2. Chế độ Kế toỏn Việt Nam – Bộ TàiChớnh ( Vụ Chế độ kế toỏn và Kiểm toỏn)
2.2.3. Thủ tục luõn chuyển chứng từ tại cụng ty
Lập chứng từ đầy đủ kịp thời là khõu kế toỏn ban đầu, là cơ sở phỏp lý để tiến hành kế toỏn nhập, xuất, tồn kho hàng húa.
Đối với chứng từ nhập kho: vật tư, hàng húa sau khi đó được bộ phận kho kiểm
tra và phõn loại. Nếu sản phẩm đặt yờu cầu quy định sẽ dược nhập kho. Căn cứ để lập phiếu nhập kho là Biờn bản nhập kho được lập cho mỗi lần nhập.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn: - Liờn 1: lưu tại hồ sơ
- Liờn 2: bờn giao hàng
- Liờn 3: thủ kho giữ để vào thẻ kho, định kỳ chuyển lờn phũng kế toỏn.
Đối với chứng từ xuất kho: hàng húa của cụng ty được xuất trong cỏc trường
- Xuất bỏn trực tiếp - Xuất nội bộ
Khi vật tư, hàng húa xuất phục vụ cho nội bộ của cụng ty hoặc cỏc chi nhỏnh, cửa hàng, bộ phận cú nhu cầu lờn phũng kinh doanh làm thủ tục, phũng kinh doanh lập phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ.
Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ được lập thành 3 liờn: - Liờn 1: Lưu tại hồ sơ gốc
- Liờn 2: dựng để vận chuyển
- Liờn 3: dựng cho thanh toỏn nội bộ
Nếu khỏch hàng cú nhu cầu mua hàng trực tiếp tại cụng ty thỡ lờn phũng Kinh doanh để thỏa thuận và viết húa đơn GTGT. Húa đơn GTGT vừa là húa đơn bỏn hàng, vừa là phiếu xuất kho, vừa là căn cứ để đơn vị kế toỏn doanh thu, người mua hàng làm chứng từ đi đường, ghi sổ kế toỏn.
Húa đơn GTGT được lập thành 3 liờn: - Liờn 1: lưu tại hồ sơ gốc
- Liờn 2 (màu đỏ) : giao cho khỏch hàng - Liờn 3: dựng để thanh toỏn.
2.3. Kế toỏn quỏ trỡnh bỏn hàng:
2.3.1. Cỏc vấn đề chủ yếu liờn quan đến quỏ trỡnh bỏn hàng của doanh nghiệp. nghiệp.
Thị trường và bạn hàng chủ yếu của cụng ty.
Kể từ khi thành lập cụng ty luụn mong muốn cung cấp hàng húa của mỡnh ra thị trường để bỏn sản phẩm
Trong thời gian qua cụng ty luụn chọn thị trường chủ yếu là TP Hà Nội và các tỉnh phía Bắc. Bởi vỡ nền kinh tế phỏt triển tương đối nhanh chúng, yờu cầu về cỏc thiết bị điợ̀n phục vụ cho xõy dựng: chung cư,khách sạn,văn phòng…,,phục vụ nhu cõ̀u trong gia đỡnh ngày càng tăng.
Đến nay cụng ty đó tỡm kiếm và thu hỳt được một số khỏch hàng quen thuụ̣c như: Cụng ty cụ̉ phõ̀n cơ điợ̀n thương mại Sơn Hà, Cụng ty Kinden Viợ̀t Nam,Cụng ty TNHH tích hợp hợ̀ thụ́ng CMC….Đõy là những khỏch hàng quen thuộc của cụng ty, thường mua với khối lượng lớn và thường xuyờn. Để bỏn được nhiều hàng cụng ty cần phỏt triển mạng lưới thu thập thụng tin nhanh, kịp thời về cỏc nhu cầu của thị trường,thị hiờ́u của người tiờu dùng và những thay đổi về cụng nghệ như thiết bị nào thỡ phự hợp với cụng nghệ nào? Giỏ cả biến động thế nào? thị trường cung cấp ra sao?… để cú những quyết định kinh doanh chớnh xỏc và kịp thời.
Cỏc phương thức bỏn hàng và phương thức thanh toỏn doanh nghiệp đang ỏp dụng.
Trong nền kinh tế thị trường điều quan trọng và mối quan tõm hàng đầu của cỏc doanh nghiệp là làm sao hàng húa của mỡnh tiờu thụ được trờn thị trường và được thị trượng chấp nhận về phương diện chất lượng, giỏ cả, mẫu mó. Do đú, cụng ty ỏp dụng cỏc phương thức sau:
Phương thức bỏn buụn vận chuyển thẳng:
Là trường hợp bỏn trực tiếp cho khỏch hàng. Để theo dừi quỏ trỡnh vận động của tiền hàng, kế toỏn phải quản lý việc thanh toỏn thu hồi tiền hàng trong trường hợp khỏch hàng thanh toỏn ngay bằng tiền mặt. Chứng từ ban đầu mà kế toỏn phải lập là phiếu thu tiền. Phiếu thu được lập thành hai liờn, một liờn giao cho khỏch hàng, liờn lưu trong nội bộ của cụng ty. Phiếu thu do kế toỏn tổng hợp làm dựa trờn húa đơn bỏn hàng. trường hợp khỏch hàng thanh toỏn bằng sộc thỡ chứng từ ban đầu là bảng kờ nộp sộc hoặc sộc chuyển khoản, cụng ty nhận được sẽ phải nộp vào ngõn hàng mà cụng ty mở tài khoản.
Khỏch hàng đến mua hàng của cụng ty với số lượng nhỏ. Theo phương thức này cụng ty quy định bỏn hàng phải thu tiền ngay và hàng ngày kế toỏn, nhõn viờn bỏn hàng phải lập bảng kờ bỏn lẻ hàng húa hàng ngày.
Trong cỏc phương thức bỏn hàng trờn phương thức bỏn buụn qua kho là phương thức bỏn hàng chủ yếu của cụng ty. Phương thức này cú ưu điểm tiờu thụ đuợc số lượng lớn, thu hồi vồn nhanh. Vỡ vậy để khuyến khớch bỏn hàng cụng ty đó ỏp dụng một chế độ bỏn buụn hợp lý phự hợp với giỏ cả thị trường.
Phương thức tớnh thuế GTGT ỏp dụng tại doanh nghiệp.
Hiện nay Cụng ty TNHH Đõ̀u tư Phát triờ̉n và Dịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i đang ỏp dụng tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ.
Cuối thỏng căn cứ vào húa đơn GTGT đó được tập hợp trong thỏng, kế toỏn phõn loại húa đơn theo từng loại mức thuế suất để lập bảng kờ GTGT đầu ra.
Cuối kỳ kế toỏn tớnh ra thuế GTGT phải nộp:
Số thuế GTGT
phải nộp =
Số thuế GTGT
đầu ra -
Số thuế GTGT đầu vào (được khấu trừ)
Trờn đõy là một số đặc điểm cơ bản về cụng tỏc bỏn hàng tại Cụng ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Nam Hà Nụ̣i. Cỏc đặc điểm này sẽ ảnh hưởng lớn đến quỏ trỡnh kế toỏn doanh thu bỏn hàng cũng như tỡnh hỡnh thanh toỏn với khỏch hàng của cụng ty.
2.3.2. Kế toỏn tổng hợp quỏ trỡnh bỏn hàng:
Tài khoản sử dụng:
Cụng ty sử dụng cỏc tài khoản sau để kế toỏn cỏc nghiệp vụ bỏn hàng và xỏc định kết quả bán hàng trong kỳ
TK 156: Hàng húa TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngõn hàng TK 131 : Phải thu của khỏch hàng
TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp TK 511 : Doanh thu bỏn hàng TK 632 : Giỏ vốn hàng bỏn TK 641 : Chi phí bán hàng
TK 642 : Chi phớ quản lý doanh nghiệp TK 521 : Cỏc khoản giảm trừ doanh thu TK 911: xỏc định kết quả bán hàng
Khi bỏn được hàng kế toỏn căn cứ vào phiếu xuất kho để lập húa đơn bỏn hàng.
