CHÍNH KẾ TOÁN PHHÒNG QUẢN LÝ KD XÂY LẮP PHHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHHÒNG KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT CÁC BAN QUẢN LÍ DỰ ÁN Các công ty chi nhánh Các xí nghiệp Các trung tâm Đội trưởng sản xuất
Bảng 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà:
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận quản lý:
Đại hội đồng cổ đông:
- Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan cao nhất của công ty cổ phần.
Hội đồng quản trị:
- Là cơ quan quản lý công ty, nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông.
Tổng giám đốc:
- Là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông Công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Phụ trách trực tiếp các lĩnh vực: chiến lược đầu tư, phát triển, chiến lược phát triển nguồn nhân lực; chiến lược kinh doanh; tài chính; tổ chức.
Các Phó tổng giám đốc:
- Là người giúp việc Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các quyết định của mình có liên quan đến các lĩnh vực được phân công.
Ban kiểm soát:
- Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong quản lý. điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của công ty, báo cáo trước hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực hợp pháp của việc ghi chép, lưu trữ tài liệu và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo khác.
Các phòng ban chức năng tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật.
Phòng tổ chức hành chính: Quản lý về mặt nhân sự, tổ chức thi công, tính lương cho cán bộ công nhân viên, nâng lương, nâng bậc cho cán bộ công nhân viên.
Phòng tài chính kế toán: Quản lý toàn bộ nguồn vốn của công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về thực hiện chế độ hạch toán kinh tế của Nhà
Nước, kiểm tra việc chi tiêu của công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng vốn có hiệu quả để bảo toàn và phất triển vôn kinh doanh của công ty,
Kế toán chi tiết (cập nhật chứng từ)
Kế toán ngân hàng Kế toán quỹ và các khoản thanh toán Kế toán trường
Kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán)
Bộ kế toán các công ty trực thuộc
Nhân viên thanh Nhân viên Nhân viên toán tiền lương, hạch toán hoạch toán quỹ vật liệu TSCĐ,
thanh toán
Quan hệ phụ trách nghiệp vụ Quan hệ cung cấp số liệu
phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong sản xuất kinh doanh của công ty.
Phụ trách kế toán
Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà thực hiện chế độ Kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về chế độ Kế Toán Doanh nghiệp và thực hiện chế độ sổ sách chứng từ theo hình thức nhật ký chung.
Bộ máy tài chính-kế toán của công ty được xây dựng khá hợp lý, chuyên môn hoá công việc theo từng phần hành cụ thể, tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc, trình độ và khả năng chuyên sâu của từng người.
Phòng tài chính- kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu quản lý của Ban giám đốc, phù hợp với điều kiện sử dụng các phần mềm máy vi tính hiện có tại Công ty.
Trong đó nhiệm vụ của từng kế toán như sau:
o Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác tài chính kế toán công ty. Tổ chức chỉ đạo công tác tài chính, tổ chức hạch toán kế toán, sắp xếp tổ chức bộ máy kế toán từ công ty đến các công ty trực thuộc.Hàng quý, năm tổ chức pphân tích hoạt động kinh tế của toàn công ty và các đơn vị trực thuộc. Tạo lập, quản lý và sử dụng các quỹ, nguồn vốn kinh doanh đảm bảo đúng chế độ và hiệu quả. Phổ biến triển khai kịp thời và cụ thể hoá các văn bản chế độ tài chính, kế toán của Nhà nước, các quy định của công ty ban hành. Tổ chức chỉ đạo lập kế hoạch tổng hợp tài chính tín dụng, tiền mặt toàn công ty hàng tháng, quý, năm. Tổ chức chỉ đạo thu hồi vốn kịp thời khi có đủ các điều kiện thanh toán.
o Phó phòng kế toán: Phụ trách kế toán tổng hợp, thay mặt kế toán trưởng điều hanh công tác tai chính kế toán khi kế toan trưởng đi công vắng. Tổ chức chỉ đạo công tác lập duyệt, xử lý, luân chuyển chứng từ kế toán để hàng ngày cập nhập vào máy kịp thời. Tổ chức chỉ đạo công tác lập kế hoạch tài chính tín dụng tổng hợp hàng tháng, quý, năm. Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho các thành viên trong phòng, bố trí sắp xếp cán bộ kế toán của công ty có thời gian đi học để nâng cao trình độ. Tổ chức tham gia kiểm tra tình chính, quyết toán của các đơn vị trực thuộc theo quy định của công ty. Đồng thời, phụ trách công tác kế toán TSCĐ, thực hiện các nghiệp vụ về tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ…Phụ trách lập các báo cáo kế toán và báo cáo tài chính.
o Kế toán chi tiết: Hàng ngày căn cứ chứng từ kế toán nhận từ kế toàn viên, phụ trách kế toán, khi đã kiểm tra và xử lý hoàn thiện chứng từ của kế toán viên, tiến hành phân loại định khoản và cập nhập vào máy kịp thời.
o Kế toán ngân hàng: Phụ trách các nghiệp vụ về tiền gửi, tiền vay, thực hiện các giao dịch với ngân hàng, các tổ chức tín dụng, các tổ chức tài chính về các khoản tín dụng của công ty.
o Kế toán quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ về kế toán tiền măt, các khoản tạm ứng, tièn lương, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, nộp cho các cơ quan bảo hiểm.
o Kế toán các công ty, xí nghiệp tổ chức đội trực thuộc: Làm nhiệm vụ hạch toán các khoản phát sinh trong tháng về các công trình xây dựng, tính toán các khoản lương phụ cấp… cho các nhân viên tại các công ty trực thuộc, xí nghiệp, tổ đội, lập chứng từ và báo cáo định kì gửi về công ty…
Phòng kế hoạch đầu tư: Lập ra các kế hoạch phất triển công ty, các kế hoạch về các dự án phát triển để trình lên Giám đốc.
Phòng quản lý kinh doanh xây lắp: Quản lý chất lượng sản phẩm, chất lượng công trình do công ty thực hiện, chịu trách nhiệm kiểm tra kiểm soát chất lượng công trình trước hội đồng cổ đông công ty và cơ quan Nhà Nước.
Các ban quản lý dự án: Với nhiệm vụ là chuẩn bị các thủ tục ban đầu cho
các công ty trực thuộc trong kinh doanh xây dưng cơ bản hoặc kinh doanh nhà (như đấu thầu, các thủ tục về lập dự án ) thực hiện chức năng là pháp nhân quan hệ trực tiếp với cơ quan Nhà Nước như với cục quản lý vốn và tài sản, cục thuế và quan hệ hợp đồng kinh tế với các tổ chức và đơn vị kinh tế khác.
Các công ty chi nhánh, các xí nghiệp trực thuộc, các trung tâm, đội trưởng sản xuất: Được công ty phân cấp quản lý hoạt động tương đối độc lập.
Giám đốc các công ty trực thuộc là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty về việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong SXKD
Hàng tháng các công ty, xí nghiệp, các tổ đội trực thuộc có trách nhiệm báo cáo tình hình sản xuất, doanh thu, chi phí. Hàng quý các phòng ban của công ty theo nghiệp vụ được phân công thực hiện kiểm tra toàn diện các hoạt động SXKD của các công ty trực thuộc.