T nh ng th c tr ng trong công tác qu n lý đi u hành c a Công ty mà tác gi xây d ng công tác KTQT t i công ty TNHH VI NA MEN nh sau:
3.2.1 Xác đ nh n i dung k toán qu n tr 3.2.1.1 H th ng d toán ngân sách 3.2.1.1 H th ng d toán ngân sách
mang l i hi u qu trong vi c xây d ng h th ng d toán ngân sách t i Công ty TNHH VI NA MEN, đi u này đòi bu c Công ty ph i thi t k đ c các
b c c n thi t cho vi c xây d ng h th ng d toán c th . Qua nghiên c u m t s lý thuy t v d toán ngân sách và th c tr ng t i Công ty tác gi xin đ xu t các v n đ
xây d ng h th ng ngân sách t i Công ty nh sau:
− B c 1: Ch n mô hình d toán
− B c 2: Thi t k quy trình l p d toán
− B c 3: Xác l p h th ng d toán
a. Ch n l a mô hình d toán
Hi n Công ty đang kinh doanh m t hàng g ch men là ch y u, đây là m t hàng ch y u theo đu i nhu c u và th hi u c a khách hàng trên th tr ng. Chính vì th , vi c ph i h p th o lu n gi a các b ph n d i s đ nh h ng c a lãnh đ o c p cao trong vi c l p d toán là đi u c n thi t và mang l i hi u qu t i Công ty.Mô hình phù h p v i đ c đi m này chính là mô hình d toán song song. (Tác gi đã trình bày
trang 12 trong lu n v n này)
Theo mô hình này, Công ty có th thu hút và t p trung đ c kinh nghi m và
n ng l c sáng t o c a nhà qu n tr b ph n và các nhân viên trong quá trình l p d
toán. T đó, giúp cho vi c l p d toán mang tính toàn di n, t ng quát và c th h n.
Thêm vào đó, vi c truy n đ t m c tiêu t ch c đ n t ng nhân viên trong t ch c
đ c thu n l i và m i nhân viên có th nh n th c đ c trách nhi m c a mình trong th c hi n m c tiêu c a t ch c, đi u này giúp cho Công ty d dàng đ t đ c m c
b. Thi t k quy trình l p d toán
Khi đã ch n đ c mô hình d toán, Công ty c n thi t l p quy trình l p d toán
c th bao g m ba giai đo n nh sau:
Giai đo n 1: Chu n b d toán ngân sách
Trong b c này, Ban Giám đ c ph i xác đnh m c tiêu c a Công ty đ l p
d toán cho n m, sau đó ti n hành h p truy n đ t và trao đ i v i Tr ng các phòng
ban v m c tiêu đ a ra và c th hóa thành các chi n l c kinh doanh. M t đi m
c n l u ý là m c tiêu ph i đ c xây d ng d a trên tình hình th c t t i Công ty và
mang tính có th th c hi n đ c nh m thúc đ y s phát tri n c a Công ty.
Ban lãnh đ o Công ty c n phân công c th cho nh ng cá nhân t ng phòng ban ch u trách nhi m v vi c l p d toán ngân sách cho b ph n mình đ tránh tình tr ng quá t i m t s b ph n.
Ngoài ra, đ vi c ki m soát và xét duy n d toán t t h n, Ban Giám đ c c n
phân công b ph n k toán thi t k các bi u m u d toán d th o theo m c tiêu ban
đ u chuy n xu ng cho các b ph n liên quan nh m th ng nh t cách l p d toán trong toàn Công ty. ng th i, b ph n k toán có trách nhi m ki m tra, và t ng h p các d th o d toán do các b ph n khác trình lên.