2.3.2.1 Kế toỏn doanh thu bỏn hàng
Để hạch toỏn doanh thu bỏn hàng một cỏch cú hiệu quả và chớnh xỏc kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản hạch toỏn doanh thu theo quyết định 15/2006/ QĐ - BTC ngày 20/3/2006. Kế toỏn căn cứ vào yờu cầu mua hàng của khỏch hàng, lập húa đơn bỏn hàng
• Kế toỏn doanh thu bỏn hàng theo phương phỏp trực tiếp
* Chứng từ kế toỏn sử dụng là: + Phiếu xuất kho
+ Húa đơn giỏ trị gia tăng
+ Giấy bỏo Nợ, bỏo Cú của ngõn hàng + Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt
Ta xột về 1 hợp đồng bỏn hàng cho Cụng ty MACHINO
• Kế toỏn hạch toỏn: đầu tiờn căn cứ hợp đồng bỏn hàng kế toỏn viết hoỏ đơn
GTGT từ hoỏ đơn GTGT Kế toỏn nhập nghiệp vụ vào mỏy theo màn hỡnh nhập
Sau đú ta vào từng phần kờ khai thụng tin dữ liệu,
v ào đối tuợng : Địa ch ỉ: Mó số thuế: Ng ày ch ứng t ừ:11/01/2011 Ng ày h ạch to ỏn : 11/01/2011 …….. Chấp nhận
Sau khi lưu phần mềm sẽ tự động chuyển d ữ liệu sang sổ cỏi 632
Màn hỡnh nhập liệu húa đơn GTGT
Bờn cạnh đú kế toỏn sử dụng một sổ nhật ký chung ghi lại toàn bộ những giao dịch phát sinh trong thỏng. Nghiệp vụ này sẽ được kế toỏn ghi lại vào Nhật Ký chung với bỳt toỏn ghi nhận doanh thu như sau:
Nợ TK 131: 64 506 200
Cú TK5111: 58 642 000
Cú TK3331: 5 864 200
HOÁ ĐƠN GTGT Liờn 1(lưu)
Ngày 11 thỏng 01 năm 2010 QM/2010B 0075402
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Đõ̀u tư phát triờ̉n và kỹ thuọ̃t dịch vụ nam Hà Nụ̣i Địa chỉ: Sụ́ 12,ngõ 44,Nguyờ̃n An Ninh,Hoàng Mai,Hà Nụ̣i
Sụ́ tài khoản:……….
Điện thoại:……….. Họ Tờn người mua:Cụng ty cụ̉ phõ̀n cảm nhọ̃n cảm biờ́n Viợ̀t Nam Địa chỉ: Sụ́ 36/191 Lạc Long Quừn,Cừ̀u Giừ́y,Hà Nụ̣i
Sụ́ tài khoản:……… Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyờ̉n khoản MS:01 01858235
STT Tờn hàng hoỏ dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3= 1ì 2 1 Cáp Cu/XLPE/PVC 1 ì150 m 50 215 000 10 750 000 2 Cáp Cu/XLPE/PVC 1ì95 m 150 188720 32 3080 3 Cáp Cu/XLPE/PVC 1ì50 m 200 97920 19 584 000 Cộng tiền hàng 58 642 000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 5 864 200
Tổng cộng thanh toỏn 64 506 200 Số tiền viết bằng chữ:s ỏu mu ơi t ư tri ệu n ăm tr ăm linh s ỏu ngh ỡn hai tr ăm đ ồng
Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
Mừ̃u hóa đơn GTGT của cụng ty TNHH Đõ̀u tư phát triờ̉n và DVKT Nam HN
Ta thấy tuy khỏch hàng thanh toỏn ngay bằng tiền mặt, nhưng do kế toỏn bỏn hàng ở cụng ty cú sử dụng phần mềm kế toỏn nờn vẫn hạch toỏn qua tài khoản 1311 “Phải thu khỏch ngắn hạn”, điều đú hoàn toàn khụng hề mất thời gian và
cụng sức của kế toỏn viờn. Sau đú, kế toỏn lập phiếu thu tiền mặt để ghi nhận số tiền thu được. Trỡnh tự luõn chuyển của hoỏ đơn được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2.2.2 . trỡnh tự luõn chuyển chứng từ bỏn hàng
Nhỡn vào sơ đồ trờn, ta thấy Phiếu thu tiền mặt được lập sau khi hoỏ đơn GTGT đó được lập và hoỏ đơn GTGT chớnh là cơ sở để lập phiếu thu tiền mặt. Từ cơ sở này kế toỏn nhập nghiệp vụ phỏt sinh vào mỏy, mỏy sao lưu dữ liệu, kế toỏn yờu cầu in để lập phiếu thu cho hoỏ đơn bỏn hàng 0075402 như sau:
Trỡnh tự nhập Phiếu thu tiền trong quỏ trỡnh bỏn hàng:
Vào phõn hệ Quỹ: Vào phiếu thu:
Thủ kho Kế toỏn TM Phũng tiờu thụ Thủ quỹ Đề nghị mua Khỏch hàng Lập hoỏ đơn VAT (viết tay và bằng mỏy) Lập phiếu thu Ghi sổ Thu tiền Kế toỏn Kế toỏn Xuất hàng Duyệt xuất, lập PXK Bảo quản, lưu trữ
Sau đú ta điền cỏc thụng tin v à dữ liệu để nhập vào phiếu thu:
Vào đối tuợng/Mú khỏch hàng/Tờn đối tuợng/địa chỉ... Lý do nộp:
...
Ngày hạch tỳan: 11/01/2011 Ngày chứng từ: 11/01/2011
Muốn nhập phiếu thu tiếp theo ta bấm vào thờm mới:
Mẫu phiếu thu được lập theo đỳng mẫu do Bộ tài chớnh ban hành. Dưới đõy là
Đơn vị : Mõ̃u sụ́ 01_TT
Bộ phận PHIẾU THU Quyển Ngày 11 thỏng 01 năm 2011 Số
Nợ :111 Cú :131
Họ tờn người nộp tiền: Cụng ty cụ̉ phõ̀n cảm nhọ̃n cảm biờ́n Viợ̀t Nam……….…
Địa chỉ:……… Lý do nộp : Thanh toán tiờ̀n mua hàng………... Số tiền : 64 506 200……(viờ́t bằng chữ): sỏu muơi tư triệu năm trăm linh sỏu nghỡn hai trăm đồng………...
Kèm theo:……….Chứng từ gụ́c………. …………Đó nhận đủ số tiền(viờ́t bằng chữ): sỏu muơi tư triệu năm trăm linh sỏu nghỡn hai trăm đồng…………... Ngày 11 thỏng 01 năm 2011 Giám đụ́c Kế toỏn trưởng Người nụ̣p tiờ̀n Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký,đóng dṍu) (Ký,họ tờn) ( Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn) ( Ký ,họ tờn)
_Tỷ giá ngoại tợ̀ (vàng, bạc, đá quý):……… _Sụ́ tiờ̀n quy đụ̉i:………..
Mẫu phiếu thu tiền mặt của cụng ty
Sổ chi tiết doanh thu TK 511
thỏng 01/2011
Ngày ghi sụ̉
Chứng từ
Diễn giải đối ứngTK Số phỏt sinh
Sh ngày Nợ Cú Dư đầu kỳ ……… …………. ……… 07/01/11 HĐ Cụng ty cụ̉ phõ̀n Minh Chõu 131 29 552 500 10/01/11 HĐ Cụng ty Sun House 131 2 053 500 11/01/1 1
HĐ Cụng ty cảm nhọ̃n cảm biờ́n
Viợ̀t am 131 64 506 200 15/01/10 HĐ Bỏn bóng đèn HQ cho cụng ty
18/01/10 HĐ Bỏn Cáp Cu cho cụng ty Kiều An 131 34 194 500 21/01/11 HĐ cty PM&HT cụng nghệ 131 35 574 500 ……….. ………. ……….. 31/01/1 1
KC Kột chuyển doanh thu bỏn hàng TK 511 -> TK 911
911 328 482 608
Tổng phỏt sinh 328 482 608 328 482 608
Dư cuối kỳ
• Kế toỏn doanh thu bỏn hàng theo phương thức bỏn hàng trực tiếp thu tiền
bằng sec chuyển khoản.
Khi đơn vị mua nhận được hàng sẽ viết giấy ủy nhiệm chi thanh toỏn tiền hàng cho cụng ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuọ̃t nam Hà Nụ̣i tại ngõn hàng mà cụng ty mở tài khoản và đồng thời cụng ty sẽ nhận được giấy bỏo cú từ ngõn hàng. Căn cứ vào giấy bỏo cú của ngõn hàng kế toỏn nhập nghiệp vụ vào mỏy.
Màn hỡnh nhập liệu giấy bỏo cú
Cụng ty TNHH đõ̀u tư PT và dịch vụ kỹ thuọ̃t Số phiếu: 01 Nam Hà Nụ̣i
GIẤY BÁO Cể (THU) CỦA NGÂN HÀNG
Ngày: 10/01/2011 Khỏch hàng : Cụng ty CP Cơ điợ̀n thương mại Sơn Hà Số tiền : 12 500 000VNĐ
Viết bằng chữ: Mười hai triệu năm trăm nghìn đồng
Kốm theo : 1 chứng từ gốc.
TK nợ TK cú Số tiền Diễn giải
1121V 131 12 500 000 Thanh toỏn tiền hàng
Ngày10 thỏng 01năm2011
Người lập phiếu Kế toỏn trưởng
2.3.2.2 Kế toỏn cỏc khoản phải thu của khỏch hàng của Cụng ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i
Trong quỏ trỡnh bỏn hàng, cụng ty đến giao hàng ký xỏc nhận thanh toỏn xong chưa thanh toỏn.
Để phản ỏnh số tiền bỏn hàng mà khỏch hàng cũn nợ, cụng ty sử dụng TK 131( Phải thu của khỏch hàng) TK này theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh thanh toỏn của khỏch hàng.
Ta vào phừn hệ Bỏn hàng/Tập hơp cụng nợ phải thu Chọn kỳ bỏo cỏo: thỏng 1
Từ ngày : 01/01/2011 đến ngày : 31/01/2011 Loại tiền: VNĐ
...Tớch vào những tài khỏan nào là TK 131 _Cụng nợ phải thu
Đồng thời kế toỏn mở sổ chi tiết để theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ của từng khỏch hàng theo mẫu biểu sau:
Đơn vị: Mõ̃u sụ́ S31-DN Địa chỉ: ( Ban hành theo QĐ sụ́ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bụ̣ trưởng BTC)
Sễ̉ CHI TIấ́T CễNG NỢ Tài khoản: 131
Đụ́i tượng: Cụng ty cụ̉ phõ̀n cảm nhọ̃n cảm biờ́n Viợ̀t Nam Loại tiờ̀n : VNĐ Đvt: đụ̀ng Ngà
y SHChứng từNgày Diờ̃n giải TK đụ́i t/hạn Nợ Sụ́ PS Có NợSụ́ dưCó
A B C D E 1 2 3 4 5
Sụ́ dư đõ̀u tháng 40 000
000 10/0
1/11 GBC01/ 10
10/01/
11 Sụ́ PS giṍy báo có thanh toán tiờ̀n nợ tháng
trước 1121 12 500 000 11/0 1/11 0075402 11/01
/11 Xuṍt hàng bán theo HĐ 0075402 5111 3331 58 642 000 5 864 200 11/0 1/11 PT01 11/01/
11 Thu tiờ̀n hàng 111
64 506 200 29/0 1/11 GBC01/ 08 29/01/ 11 Giấy bỏo cú thanh toỏn tiền
hàng 1121 341 220 000
28/0
1/11 0060929 28/01/ 11
Xuṍt hàng bán theo HĐ 0060929 5111 3331 313 213 000 3 132 130 Sụ́ p/s trong tháng 541 056 386 578 431 256 Sụ́ dư cuụ́i tháng 2 625 130
Bờn cạnh đú cụng ty cũn sử dụng sổ cỏi cỏc khoản phải thu để theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ bao quỏt
2.3.2.3 Kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn:
Tại Cụng ty TNHH Đõ̀u tư Phát triờ̉n và Kỹ thuọ̃t Dịch vụ Nam Hà Nụ̣i hiện tại tỡnh hỡnh trị giỏ hàng xuất kho theo giỏ đớch danh .Do đú khi xuất lụ hàng nào thỡ sẽ tớnh theo giỏ đớch danh của lụ hàng đú
Trị giỏ vốn thực tế Trị giỏ thực tế Chi phớ mua phõn hàng xuất bỏn = mua vào của hàng + bổ cho hàng xuất trong kỳ xuất bỏn trong kỳ bỏn trong kho
Trong đú:
+ Trị giỏ mua vào thực tế của hàng xuất bỏn trong kỳ: xuất lụ hàng nào thỡ lấy trị giỏ mua vào thưc tế của lụ hàng đú để tớnh trị giỏ mua hàng xuất bỏn (theo phương phỏp đớch danh).
+ Chi phớ mua phõn bổ cho hàng xuất bỏn trong kỳ: được phõn bổ cho hàng