Bước tiếp theo của áp dụng Lean là mô tả quá trình hiện tại của bộ phận, khu vực dự đinh áp dụng Lean, với mục tiêu phát hiện và triệt tiêu lãng phí, nâng cao năng suất lao động. Tiến hành theo các bước sau:
Liệt kê toàn bộ các quá trình hiện tại và tổng thời gian hiện tại bằng công cụ sơ đồ dòng giá trị.
Xác định trong tất cả quá trình, quá trình nào mang lại giá trị bằng cách trả lời câu hỏi khách hàng có sẵn sàng trả tiền cho quá trình đó không. Chẳng hạn như khách hàng sẵn sàng trả tiền cho quá trình chế tạo trực tiếp sản phẩm, nhưng họ ngần ngại khi phải bỏ tiền cho quá trình vận chuyển bởi nó không mang lại giá trị nào thêm cho sản phẩm.
Trong tất cả quá trình còn lại, xác định xem quá trình nào là lãng phí và quá trình nào cần thiết. Quá trình không thỏa mãn lấy khách hàng làm trung tâm, không mang lại tính linh hoạt và nhịp nhàng cho toàn bộ hoạt động có thể coi là lãng phí. Ví dụ quá trình mua hàng hóa từ nhà cung cấp, nếu quá trình này không mang lại giá trị cho khách hàng (trường hợp khách hàng chấp nhận một số khiếm khuyết của bộ phận mua ngoài), gây trì hoãn quá trình sản xuất, có thể kết luận quá trình trên là lãng phí. Chẳng hạn như quá trình vận chuyển từ nhà máy đến các đại lý là quá trình hỗ trợ.
Đánh giá tính hiệu quả của các hoạt động nằm bên trong các quá trình mang lại giá trị và quá trình hỗ trợ (thao tác, di chuyển của công nhân vận hành trong quá trình chế tạo, phương thức bốc xếp, …). Việc đánh giá dựa trên các yếu tố có sẵn được thực hiện theo trình tự sau:
Xác định nhiệm vụ, mục tiêu của quá trình (các yếu tố thuộc yêu cầu chức năng).
Liệt kê các giải pháp, phương tiện đã được sử dụng để đáp ứng nhiệm vụ, mục tiêu của quá trình (các yếu tố thuộc phần tham số thiết kế).
Đánh giá tính hiệu quả của từng hoạt động bằng các đối chiếu qua lại giữa hai phần yêu cầu chức năng và tham số thiết kế.
Phát hiện các hoạt động thừa là các hoạt động không đáp ứng một mục tiêu, nhiệm vụ của quá trình.
Nhận diện một số hoạt độngchưa đáp ứng thỏa đáng mục tiêu, nhiệm vụ của quá trình.
Phát hiện ra mục tiêu, nhiệm vụ cần thiết của quá trình nhưng chưa có hoạt động tương ứng thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đó.
Phát hiện trường hợp trình tự các hoạt động bên trong quá trình chưa đáp ứng đầy đủ nhiệm vụ, mục tiêu của quá trình.
Những thay đổi có thể xảy ra:
Loại bỏ các hoạt động thừa.
Chỉnh sửa một số hoạt động để đáp ứng mục tiêu, nhiệm vụ của quá trình.
Thêm vào các hoạt động cần thiết.
Thay đổi trình tự các hoạt động.