- VCĐ: năm 2012 chiếm 4,21% trong tổng VKD, năm 2013 chiếm có 4,2% trong
3.2.3. Quản lý các khoản phải thu.
Nội dung của quản lý các khoản phải thu là phải vừa tăng doanh số bán hàng mà không để bị chiếm dụng vốn quá nhiều. Công ty bị chiếm dụng vốn nhiều mà chủ yếu nằm ở các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải thu khác. Nguyên nhân do:
- Thứ nhất: Với mục tiêu của công ty là mở rộng thị phần nên công ty mong muốn tìm được nhiều bạn hàng mới, do đó chính sách tín dụng đã nới lỏng đối với khách hàng. Công ty có thể gia hạn nợ với thời gian dài hơn, số lượng lớn hơn và phạm vi khách hàng rộng hơn.
- Thứ hai: công tác thẩm định uy tín và khả năng tài chính của khách hàng chưa được tốt, do đó công ty vẫn ký hợp đồng nhà thầu phụ với một số khách hàng mà khả năng tài chính thấp.
- Thứ ba: trong một số trường hợp khi ký kết hợp đồng với khách hàng chưa có các điều kiện ràng buộc chặt chẽ về thời gian thanh toán và các điều khoản thanh toán mang tính pháp lý khác, do đó khách hàng coi thường kỷ luật thanh toán, dẫn đến khách hàng trả nợ chậm, dây dưa chiếm dụng vốn của công ty. Do đó, để đảm bảo sự ổn định, lành mạnh và tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động từ đó góp phần sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, thì công ty cần phải có những biện pháp hữu hiệu để làm tốt hơn nữa công tác thanh toán và thu hồi nợ. Để làm tốt công tác trên, theo em công ty cần áp dụng một số biện pháp cụ thể sau:
+ Chính sách tín dụng có lỏng song phải ở trong một giới hạn an toàn, nó phải có sự hợp lý với khả năng tài chính của công ty, cũng như có thể gia hạn nợ căn cứ vào giá trị thực tế của công trình và tình hình thực tế của khách hàng sao cho vừa mềm mỏng vừa có khả năng thu hồi nợ nhanh nhất. Chúng ta có thể xem xét một số mô hình ra quyết định trong công tác các khoản phải thu:
Tăng doanh thu
Tăng khoản phải thu Tăng chi phí vào khoản phải thu
Nới lỏng chính sách bán chịu Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí không?
Tăng lợi nhuận Ra quyết định
Giảm doanh thu
Giảm khoản phải thu Tiết kiệm chi phí cho khoản thu
Thắt chặt chính sách bán chịu Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí không?
Giảm lợi nhuận Ra quyết định
Hình 3.1: Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu
Hình 3.2: Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu
+ Ngoài ra còn có các mô hình về thời hạn bán chịu, thay đổi tỷ lệ chiết khấu,...
+ Trước khi ký kết hợp đồng và chấp nhận tín dụng công ty cần phải làm tốt hơn nữa công tác thẩm định về uy tín và khả năng thanh toán của khách hàng. Cụ thể phải xem xét: khả năng thanh toán, hệ số tín nhiệm, uy tín của khách hàng trên thương trường, tình hình hoạt động kinh doanh và cả những yếu tố tiềm năng có thể. Nếu chưa có điều kiện đi sâu thẩm định thì bắt buộc bên đối tác phải sử dụng đến các biện pháp như đặt cọc, trả trước một phần giá trị hợp đồng....
Trong hợp đồng tiêu thụ công ty cần phải quy định rõ thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán...và yêu cầu các bên phải chịu trách nhiệm thực hiện đầy
đủ, nghiêm túc các điều khoản quy định trong hợp đồng phù hợp với chếđộ chính sách tài chính hiện hành. Nếu thanh toán chậm so với thời hạn quy định đối tác sẽ phải chịu phạt vi phạm hợp đồng, phạt nợ quá hạn và phải chịu lãi theo lãi suất nợ quá hạn của ngân hàng.
Để giúp công ty có thể nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, hạn chế phát sinh các chi phí không cần thiết hoặc rủi ro, công ty có thể tiến hành các biện pháp chủ yếu sau:
- Phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu trong và ngoài công ty, thường xuyên đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn.
- Có chính sách bán chịu đúng đắn đối với từng khách hàng cụ thể. Khi bán chịu cho khách hàng phải xem xét kỹ khả năng thanh toán trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Phân loại các khoản nợ quá hạn, tìm nguyên nhân của từng khoản nợ (khách quan, chủ quan) để có biện pháp xử lý thích hợp, như gia hạn nợ, thoả ước xử lý.
Quản lý các khoản phải thu là phải vừa tăng doanh số bán hàng mà không để bị chiếm dụng vốn qúa nhiều. Để thực hiện tốt điều này công ty cần áp dụng những hoạt động sau:
- Công ty cần phải tăng cường công tác thẩm định năng lực tài chính của khách hàng trước khi đi đến quyết định cung cấp tín dụng thương mại (năng lực tài chính, khả năng trả nợ). Công ty cần có những chính sách hợp lý để khuyến khích khách hàng thanh toán như: Thực hiện triết khấu, giảm gia, có những ưu tiên, ưu đãi đối với những khách hàng trả tiền ngay.
- Theo dõi thường xuyên tình trạng của khách hàng, về thời gian các khoản nợ của khách hàng tránh tình trạng nợ quá lâu dẫn đến khó đòi.
- Theo dõi thường xuyên tình trạng của khách hàng, về thời gian các khoản nợ của khách hàng tránh tình trạng nợ quá lâu dẫn đến khó đòi:
+ Công ty cần lập bảng phân tuổi các khoản phải thu để nắm rõ về quy mô các khoản phải thu, thời hạn của từng khoản và có biện pháp thu nợ đến hạn.
+ Trong công tác thu hồi nợ, công ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn nhằm thu hồi nợ nhanh như sử dụng hình thức triết khấu cho khách hàng trả nợ trước thời hạn.
+ Khi khoản nợ chuẩn bị đến hạn trả công ty nên gửi giấy báo cho khách hàng biết để khách hàng chuẩn bị tiền trả nợ.
+ Đối với những khoản nợ quá hạn trong thanh toán công ty có thể tuỳ vào tình hình thực tế của khách hàng có thể gia hạn nợ, hoặc phạt chậm trả theo quy định của hợp đồng.
+ Đối với các khoản nợ khó đòi: một mặt công ty thực hiện trích lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính. Mặt khác công ty có biện pháp xử lý khoản nợ khó đòi này một cách phù hợp như: gia hạn nợ, thậm chí giảm nợ nhằm thu hồi những khoản nợ một phần coi như bị mất.
Như vậy, để quản lý các khoản phải thu, kiến nghị với công ty nên theo dõi các khoản phải thu như sau:
- Xác định kì thu tiền bình quân.
- Xắp xếp tuổi thọ các khoản phải thu: chia các khoản nợ phải thu thành nợ quá hạn và nợ trong thanh toán, sau đó dựa vào thời gian đến hạn thanh toán của các khoản phải thu để tiến hành xắp xếp, và so sánh tỷ lệ của các khoản nợ phải thu so với tổng cấp tín dụng.
- Xác định số dư các khoản phải thu: chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp thấy được nợ tồn đọng của từng khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn, tránh tình trạng mở rộng mức bán chịu.
Bên cạnh đó công ty cũng cần tăng cường công tác thu hồi nợ:
- Công ty cần lập bảng phân tuổi các khoản thu để nắm rõ về quy mô các khoản phải thu,thời hạn của từng khoản và có biện pháp thu nợ đến hạn
- Trong công tác thu hồi nợ, công ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn nhằm thu hồi nợ nhanh như sử dụng hình thức triết khấu cho khách hàng trả nợ trước thời hạn
- Khi khoản nợ chuẩn bị đến hạn trả công ty nên gửi giấy báo cho khách hàng biết để khách hàng chuẩn bị tiền trả nợ
- Đối với những khoản nợ quá hạn trả công ty có thể tùy vào tình hình thực tế của khách hàng có thể gia hạn nợ hoặc phạt chậm trả theo quy định của hợp đồng
- Đối với các khoản nợ khó đòi, một mặt công ty thực hiện trích lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính, mặt khác công ty có biện pháp xử lý khoản nợ này một cách phù hợp
Như vậy, để quản lý các khoản thu, kiến nghị với công ty nên theo dõi các khoản thu như sau:
- Xác định kỳ thu tiền bình quân
- Sắp xếp tuổi thọ các khoản thu: các khoản nợ phải thu thành nợ quá hạn và nợ trong thanh toán, sau đó dựa trên thời gian thanh toán của các khoản phải thu để tiến hành sắp xếp và so sánh tỷ lệ của các khoán nợ phải chi so với tổng cấp tín dụng
- Xác định số dư các khoản phải thu: chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp thấy được nợ tồn đọng của từng khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn,tránh tình trạng mở rộng mức bán chịu.