Nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của Công Ty và nâng cao hiệu quả kinh tế, Công Ty từng bước sắp xếp lại cơ cấu bộ máy theo từng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, đội ngũ nhân viên thì làm việc theo đúng chuyên môn nghiệp vụ để năng cao hiệu lực, năng suất kinh doanh tăng
SƠ ĐỒ 3.1. SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CP VIỆT ÚC
(Nguồn: Phòng Tổ Chức - Hành Chánh)
Chủ tịch hội đồng quản trị:
- Quyết định chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. - Quyết định về thị trường, tiếp thị, công nghệ và đầu tư phát triển.
CHỦ TỊCH HĐQT GIÁM ĐỐC PHÓ GĐ SX-KD TÀI CHÍNHPHÓ GĐ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH PHÒNG
KẾ TOÁN KINH DOANHPHÒNG KỸ THUẬTPHÒNG
PHÒNG ĐIỀU HÀNH
PHÂN XƯỞNG SX
- Quyết định về cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý, chào bán cổ phiếu, chi trả, tổ chức phân chia các loại quỹ và mua lại các cổ phiếu.
- Xét duyệt quyết toán hàng năm, giám sát hoạt động giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý khác.
- Bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng cũng như quyết định mức lương cùng có lợi ích vật chất khác.
Giám đốc:
- Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Giám đốc là người chỉ đạo, giám sát, điều hình toàn bộ quá trình hoạt động, trực tiếp tổ chức bộ máy quản lý và chỉ đạo các phòng ban.
Phó GĐ tài chính:
- Tham vấn cho Giám đốc về các mặt quản lý về tài chính của Công ty, giúp Giám Đốc chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán tổ chức của Công ty, đảm bảo hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đạt hiệu quả.
Phó GĐ SX-KD:
- Chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác đầu tư phát triển mở rộng, đại diện lãnh đạo trong triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của Công Ty.
Phòng kế toán:
- Có nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán; cung cấp các thông tin về kế toán tài chính cũng như kế toán quản trị theo yêu cầu nội bộ công ty cũng như yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc, phó giám đốc trong việc ra quyết định quản trị và các vấn đề liên quan đến tài chính của doanh nghiệp.
- Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các tài khoản trong doanh nghiệp…
Phòng tổ chức – hành chính:
- Đảm nhận công tác tổ chức quản lí hành chính của Công ty, như sắp xếp tổ chức sản xuất, bố trí nhân sự, tổ chức hoạt động khoa học, quy chế trả lương, chế độ BHXH, công tác an toàn lao động…
Phòng kinh doanh:
- Có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lược cạnh tranh trên thị trường trình lên ban giám đốc. Khi công ty sản xuất sản phẩm mới, phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm thị trường để phân phối sản phẩm.
Phòng Kỹ thuật:
- Hỗ trợ Ban giám đốc xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống quản lý chất lượng, hướng các hoạt động tuân theo mọi tiêu chuẩn an toàn, đánh giá sản
xuất thử nghiệm chuẩn bị cho sản phẩm mới, kiểm tra lại công đoạn sản xuất, thành phẩm.
Phòng điều hành sản xuất:
- Tổ chức sản xuất đúng quy trình kỹ thuật đúng quy trình công nghệ cung cấp và lệnh sản xuất ban hành, quản lý điều hành phân xưởng đảm bảo chất lượng sản phẩm theo chất lượng cam kết với khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phân xưởng sản xuất:
- Quản lý, sử dụng, khai thác, sửa chữa, bảo dưỡng phương tiện, vật tư, máy móc được giao. Xây dựng quy trình sản xuất, quy trình kỹ thuật. Thống kê và xây dựng các định mức sản xuất.
Các phòng ban chủ động giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công. Khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực Phòng ban khác, thì Phòng chủ trì phải chủ động phối hợp, Phòng liên quan có trách nhiệm hợp tác, trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo người đứng đầu Công ty xem xét giải quyết theo quy chế làm việc Văn phòng Công ty.
3.1.4.Cơ cấutổ chức bộ máy kế toán tại công ty
• Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty đảm bảo kiểm tra kịp thời số liệu cho lãnh đạo công ty nhằm đáp ứng kịp thời cho việc đề ra kế hoạch, chiến lược sản xuất đúng đắn nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường
SƠ ĐỒ 3.2. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP VIỆT ÚC
• Chức năng của từng bộ phân trong phòng kế toán
Kế toán trưởng:
- Là người quan hệ trực tiếp với các phòng ban khác, có trách nhiệm quyết định hình thức kế toán và cách hạch toán, chỉ đạo trực tiếp quyết toán, phân tích tình hình hoạt động SXKD của đơn vị. Lập kế hoạch tài chính, theo dõi tính hình thực hiện kế hoạch SXKD, báo cáo số liệu cho Ban Giám đốc và các ngành chức năng, kiểm soát nội bộ của đơn vị, kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế. KT TRƯỞNG KT VẬT TƯ KT THANH TOÁN THỦ QUỸ KT THÀNH PHẨM
Kế toán vật tư:
- Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho nhiên liệu, vật tư bao bì, lập thủ tục nhập kho, xuất kho, cập nhật số liệu, lưu trữ chứng từ cuối tháng đối chiếu với thủ kho để lập báo cáo nhập, xuất, tồn kho (liên kết số liệu với các phân hệ kế toán khác), theo dõi công nợ phải trả vật tư.
Thủ quỹ:
- Bảo quản thu, chi tiền mặt: VND, ngoại tệ,… hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu với kế toán và ký xác nhận.
Kế toán thành phẩm:
- Theo dõi nhập xuất tồn kho thành phẩm, lập phiếu nhập kho cập nhật số liệu, lưu trữ chứng từ, theo dõi công nợ phải thu khách hàng (liên kết số liệu với các phân hạch kế toán khác).
Kế toán thanh toán:
- Theo dõi thu, chi, tạm ứng. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ lập phiếu thu, chi ghi sổ bằng máy tính và lưu trữ chứng từ cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ (liên kết số liệu với các phân hạch kế toán khác).
Các nhân viên kế toán quan hệ đối chiếu với nhau và hạch toán thống nhất báo cáo về kế toán tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh và báo cáo kế toán, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
3.1.5. Hình thức kế toán áp dụng
- Sử dụng kế toán máy: Phần mềm MISA SME.NET trong công tác kế toán tiền mặt tại đơn vị
- Công ty CP Việt úc sử dụng hình thức ghi sổ "Nhật ký chung" để ghi chép các nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện như sau:
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ, có thể là 3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng, tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt
+ Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, số liệu được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
SƠ ĐỒ 3.3. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY CP VIỆT ÚC- BẠC LIÊU
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ.
: Quan hệ đối chiếu.
3.1.6. Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty
Hệ thống tài khoản công ty đang áp dụng là hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ NHẬT KÝ
ĐĂC BIỆT SỔ NHẬT KÝCHUNG SỔ KẾ TOÁNCHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
3.1.7. Danh mục chứng từ, sổ sách kế toán
3.1.7.1. Mẫu chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty
- Biên lai thu tiền (Mẫu số: 06-TT) - Phụ lục số 1
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số: 01GTKT3-3LL) - Phụ lục số 2 - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số: 03-TT) - Phụ lục số 3
- Phiếu chi (Mẫu số: 02-TT) - Phụ lục số 4 - Giấy thanh toán - Phụ lục số 5
- Phiếu nhập kho (Mẫu số: 01-VT) - Phụ lục số 6 - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) - Phụ lục số 7 - Phiếu thu (Mẫu số: 01-TT) - Phụ lục số 8 - Bảng kê chi tiền - Phụ lục số 9
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số: 04-TT) - Phụ lục số 10 - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số: S07-DN) - Phụ lục số 11 - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02-TSCĐ) - Phụ lục số 12
3.1.7.2. Mẫu sổ sách kế toán được sử dụng tại công ty
- Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số: S07 - DN) - Phụ lục số 13 - Sổ nhật ký chung (Mẫu số S03a - DN) - Phụ lục số 14 - Sổ cái (Mẫu số S03b - DN) - Phụ lục số 15
- Sổ nhật ký thu tiền ( Mẫu số S03a1 - DN) - Phụ lục số 16 - Sổ nhật ký chi tiền ( Mẫu số S03a2 - DN) - Phụ lục số 17
3.1.8. Một số chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Niên độ kế toán: Bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam Đồng.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn:
+ Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
+ Phương pháp khấu hao: Theo đường thẳng
- Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
3.2. Thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại công ty cổ phần VIỆT ÚC
Để việc lập phiếu thu – phiếu chi hợp pháp, theo đúng chế độ kế toán, người đứng đầu bộ phận kế toán của công ty cần phải quy định các chứng từ tương ứng kèm theo để những yêu cầu thanh toán không phù hợp sẽ được nhận biết. Các kế toán viên mặc nhiên căn cứ vào đó mà áp dụng.
Chứng từ theo dõi sự biến động của tiền mặt luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay luân chuyển đó được xác định như sau:
3.2.1.1. Đối với phiếu thu:
Mô hình hóa hoạt động thu tiền tại công ty Người nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Giám đốc Ghi chú: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điểm bắt đầu luồng sự kiện Điểm kết thúc sự kiện
Các bước tiến hành luân chuyển chứng từ phiếu thu mặt tại công ty
1. Bắt đầu từ người nộp tiền đề nghị nộp tiền (nói rõ lý do và số tiền nộp) với đầy đủ chứng từ gốc kềm theo có thể là: giấy thanh toán tiền tạm ứng (Phụ lục số 10), biên bản thanh lý TSCĐ (Phụ lục số 12), biên bản góp vốn…Sau đó chuyển cho kế toán thanh toán.
2. Kế toán thanh toán tiếp nhận đề nghị thu tiền đồng thời đối chiếu các chứng từ đề nghị thu tiền phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của bộ phận phụ trách liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của công
Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu Kiểm tra và ký duyệt Nhận phiếu thu và thu tiền Nhận phiếu thu Ký phiếu thu và nộp tiền Ký tên và đóng dấu Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán tiền mặt và nhập máy
ty). Sau đó lập phiếu thu (Phụ lục số 8) thành 3 liên và ký tên rồi chuyển sang cho kế toán trưởng xem xét.
3. Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan sau đó chuyển về cho kế toán thanh toán
4. Kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu và chuyển cho người nộp tiền
5. Người nộp tiền xem xét lại phiếu thu và các chứng từ liên quan sau đó ký phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ
6. Thủ quỹ nhận phiếu thu (do kế toán thanh toán lập) kèm theo chứng từ gốc rồi kiểm tra lại chứng từ (số tiền; nội dung; ngày,tháng lập phiếu...) và ký nhận thu tiền.
7. Kế đến thủ quỹ chuyển cho giám đốc ký tên và phê duyệt 8. Sau khi giám đốc đã phê duyệt thủ quỹ:
+ Giao lại 1 liên cho người nộp tiền
+ Giữ lại 1 liên giữ lại lưu vào sổ quỹ tiền mặt + Còn 1 liên giao lại cho kế toán thanh toán
9. Cuối cùng kế toán thanh toán lưu lại vào sổ kế toán tiền mặt và kết thúc quá trình luân chuyển.
3.2.1.2. Đối với phiếu chi:
Mô hình hóa hoạt động chi tiền tại công ty
Người đề nghị chi Kế toán thanh toán Không đồng ý Kế toán trưởng Đồng ý Giám đốc Thủ quỹ Lập bảng đề nghị thanh toán Lập phiếu
chi Ký và duyệt chi
Ký phiếu chi Nhận Phiếu chi Xuất tiền Ghi sổ quỹ Nhận Phiếu chi Nhận tiền và ký phiếu chi Ghi sổ kế toán tiền mặt và nhập máy Duyệt chứng từ
Ghi chú:
Điểm bắt đầu luồng sự kiện Diễn tả hoạt động có 2 lựa chọn
Điểm kết thúc sự kiện
Các bước tiến hành luân chuyển chứng từ phiếu chi tại công ty
1. Người đề nghị chi lập bảng yêu cầu thanh toán với đầy đủ nội dung và chứng từ gốc kèm theo có thể là: Giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục số 11), giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục số 3), giấy thanh toán tiền tạm ứng (Phụ lục số 10), thông báo nộp tiền, ….Sau đó đưa đến giám độc phê duyệt chứng từ.
2. Sau khi giám đốc phê duyệt chứng từ người đề nghị chi đưa bảng yêu cầu thanh toán và đầy đủ chứng từ gốc cho kế toán thanh toán.
3. Kế toán thanh toán đối chiếu các chứng từ và bảng đề nghị chi tiền, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của bộ phận phụ trách liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của công ty). Sau đó lập phiếu chi (Phụ lục số 4) thành 3 liên rồi chuyển sang cho kế toán trưởng xem xét.
4. Kế toán trưởng kiểm tra xem xét và kiểm tra lại chứng từ;
+ Nếu kế toán trưởng không đồng ý hay chứng từ không hợp lệ thì trả các chứng liên quan và bảng đề nghị chi về cho kế toán thanh toán xử lý trong 2 trường hợp:
a. Khi đã ghi sổ kế toán: thì kế toán thanh toán dùng bút toán đỏ để gạch bỏ đi chứng từ đã được lập
b. Khi đã ghi sổ kế toán máy: thì kế toán thanh toán chọn chứng từ đã được lập bấm bỏ ghi bấm nút xóa để xóa chứng từ đã được lập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nếu kế toán trưởng đồng ý ký và duyệt chi, sau đó chuyển cho giám đốc ký phiếu chi.
5. Sau khi giám đốc ký phiếu chi, kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi 6. Kế đến kế toán thanh toán sẽ chuyển phiếu chi cho thủ quỹ.