- Hệ hống bộ máy kiểm toán nội bộ bao gồm các mối liên hệ trong và ngoài khác
1.4.3Tuyển chọn, huấn luyện và phát triển đội ngũ kiểm toán viên nội bộ.
Công việc kiểm toán nội bộ đợc thực hiện bởi các kiểm toán viên nội bộ - thờng là những ngời làm nghề kiểm toán không chuyên nghiệp, họ có thể là những kế toán viên giỏi, những nhà quản lý có kinh nghiệm, những kỹ thuật viên có hiểu biết về những lĩnh vực có liên quan đến kiểm toán đặc biệt là các loại hình công nghệ, các quy trình kỹ thuật, các định mức... Các kiểm toán viên nói chung, kiểm toán viên nội bộ nói riêng luôn phải tuân thủ những chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp khắt khe. Chính vì vậy, những kiểm toán viên là những ngời có trình độ đợc tuyển chọn, sàng lọc, huấn luyện và thờng xuyên đợc bồi dỡng phát triển đáp ứng đợc các yêu cầu nghề nghiệp. Đội ngũ kiểm toán viên là linh hồn để vận hành hệ thống kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp, chính vì thế mà đối với vấn đề này trong tổ chức kiểm toán nội bộ có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Bàn về kiểm toán viên nội bộ ta đề cập đến khía cạnh sau:
a) Tuyển chọn nhân viên:
Đây là công việc quan trọng trong giai đoạn tổ chức hoạt động hệ thống kiểm toán nội bộ và có ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng hoạt động sau này. Nhân viên kiểm toán nội bộ có thể đợc tuyển từ bên ngoài hay từ bên trong đơn vị.
Bên trong đơn vị: Nhân viên trong đơn vị đợc coi là quen thuộc với các nghiệp
vụ và trình tự hoạt động của tổ chức và có thể đợc tuyển vào phòng kiểm toán nội bộ theo một trong các cách sau:
- Đề bạt kiểm toán viên nội bộ: Phơng pháp này đợc thực hiện nếu tiến hành đào tạo các nhân viên trong biên chế qua các chơng trình huấn luyện và phát triển tích cực và có hiệu quả.
- Thuyên chuyển nhân viên có kinh nghiệm từ các phòng (ban) khác: Phơng
pháp tuyển dụng này đợc sử dụng tơng đối rộng rãi mà trong đó t cách, trình độ thành thạo nghiệp vụ và những khả năng đặc biệt khác đợc xem là các chỉ tiêu để lựa chọn.
- Sử dụng những ngời đang đợc huấn luyện quản lý: Trong một số tổ chức có những thành viên đã có trình độ trung cấp hoặc đại học và đang đợc đào tạo trong một chơng trình huấn luyện quản lý. Theo chơng trình này họ có cơ hội luân phiên qua nhiều phòng, ban khác nhau trớc khi đợc giao nhiệm vụ thờng xuyên. Những nhân viên này là một nguồn nhân lực có giá trị cho phòng kiểm toán nội bộ sau khi đợc bồi dỡng thêm và tập dợt về các thể thức phân tích và đánh giá các công việc kiểm soát.
Tuyển dụng bên ngoài: Đợc tiến hành từ các nguồn khác nhau.
- Kiểm toán viên độc lập: Theo lịch sử của kiểm toán nội bộ, các kiểm toán viên độc lập (kiểm toán viên công chứng CPA) luôn là nguồn dồi dào cho
việc tuyển chọn. Kinh nghiệm của họ về thực hiện các trình tự kiểm toán và thu thập bằng chứng theo các chuẩn mực nghề nghiệp là một tài sản hữu dụng cho công việc kiểm toán.
- Các trờng đại học và trung học: Việc sử dụng những ngời mới tốt nghiệp ở các tổ chức giáo dục tuỳ thuộc một phần vào các chơng trình huấn luyện bổ sung theo những hớng cụ thể. Những sinh viên xuất sắc có nhiều tiềm năng đợc tuyển chọn cho phòng kiểm toán nội bộ là một điều rất là cần thiết và quan trọng cho đội ngũ nhân viên kiểm toán viên nội bộ của doanh nghiệp. - Ngời không phải kiểm toán viên: Phạm vi rộng hơn của các hoạt động kiểm
toán nội bộ đã tăng nhiều nhu cầu về những ngời có chuyên môn khác kiểm toán. Những ngời có trong mình sự kết hợp giữa giáo dục và kinh nghiệm thực tiễn rất cần cho kiểm toán nội bộ trong các lĩnh vực nghiệp vụ nh: nghiệp vụ máy tính, sản xuất kinh doanh, xây dựng, kiểm tra chất lợng, pháp lý... Những bổ sung đó có thể tăng cờng năng lực của nhóm kiểm toán nội bộ và giúp họ mở rộng phạm vi hoạt động của mình.
Nhân lực tuyển chọn cho phòng kiểm toán nội bộ từ tất cả các nguồn trên cũng cần có những yếu tố cá nhân phù hợp với các chức danh của phòng kiểm toán nội bộ theo những định hớng tuyển dụng cụ thể.
b) Huấn luyện và phát triển.
