III. VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG CƠNG TY: 1 Tình hình sử dụng chứng từ:
B. GIẢI PHÁP – KIẾN NGHỊ:
Về sổ sách kế tốn: Các sổ cái tài khoản nên được lập dưới dạng tổng hợp đối ứng với từng tài khoản cho từng tháng sẽ phản ánh thơng tin kế tốn tổng quát hơn, thuận tiện cho kế tốn trong việc lập bảng cân đối số phát sinh (bảng cân đối kế tốn), báo cáo tài chính, …
Cơng ty nên khảo sát và sử dụng phần mềm kế tốn để thực hiện hạch tốn kế tốn nhằm làm giảm khối lượng cơng việc của kế tốn viên, giúp cho cơng tác kế tốn được nhanh chĩng, thuận tiện, số liệu kế tốn được thống nhất tránh những sai sĩt thơng
thường, đảm bảo chế độ hạch tốn, kế tốn theo quy định, đảm bảo thơng tin kế tốn phản ánh chính xác tình hình tài chính của đơn vị.
Về vốn bằng tiền: theo các chỉ tiêu tài chính phân tích ở trên thì lượng vốn bằng tiền của Cơng ty cuối năm 2010 là thấp, khơng đảm bảo khả năng thanh tốn nhanh các khoản nợ đến hạn, do đĩ cơng ty nên cĩ kế hoạch duy trì lượng vốn bằng tiền cao hơn trong sự tương quan với các khoản nợ ngắn hạn, tránh tình trạng thiếu hụt vốn bằng tiền ở một thời điểm nào đĩ. Theo kham thảo thơng tin từ các sách phân tích tài chính và các số liệu của các cơng ty sản xuất thì lượng vốn bằng tiền của cơng ty nên duy ở mức sao cho chỉ tiêu khả năng thanh tốn nhanh của Cơng ty đạt trong khoảng 25% so với nợ ngắn hạn. Để nâng cao chỉ tiêu khả năng thanh tốn nhanh cĩ các giải pháp sau đây:
- Nâng cao số vịng quay các khoản phải thu hay giảm số ngày thu tiền bình quân của các khoản phải thu: Cơng ty cần đề ra các chính sách kinh sao cho cĩ thể khuyến khích khách hàng mua hàng và thanh tốn ngay, đồng thời bộ phận kinh doanh cần đẩy nhanh tiến độ thu tiền bán hàng.
- Nâng cao số vịng quay hàng tồn kho: Cĩ kế hoạch sản xuất và dự trữ hàng tồn kho hợp lý, lựa chọn những mặt hàng dễ bán để dự trữ, tránh dự trữ với số lượng lớn các mặt hàng ít tiêu thụ sẽ gây ra một sự lãng phí lớn trong việc sử dụng vốn, nếu dự trữ hàng tồn kho quá nhiều, dự trữ những mặt hàng khơng thích hợp trước tiên cơng ty phải trả lãi vay ngân hàng cho khoản vốn vay để sản xuất hàng tồn kho đĩ. Mặt khác, về nguyên tắc bất kỳ khoản tài sản lưu động nào cĩ khả năng chuyển hố nhanh thành tiền đều nĩi lên khả năng thanh tốn nhanh các khoản nợ ngắn hạn, do đĩ nếu dự trữ các loại hàng tồn kho dễ bán thì tử số của chỉ tiêu khả năng thanh tốn nhanh cĩ thể cộng thêm hàng tồn kho, từ đĩ chỉ tiêu khả năng thanh tốn nhanh tính theo thực chất của khoản mục sẽ được nâng lên.
Về các khoản vay: Như đã phân tích ở phần trên thì Cơng ty đang cĩ các khoản vay lớn dẫn đến địn bẩy tài chính (FL) khá lớn, do đĩ cơng ty nên cần cĩ những điều chỉnh linh hoạt trong chiến lược kinh doanh của mình ở từng thời kỳ, ở giai đoạn Cơng ty đang phát triển kinh doanh, nhưng chưa đạt hiệu quả như mong muốn thì Cơng ty nên duy trì các khoản hàng tồn kho ở mức hợp lý từ đĩ rút bớt vốn đầu tư giảm thiểu các khoản vay, tối thiểu hố lỗ kinh doanh.
Về chi phí đi vay:
Cơng ty nên nghiên cứu về chuẩn mực chi phí đi vay, phân biệt mục đích từng khoản vay, lập chính sách hạch tốn hợp lý cho từng khoản vay từ đĩ cĩ những điều chỉnh hợp lý trong cơng tác hạch tốn chi phí đi vay, cụ thể:
- Đối với các khoản vay dài hạn tại Cơng ty: do một phần khoản vay dài hạn được dùng đầu tư xây dựng nhà xưởng nên chi phí đi vay của khoản vay này liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng nhà xưởng và Cơng ty chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng nhà xưởng và chi phí đi vay cĩ thể xác định được một cách đáng tin cậy.
Thời điểm bắt đầu vốn hố chi phí đi vay: do chi phí đi vay phục vụ mục đích xây dựng nhà xưởng phát sinh khi nhà xưởng đang trong giai đoạn đầu tư xây dựng và các hoạt động cần thiết trong việc chuẩn bị đưa tài sản dở dang vào sử dụng đang được tiến hành do đĩ thời điểm bắt đầu vốn hố là thời điểm bắt đầu phát sinh chi phí đi vay phục vụ mục đích xây dựng nhà xưởng.
Thời điểm chấm dứt viêc vốn hố chi phí đi vay: Là khi nhà xưởng xây dựng 1hồn thành và đưa vào sử dụng (theo biên bản nghiệm thu bàn giao giữa chủ đầu tư và nhà thầu)
Do khoản vay dài hạn tại Cơng ty CP TM THUẬN HUY phục vụ cho việc đầu tư xây dựng nhà xưởng và mua sắm máy mĩc thiết bị, do đĩ cần phải tính tốn chi phí đi vay tương ứng với khoản vay đầu tư xây dựng nhà xưởng và tính tốn chi phí đi vay được vốn hố trong kỳ theo hướng dẫn tại khoản A phần IV thơng tư số 105/2003/TT- BTC ngày 04-11-2003 của Bộ tài chính.
- Đối với các khoản vay ngắn hạn: được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Bộ máy kế tốn tại Cơng ty được xây dựng một cách hợp lý, phia chia các phần hành như : kế tốn thanh tốn, kế tốn cơng nợ, kế tốn ngân hàng...khơng cĩ sự trùng lắp cơng việc lên nhau, đã hạn chế được gian lận cĩ thể xảy ra. Các số liệu hằng ngày của các kế tốn viên sẽ được kế tốn tổng hợp tổng kết, sau đĩ đến kế tốn trưởng , người đứng đầu trong bộ máy kế tốn tại Cơng ty. Nhìn chung, bộ máy kế tốn tại Cơng ty đã cĩ sự thống nhất từ trên xuống, phối hợp nhịp nhàng, đĩng gĩp một phần khơng nhỏ vào sự phát triển của Cơng ty trong tình hình kinh tế cạnh tranh như ngày nay.
Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn nhật ký chung rất phù hơïp với Cơng ty bởi Cơng ty kinh doanh nhiều loại hình nên cĩ rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số lượng chứng từ rất nhiều, các nghiệp vụ được phản ánh rõ ràng theo nội dung kế tốn.
Về chứng từ sử dụng, các chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính, đầy đủ cho từng nghiệp vụ đảm bảo căn cứ cho việc ghi nhận sổ đồng thời các chứng từ đều cĩ chữ ký đầy đủ của người cĩ thẩm quyền, đảm bảo chính xác, thuận tiện cho việc truy cứu trách nhiệm khi xảy ra sai sĩt.
Cơng ty cũng đã áp dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác quản lý kế tốn, với việc sử dụng phần mềm kế tốn Bravo. Mỗi nhân viên kế tốn đều cĩ User và Password riêng giúp các kế tốn làm việc cĩ hiệu quả hơn, tăng tính trách nhiệm của mỗi người với cơng việc được giao. Với Bravo, kế tốn chỉ cần định khoản và nhập số liệu, phần mềm sẽ tự động cập nhật thơng tin vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản... và xử lý số liệu chính xác, giảm thiểu tối đa khả năng sai sĩt, số liệu bị sai, tiết kiệm được thời gian làm việc. Bravo cịn cho phép kết xuất dữ liệu sang phầm mềm Excel, Word...và in ra các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, báo nợ tiền gởi, báo cĩ tiền gởi...làm cho cơng việc kế tốn được nhanh chĩng và chính xác. Thơng tin được lưu trữ trên máy tính thuận tiện cho việc truy hồi, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Đối với các khoản phải thu khách hàng, việc tiến hành mã hố tên của khách hàng đã tạo thuận lợi cho việc quản lý và lưu trữ. Phần mềm đã giúp cho việc theo dõi thời hạn thanh tốn và số tiền của từng khách hàng rất chính xác, giảm nhẹ cơng việc kế tốn thay vì phải làm thủ cơng. Đặc điểm của Cơng ty là quản lý KCN, cung cấp điện, nước cho rất nhiều đối tượng nên việc ghi nhận doanh thu là rất quan trọng. Khi nhận được khoản thanh tốn từ phía khách hàng, kế tốn ghi nhận giảm khoản phải thu sau đĩ mới ghi tăng khoản phải thu và ghi nhận doanh thu, quy trình này đảm bảo cho khoản doanh thu được ghi nhận chính xác, đúng đối tượng đồng thời đảm bảo chỉ xuất hố đơn GTGT cho những khách hàng đã thu tiền. Cơng ty cũng đã xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu trong chu trình bán hàng đã gĩp phần giảm được những rủi ro cĩ khả năng phát sinh trong quá trình thu hồi nợ.
Khi Cơng ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng, khách hàng bao giờ cũng phải đặt tiền ký quỹ tại Cơng ty thì mới được cung cấp dịch vụ. Vì thế với một số lượng lớn khách hàng đã tăng khả năng chiếm dụng vốn của Cơng ty.
Đối với khoản vốn bằng tiền, việc tách biệt từng phần hành, kế tốn trưởng xét duyệt, kế tốn thanh tốn thực hiện lập phiếu thu chi, thủ quỹ căn cứ chứng từ hợp lệ để thu chi tiền đã thực hiện đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, khơng cĩ sự trùng lắp cơng việc lên nhau, giúp bảo quản tiền mặt tại quỹ được tốt hơn, tiền mặt tồn tại quỹ khơng quá nhiều nhưng vẫn đảm bảo khả năng thanh tốn cho Cơng ty. Các khoản thu chi vơùi số tiền lớn đã được thực hiện qua Ngân hàng, điều này giúp cho an tồn và thuận tiện hơn.
4.1.2 Nhược điểm :
Tuy sử dụng phần mềm sẽ thuận tiện, nhanh chĩng nhưng vẫn thường xuyên bị lỗi, khơng truy cập vào phần mềm được, làm cho cơng việc bị gián đoạn, gây mất thời gian ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc. Ngồi ra, phần mềm Bravo vẫn cịn bị một số lỗi về font chữ, và sử dụng nhiều thao tác hơn so với các phần mềm kế tốn khác, gây khĩ khăn cho người sử dụng.
Cơng ty khơng trích lập dự phịng phải thu khĩ địi bởi khách hàng nào sử dụng các dịch vụ của Cơng ty đều phải đặt số tiền để ký quỹ. Nếu đến hạn khách hàng khơng thanh tốn, Cơng ty
sẽ tính lãi tính lãi trên khoản phải thu với mức lãi suất cụ thể quy định trong hợp đồng, nếu sau thời gian quy định khách hàng khơng thanh tốn thì Cơng ty sẽ ngừng cung cấp dịch vụ và khấn trừ vào khoản đã nhận ký quỹ. Thế nhưng với việc lập dự phịng và phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp Cơng ty giảm thiểu được rủi ro hơn.
Khi khách hàng trả tiền ngay khi đến hạn thanh tốn, kế tốn phải ghi nhận giảm khoản phải thu rồi lại ghi nhận tăng khoản phải thu, khiến cơng việc trở nên phức tạp thêm.
Việc theo dõi nợ gốc, lãi phải trả của các hợp đồng vay vốn hiện tại kế tốn vẫn phải theo dõi thủ cơng.
4.1 Kiến nghị
Hàng ngày, lượng tiền lưu chuyển của Cơng ty qua các ngân hàng là rất lớn, vì vậy với các nghiệp vụ phát sinh vào những ngày gần cuối tháng mà vẫn chưa nhận được giấy báo của ngân hàng hoặc đơn vị thụ hưởng việc dẫn đến ghi nhận trễ các nghiệp vụ sẽ khơng thể trách khỏi. Cơng ty nên sử dụng TK 113 – Tiền đang chuyển để theo dõi sẽ giúp cho việc hoạch tốn các nghiệp vụ được chính xác hơn. Vào cuối tháng, nếu chưa nhận được giấy báo, kế tốn sẽ ghi nhận vào TK 113 để thể hiện đầy đủ tài sản trên báo cáo.
Cần xây dựng định mức tạm ứng cho mỗi nhân viên, mỗi phịng ban nhầm hạn chế việc tạm ứng cho nhân viên và khi cơng tác hồn thành khơng thanh tốn lại tạm ứng cho Cơng ty.
Cơng ty nên sử dụng TK139 - Dự phịng phải thu khĩ địi, phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp, để phản ánh đúng chi phí phát sinh trong năm tài chính, kết quả kinh doanh được xác định chính xác hơn, đồng thời với những khách hàng cĩ nguy cơ phá sản hoặc gặp hoả hoạn, thiên tai...sẽ giúp Cơng ty giảm thiểu được rủi ro hơn.
Các hoạt động thu chi qua hệ thống ngân hàng đã giúp an tồn hơn, thuận tiện hơn trong việc kiểm tra, quản lý tiền nhưng do hệ thống Ngân hàng Việt Nam hoạt động chưa hiệu quả, chưa cĩ sự liên thơng giữa các Ngân hàng được hồn hảo. Điều này đơi khi cũng gây chậm trễ trong khâu thu hồi nợ cũng như trong khâu thanh tốn của Cơng ty .
Cơng ty khơng áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn đối khách hàng thuê nhà xưởng, thuê nền. Đây là vấn đề mà các nhà quản trị phía Cơng ty nên xem xét lại trong chiến lược phát triển Cơng ty bởi sẽ giúp Cơng ty thu hồi nợ được nhanh hơn, khả năng Cơng ty bị chiếm dụng vốn sẽ được giảm thiểu, cịn phía khách hàng sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khơng nhỏ. Các khoản phải thu là tài sản của Cơng ty, gĩp phần làm tăng nguồn lực, vì thế cần đẩy mạnh theo dõi chặt chẽ hơn nữa các khoản phải thu, đơn đốc hơn nữa để khách hàng trả nợ, ngồi việc theo dõi theo thời hạn thanh tốn cần được theo dõi theo chi tiết từng khách hàng để theo dõi chặt chẽ hơn. Khi đến hạn thanh tốn của một khách hàng, kế tốn cơng nợ ghi nhận Nợ TK 131(chi tiết từng khách hàng)/Cĩ TK 511,33311, sau khi khách hàng thanh tốn sẽ ghi nhận Nợ TK 111,112/ Cĩ TK 131 và xuất hố đơn GTGT. Với cách hạch tốn này sẽ giúp kế tốn dễ dàng theo dõi, tổng kết các khoản nợ phải thu theo từng khách hàng hơn, đặc biệt các khách hàng đến hạn khơng thanh tốn.
Do phần mềm vẫn thường bị lỗi ảnh hưởng đến cơng việc kế tốn, nên Cơng ty nên thường xuyên kiểm tra, cập nhật để đảm bảo chương trình hoạt động cĩ hiệu quả hơn.Sử dụng phần mềm diệt virus cĩ bản quyền để đảm bảo hệ thống máy tính, dữ liệu được bảo vệ an tồn. Bravo vẫn cịn một số thao tác thực hiện nhiều hơn các phần mềm kế tốn khác, Cơng ty nên tìm hiểu tham khảo các phần mềm khác để tìm một phần mềm kế tốn Trang: 53/54
tốt hơn, giúp đơn giản hố cơng tác kế tốn hơn, giúp bộ máy kế tốn tại Cơng ty được hồn hảo hơn.
Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng để nâng cao tay nghề cho nhân viên. Thơng qua việc nâng bậc lương, chế độ khen thưởng để động viện cán bộ cơng nhân viên nhằm nâng cao tay nghề trình độ quản lý đồng thời cũng cĩ hình thức kỷ luật khi khơng đạt được yêu cầu hay vi phạm. Mỗi nhân viên sẽ tự nổ lực chính bản thân mình, đồng thời cũng giúp cho nhân viên tính năng động, sáng tạo trong cơng việc đưa Cơng ty ngày một đi lên.
Qua thời gian gần 2 tháng thực tập tại Siêu thị Sài Gòn, em đã học hỏi được rất nhiều khơng chỉ riêng phần hành kế toán nêu trong đề tài mà còn nhiều kinh nghiệm liên quan đến cơng việc kế toán. Việc quản lý vớn bằng tiền và kiểm soát các khoản phải thu rất cần thiết. Siêu thị đã và đang ngày mợt hoàn thiện và phát triển hơn nữa tạo lòng tin cho người tiêu dùng. Điều đó cũng mợt phần do năng lực của cơng tác kế toán kiểm soát, quản lý chi tiêu có hiệu quả mang đến lợi ích kinh tế cao cho hoạt đợng kinh doanh của Siêu thị. Thời gian thực tập có hạn và bản thân em chưa có sự hiểu biết và kinh nghiệm trong thực tế, đặc biệt khả năng phân tích đánh giá của em khơng được sâu sắc, em chỉ tìm hiểu được những vấn đề đã nêu trong bài báo cáo này. Vì vậy bài báo cáo này của em chắc chắn khơng tránh khỏi những thiếu sót, nên em rất mong có được sự chỉ bảo, đóng góp, giúp đỡ của các thầy cơ và các cơ chú, anh chị phòng kế toán Siêu thị Sài gòn.
Em xin chân thành cảm ơn Cơ Hà Hoàng Như cùng các cơ chú, anh chị trong