1. Kỹ thuật biên tập nội dung văn bản
1.1. Yêu cầu nội dung văn bản
- Đảm bảo tính mục đích: Xác định rõ chủ đề, mục tiêu, giới hạn điều chỉnh của văn bản. Tính pháp lý của văn bản, tính cần thiết của việc ban hành văn bản, tính phục vụ chính trị, phục vụ nhân dân.
- Đảm bảo tính khoa học: Thể hiện ở sự bố cục chặt chẽ, trình bày vấn đề logic nhất quản, lƣợng thông tin đƣợc chuyển tải đầy đủ, chính xác, sử dụng đúng văn phong hành chính công vụ.
- Đảm bảo tính phổ thông: Nội dung phải phù hợp với đại đa số quần chúng (về quyền lợi, điều kiện thực hiện…). Phù hợp với trình độ ngƣời đọc, trình độ dân trí.
- Đảm bảo tính công quyền: Văn bản phải hợp pháp, phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nƣớc, đòi hỏi mọi ngƣời phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật.
- Đảm bảo tính khả thi: Phù hợp với thực tế đời sống, nhận thức của đối tƣợng; Phù hợp với điều kiện vật chất, nhân lực trong thực hiện; Đảm bảo tính đồng bộ của hệ thống văn bản.
Trang 78
- Loại văn bản viết theo kiểu văn điều khoản: Những văn bản viết theo kiểu văn điều khoản chỉ có một cách kết cấu nội dung: chia văn bản làm 02 phần, phần viện dẫn (đƣa ra các căn cứ) và phần nội dung (thƣờng đƣợc diễn đạt bằng các, khoản, mục…).
- Loại văn bản viết theo kiểu văn xuôi pháp luật:
+ Kết cấu chủ đề: Khi văn bản chỉ có một chủ đề thuần nhất, cách kết cấu này, mọi chi tiết luôn xoay quanh chủ đề để làm rõ nó.
+ Kết cấu dàn bài: Chia nội dung thành nhiều phần, mỗi phần lại đƣợc chia thành nhiều phần nhỏ hơn…và mỗi phần đều có tên gọi riêng để dễ nhận biết, dễ nhớ.
+ Kết cấu dàn bài - chủ đề (hay còn gọi là kết cấu ý tứ, lôgic): Đây là kiểu kết cấu kết hợp 02 kiểu trên, chia nội dung văn bản ra thành nhiều phần và mỗi phần có một nội dung thuần nhất.
1.3. Phương pháp trình bày nội dung văn bản
- Luận chứng về nội dung: Một văn bản thƣờng phải kết hợp một cách khéo léo cả hai loại luận chứng sau:
+ Luận chứng bằng lý lẽ: Dùng lý lẽ để tác động vào tình cảm ngƣời đọc, làm cho họ hiểu.
+ Luận chứng bằng số liệu, sự kiện, sự việc: Dùng số liệu, sự kiện, sự việc tác động vào ý chí ngƣời đọc, làm cho họ tin.
- Các phương pháp diễn đạt nội dung: Phƣơng pháp diễn dịch và phƣơng pháp quy nạp. Trong một văn bản có thể sử dụng thuần túy một phƣơng pháp diễn đạt hoặc có thể kết hợp cả hai phƣơng pháp.
2. Kỹ thuật biên tập hình thức văn bản
- Kỹ thuật trình bày:
+ Văn bản hành chính đƣợc trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hƣớng bản in theo chiều dài). Trƣờng hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhƣng không đƣợc làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hƣớng bản in theo chiều rộng).
+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dƣới: cách mép dƣới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Trang 79 - Kỹ thuật sử dụng từ ngữ:
Khi soạn thảo văn bản quản lý nhà nƣớc phải sử dụng đúng văn phong hành chính - công vụ, đảm bảo tính chính xác, rõ ràng; phổ thông, đại chúng; khách quan, phi cá tính; trang trọng, lịch sự và quy phạm và khuôn mẫu, thể hiện trong cách lựa chọn sử dụng từ ngữ, viết câu.
+ Sử dụng nhóm từ ngữ hành chính: Nhóm từ luật học, khoa học; nhóm từ mang đặc thù phong cách hành chính.
+ Nhóm từ ngữ thƣờng dùng: Từ đơn nghĩa, trung tính, khách quan, phổ thông, dễ hiểu, trang trọng, lịch thiệp, nhã nhặn.
- Kỹ thuật sử dụng câu:
+ Văn phong hành chính - công vụ ƣu tiên sử dụng câu đơn, ít sử dụng câu ghép (nếu dùng câu ghép phải chú ý đến sự cân đối giữa các vế để câu không sai ngữ pháp).
+ Sử dụng nhiều câu tƣờng thuật (câu kể) và câu mệnh lệnh, không sử dụng câu cảm thán, câu hỏi và câu lửng (câu có dấu chấm lửng vân vân ở cuối).
+ Khi dùng câu phủ định hoặc câu khẳng định cần cân nhắc sao cho phù hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Khi dùng câu chủ động hay câu bị động cần chú ý để thành phần cần nhấn mạnh giữ vai trò chủ ngữ trong câu.
- Kỹ thuật sử dụng đoạn văn:
+ Mỗi đoạn văn trong văn bản là một ý nên cần chia nội dung văn bản thành nhiều ý nhỏ để có đoạn ngắn, dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhớ.
+ Chú ý sử dụng các liên từ, liên ngữ (quan hệ từ…) ở đầu đoạn để diễn đạt mối quan hệ giữa các đoạn văn, tạo cảm giác liên tục trong một văn bản.
+ Trong một đoạn văn cần sắp xếp các câu theo một lôgíc cụ thể để tạo sự chặt chẽ, làm cho ngƣời đọc dễ hiểu.
- Kỹ thuật sử dụng các yếu tố phụ trợ:
+ Khi chia văn bản thành các phần, cần đặt tên để ngƣời đọc dễ nhớ. + Có thể sử dụng đồ thị, sơ đồ, bảng, biểu… để diễn đạt một khối thông tin nào đấy để ngƣời học dễ nhận biết.
+ Khi sử dụng các thuật ngữ chuyên môn hay tiếng nƣớc ngoài thì cần có sự giải thích rõ ràng để tránh nhầm lẫn về ngữ nghĩa.
Trang 80
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHUYÊN ĐỀ 5
1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008.
2. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND 2004.
3. Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành VBQPPL 2008.
4. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành VBQPPL của HĐND, UBND.
5. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định về công tác văn thƣ.
6. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
7. Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12/4/2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản QPPL.
8. Thông tƣ số 20/2010/TT-BTP ngày 30/11/2010 của Bộ Tƣ pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12/4/2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản QPPL.
9. Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV - VPCP ngày 06/5/2006 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
10. Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.