2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Tổ chức bộ máy đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó cho biết cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó.
Mô hình tổ chức của Song Hee hoạt động tương đối đơn giản, trên nhất là giám đốc, phó giám đốc tiếp đến là các trưởng phòng sản xuất, kinh doanh, thiết kế, kế toán, nhân sự và cuối cùng là nhân viên.
Bộ máy tổ chức của Song Hee được thể hiện như sau:
Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận
- Giám đốc, phó giám đốc : điều hành hoạt đông kinh doanh hằng ngày, ban hành những qui chế, nội quy của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến tuyển dụng nhân sự, xem xét và đưa ra những kế hoạch kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi họat động của công ty.
- Bộ phận kế toán: chi trả lương cho nhân viên, khai báo thuế, lập hóa đơn tài chính cho khách hàng. Phối hợp thực hiện và kiểm soát các kế hoạch chi tiêu, quảng cáo, doanh thu và công nợ khách hàng, đầu tư và quản lý tài sản. Quản lý công tác nhập, giữ và xuất tiền mặt.
- Bộ phận kinh doanh: phụ trách việc marketing cho công ty như: quảng bá trên internet, thiết lập mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng mới cũng như duy trì mối quan hệ với những khách hàng lớn và lâu dài. Định hướng các phương án kinh doanh. Theo dõi tình hình thực hiện các kế hoạch để có những đề xuất kịp thời và phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của công ty.Tìm kiếm những đơn đặt hàng lớn và nhỏ từ khách hàng đặt mua các sản phẩm, sử dụng dịch vụ của công ty, thống kê và đặt hàng tại các nhà cung cấp sản phẩm có uy tín cho công ty sau đó chuyển cho các bộ phận kĩ thuật, thiết kế, sản xuất. Cuối cùng phân phối sản phẩm hoàn thiện lại cho khách hàng đặt mua.
- Bộ phận sản xuất : Sau khi có yêu cầu về đơn hàng từ phòng kinh doanh, tùy vào thời gian cũng như yêu cầu của khách hàng mà bên sản xuất đưa ra kế hoạch sản xuất
- Bộ phận thiết kế và kĩ thuật: Thiết kế sản phẩm và hỗ trợ kỹ thuật cho các khách hàng yêu cầu dịch vụ của công ty khi cần thiết hoặc có sự cố xảy ra; Bảo trì, sửa chửa các sản phẩm đã bán cho khách hàng nếu sản phẩm bị lỗi.
- Bộ phận tổ chức, nhân sự : Nắm bắt cơ cấu tổ chức, cách thức vận hành của bộ máy tổ chức trong công ty từ đó báo cáo lên ban Giám đốc .
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng của công ty TNHH quảng cáo và phát triển nghệ thuật Song Hee là cung cấp các sản phẩm liên quan đến in ấn như : bao bì sản phẩm,card virit, thiết kế catalog, tờ rơi, tờ gấp, áp phích quảng cáo, bản tin, các loại sách tạp chí, phong bì, biểu mẫu, túi đựng hay lịch, ngoài ra công ty còn cung cấp các dịch vụ tư vấn về phát triển nhãn hiệu sản phẩm, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu, thiết kế quảng cáo, catalog..tuy nhiên nguồn thu nhập chính của Song Hee vẫn là từ các hoạt động in ấn
Từ những chức năng đó nhiệm vụ của công ty là: Tìm kiếm những khách hàng tiềm năng, biến những khách hàng tiềm năng thành những khách hàng quen biết, khảo sát nhu cầu thị trường, nắm bắt kịp thời cũng như sự thay đổi của thị trường để kịp thời đưa ra những chính sách sao cho phù hợp và làm hài lòng khách hàng, giúp khách hàng yên tâm về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của Song Hee mang lại.