2.3.3.1. Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và những chi phí chung khác liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như: Tiền lương và các khoản trích theo lương của ban giám đốc và nhân viên quản lí ở các phòng ban, chi phí vật liệu xuất dùng cho văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho toàn doanh nghiệp...
2.3.3.2. Chứng từ sử dụng: Khi phát sinh các chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào những chứng từ liên quan như: Hóa đơn GTGT, phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương, giấy báo nợ và phiếu kế toán khác…để hạch toán.
2.3.3.3. Điều kiện hạch toán:
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,. . .); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp;,…
2.3.3.4. Tài khoản sử dụng: TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp
*Kết cấu Bên nợ:
- Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)
- Dự phòng trợ cấp mất việc làm
Bên có:
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911
* Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ 2.3.3.5. Sơ đồ hạch toán:
Sơ đồ 9: Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp