2. Chế độ Kế toỏn Việt Nam – Bộ TàiChớnh ( Vụ Chế độ kế toỏn và Kiểm toỏn)
2.1.3. Đặc điểm quy trỡnh luõn chuyển hàng hóa:
Với đặc điểm của một doanh nghiệp thương mại, cụng việc kinh doanh là mua vào, bỏn ra nờn cụng tỏc tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trỡnh luõn chuyển hàng hoỏ chứ khụng phải là quy trỡnh cụng nghệ sản xuất .Cụng ty ỏp dụng đồng thời cả hai phương thức kinh doanh mua bỏn qua kho và mua bỏn khụng qua kho.Quy trỡnh luõn chuyển hàng hoỏ của cụng ty được thực hiện qua sơ đồ sau:
Mua vào Dự trữ Bỏn ra (Bỏn qua kho)
(Bỏn giao hàng thẳng khụng qua kho
2.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý của Cụng ty Cổ phần Thương mại vàDịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i
Cụng ty TNHH Đõ̀u tư Phát triờ̉n và Dịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i tổ chức bộ mỏy quản lý theo hỡnh thức tập trung do đại hội đồng cổ đụng trực triếp quản lý và
điều hành cỏc cụng việc trong cụng ty. Mỗi hoạt động kinh doanh cũng như bỏo cỏo tài chớnh đều do đại hội đồng cổ đụng quyết định thụng qua phũng kế toỏn, duy trỡ sự phỏt triển quan hệ với cỏc đại lý kiểm tra và giỏm sỏt cỏc hoạt động của toàn cụng ty. Phõn tớch phương hướng và chiến lược phỏt triển của cụng ty.
Để quản lý cụng ty một cỏch linh hoạt thống nhất là một vấn đề phức tạp đũi hỏi phải cú cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý. Khụng phải bất cứ cụng ty nào cũng cú cơ cấu hợp lý và gọn nhẹ ngay từ đầu, mà phải qua thời gian hoạt động mỗi cụng ty sẽ tự tỡm cho mỡnh một cơ cấu phự hợp nhất.
Sơ đồ : Cơ cṍu tụ̉ chức quản lý của Cụng ty TNHH Đõ̀u tư Phát triờ̉n và Dịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i
Sơ đồ 2.1.3 sơ đồ tổ chức quản lý của cụng ty
Trong đó: Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán
• Hội đồng quản trị: cú thẩm quyền cao nhất, cú trỏch nhiệm quản lý điều
hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty, chịu trỏch nhiệm trước cỏc cơ quan nhà nước về cỏc hoạt động của cụng ty.
• Giỏm đốc là người giỏn tiếp điều hành cỏc hoạt đồng của cụng ty
Quyết định giỏ chớnh thức cho từng mặt hàng. Tuy nhiờn giỏ được chia theo từng loại tựy vào khỏch hàng (khỏch hàng mua số lượng nhiều, khỏch hàng thường xuyờn…)
Nhận bỏo cỏo từ cỏc bộ phận như: kế toỏn, hành chớnh, … Từ đú cú cỏch nhỡn về tỡnh hỡnh cụng ty, thị hiếu khỏch hàng… để cú kế hoạch định hướng, phỏt triển nhằm đỏp ứng yờu cầu thị hiếu khỏch hàng và tiến triển của cụng ty.
Phũng Kinh doanh.
Chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phũng
- Phũng kinh doanh cú trỏch nhiệm chớnh là khai thỏc thị trường, tỡm hiểu cỏc nhu cầu cung cấp. Thụng qua đú sẽ đề xuất ý kiến lờn đại hội đồng cổ đụng thụng qua giỏm đốc về cỏc hoạt động kinh doanh của cụng ty.
- Phũng kinh doanh chịu trỏch nhiệm quản lý cỏc đơn vị khỏch hàng đó ký, tỡnh hỡnh biến động về số lượng trang thiết bị và vật tư thực hiện cỏc hợp đồng với đối tỏc, quản lý khỏch hàng – nhà cung cấp.
- Từ cỏc yờu cầu của khỏch hàng, phũng kinh doanh lờn cỏc kế hoạch tiờu thụ hàng trong thỏng.
- Thực hiện kiểm tra chất lượng, số lượng, danh mục hàng hoỏ và quy cỏch của cỏc hàng hoỏ xuất nhập tại cụng ty.
