6. Bố cục của đề tài
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh tại công ty
a. Đặc điểm tổ chức công tác quản lý tại công ty
* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Đứng đầu là Giám đốc, dưới là các phòng ban, kế đến là các tổ, đội thi công.
Giám đốc: Là người có thẩm quyền cao nhất do hội đồng quản trị tuyển chọn và bãi miễn điều hành sản xuất của công ty. Điều hành mọi hoạt động SXKD của công ty và có trách nhiệm trước hội đồng quản trị về thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Lựa chọn và đề nghị hội đồng quản trị bổ nhiệm và bãi miễn các phó giám đốc, nhân viên. Ký các báo cáo, văn bản, hợp đồng, chứng từ.
Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác tổ chức cán bộ và lao động, giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động. Thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nguồn cán bộ theo chủ trương của giám đốc và hướng dẫn ngành. Tham mưu cho Giám đốc về việc tiếp nhận hoặc cho thôi việc, điều động nhân
33 lực và sắp xếp cơ cấu quản lý bộ máy công ty. Xây dựng đề án sắp xếp tổ chức, chuẩn bị các thủ tục, hợp đồng cán bộ công nhân viên theo yêu cầu sản xuất.
Phòng quản lý thi công: Tất cả các văn bản về chứng chỉ, văn bản phục vụ thi công, hoàn thành công trình, hạng mục công trình được lập thành hồ sơ hoàn thành công trình và được lưu tại phòng nghiệp vụ ít nhất một bản.
Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra QĐ của Giám đốc. Thường xuyên báo cáo tình hình tài chính, đưa ra các biện pháp hạ giá thành, tiết kiệm CP, lập kế hoạch quản lý tài chính, chi tiêu hợp lý, làm nghĩa vụ ngân sách với Nhà nước, quản lý kế toán các đội thi công, quyết toán các công trình.
Các tổ, đội thi công: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của các phòng ban, mỗi đội có đội trưởng quản lý và tổ chức sản xuất.
Công ty Cổ phần An Thịnh là đơn vị xây lắp với phương thức đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sản phẩm với địa bàn hoạt động rộng lớn trải dài trên cả nước. Để hoạt động theo cơ chế thị trường có sự kiểm soát của nhà nước, việc tổ chức bộ máy công ty là rất quan trọng.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty xem tại Phụ lục 2.
b. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty
Sơ đồ quy trình sản xuất của công ty xem tại Phụ lục 3.
Quy trình sản xuất: Để được thi công công trình nào đó công ty phải nộp hồ sơ cho đơn vị cho thầu sau khi nhận được hồ sơ dự thầu nếu xét thấy công ty có đủ điều kiện thì bên cho thầu sẽ gởi thông báo trúng thầu và chỉ định thầu cho công ty mình. Sau khi có thông báo đến nhận thầu, công ty thành lập ban chỉ huy công trình, ban chỉ huy công trình có nhiệm vụ theo dõi việc thi công, phân công công việc lập phương án thi công và bảo vệ phương án thi công của mình, sau khi bảo vệ phương án thi công thì ban chỉ huy công trình tiến hành thi công theo kế hoạch, khi công trình hoàn thành tổ chức nghiệm thu bàn giao công trình lập hồ sơ quyết toán, công ty có trách nhiệm bảo hành công trình cho đơn vị thầu.
34
2.1.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán và phƣơng pháp kế toán tại Công ty Cổ phần An Thịnh
a. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty xem tại Phụ lục 4.
Công ty Cổ phần An Thịnh là một đơn vị kinh tế độc lập có quy mô tương đối rộng. Nhằm đảm bảo cho công tác giám sát và quản lý tốt tình hình tài chính tại công ty, bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán đều tập trung về phòng kế toán tại công ty.
- Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. + Kế toán trưởng:
Tổ chức kế toán tại công ty và điều hành bộ máy kế toán toàn công ty. Kế toán trưởng cũng chịu trách nhiệm trước giám đốc cấp trên và trước pháp luật về tình hình hoạt động tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc thường xuyên mọi hoạt động trong bộ máy kế toán và tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý tài chính công ty.
+ Kế toán công nợ, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Theo dõi thu chi thanh toán công nợ nội bộ công ty và đối với các ban chỉ huy phòng ban, ghi chép số liệu vào các sổ sách kế toán liên quan. Theo dõi tình hình thanh toán công nợ giữa người mua và người bán, người nhận tạm ứng. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư và ghi sổ sách có liên quan, tham gia kiểm kê thường xuyên và bất thường các loại vật tư, hàng hóa.
+ Kế toán tiền lương, TSCĐ:
Theo dõi tổng quỹ lương và trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ cho các bộ phận. Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác số lượng TSCĐ, tình hình trích KH và sửa chữa TSCĐ.
+ Kế toán tổng hợp:
Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tập hợp CP, tính giá thành, doanh thu dịch vụ thủy lợi của công ty. Chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của công ty.
