làm cơ sở để đánh giá chất lƣợng cán bộ. Để khắc phục các điểm còn hạn chế này, các đơn vị đã tập trung tổng hợp các văn bản hiện hành, phân tích, lựa chọn xác định các văn bản còn hiệu lực, xây dựng các văn bản mới, lập các danh mục tài liệu và hồ sơ chất lƣợng.
Qua việc rà soát hệ thống văn bản hiện có, các cơ quan đã tiến hành lựa chọn và xây dựng đƣợc 780 qui trình, thủ tục giải quyết công việc theo chức
năng, nhiệm vụ của từng ngành (Trung bình mỗi cơ quan 20 qui trình). Có nhiều quy trình đặc biệt quan trọng liên qua đến công việc xử lý các thông tin giao dịch với ngƣời dân nhƣ qui trình tiếp dân, qui trình xử lý khiếu nại tố cáo, qui trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, qui trình cấp phép xây dựng.... Cấu trúc Hệ thống quản lý chất lƣợng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của các đơn vị tƣơng đối đầy đủ và phản ánh đƣợc những thủ tục trong hoạt động giao dịch hành chính công. Ví dụ: Cấu trúc của Hệ thống chất lƣợng Sở Khoa học và Công nghệ (Sơ đồ 3.1)
Tầng 1
Tầng 2
Tầng 3
Sơ đồ 3.1. Cấu trúc của hệ thống chất lƣợng của Sở KHCN Tỉnh Hà Giang
(Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh hà Giang)
Tầng 1: Sổ tay chất lƣợng
Sổ tay chất lƣợng mô tả hệ thống chất lƣợng của Sở KHCN Tỉnh Hà Giang . Đối tƣợng sử dụng Sổ tay chất lƣợng là lãnh đạo Sở KHCN Tỉnh Hà Giang và các trƣởng phòng liên quan. Sổ tay chất lƣợng có thể đƣợc gửi tới khách hàng, cơ quan chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền hay các bên liên quan. Sổ
Sổ tay chất lƣợng
Qui trình hệ thống Hƣớng dẫn công việc
Biên bản, hồ sơ, biểu mẫu, tiêu chuẩn, qui định nội bộ, các văn bản
tay chất lƣợng chỉ đƣợc phân phối cho các đơn vị/ tổ chức/ cá nhân bên ngoài khi đƣợc Giám Đốc phê duyệt.
Tầng 2: Các qui trình hệ thống, hƣớng dẫn công việc
Qui trình, hƣớng dẫn là các tài liệu nêu trình tự , hƣớng dẫn thực hiện và cách thức kiểm soát các hoạt động chất lƣợng của Sở KHCN Tỉnh Hà Giang. Đối tƣợng sử dụng các tài liệu này là những cán bộ trực tiếp tham gia vào các hoạt động thuộc các phòng liên quan . Các tài liệu này đƣợc phân phối tới các phòng và các vị trí trong Sở KHCN Tỉnh Hà Giang.
Tầng 3: Biên bản, hồ sơ chất lƣợng, tiêu chuẩn, văn bản pháp qui liên quan tới chất lƣợng, qui định nội bộ
Biên bản, hồ sơ là những bằng chứng ghi nhận kết quả thực hiện công việc nêu trong các qui trình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tất cả các qui trình , thông tin trong các biên bản , hồ sơ chất lƣợng của Sở KHCN Tỉnh Hà Giang là những tài liệu, dữ liệu đƣợc bảo mật.
Văn bản mô tả công việc quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và yêu cầu về năng lực đối với tất cả các vị trí công việc trong Sở KHCN Tỉnh Hà Giang. 2) Tổ chức các khóa đào tạo
Trung bình mỗi đơn vị đã tiến hành tổ chức 03 khóa đào tạo do đơn vị tƣ vấn thực hiện, bao bồm các khóa: Đào tạo nhận thức chung về ISO 9001:2008 cho toàn thể cán bộ, công chức của đơn vị; Đào tạo xây dựng hệ thống văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho cán bộ trực tiếp tham gia xây dựng hệ thống văn bản chất lƣợng của đơn vị; đào tạo đánh giá viên nội bộ HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho một số cán bộ có năng lực, trình độ hiểu biết về ISO
Qua công tác đào tạo đã góp phần nâng cao nhận thức của công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc từ cán bộ lãnh đạo đến chuyên viên thực hiện hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008, góp phần chuyển từ tƣ duy “quản lý” sang tƣ duy “phục vụ” nhằm hỗ trợ và thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội của tỉnh.
Nhận xét chung: Công tác xây dựng Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hà Giang giai đoạn 2007 – 2009 đã nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi đầu tư về tài chính của UBND tỉnh, được sự hỗ trợ về chuyên môn, nghiệp vụ của các Tổ chức tư vấn và đặc biệt là sự vào cuộc của các cấp, các ngành đã tạo điều kiện và môi trường thuận lợi cho áp dụng phương pháp quản lý mới, hiện đại theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 vào hoạt động tại đơn vị. Có thể khẳng định các đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt các Quyết định, Đề án của Trung ương và của địa phương về áp dụng HTQLCL, hoàn thành việc xây dựng và ban hành áp dụng Hệ thống QLCL tại đơn vị mình