- Thực hiện việc lắp đặt, giao hàng theo yờu cầu của khỏch hàng và theo cỏc yờu cầu trong hợp đồng đó ký kết.
- Thực hiện việc tỡm kiếm thụng tin về nguồn, chất lượng và kỹ thuật của cỏc thiết bị và vật tư cần thiết cho cỏc khỏch hàng yờu cầu cung cấp.
- Đưa ra cỏc hỡnh thức khuyến mói do tỡnh hỡnh thị trường, hay quảng cỏo thụng qua cỏc bỏo biểu, banner…
Phũng tài chớnh kế toỏn.
Chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phũng
Phũng tài chớnh kế toỏn cú chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn và kiểm tra việc thực hiện cụng tỏc kế toỏn trong phạm vi toàn cụng ty, phõn tớch hoạt động kinh tế và cung cấp cỏc thụng tin chớnh xỏc, kịp thời giỳp lónh đạo cụng ty ra cỏc quyết định quản lý tối ưu.
- Vận dụng một cỏch hợp lý và chớnh xỏc chế độ tài chớnh của nhà nước vào tỡnh hỡnh hoạt động của cụng ty.
- Cú kế hoạch huy động vốn phự hợp với yờu cầu sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao trong việc sử dụng vốn.
- Lập cỏc kế hoạch tài chớnh, huy động cỏc nhõn viờn khỏc nhằm đảm bảo vốn cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty.
- Tổ chức thực hiện chế độ bỏo cỏo kế toỏn đỳng quy định, phối hợp với yờu cầu quản lý.
- Quản lý cỏc vấn đề cú liờn quan đến lương và cỏc khoản phải thu phải trả theo lương của cỏn bộ nhõn viờn trong cụng ty.
- Thanh toỏn cỏc đơn hàng đó ký kết (qua chuyển khoản, tiền mặt, ủy nhiệm chi). - Tham mưu, thẩm định, phõn tớch về tài chớnh cho cỏc hoạt động buụn bỏn của cụng ty.
Phũng hành chớnh tổng hợp.
Là một phũng đặc biệt, chịu trỏch nhiệm trực tiếp trước giỏm đốc.
- Phũng hành chớnh tổng hợp cú trỏch nhiệm quản lý cỏc nhõn viờn trong cụng ty.
- Đề xuất cỏc ý kiến về nhõn sự, tổ chức cỏc phũng ban cho phự hợp, điều động nhõn lực để phục vụ khỏch hàng nhanh chúng hiệu quả.
- Chịu trỏch nhiệm về cỏc giấy tờ và thủ tục hành chớnh cho cụng ty. - Quản lý và điều hành hoạt động của nhõn viờn.
- Xem năng suất để cú chế độ khen thưởng đối với những cỏ nhõn cú thành tớch gúp phần phỏt triển cụng ty hoặc kỷ luật đối với cỏ nhõn khụng hoàn thành nhiệm vụ hay cú biểu hiện tiờu cực.
- Bờn cạnh đú phải theo dừi biến động giỏ cả và đõy là biến động theo thời gian. Từ đú đưa ra bảng giỏ phự hợp cho từng loại hàng .
Cỏc phũng ban đều được tổ chức chặt chẽ và đảm bảo sự linh hoạt trong tổ chức và sự liờn kết trong cụng việc. Vỡ thế, cụng ty hiện đang hoạt động tốt và từng bước củng cố vị trớ của mỡnh trờn thị trường cũng như đang củng cố lũng tin đối với khỏch hàng trong lĩnh vực cung cấp mỏy múc, thiết bị, phần mềm cụng nghiệp.
Kế toỏn trưởng
Kế toỏn bỏn Kế toỏn tiền Kế toỏn Thủ kho hàng và theo lương và tiốn hàng hoỏ
dừi cụng nợ mặt
Kế toỏn trưởng:
− Cú nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo ,kiểm tra thực hiện cụng tỏc kế toỏn tại doanh
nghiệp,quỏn xuyến ,tổng hợp đụn đốc cỏc phần hành kế toỏn
−Bỏo cỏo với cơ quan chức năng về tỡnh hỡnh hoạt động tài chớnh của đơn vị
thẩm quyền được giao
−Nắm bắt và phõn tớch tỡnh hỡnh tàichớnh của cụng ty về vốn và nguồn vốn
chớnh xỏc, kịp thời tham mưu cho lónh đạo cụng ty trong việc quyết định quản lý chớnh xỏc kịp thời
∗Kế toỏn bỏn hàng và theo dừi cụng nợ
−Theo dừi tỡnh hỡnh doanh thu ,cụng nợ với khỏch hàng
−Theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ nộp ngõn sỏch nhà nước
∗Kế toỏn tiền lương và tiền mặt
Tớnh ra lương phải trả và bảo hiểm xó hội phải trả cho cỏn bộ nhõn viờn trong toàn cụng ty
−Theo dừi tỡnh hỡnh thu chi thanh toỏn tiền mặt với cỏc đối tượng
−Lập đầy đủ,chớnh xỏc cỏc chứng từ thanh toỏn cho khỏch hàng
∗Kế toỏn hàng hoỏ : Cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh nhập_xuất_tồn kho hàng
hoỏ
∗Thủ quỹ: thực hiện trực tiếp quản lý ,kiểm đỳng cỏc thu chi,tiền mặt dựa
trờn cỏc phiếu thu, chi hàng ngày ghi chộp kịp thời phản ỏnh chớnh xỏc thu ,chi và quản lý tiền mặt hiện cú.Thường xuyờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh tiền mặt tồn quỹ của cụng ty.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty TNHH Đõ̀u tư Phát triờ̉n và Dịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i
2.1.4.1.Chế độ kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty TNHH Đõ̀u tư Phát triờ̉n và Dịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i
Cụng ty sử dụng hệ thống tài khoản cũng nh cỏc chớnh sỏch chế độ theo quyờ́t
định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006.
Cụng ty ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn hàng tồn kho. Cụng ty ỏp dụng kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung.
Cụng ty sử dụng Excel và phần mềm kờ́ toán MISA_SME .NET 2010
Niờn độ kế toỏn ỏp dụng bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp là: VNĐ
Nguyờn tắc chuyển đổi cỏc dũng tiền khỏc: là tỷ giỏ giao dịch bỡnh quõn liờn ngõn hàng được ngõn hàng nhà nước Việt Nam cụng bố.
Phương phỏp kế toỏn TSCĐ:
• Nguyờn tắc đỏnh giỏ theo: nguyờn giỏ và giỏ trị hao mũn. • Phương phỏp khấu hao theo đường thẳng.
Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho:
• Phương phỏp xỏc định giỏ trị hàng tồn kho: phương phỏp giỏ đớch danh.
2.1.4.2. Hỡnh thức, đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Xuất phỏt từ đặc điểm hành chớnh, quy mụ hoạt động sản xuất kinh doanh, cụng ty đó xõy dựng bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung. Theo mụ hỡnh này, cụng ty chỉ cú một phũng kế toỏn làm nhiệm vụ hạch toỏn tổng hợp và hạch toỏn chi tiết lập bỏo cỏo phõn tớch hoạt động kinh tế và kiểm tra cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty.
Để thực hiện đầy đủ cỏc nhiệm vụ trờn, đảm bảo sự lónh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất và trực tiếp của kế toỏn trưởng. Phũng kế toỏn của cụng ty được tổ chức như sau: phũng kế toỏn của cụng ty gồm 3 người mỗi người phụ trỏch một phần hành kế toỏn.
* Kế toỏn trưởng: là người cú chức năng tổ chức, kiểm tra cụng tỏc kế toỏn của
cụng ty. Nhiệm vụ của kế toỏn trưởng là tổ chức bộ mỏy kế toỏn, chịu trỏch nhiệm về nghiệp vụ chuyờn mụn kế toỏn tài chớnh của cụng ty. Trực tiếp tham mưu giỳp giỏm đốc về cỏc hoạt động tài chớnh, đồng thời nghiờn cứu vận dụng chế độ chớnh sỏch của nhà nước vào điều kiện cụ thể của cụng ty, xõy dựng thành quy chế về tài chớnh cho cụng ty.
* Kế toỏn tổng hợp cú nhiệm vụ :
- Theo dừi cỏc tài khoản về nguồn vốn và quỹ như: nhõn viờn kinh doanh, lói chưa phõn phối, chờnh lệch tỷ giỏ quỹ đầu tư phỏt triển, quỹ khen thưởng phỳc lợi….
- Từ cỏc chứng từ gốc, kế toỏn tổng hợp ghi sổ kế toỏn tổng hợp rồi cuối thỏng đối chiếu với sổ kế toỏn chi tiết của cỏc phần hành cụ thể khỏc, và xỏc định kết quả của cỏc hoạt động kinh doanh bỏo cỏo với kế toỏn trưởng.
- Định kỳ hàng thỏng lập bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
* Kế toỏn viờn: cụng việc chủ yếu là theo dừi và lập phiếu xuất nhập kho của
cỏc nguyờn vật liệu, thành phẩm hàng húa, cụng cụ dụng cụ . - Theo dừi số lượng và giỏ cả hàng nhập kho trong kỳ - Tớnh giỏ hàng xuất kho trong kỳ
- Lập bỏo cỏo hàng tồn kho theo từng thỏng và cuối năm
- Theo dừi kho: kế toỏn tập hợp cỏc chứng từ phỏt sinh hàng ngày sau đú chuyển cỏc chứng từ kế toỏn đỳ lờn phũng kế toỏn của cụng ty theo định kỳ để phũng kế toỏn thực hiện cỏc hợp đồng.
2.1.4.3. Hỡnh thức nội dung kế toỏn của cụng ty
Hệ thống chứng từ kế toỏn đang sử dụng.
Trong cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng, kế toỏn Cụng ty TNHH Đõ̀u tư Phát triờ̉n và Dịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i sử dụng cỏc chứng từ kế toỏn sau:
• Cỏc chứng từ về tiền: Phiếu thu mẫu số 01 _VT, Phiờ́u chi mõ̃u sụ́ 02_TT, giấy tạm ứng, bảng thanh toỏn tạm ứng, sộc chuyển khoản. ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi.
• Cỏc chứng từ về hàng tồn kho: phiếu nhập kho,phiếu xuất kho_mẫu số 02_VT, bảng kờ mua hàng…
• Chứng từ bỏn hàng: Hoỏ đơn GTGT_mẫu số 01/GTGT_3LL • Cỏc chứng từ khỏc: bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn tiền lương.
Hệ thống tài khoản kế toỏn
Cụng ty TNHH Đõ̀u tư Phát triờ̉n và Dịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i sử dụng các tài khoản theo QĐ15, bờn cạnh đú là cụng ty thương mại,dịch vụ thuần tuý
nờn cụng ty đó ko sử dụng một số tài khoản sau: 152, 154, 155, 217, 229, 631. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kế toỏn cụng ty đó mở thờm một số tài khoản cấp 2 khỏc.
Tổ chức sổ sỏch kế toỏn:
Cụng ty TNHH Đõ̀u tư Phát triờ̉n và Dịch vụ Kỹ thuọ̃t Nam Hà Nụ̣i là một đơn vị hạch toỏn kinh tế độc lập, căn cứ vào điều kiện thực tế về tổ chức kinh doanh trỡnh độ chuyờn mụn và khả năng vận dụng của nhõn viờn kế toỏn, cụng ty đó thống nhất ỏp dụng hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn là nhật ký chung và hỡnh thức kế toỏn mỏy. Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức này là tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh, đều phải ghi vào nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và định khoản nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn nhật ký chung được ghi vào bảng kờ, sổ cỏi, số thẻ, kế toỏn chi tiết theo từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cỏi;
Đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. Nếu đơn vị cú mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh được ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.Nếu đơn vị mở cỏc sổ Nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ được dựng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liờn quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối thỏng, tuỳ số nghiệp vụ phỏt sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn Sổ Cỏi, sau khi đó loại trừ số trựng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu cú).
Sơ đồ 2.1.4.3 sơ đồ hạch toỏn kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toỏn SỔ NHẬT Kí CHUNG SỔ CÁI Bảng cõn đối số phỏt sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
(2) Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trờn Sổ Cỏi, lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp, đỳng số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh. Về nguyờn tắc, Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cỳ trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cỳ trờn sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và cỏc sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đó loại trừ số trựng lặp trờn cỏc sổ Nhật ký đặc biệt) cựng kỳ.
Doanh nghiệp đó sử dụng phần mềm kế toỏn Misa_SME .NET 2010 trong
quỏ trỡnh hạch toỏn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh với ưu điểm dễ sử dụng, được sử dụng phổ biến và đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ chuyờn nghiệp đặc biệt cho phộp xuất khẩu dữ liệu ra phần mềm của Cơ quan Thuế.Cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong kỳ được kế toỏn