Hoạt động huấn luyện của phòng kiểm toán nội bộ dựa theo chuyên môn của nhân viên đợc tuyển chọn. Những hoạt động này thờng là phơng tiện lấp đi cái hố ngăn cách giữa kiến thức hiện tại và kiến thức cần thiết của nhân viên kiểm toán nội bộ. Một hệ thống kiểm toán nội bộ chỉ thực sự hiệu quả khi có một đội ngũ nhân viên có đủ trình độ năng lực và đạo đức nghề nghiệp đúng mức. Theo thời gian, năng lực, chuyên môn của kiểm toán viên nội bộ phải đợc thờng xuyên cập nhật những kiến thức mới và nâng cao khả năng làm việc của mình trong môi trờng mới, chính vì thế phải thờng xuyên huấn luyện, đào tạo trình độ cho kiểm toán viên nội bộ cho phù hợp với điều kiện làm việc hiện tại.
Chơng trình huấn luyện cần linh hoạt và đáp ứng đợc những điều kiện thay đổi. Tuy nhiên điều cốt lõi là việc huấn luyện trong công việc và ngoài công việc phải luôn cập nhật để đáp ứng yêu cầu hiện tại và mong muốn của nhân viên.
Các mục tiêu huấn luyện cá biệt: Đợc tiến hành cho các nhu cầu phát triển cá nhân (phát hiện qua những lần đánh giá) đối với các kiểm toán viên nội bộ. Việc huấn luyện tập trung vào các chủ đề cá biệt để nâng cao trình độ và đề bạt lên các chức danh cao hơn trong bộ phận kiểm toán nội bộ nh: giám sát viên kiểm toán, ngời quản lý hoặc ngời kiểm toán trởng.
Huấn luyện trên công việc: Cùng với nhu cầu giáo dục mở rộng và các lớp huấn luyện về thực tiễn kiểm toán nội bộ hiện đại, huấn luyện trên công việc vẫn có ý nghĩa riêng biệt. Mặc dầu các lớp học cố gắng làm nh thực tế nhng không thể thay thế những kinh nghiệm hàng ngày. Chính trên công việc, kiểm toán viên mới có cơ
hội giải quyết các vấn đề dới sự thúc bách của thời gian, thực tế với cơ chế hoạt động và làm việc với nhà quản lý và các bộ phận thực sự của một tổ chức.
Lập kế hoạch, giao nhiệm vụ phát triển: Với loại hình đào tạo này, những nhiệm vụ đợc giao không theo từng mảng riêng lẻ mà theo một kế hoạch dẫn tới sự phát triển không ngừng của kiểm toán viên cũng nh việc hoàn thành đúng tiến độ các cuộc kiểm toán.
Đa dạng hoá nhiệm vụ kiểm toán: Thông qua tính đa dạng của các nhiệm vụ kiểm toán đợc giao, thành viên trong biên chế sẽ quen thuộc những vấn đề khác nhau trong mọi hoạt động của tổ chức. Để phát triển một ngời trong biên chế thành ngời có chức danh cao hơn hoặc thành nhà quản lý kiểm toán, việc huấn luyện phải đa dạng theo năng lực xử lý những vấn đề ngày càng phức tạp.
Giám sát và chỉ thị công việc: Trong quá trình lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát việc thực hiện các nhiệm vụ kiểm toán, giám sát viên luôn nhớ rằng mình chịu trách nhiệm về huấn luyện ở địa bàn của mình. Việc huấn luyện này có thể có nhiều hình thức nh dạy kiến thức, thuyết minh, bình phẩm hay chỉ bảo.
Khuyên bảo: Tầm quan trọng của việc khuyên bảo phải đợc nhấn mạnh nh một phơng sách nhằm nâng cao và củng cố quá trình học tập trong việc huấn luyện trên công việc. Một chơng trình khuyên bảo có hiệu lực giúp vạch ra những yếu kém của một cá nhân và gợi ý những cách làm để sửa chữa. Qua việc sử dụng nghệ thuật khuyên bảo có hiệu quả, ngời nhân viên nhờ đó mà đợc thúc đẩy hăng hái học tập và có khả năng tiến bộ.
Việc uỷ thác trách nhiệm: Chính nhờ đảm nhiệm thêm trách nhiệm mà kiểm toán viên chóng tiến bộ hơn. Các giám sát viên phải nắm đợc những chỗ mạnh, những điểm yếu của các nhân viên và luôn cố gắng giao việc khó hơn cho họ. Đến l- ợt mình, kiểm toán viên cần uỷ nhiệm công việc cho ngời thuộc quyền (trợ lý kiểm toán viên) để họ phát triển khả năng của mình.
Định kỳ đánh giá thành tích: Định kỳ đánh giá để thông tin cho các cấp quản lý về năng lực của các nhân viên và công việc mà họ hoàn thành. Những việc đánh giá nh vậy là tài liệu quan trọng có liên quan đến việc nghiên cứu đề bạt, đãi ngộ, thuyên chuyển hay thôi việc. Đó cũng là công cụ có ích trong việc huấn luyện nhân viên thông qua: Xác định điểm mạnh, điểm yếu và nhu cầu huấn luyện cơ bản; dự định các phơng pháp cải tiến công việc cho nhân viên; giúp đỡ, khuyên bảo nhân viên có khả năng đáp ứng các chuẩn mực thành tích; tránh việc hình thành một số hạn chế có thể phát sinh ở một vài kiểm toán viên nội bộ do công việc lặp đi lặp lại trong một địa bàn làm giảm khả năng sáng tạo và phát triển cá nhân hoặc việc gắn bó hơn với các nhân viên ở các bộ phận khác hay với ngời có quyền hành có thể xói mòn tính độc lập và tính khách quan của kiểm toán viên nào đó cá biệt.