Việc phân loại TTHC trước hết là phục vụ các hoạt động nghiên cứu và đào tạo trong khoa học hành chính, nhất là ngành luật hành chính. Ngoài ra, phân loại TTHC còn có ý nghĩa đối với việc xây dựng, hoàn thiện và áp dụng TTHC tại bộ máy chính quyền các cấp.
Kinh nghiệm thực tế của nước ta cũng như nhiều nước khác cho thấy muốn xây dựng và áp dụng TTHC một cách có hiệu quả thì cần phải phân loại chúng một cách có khoa học
1.2.2.1. Phân loại theo đối tượng quản lý hành chính nhà nước.
Theo cách phân loại này các TTHC được xác định cho từng lĩnh vực quản lý Nhà nước và được phân chia theo cơ cấu chức năng của bộ máy quản lý hiện hành như: thủ tục trong xây dựng cơ bản, thủ tục trước bạ, thủ tục trong hoạt động đăng ký kế hoạch…
Lợi ích của việc phân chia này là giúp người quản lý xác định được tính đặc thù của lĩnh vực mà mình phụ trách. Từđó mà đề ra yêu cầu xây dựng cho lĩnh vực này những TTHC cần thiết, thích hợp, nhằm quản lý tốt các nhiệm vụ đặt ra theo mục tiêu của nhà nước quy định.
1.2.2.2. Phân loại theo các loại hình công việc cụ thể mà các cơ quan Nhà nước được giao thực hiện trong quá trình hoạt động của mình.
Cách phân loại này đơn giản, có khả năng áp dụng rộng rãi. Ví dụ: + Thủ tục thông qua và ban hành văn bản quy phạm pháp luật. + Thủ tục xét phong đơn vị và cá nhân anh hùng, chiến sĩ thi đua.
+ Thủ tục tuyển dụng cán bộ…
Trong mỗi loại hình trên có thể phân chia thành các loại thủ tục liên quan đến những hoạt động cụ thể hơn. Ví dụ:
- Thủ tục ban hành văn bản có thể có:
+ Thủ tục ban hành quyết định hành chính
+ Thủ tục thông qua một báo cáo… - Thủ tục tuyển dụng cán bộ có thể có:
+ Tuyển cán bộ kỹ thuật
+ Tuyển cán bộ quản lý …
Thực tế cho thấy cách phân loại này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng bởi lẽ nó có thể giúp người thừa hành công vụ và những người thi hành các TTHC trong thực tếđịnh hướng theo công việc dễ dàng và chính xác hơn.
1.2.2.3. Phân loại theo chức năng hoạt động của các cơ quan.
Cách này thường được áp dụng trong các cơ quan có chức năng quản lý chuyên môn.
Ví dụ:
- Thủ tục cung cấp các dịch vụ thông tin.
- Thủ tục cho phép xuất khẩu các nguyên liệu hiếm - Thủ tục kiểm tra mức độ an toàn lao động…
Cách phân loại này cũng có ý nghĩa thực tiễn quan trọng như cách phân loại TTHC theo các loại hình công việc cụ thể. Nó giúp các nhà quản lý khi giải quyết công việc chung có liên quan đến các tổ chức khác hoặc công dân, tìm được các hình thức giải quyết thích hợp theo đúng chức năng quản lý Nhà nước của cơ quan mình.
1.2.2.4. Phân loại dựa trên quan hệ công tác.
Đây là cách phân loại được xây dựng trên cơ sở xem xét các quan hệ trong hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý Nhà nước, theo cách phân loại này có thể phân chia TTHC làm 3 nhóm:
- TTHC nội bộ: Thủ tục thực hiện các công việc nội bộ trong cơ quan, công sở nhà nước, trong hệ thống cơ quan Nhà nước và trong bộ máy Nhà nước nói chung. Nó bao gồm các thủ tục quan hệ lãnh đạo, kiểm tra của cơ quan Nhà nước cấp trên đối với cấp dưới, quan hệ hợp tác, phối hợp giữa các cơ quan nhà nước cùng cấp, ngang cấp ngang quyền.
- Thủ tục thực hiện thẩm quyền: Thủ tục tiến hành giải quyết các công việc có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, phòng ngừa, ngăn chặn, xử phạt các hành vi vi phạm hành chính, trưng mua, trưng thu các động sản và bất động sản của công dân và của tổ chức. Các loại TTHC kể trên có đặc điểm cơ bản là cơ quan hành chính và viên chức Nhà nước có thẩm quyền thực hiện quyền lực Nhà nước bằng hoạt động áp dụng quy phạm pháp luật để giải quyết các công việc, tình huống cụ thể.
- Thủ tục văn thư: Toàn bộ các hoạt động lưu trữ, xử lý, cung cấp các loại giấy tờ và đưa ra các quyết định dưới hình thức văn bản liên quan chặt chẽ với hoạt động văn thư, tạo thành thủ tục văn thư trong hoạt động hành chính nhà nước.
Do mọi cơ quan đều hoạt động trong những mối quan hệ nhất định và ảnh hưởng lẫn nhau nên việc phân loại TTHC theo các quan hệ đó là rất cần thiết và có ý nghĩa thực tế quan trọng, có thể áp dụng rộng rãi.
Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay đang tồn tại quá nhiều các loại thủ tục ở nhiều lĩnh vực khác nhau, thậm chí có nhiều loại không cần thiết. Điều đó dẫn đến cản trở hoạt động của nền hành chính cũng như hoạt động của các ngành, lĩnh vực liên quan, kìm hãm sự phát triển kinh tế của đất nước. Một yêu cầu cấp thiết được đặt ra đó là phải rà soát, loại bỏ bớt các loại thủ tục không cần thiết cũng như đổi mới quy trình giải quyết các TTHC, nói cách khác đó chính là cải cách TTHC.