Công ty cần xây dựng mẫu báo cáo tổn thất cho các bộ phận có liên quan để có được thông tin và dự liệu phục vụ cho dự báo và phân tích rủi ro. Mẫu báo cáo nên có các nội dung như: các chi phí, phí tổn, các trường hợp suýt gây ra tổn thất, các cảnh báo, các đề xuất kiến nghị về phòng ngừa và hạn chế rủi ro, tổn thất. Mẫu báo cáo được phát cho các phòng ban và yêu cầu các phòng ban cũng như nhân sự đảm bảo các công việc liên quan đến thực hiện hợp đồng cần có báo cáo thường xuyên. Công ty phải có các chính sách thông báo, huấn luyện rộng rãi để khuyến khích việc báo cáo cận nguy và xây dựng một hệ thống mẫu báo cáo cận nguy dễ hiểu và thân thiện với người sử dựng.
Dựa vào các báo cáo tổn thất và nguồn thông tin bên ngoài về những trường hợp tương tự trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để có được những dự báo tổn thất tốt nhất.
Công ty nên tiến hành đầy đủ và hợp lý các nghiệp vụ trong quản trị rủi ro: nghiên cứu, nhận dạng rủi ro, phân tích,dự báo tổn thất. Từ đó, công ty có thể xây dựng bảng liệt kê cảnh báo rủi ro và tổn thất trong nhập khẩu hàng hóa như sau:
Bảng 4.1. Bảng liệt kê cảnh báo rủi ro và tổn thất trong nhập khẩu hàng hóa
Thông
tin Các rủi ro có thể gặp phải
Nguyên nhân gây ra rủi ro Các tổn thất có thể Các biện pháp được khuyến cáo áp dụng 1 Lựa chọn đối tác, đàm phán và ký kết hợp đồng 2 Xin giấy phép nhập khẩu 3 Thuê phương tiện vận tải,
mua bảo hiểm hàng hóa 4 Thủ tục hải quan
5 Nhận hàng
6 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu
7 Khiếu nại 8 Thanh toán
(Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2014, tr 382) Nhà quản trị của công ty cần dựa vào bảng liệt kê rủi ro và hạn chế tổn thất để xây dựng phương án né tránh rủi ro và hạn chế tổn thất.