35 + Kế toán ngân hàng:
Theo dõi các sổ sách có liên quan đến ngân hàng. + Thủ quỹ:
Thực hiện thu chi theo các chứng từ do kế toán lập đã được duyệt bằng tiền mặt định kỳ hằng ngày và cuối tháng đối chiếu số dư tiền mặt với kế toán.
b. Chính sách kế toán tại Công ty Cổ phần An Thịnh
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Kỳ kế toán: Kỳ kế toán của công ty là 1 tháng. Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ 1 lần.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định giá xuất kho theo phương pháp đích danh. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng phương pháp KH đường thẳng để tính KH TSCĐ.
Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ.
Phần mềm kế toán sử dụng: Fast accouting
Cuối tháng, sau khi cập nhật đầy đủ số liệu, phần mềm sẽ tự động đưa ra các báo cáo mà công ty cần như: báo cáo thuế, báo cáo quản trị, báo cáo tài chính…
36 * Trình tự ghi sổ:
Sơ đồ 2.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán lập chứng từ ghi sổ (ghi theo ngày) hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại và từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại kế toàn lên chứng từ ghi sổ, đồng thời từ chứng từ gốc kế toán vào sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ quỹ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ.
- Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu khoá sổ chi tiết rồi lên bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu kiểm tra khớp đúng với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Bên cạnh đó căn cứ số liệu ở sổ cái lập bảng cân đối tài khoản và đêm đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ cái Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc (chứng từ kế toán)
37 - Từ sổ cái, bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính.
2.1.2. Phƣơng pháp kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần An Thịnh 2.1.2.1. Đặc điểm TSCĐ tại công ty
Tuy công ty đi vào hoạt động cách đây không lâu nhưng với việc thực hiện quá trình hiện đại hóa sản xuất cho đến nay công ty đã trang bị được một số lượng máy móc, thiết bị tương đối hiện đại.
Bên cạnh đó, công ty là một DN xây dựng cơ bản. Các công trình do công ty thực hiện thường là không tập trung mà phân tán trên nhiều địa bàn. Để phục vụ tốt cho các công trình thi công, các loại máy móc, trang thiết bị luôn được điều động đến tận công trình. Vì vậy, khả năng quản lý tập trung TSCĐ là rất khó khăn.
Do những đặc điểm trên mà việc quản lý TSCĐ tại công ty Cổ phần An Thịnh phải được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học. Bộ máy kế toán của công ty cần hoạt động hiệu quả để quản lý chặt chẽ TSCĐ trên mọi mặt nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và cung cấp thông tin để tiếp tục đổi mới TSCĐ, đưa công nghệ vào sản xuất.
2.1.2.2. Luân chuyển chứng từ TSCĐ tại công ty a.Tài khoản sử dụng a.Tài khoản sử dụng
Để theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ của công ty, kế toán đã sử dụng các tài khoản sau: TK 211, TK 212, TK 213, TK 214, TK 241 và một số tài khoản khác như: TK 111, TK112, TK 331, TK 623, TK627, TK642.
b. Sổ sách và chứng từ sử dụng
* Sổ sách sử dụng.
Kế toán sử dụng những sổ sau để theo dõi, tổng hợp TSCĐ của công ty: - Chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái TK 211, TK 212, TK 213, TK 214, TK241. - Sổ chi tiết TK 211, TK 331,…
38 * Chứng từ sử dụng.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới TSCĐ đều được lập chứng từ kế toán. Những chứng từ kế toán công ty đang sử dụng làm căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ về TSCĐ bao gồm:
- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ)
- Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 – TSCĐ)
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 03 – TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04 – TSCĐ)
- Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ)
- Bảng tính và phân bổ KH TSCĐ (Mẫu số 06 – TSCĐ)
- Hợp đồng mua bán, hoá đơn mua bán, và các chứng từ liên quan khác Mở thẻ TSCĐ: Mỗi một TSCĐ đều được mở riêng một thẻ TSCĐ để theo dõi. Căn cứ để ghi thẻ TSCĐ là biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng trích KH, biên bản thanh lý TSCĐ và các tài liệu kỹ thuật liên quan. Việc ghi chép vào thẻ TSCĐ được tiến hành khi hoạt động mua bán hoặc xây dựng cơ bản hoàn thành và bàn giao xong. Căn cứ vào chứng từ kế toán phải ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến TSCĐ được ghi trong thẻ như: Căn cứ vào biên bản giao nhận để ghi vào cột “Nguyên giá TSCĐ” hàng tháng căn cứ vào mức trích KH phản ánh trên bảng phân bổ để ghi vào cột “giá trị hao mòn”. Sau đó đưa số hao mòn luỹ kế ở cột “cộng dồn”. Thẻ TSCĐ của các TSCĐ thuộc cùng một nhóm được tập hợp vào một số trang riêng trong sổ TSCĐ và được lưu giữ tại phòng kế toán tài chính để theo dõi, phản ánh diễn biến sinh trong quá trình sử dụng.
* Quy trình kế toán.
Quy trình kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần An Thịnh được tóm tắt qua sơ đồ được trình bày tại Phụ lục 5.
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán lên chứng từ ghi sổ đồng thời lập thẻ TSCĐ. Căn cứ vào thẻ TSCĐ kế toán vào sổ TSCĐ. Từ chứng từ ghi sổ lên sổ cái đồng thời lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
39 - Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu khoá sổ chi tiết TSCĐ rồi từ sổ TSCĐ lên bảng tổng hợp tình hình tăng, giảm TSCĐ. Cuối kỳ phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Đối chiếu kiểm tra khớp đúng với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp tình hình tăng, giảm TSCĐ.
2.1.2.3. Phƣơng pháp KH TSCĐ tại Công ty Cổ phần An Thịnh
Trong quá trình sử dụng TSCĐ, cùng với sự tác động của tự nhiên và tiến bộ của khoa học kỹ thuật thì TSCĐ bị hao mòn dần về giá trị theo thời gian. Do vậy, kế toán phải làm công tác KH TSCĐ theo định kỳ. Hàng tháng, kế toán TSCĐ tại công ty phải tiến hành tính KH TSCĐ theo từng đối tượng sử dụng. Việc KH TSCĐ là quá trình chuyển dần giá trị TSCĐ đang sử dụng vào CP kinh doanh.
Việc xác định thời gian KH TSCĐ dựa vào tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế đặc tính hao mòn của TSCĐ, đặc điểm nguồn vốn hình thành TSCĐ và điều kiện kinh doanh của DN.
TSCĐ trong công ty được tính KH theo phương pháp KH đường thẳng, việc tính KH theo nguyên tắc tròn tháng, đối với TSCĐ chưa KH hết đã hỏng thì giá trị còn lại phải thu hồi một lần, đối với những TSCĐ đã KH hết mà vẫn sử dụng thì không được trích KH nữa.
Mức KH trung bình năm = Nguyên giá TSCĐ Thời gian sử dụng TSCĐ
Công ty thực hiện việc tính KH theo từng tháng và theo từng TSCĐ.
Sau khi tính được mức KH của từng TSCĐ DN phải xác định mức KH của từng bộ phận và tập hợp chung cho toàn DN.
Mức KH tháng = Mức KH trung bình năm 12 KH TSCĐ phải trích trong tháng = KH TSCĐ đã trích tháng trước + KH TSCĐ tăng trong tháng - KH TSCĐ giảm trong tháng
40 Mức KH TSCĐ cần trích của tháng bất kỳ được xác định như sau:
Đối với tháng đầu (hoặc tháng cuối) khi TSCĐ được đưa vào sử dụng (hoặc ngừng sử dụng) không phải từ đầu tháng (cuối tháng) thì mức KH (Mkh) tăng (giảm) trong tháng được xác định theo công thức:
Mkh tăng, giảm trong tháng = Mkhbqtháng X Số ngày còn lại của tháng 30 ngày
2.2. Công tác kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần An Thịnh
Số liệu nghiên cứu được lấy trong tháng 07 năm 2014.
2.2.1. Kế toán chi tiết TSCĐ tại Công ty Cổ phần An Thịnh 2.2.1.1. Kế toán chi tiết tăng TSCĐ tại công ty 2.2.1.1. Kế toán chi tiết tăng TSCĐ tại công ty
Công ty Cổ phần An Thịnh là một DN hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên công ty cần nhiều TSCĐ, chủ yếu để phục vụ cho thi công các công trình. Do đó, trong năm vừa qua công ty đã đầu tư một lượng TSCĐ khá lớn. TSCĐ của công ty tăng chủ yếu là do mua sắm. Quy trình tăng TSCĐ được thực hiện như sau:
Xuất phát từ nhu cầu cần thiết của các bộ phận, căn cứ vào kế hoạch đầu tư, tình hình TSCĐ hiện có của công ty, công ty lên kế hoạch mua sắm TSCĐ. Bộ phận có nhu cầu sử dụng TSCĐ và kế toán trưởng lập tờ trình gửi Giám đốc xét duyệt. Giám đốc xét duyệt tờ trình và cho lập kế hoạch mua sắm. Ban Giám đốc sẽ lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện giao dịch với nhà cung cấp đó. Sau đó, đại diện bên giao và đại diện bên nhận lập biên bản giao nhận TSCĐ và mỗi bên giữ một bản. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và HĐ GTGTdo bên giao gửi đến, kế toán tiến hành lên các sổ, thẻ cần thiết.
Các chứng từ kế toán liên quan bao gồm: - QĐ mua sắm TSCĐ
- Hợp đồng mua bán TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ
