Chứng từ sử dụng:
- Bảng chấm công (Mẫu số 01 - LĐTL) - Bảng thanh toán lương (Mẫu số 02 - LĐTL)
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (Mẫu số C04 - BH). - Phiếu chi.
- Bảng chấm công:
Phòng kế toán sẽ theo dõi lao động và thời gian lao động theo “Bảng chấm công” theo từng phòng ban, bộ phận có sự rà soát và xác nhận của các trưởng phòng ban, bộ phận đó.
Hàng ngày căn cứ vào số người lao động thực tế tại các phòng ban theo dõi chấm công cho từng cán bộ công nhân viên. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công để làm cơ sở chấm công cho từng người.
- Nguyên tắc của bảng chấm công:
+ Mỗi ngày đi làm bình thường ghi một dòng. + Học, họp một ngày do công ty chỉ định. + Một ngày nghỉ phép tính một công.
Cơ sở lập bảng chấm công: Căn cứ vào giấy nghỉ ốm, phép và số ngày đi làm của cán bộ công nhân viên.
- Bảng thanh toán tiền lương:
Căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiền lương dựa vào những ký hiệu chấm công trong bảng của từng người để tính ra số lượng của từng loại tương ứng. Kế toán tiền lương dựa vào số ngày công quy ra của từng người để đưa vào bảng thanh toán lương. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động, tính lương cho từng bộ phận khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian, hưởng lương theo sản phẩm.
Bộ phận kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán lương cho từng phòng ban trong Công ty, sau đó lập bảng tổng hợp tiền lương cho toàn Công ty.
3.3.2.2. Tài khoản sử dụng
TK 334 có 2 TK cấp 2:
+ TK 3341: Phải trả công nhân viên + TK 3348: Phải trả người lao động khác
TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”
Các TK cấp 2 của TK 338 mà công ty sử dụng: + TK 3382: Kinh phí công đoàn
+ TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm y tế
Tóm tắt quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Ghi chú:
Ghi hằng ngày:
Ghi cuối tháng, định kỳ: Quan hệ đối chiếu:
Sơ đồ 3.4: Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương