- Thứ tư: Trong cỏc doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ sử dụng tài khoản 642 “ Chi phớ quản lý doanh nghiệp” để phản ỏnh chi phớ bỏn hàng
THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT PHONG SƠN
2.1.2. Đặc điểm kinh doanh của cụng ty
Cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn bắt đầu đi vào hoạt động kinh doanh với số vốn ban đầu là hơn hai tỷ đồng. Với số vốn ban đầu đỳ ban lónh đạo Cụng ty căng toàn bộ nhừn viõn đó khụng ngừng cố gắng sỏng tạo, năng động trong kinh doanh nhằm gúp phần thỳc đẩy sự phỏt triển đi lờn của Cụng ty. Hiện nay, cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp thiết bị xõy dựng, thiết bị vật tư ngành nước phục vụ gia đỡnh và văn
phũng cao cấp với cỏc chủng loại phong phỳ, đa dạng kể cả mẫu mú, chủng loại, kiểu dỏng và cú sự cạnh tranh cao trờn thị trường Việt Nam. Điều đỳ đú mang lại cho cụng ty một thương hiệu và uy tớn của riờng mỡnh để tạo dựng được chỗ đứng trờn thị trường hiện nay. Cỏc mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cụng ty bao gồm:
+ Gạch men + Ống lạnh
+ Thiết bị vệ sinh + Ống nhựa
+ Phụ kiện ghộp nối chịu nhiệt
Với nền kinh tế thị trường ngày càng phỏt triển, nhu cầu của con người ngày càng cao hơn. Chớnh vỡ nhu cầu cấp thiết của mỗi người là cần cú một ngụi nhà đẹp và sang trọng với đầy đủ cỏc tiện nghi mà cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn đó chọn những mặt hàng này để kinh doanh. Mục đớch của cụng ty khụng chỉ dừng lại ở việc kinh doanh để kiếm lời mà cũn giỳp đem lại những ngụi nhà cú thiết bị nội thất đẹp và vụ cựng tiện nghi nhằm thoả món nhu cầu cao của khỏch hàng. Cụng ty luụn đề ra tiờu chớ: đỏp ứng đầy đủ, kịp thời cả về số lượng, chất lượng cho mọi nhu cầu của cỏc khỏch hàng về cỏc vật liệu xõy dựng, cỏc thiết bị vật tư ngành nước, đồng thời gúp phần ổn định thị trường. Cỏc mặt hàng kinh doanh của cụng ty đa dạng, phong phỳ về kiểu dỏng và chủng loại cũng như đảm bảo chất lượng. Vỡ vậy, cỏc sản phẩm của cụng ty đó được khỏch hàng đún nhận và tin dựng.Khỏch hàng của cụng ty liờn hệ bỏn hàng ở hầu hết cỏc tỉnh ở khu vực phớa Bắc, khỏch hàng chủ yếu ở Hà Nội, Thỏi Nguyờn, Hải Phỡng, Hưng Yõn, Bắc Giang...Tuy vậy cụng ty cần mở rộng về cỏc thị trường tiềm năng như Phơ Thọ, Bắc Ninh, Hà Nam...
Cụng tỏc quản lý là khõu quan trọng để duy trỡ hoạt động của bất
cứ một doanh nghiệp, một cụng ty nào, nú thật sự cần thiết và khụng thể thiếu được. Nú đảm bảo giỏm sỏt chặt chẽ tỡnh hỡnh hoạt động của doanh nghiệp, nõng cao hiệu quả hoạt động của cỏc doanh nghiệp.
Cựng với quỏ trỡnh phỏt triển, Cụng ty TNHH Thương mại và sản
xuất Phong Sơn luụn cố gắng hoàn thiện bộ mỏy tổ chức quản lý của mỡnh theo hệ thống chặt chẽ. Qua hơn 10 năm xõy dựng, ổn định và phỏt triển Cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn đó xõy dựng được một tổ chức cơ cấu gọn nhẹ, linh hoạt, chặt chẽ, hiệu quả và vững mạnh.Bộ mỏy quản lớ của cụng ty bao gồm: 1GĐ, 2PGĐ và 3 phũng ban. Mối quan hệ giữa ban GĐ với cỏc phũng ban trong cụng ty được khỏi quỏt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn:
Giỏm Đốc Phũng kinh doanh Phũng kế toỏn Phũng kỹ thuật Phú Giỏm Đốc Kinh Doanh Phú Giỏm Đốc Kỹ Thuật
*Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý
Do đặc điểm của cơng ty là cụng ty TNHH và kinh doanh liờn tục nờn cụng ty thường kỳ họp vào cuối thỏng để tổng kết tỡnh hỡnh kinh doanh của cỏc thành viờn :
Giỏm đốc là ngưũi đứng đầu của cụng ty. Là người bỏ một phần vốn và cụng sức thành lập cụng ty theo đỳng quy định của nhà nước, giỏm đốc cũng chịu hỡnh thức khen thưởng, kỷ luật theo đỳng cỏc quy định mà cụng ty đề ra. Giỏm đốc là người chịu trỏch nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động kinh doanh và quản lý toàn bộ cụng ty, lónh đạo điều phối hoạt động của cụng ty.
* Cụng ty chia thành 3 phũng ban chớnh và giao trỏch nhiệm trực tiếp cho từng bộ phận.
Phú giỏm đốc: Giỳp giỏm đốc quản lý, điều hành trong cỏc lĩnh
vực hoạt động của cụng ty theo phõn cụng của giỏm đốc và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc và phỏp luật về thực hiện nhiệm vụ được phõn cụng.
-Phũng kế toỏn :Bộ phận này giỳp giỏm đốc điều hành về lĩnh vực kế toỏn, tài chớnh của cụng ty theo quy định và điều lệ của cụng ty phự hợp với quy định của phỏp luật
-Phũng kinh doanh: bộ phận này thực hiện cụng tỏc quảng cỏo, mở rộng thị trường bỏn hàng của cụng ty, tổ chức cụng tỏc điều tra, tổng hợp và phõn tớch thụng tin thị trường, giỏ cả, khỏch hàng phục vụ nhiệm vụ kinh doanh của cụng ty. Đỏp ứng nhu cầu về kinh doanh, tổ chức thực hiện tỡm kiếm nguồn kinh doanh, tiến hành lựa chọn, đàm phỏn, kớ kết cỏc hợp đồng mua cho cụng ty, lập ra kế hoạch sản xuất kinh doanh. Triển khai cỏc hỡnh thức marketing, giới thiệu đẩy mạnh việc bỏn hàng và mạng lưới tiờu thụ hàng hoỏ của cụng ty, giỳp cụng ty cú một thương hiệu và uy tớn riờng. Phũng kinh doanh chủ động đàm phỏn, xử lý bỏo giỏ cho khỏch hàng, cỏc thành viờn thuộc phũng kinh doanh cú nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch đặt ra về mức bỏn
hàng tối thiểu để cú thể được hưởng % hoa hồng, mức thưởng hàng thỏng. Bộ phận này chia thành:
+ Trưởng phũng kinh doanh + Phú phũng kinh doanh + Cỏc thành viờn
-Bộ phận kỹ thuật: Đảm nhận việc sửa chữa cỏc loại thiết bị, mặt hàng
mà cụng ty đó giao bỏn cho khỏc hàng bị hỏng trong thời gian cũn bảo hành và cú thể sửa chữa nếu cú người yờu cầu. Bộ phận này chia thành:
+ Trưởng phũng kỹ thuật: Là người chịu trỏch nhiệm chớnh trong việc sửa chữa cỏc thiết bị mặt hàng.
+ Phú phũng kỹ thuật: chịu trỏch nhiệm chung về kỹ thuật và bảo hành sản phẩm, hàng hoỏ.
+ Cỏc nhõn viờn : sửa chữa cỏc sản phẩm hỏng cũn bảo hành.
2.1.4.Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty.
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty tổ chức theo mụ hỡnh kế toỏn tập trung, tức là cụng ty chỉ mở một bộ sổ kế toỏn, tổ chức một bộ mỏy kế toỏn để thực hiện tất cả cỏc giai đoạn, toàn bộ cụng việc kế toỏn được tập trung tại phũng kế toỏn của cụng ty, ở cỏc đơn vị sản xuất trực thuộc cụng ty khụng tổ chức bộ mỏy kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ cỏc nhõn viờn thống kờ kế toỏn làm nhiệm vụ thu thập, phõn loại, kiểm tra chứng từ sau đú vào sổ chi tiết vật tư, lao động, mỏy múc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lờn cụng ty vào ngày 30 hàng thỏng.
* Đặc điểm bộ mỏy tổ chức kế toỏn:
Chức năng: Kiểm tra, giỏm sỏt mọi hoạt động tổ chức của cụng ty.
Tham mưu cho giỏm đốc cỏc biện phỏp về quản lớ tài chớnh, giỏ cả, sử dụng vốn cú hiệu quả cao nhất, chấp hành cỏc quy định hiện hành về tài chớnh, kế toỏn, thống kờ do người ban hành.
Nhiệm vụ: Cung cấp số liệu kế toỏn trung thực, nhanh chúng, chớnh
xỏc.
Kiểm tra chứng từ kế toỏn, ghi sổ kế toỏn, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toỏn phản ỏnh một cỏch đầy đủ, chớnh xỏc, trung thực, kịp thời tỡnh hỡnh luõn chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn.
Tớnh toỏn chi phớ, doanh thu để lập bỏo cỏo kinh doanh của doanh nghiệp, cỏc khoản phải nộp ngõn sỏch Nhà nước.
Quản lý cỏc kho hàng hoỏ của cụng ty đồng thời theo dừi và bỏo cỏo người nhập, xuất, tồn.
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn:
Nhận thức được tầm quan trọng của cụng tỏc tổ chức kế toỏn cụng ty đó đào tạo, tuyển dụng được một đội ngũ kế toỏn cú trỡnh độ cao, cú tinh thần trỏch nhiệm, tận tụy với cụng việc, khụng ngừng học hỏi nõng cao
Kế Toỏn Trưởng Kế Toỏn Tổng Hợp Kế Toỏn Vật Tư Hàng Hoỏ Kế Toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả Thủ Quỹ
nghiệp vụ...Tổ chức này cỳ vai trỡ quan trọng trong việc đưa ra những bản bỏo cỏo chớnh xỏc, kịp thời hoạt động của cụng ty.
* Phũng kế toỏn của cụng ty cú 5 thành viờn và được phõn thành: -Kế toỏn trưởng : Chịu trỏch nhiệm tổ chức bộ mỏy kế toỏn đơn
giản, gọn nhẹ, phự hợp với yờu cầu quản lớ hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra cụng việc do kế toỏn viờn thực hiện, tổ chức lập bỏo cỏo theo yờu cầu quản lớ, chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc và cấp trờn về thụng tin kế toỏn.
-Kế toỏn tổng hợp : Theo dừi, tổng hợp, lập bỏo cỏo hàng ngày,
hạch toỏn số liệu phỏt sinh trong ngày, đảm bảo độ chớnh xỏc cao, trung thực và chịu trỏch nhiệm trước cụng việc đó giao. Cú trỏch nhiệm tập hợp chi phớ, tớnh giỏ thành và xỏc định kết quả kinh doanh của cụng ty.
-Kế toỏn vật tư hàng hoỏ – TSCĐ : Cú trỏch nhiệm theo dừi
tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn trong ngày của cỏc loại vật tư hàng hoỏ, kiểm tra đối chiếu, theo dừi kho hàng và phải đảm bảo độ chớnh xỏc cao trong từng đơn đặt hàng, phản ỏnh đầy đủ kịp thời và chớnh xỏc TSCĐ, tỡnh hỡnh khấu hao của TSCĐ.
-Kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả : Theo dừi tỡnh hỡnh thu, chi chung của toàn cụng ty, giỏm sỏt cỏc khoản cụng nợ phải thu, phải trả của cụng ty trong quỏ trỡnh kinh doanh đối với bạn hàng, khỏch hàng và đối với nhà nước. Xỏc định tỡnh hỡnh bỏn hàng của cỏc thành viờn phũng kinh doanh để từ đú tớnh mức thưởng cho từng nhõn viờn kinh doanh và đưa ra kết quả bỏn hàng cuối thỏng, quý cho giỏm đốc kiểm tra.
-Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt, trực tiếp thu, chi tiền mặt, ngõn
phiếu khi cú chứng từ thu, chi đú được phờ duyệt, cú sổ theo dừi thu, chi tiền mặt, ngõn phiếu hàng ngày.
* Hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn của Cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn.
Quy mụ hoạt động của cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn nhỏ, loại hỡnh hoạt động đơn giản, hầu hết cỏc cụng việc kế toỏn đều được thực hiện trờn kế toỏn mỏy. Do vậy, Cụng ty lựa chọn tổ chức hệ thống sổ hạch toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ.
* Với hỡnh thức chứng từ ghi sổ, bộ phận kế toỏn sử dụng hệ thống sổ:
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ tại Cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn.
Sơ đồ 3: Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ tại Cụng ty TNHH Thương mại và sản xuất Phong Sơn:
(4) (2a) (3a) (2b) (1) (3b) (5) (6) (7) : Ghi hàng ngày : Ghi cuối thỏng : Đối chiếu Sổ đăng ký CTGS Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ
Sổ quĩ toỏn chi Sổ kế
tiết Sổ cỏi Bảng đối chiếu số phỏt sinh Bảng chi tiết số phỏt sinh Bảng cõn đối kế toỏn và chứng từ khỏc
+ Chứng từ gốc gồm: phiếu nhập, phiếu xuất, hoỏ đơn GTGT... + Sổ kế toỏn chi tiết gồm: sổ chi tiết tài khoản 156,632,511,642...
+ Sổ Cỏi gồm:sổ cỏi cỏc tài khoản 511,632,642