Mô hình hóa hoạt động chi tiền tại công ty
Người đề nghị chi Kế toán thanh toán Không đồng ý Kế toán trưởng Đồng ý Giám đốc Thủ quỹ Lập bảng đề nghị thanh toán Lập phiếu
chi Ký và duyệt chi
Ký phiếu chi Nhận Phiếu chi Xuất tiền Ghi sổ quỹ Nhận Phiếu chi Nhận tiền và ký phiếu chi Ghi sổ kế toán tiền mặt và nhập máy Duyệt chứng từ
Ghi chú:
Điểm bắt đầu luồng sự kiện Diễn tả hoạt động có 2 lựa chọn
Điểm kết thúc sự kiện
Các bước tiến hành luân chuyển chứng từ phiếu chi tại công ty
1. Người đề nghị chi lập bảng yêu cầu thanh toán với đầy đủ nội dung và chứng từ gốc kèm theo có thể là: Giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục số 11), giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục số 3), giấy thanh toán tiền tạm ứng (Phụ lục số 10), thông báo nộp tiền, ….Sau đó đưa đến giám độc phê duyệt chứng từ.
2. Sau khi giám đốc phê duyệt chứng từ người đề nghị chi đưa bảng yêu cầu thanh toán và đầy đủ chứng từ gốc cho kế toán thanh toán.
3. Kế toán thanh toán đối chiếu các chứng từ và bảng đề nghị chi tiền, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của bộ phận phụ trách liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của công ty). Sau đó lập phiếu chi (Phụ lục số 4) thành 3 liên rồi chuyển sang cho kế toán trưởng xem xét.
4. Kế toán trưởng kiểm tra xem xét và kiểm tra lại chứng từ;
+ Nếu kế toán trưởng không đồng ý hay chứng từ không hợp lệ thì trả các chứng liên quan và bảng đề nghị chi về cho kế toán thanh toán xử lý trong 2 trường hợp:
a. Khi đã ghi sổ kế toán: thì kế toán thanh toán dùng bút toán đỏ để gạch bỏ đi chứng từ đã được lập
b. Khi đã ghi sổ kế toán máy: thì kế toán thanh toán chọn chứng từ đã được lập bấm bỏ ghi bấm nút xóa để xóa chứng từ đã được lập
+ Nếu kế toán trưởng đồng ý ký và duyệt chi, sau đó chuyển cho giám đốc ký phiếu chi.
5. Sau khi giám đốc ký phiếu chi, kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi 6. Kế đến kế toán thanh toán sẽ chuyển phiếu chi cho thủ quỹ.
7. Thủ quỹ nhận phiếu chi (do kế toán thanh toán lập) kèm theo chứng từ gốc rồi kiểm tra lại chứng từ (số tiền; nội dung; ngày,tháng lập phiếu...) và ký nhận chi tiền cho người đề nghị chi
8. Người đề nghị chi ký phiếu chi và nhận tiền 9. Sau đó thủ quỹ sẽ:
+ Giao lại 1 liên cho người đề nghị chi + Giữ lại 1 liên để lưu vào sổ quỹ tiền mặt + Còn 1 liên giao cho kế toán thanh toán
10. Cuối cùng, kế toán thanh toán lưu lại vào sổ kế toán tiền mặt và kết thúc quá trình luân chuyển
3.2.2. Quy trình sử dụng và trình tự ghi sổ kế toán máy tại công ty
3.2.2.1. Quy trình sử dụng kế toán máy tại công ty
Hiện nay công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng. Trước tình hình đó, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Đại Dương Xanh Toàn Cầu áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán để giảm nhẹ khối lượng công việc và tăng độ chính xác của phần mềm.
SƠ ĐỒ 3.4. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SỬ DỤNG KẾ TOÁN MÁY TẠI CÔNG TY CP VIỆT ÚC
Ghi chú
- Ghi hàng ngày - Ghi cuối kỳ
- Quan hệ kiểm tra đối chiếu
Một số thao tác cơ bản sử dụng phần mềm MISA SME.NET trong công tác kế toán tiền mặt tại đơn vị:
Kế toán tiền mặt tại đơn vị chủ yếu sử dụng Phân hệ quỹ
- Cách sử dụng phân hệ quỹ như sau:
+ Vào phân hệ quỹPhiếu thu, Phiếu chi, Nhân viên, Khách hàng, Sổ quỹ. + Trước khi lập phiếu thu, phiếu chi, kế toán khai báo danh mục nhân viên, danh mục khách hàng, nhà cung cấp: QuỹNhân viên; Khách hàng, Nhà cung cấp.
+ Kế toán tiến hành lập phiếu thu, chi: QuỹPhiếu thu, Phiếu chi + Xem sổ quỹ tiền mặt: QuỹSổ quỹ
- Để xem sổ chi tiết các tài khoản: Kế toán vào Báo Cáo Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị
Phần mềm kế toán (MISA)
Máy vi tính
Mẫu biểu sổ sách in ra sau khi nhập chứng từ
- Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số: S07-DN) - Phụ lục số 13 - Sổ nhật ký chi tiền (Mẫu số: S03a2-DN) - Phụ lục số 16 - Sổ nhật ký thu tiền (Mẫu số: S03a1-DN) - Phụ lục số 17 - Sổ chi tiết các tài khoản (Mẫu số: S07a-DN) - Phụ lục số 18
3.2.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán máy tại công ty
- Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán (Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan)
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy (thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định).
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
3.2.3. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty
Trong một công ty hàng ngày phát sinh rất nhiều nghiệp vụ về thu và chi bằng tiền mặt tất cả các lệch đó chỉ được hoàn tất khi có lệnh thu, chi và chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc công ty. Thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu, chi mà xuất tiền và ghi sổ kế toán tiền mặt. Do trong tháng 01/2015có rất nhiều nghiệp vụ thu chi xảy ra nên em chỉ có thể nêu một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu, cách hạch toán và các số liệu trong sổ kế toán của kế toán tiền mặt trong tháng 01/2015
Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 01/2015: (ĐVT: Đồng)
1. Ngày 03/01/2015 chi tạm ứng tiếp khách cho Trương Anh Kiệt số tiền là 500.000đ
• Các bước tiến hành:
- Trương Anh Kiệt lập giấy đề nghị tạm ứng và chuyển đến cho GĐ (Quách Hớn Khoa) duyệt chứng từ phiếu chi
- Sau khi GĐ duyệt Trương Anh Kiệt chuyển giấy đề nghị cho kế toán thanh toán (Trang) lập phiếu chi và hạch toán
Nợ 141 500.000đ
Có 1111 500.000đ
- Sau khi lập phiếu chi và hạch toán kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng (Nguyên) ký và duyệt phiếu chi
- Khi kế toán trưởng ký và duyệt phiếu chi xong sẽ chuyển đến cho GĐ ký phiếu chi
- Sau khi GĐ ký phiếu chi, kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ (Thương)
- Thủ quỹ nhận phiếu chi (do kế toán thanh toán lập) kèm theo chứng từ gốc rồi kiểm tra lại chứng từ và ký nhận chi tiền cho người đề nghị chi là Trương Anh Kiệt.
2. Ngày 06/01/2015 chi tạm ứng cá nhân cho Huỳnh Ngọc Lệ số tiền là 2.000.000đ
• Các bước tiến hành:
- Huỳnh Ngọc Lệ lập giấy đề nghị tạm ứng và chuyển đến cho GĐ (Quách Hớn Khoa) duyệt chứng từ phiếu chi
- Sau khi GĐ duyệt, Huỳnh Ngọc Lệ chuyển giấy đề nghị cho kế toán thanh toán (Trang) lập phiếu chi và hạch toán
Nợ 141 2.000.000đ
Có 1111 2.000.000đ
- Sau khi lập phiếu chi và hạch toán kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng (Nguyên) ký và duyệt phiếu chi
- Khi kế toán trưởng ký và duyệt phiếu chi xong sẽ chuyển đến cho GĐ ký phiếu chi
- Sau khi GĐ ký phiếu chi, kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ (Thương)
- Thủ quỹ nhận phiếu chi (do kế toán thanh toán lập) kèm theo chứng từ gốc rồi kiểm tra lại chứng từ và ký nhận chi tiền cho người đề nghị chi là Huỳnh Ngọc Lệ
- Huỳnh Ngọc Lệ xem xét lại phiếu chi và các chứng từ kèm theo rồi ký phiếu chi và nhận tiền
- Sau đó, thủ quỹ sẽ:
+ Giao lại 1 liên cho Huỳnh Ngọc Lệ + 1 liên giữ lại ghi vào sổ quỹ tiền mặt
+ 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt
- Cuối cùng, kế toán thanh toán nhận lại 1 liên rồi ghi vào sổ kế toán tiền mặt và kết thúc quá trình chi tiền
3. Ngày 25/01/2015 chi trả tiền vận chuyển ngày 25/01/2015 cho Lương Công Đỉnh số tiền 3.290.800đ
• Các bước tiến hành:
- Lương Công Đỉnh giấy đề nghị tạm ứng và chuyển đến cho GĐ (Quách Hớn Khoa) duyệt chứng từ phiếu chi
- Sau khi GĐ duyệt, Lương Công Đỉnh chuyển giấy đề nghị cho kế toán thanh toán (Trang) lập phiếu chi và hạch toán
Nợ 331 3.290.800đ
Có 1111 3.290.800đ
- Sau khi lập phiếu chi và hạch toán kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng (Nguyên) ký và duyệt phiếu chi
- Khi kế toán trưởng ký và duyệt phiếu chi xong sẽ chuyển đến cho GĐ ký phiếu chi
- Sau khi GĐ ký phiếu chi, kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ (Thương)
- Thủ quỹ nhận phiếu chi (do kế toán thanh toán lập) kèm theo chứng từ gốc rồi kiểm tra lại chứng từ và ký nhận chi tiền cho người đề nghị chi là Lương Công Đỉnh
- Lương Công Đỉnh xem xét lại phiếu chi và các chứng từ kèm theo rồi ký phiếu chi và nhận tiền
- Sau đó, thủ quỹ sẽ:
+ Giao lại 1 liên cho Lương Công Đỉnh + 1 liên giữ lại ghi vào sổ quỹ tiền mặt
- Cuối cùng, kế toán thanh toán nhận lại 1 liên rồi ghi vào sổ kế toán tiền mặt và kết thúc quá trình chi tiền
Một số nghiệp vụ về thu tiền mặt
1. Ngày 04/01/2015 Lâm Văn An rút TGNH NN& PTNT về nhập quỹ tiền mặt số tiền 70.000.000đ
• Các bước tiến hành:
- Lâm Văn An đề nghị nộp tiền và chuyển đề nghị cho kế toán thanh toán (Trang)
- Kế toán thanh toán nhận đề nghị nộp tiền và đối chiếu lại các chứng từ rồi lập phiếu thu và hạch toán
Nợ 1111 70.000.000đ
Có 112 70.000.000đ
- Sau khi lập phiếu thu, kế toán thanh toán chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng (Nguyên) kiểm tra và duyệt phiếu thu sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu và chuyển cho Lâm Văn An
- Lâm Văn An xem xét lại phiếu thu và các chứng từ liên quan rồi ký vào phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ (Thương)
- Thủ quỹ nhận phiếu thu (do kế toán thanh toán lập) kèm theo chứng từ liên quan rồi kiểm tra và nhận tiền từ Lâm Văn An
- Sau đó, thủ quỹ chuyển phiếu thu cho GĐ (Quách Hớn Khoa) ký và duyệt phiếu thu
- Sau khi GĐ đã ký và duyệt phiếu thu, thủ quỹ sẽ: + Giao lại 1 liên cho - Lâm Văn An
+ Giữ lại 1 liên để ghi vào sổ quỹ tiền mặt + 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán
- Cuối cùng, kế toán thanh toán ghi lại vào sổ kế toán tiền mặt và kết thúc quá trình thu tiền
2. Ngày 09/01/2015 thu hoàn ứng của Nguyễn Gia Anh số tiền 174.540.170đ
• Các bước tiến hành:
- Nguyễn Gia Anh đề nghị nộp tiền và chuyển đề nghị cho kế toán thanh toán (Trang)
- Kế toán thanh toán nhận đề nghị nộp tiền và đối chiếu lại các chứng từ rồi lập phiếu thu và hạch toán
Nợ 1111 174.540.170đ
- Sau khi lập phiếu thu, kế toán thanh toán chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng (Nguyên) kiểm tra và duyệt phiếu thu sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu và chuyển cho Nguyễn Gia Anh
- Nguyễn Gia Anh xem xét lại phiếu thu và các chứng từ liên quan rồi ký vào phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ (Thương)
- Thủ quỹ nhận phiếu thu (do kế toán thanh toán lập) kèm theo chứng từ liên quan rồi kiểm tra và nhận tiền từ Nguyễn Gia Anh
- Sau đó, thủ quỹ chuyển phiếu thu cho GĐ (Quách Hớn Khoa) ký và duyệt phiếu thu
- Sau khi GĐ đã ký và duyệt phiếu thu, thủ quỹ sẽ: + Giao lại 1 liên cho Nguyễn Gia Anh
+ Giữ lại 1 liên để ghi vào sổ quỹ tiền mặt + 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán
- Cuối cùng, kế toán thanh toán ghi lại vào sổ kế toán tiền mặt và kết thúc quá trình thu tiền
3. Ngày27/01/2015 thu tiền phí gia công tháng 12/2014 - Công ty TNHH Thanh Thủy số tiền 5.760.810đ
- Công ty TNHH Thanh Thủy đề nghị nộp tiền và chuyển cho kế toán thanh toán (Trang)
- Kế toán thanh toán nhận đề nghị nộp tiền và đối chiếu lại các chứng từ rồi lập phiếu thu và hạch toán
Nợ 1111 5.760.810đ
Có 131 5.760.810đ
- Sau khi lập phiếu thu, kế toán thanh toán chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng (Nguyên) kiểm tra và duyệt phiếu thu sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu và chuyển cho Công ty TNHH Thanh Thủy
- Công ty TNHH Thanh Thủy xem xét lại phiếu thu và các chứng từ liên quan rồi ký vào phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ (Thương)
- Thủ quỹ nhận phiếu thu (do kế toán thanh toán lập) kèm theo chứng từ liên quan rồi kiểm tra và nhận tiền từ Công ty TNHH Thanh Thủy
- Sau đó, thủ quỹ chuyển phiếu thu cho GĐ (Quách Hớn Khoa) ký và duyệt phiếu thu
- Sau khi GĐ đã ký và duyệt phiếu thu, thủ quỹ sẽ: + Giao lại 1 liên cho Công ty TNHH Thanh Thủy + Giữ lại 1 liên để ghi vào sổ quỹ tiền mặt
+ 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán
- Cuối cùng, kế toán thanh toán ghi lại vào sổ kế toán tiền mặt và kết thúc quá trình thu tiền
3.2.4. So sánh giữa lý thuyết và thực tế kế toán tiền mặt tại công ty
Giống nhau
- Hầu hết các loại chứng từ tại công ty đều giống với chứng từ trên lý thuyết đã được học.
- Về luân chuyển chứng từ thì được tiến hành theo một chu trình hợp lý không bỏ qua bước nào và chứng từ thì được xếp theo trình tự thời gian nên rất dễ cho việc tìm kiếm, kiểm tra sau này.
- Các nghiệp vụ kế toán cũng như quy trình hạch toán cũng theo quy định của bộ tài chính đưa ra nên cũng khá giống với những gì đã được học
- Việc áp dụng hình thức Nhật ký chung công ty cũng đã thực hiện đúng với chế độ tài chính kế toán quy định hiện hành theo các văn bản của Bộ Tài Chính.
- Về ghi chép kế toán, công ty đã trang bị một hệ thống máy vi tính hiện đại, với phần mềm MISA SME.NET 2012 giúp cho việc làm sổ sách kế toán được chính xác, hiệu quả và nhanh chóng hơn so với việc ghi chép kế toán thủ công. Đồng thời với phần mềm này giúp tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác khách hàng và nhà đầu tư.