Giai đo n 2: So n th o ngân sách
Trong b c này, Tr ng các b ph n truy n đ t m c tiêu c a Ban Giám đ c (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
và trao đ i v i các thành viên trong b ph n mình; sau đó ti n hành thu th p toàn b
thông tin v ngu n l c t i b ph n, và xem xét các kh n ng c a b ph n mình t đó
ti n hành so n th o d toán trình lên Ban Giám đ c thông qua b ph n k toán. Khi c n có s ph i h p cung c p thông tin gi a các b ph n so n th o d toán
thì Tr ng các phòng ban có liên quan có trách nhi m h p tác và cung c p các
thông tin thích h p cho b ph n l p d toán ngân sách.
B ph n k toán s ti n hành ki m tra tính phù h p c a d toán, n u có thông tin c n đi u ch nh thì s chuy n cho các b ph n có liên quan ho c Ban giám đ c đ đi u ch nh n u th y c n thi t.Sau khi các b ph n g i l i d toán đã đi u ch nh, k
toán ti n hành t ng h p t t c các báo cáo d toán và hoàn thành các báo cáo d toán ngân sách cho toàn Công ty.
Các báo cáo d toán ngân sách hoàn thành đ c b ph n k toán trình lên Ban
giám đ c Công ty, sau đó Ban Giám đ c t ch c h p xét duy t tính kh thi c a các
báo cáo d toán cùng v i các b ph n. N u d toán ch a đ c ch p nh n ho c c n
đi u ch nh m t ph n thì các b ph n liên quan s ti n hành đi u ch nh l i và trình
lên giám đ c sau khi hoàn thành. N u d toán ngân sách đ c ch p nh n, thì đ c
công b và tri n khai đ n nhân viên trong các Phòng ban trong toàn Công ty đ t ch c th c hi n.
Giai đo n 3: Theo dõi d toán ngân sách
Trong b c này, Ban Giám đ c c n theo dõi và ki m soát vi c th c hi n m c
tiêu đ ra trong d toán ngân sách t i các b ph n thông qua báo cáo th c hi n. Báo
cáo th c hi n s do các b ph n liên quan l p, đây là báo cáo cho th y đ c nh ng
thay đ i gi a th c t th c hi n và d toán thông quan s so sánh gi a k t qu th c
t th c hi n v i d toán đ ra. Do d toán ngân sách mang tính liên t c gi a các k nên nhà qu n tr c n d a vào báo cáo th c hi n đ yêu c u các b ph n tìm hi u nguyên nhân c a nh ng thay đ i mang tính tiêu c c, v t quá m c cho phép nh m kh c ph c; đ ng th i, phát huy nh ng thay đ i mang tính tích c c trong k d toán ti p theo.
c. Xác l p h th ng d toán
M t b c quan tr ng trong vi c xây d ng h th ng d toán ngân sách là xác
đnh và l p các d toán c n thi t cho quá trình ho t đ ng c a Công ty, h th ng d toán và m i h gi a các d toán c a Công ty đ c trình bày trong s đ sau:
D TOÁN DOANH THU D TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG D TOÁN CHI PHÍ QU N LÝ D TOÁN MUA HÀNG D TOÁN TI N D TOÁN K T QU HO T NG KINH DOANH D TOÁN B NG CÂN I K TOÁN
S đ 3.1M i quan h gi a các d toán trong h th ng d toánngân sách
Ho t đ ng chính c a Công ty th ng m i là cung c p hàng hóa theo nhu c u c a th tr ng, do đó vi c d đoán đ c s n l ng và giá cung c p ra th tr ng là
đi u quan tr ng nh t. D toán doanh thu là d toán đ m nh n vi c d toán trên, chính vì th d toán doanh thu s đ c l p đ u tiên và là c s đ Công ty xây d ng các d toán còn l i trong h th ng d toán bao g m d toán mua hàng, d toán chi phí bán hàng, d toán chi phí qu n lý, d toán ti n, d toán k t qu ho t đ ng kinh doanh và d toán b ng cân đ i k toán.
D toán doanh thu
D toán doanh thu là d toán n n t ng cho các d toán khác c a Công ty và có t m quan tr ng trong vi c đ ra các chi n l c kinh doanh và đi u hành t ch c Công ty m t cách hi u qu nh t. Chính vì th , khi l p d toán doanh thu c n kh o sát nhi u nhân t có nh h ng đ n tình hình tiêu th trong k k ho ch đ thi t l p d toán tiêu th đ c chính xác nh : kh i l ng hàng hóa tiêu th th c t c a các
ng i tiêu dùng; chính sách giá c trong t ng lai c a Công ty; và chính sách, ch
đ c a nhà n c. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
D toán doanh thu s đ c b ph n tài chính k toán l p vào m i quý ho c
m i n m d a trên doanh thu d ki n trên k ho ch bán hàng đ c Ban Giám đ c
phê duy t.
(Ph l c 3.1)
D toán mua hàng
D a vào d toán doanh thu và chính sách t n kho c a Công ty, Công ty c n xác đ nh giá tr hàng c n mua vào trong k c th đ đ m b o cho k ho ch bán hàng c a Công ty. Ngoài ra, vi c l p d toán ph i chú ý đ n giá tr t n kho cu i k sao cho m c h p lý, giúp Công ty ch đ ng trong bán hàng, tránh đ c vi c đ ng v n và vi c phát sinh nh ng kho n chi phí không c n thi t do l ng t n kho quá l n.
(Ph l c 3.2) D toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là chi phí gián ti p nên đ c l p trên c s c tính chi phí phát sinh k d toán d a vào ph ng pháp th ng kê kinh nghi m chi phí phát sinh
k tr c đó, và tính toán t l ph n tr m c a chi phí bán hàng trên t ng doanh thu
bán hàng c a Công ty đ làm c s l p d toán. Chính sách v chi phí c a Công ty
s đ c đi u chnh qua các n m tùy theo k ho ch mua s m tài s n, máy móc thi t
b c a các khâu bán hàng, chính sách l ng nhân viên kinh doanh, ti p th , qu ng
cáo, ti p th , chính sách công tác phí c a nhân viên ti p th.... d toán th c hi n nhanh chóng, d dàng so sánh và đ i chi u, c n tách bi t bi n phí và đnh phí cho
kho n chi phí này. Trong đó, ta s tính toán bi n phí và đ nh phí d a trên t l ph n
tr m c a chi phí trên t ng doanh thu t bán hàng c a Công ty c a k tr c.
(Ph l c 3.4)
D toán chi phí qu n lý doanh nghi p
Chi phí qu n lý doanh nghi p là chi phí gián ti p liên quan đ n t t c các ho t
c tính chi phí phát sinh k d toán d a vào ph ng pháp th ng kê kinh nghi m chi phí phát sinh k tr c đó và tính toán t l ph n tr m c a chi phí qu n lý doanh nghi p trên t ng doanh thu bán hàng c a Công ty đ làm c s l p d toán. Toàn b chi phí qu n lý doanh nghi p s đ c ph n lo i thành đ nh phí do chi phí
thay đ i chi m t l không cao trong t ng chi phí.
(Ph l c 3.5)
D toán ti n
D toán này đ c l p c n c vào các dòng ti n vào và dòng ti n ra trên các
d toán b ph n.Vi c l p d toán th ng đ c l p theo quý và do phòng Tài chính k toán l p, v i m c đích giúp Công ty ch đ ng trong vi c thu chi hàng ngày cho quá trình ho t đ ng kinh doanh có hi u qu h n.
(Ph l c 3.6)
D toán k t qu ho t đ ng kinh doanh
D toán k t qu ho t đ ng kinh doanh là ph n ánh t ng l i mhu n c tính trong k d toán, có ý ngh a quan tr ng đ i v i vi c đánh giá hi u qu ho t đ ng kinh doanh c a Công ty.
D toán k t qu ho t đ ng đ c l p d a vào các d toán doanh thu, d toán chi phí bán hàng, d toán chi phí qu n lý doanh nghi p và đ c th c hi n t ng t báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh.
(Ph l c 3.7)
D toán B ng cân đ i k toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
S li u c a b ng cân đ i d toán d a vào b ng cân đ i n m tr c và các d
toán đã l p nh m t o cái nhìn t ng quát v tình hình tài s n, ngu n v n c a Công ty
trong t ng lai vào cu i k d toán. Cách l p d toán t ng t B ng cân đ i k
toán.
3.2.1.2 Hoàn thi n h th ng k toán chi phí và qu n tr chi phí a. Phân lo i chi phí theo m c đ ho t đ ng
đáp ng nhu c u cung c p thông tin cho vi c t ch c đi u hành, ki m soát và ra quy t đ nh, Công ty c n theo dõi nh ng kho n chi phí t ng gi m khi m c đ
ho t đ ng kinh doanh c a Công ty thay đ i; hay nói cách khác đó là Công ty c n phân lo i chi phí theo m c đ ho t đ ng (hay còn g i là phân lo i theo cách ng x ). Theo cách phân lo i này chi phí ho t đ ng kinh doanh c a Công ty s đ c chia làm 3 lo i: chi phí bi n đ i (bi n phí), chi phí c đ nh (đnh phí), chi phí h n h p. Cách phân lo i chi phí theo m c đ là n n t ng quan tr ng trong vi c áp d ng k thu t phân tích m i quan h chi phí – kh i l ng – l i nhu n (C-V-P) và đây
chính là công c h tr đ c l c cho nhà qu n tr đ a ra quy t đ nh kinh doanh c a mình.
Các lo i chi phí t i Công ty s đ c phân lo i trong b ng sau:
B ng 3.1Phân lo i chi phí theo m c đ ho t đ ng t i công ty TNHH VI NA MEN
STT Kho n m c chi phí Bi n phí nh phí Chi phí h n h p I Nhóm chi phí giá v n hàng hóa
1 Giá mua hàng hóa x
2 Chi phí v n chuy n x
II Nhóm chi phí bán hàng
1 Chi phí l ng, các kho n trích theo l ng và
các kho n ph c p ti n n c a nhân viên kinh doanh
x
2 Chi phí thuê kho ch a hàng x
3 Chi phí b o hi m và s a ch a ph ng ti n v n t i x 4 Chi phí kh u hao kho bãi, ph ng ti n v n t i x 5 Chi phí x ng d u v n chuy n hàng hóa, b c
x p hàng x
6 Chi phí ti p th và gi i thi u s n ph m x 7 Chi phí d ng c , v n phòng ph m c a b ph n
III Nhóm chi phí qu n lý doanh nghi p
1 Chi phí l ng, th ng và các kho n theo l ng
và các kho n ph c p ti n n b ph n qu n lý x 2 Chi phí d ng c , v n phòng ph m c a b
ph n qu n lý x
3 Chi phí kh u hao, s a ch a v n phòng,
ph ng ti n v n t i và b o hi m xe x
4 Chi phí d ch v mua ngoài x
5 Các chi phí khác b ng ti n x
Qua nghiên c u th c tr ng chi phí t i Công ty cho th y chi phí ti p th và qu ng cáo c a Công ty là chi phí h n h p. Y u t b t bi n trong chi phí này chính là (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
l ng chính c a các nhân viên ti p th , và y u t kh bi n là l ng theo doanh s
bán hàng c a nhân viên ti p th . Ph ng trình dùng đ bi u di n chi phí ti p th và qu ng cáo c a Công ty nh sau:
y = a1x1 + a2x2 + b (3.1)
Trong đó:
y: Chi phí ti p th và qu ng cáo
a1: Bi n phí đ n v c a g ch men cao c p (D a vào l ng doanh s theo đ n
v c a g ch men cao c p)
a2: Bi n phí đ n v c a g ch men th ng (D a vào l ng doanh s theo đ n v